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Google Driveは契約書や提案書など、ビジネスで頻繁に使うPDFをクラウド上で一元管理できる便利なツールです。
フォルダごとに整理できるだけでなく、検索機能を使えば、ファイル名や内容から必要なPDFを瞬時に見つけることも可能。
でも、「会議の前にサクッとPDFをまとめておこう」と思ったのに、ファイルが開かなかったり、フォーマットが違って結合できなかったり、思わぬトラブルが発生して焦ること、ありませんか？
しかも、いざやろうと思ったら、どのフォルダに保存すればいいのか迷ったり、似たようなファイルが多すぎて混乱したり。
「ちょっと面倒だな…」と感じつつも、やらないわけにはいかないし……積み重なると結構な負担になっちゃいますよね。
そこで、Google DriveとSlackを連携させることで、会議が終了したら、録画URLを自動でSlackに共有することができちゃうんです！
本記事では、Google DriveとSlackを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。
[Yoomとは]
それでは、ここからノーコードツールYoomを使って、【フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存する】方法を説明します。
YoomのフォームでPDFを受信したら起動するトリガー機能を使用し、PDFファイルを結合したのち、Google DriveのAPIを用いて結合したファイルをGoogle Driveに保存することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle Driveを検索して、登録していきます。
では、Google Driveをマイアプリ登録していきましょう！入力欄にGoogle Driveと入力するとGoogle Driveのアイコンが表示されるので、Google Driveというアイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.以下の画面が表示されます。
連携したいアカウントを選択してください。
3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。
以上で、Google Driveのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle Driveのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
1.まず、一番上の「PDF送信フォーム」のアイコンをクリックします。
2.PDF送信フォームは元から設定されています。
デフォルトでは、ファイル名をつけられ、PDFを3つまで添付できるようになっています。
また、フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
特に変更する必要がなければ、何もせずそのまま「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示設定と詳細設定が表示されます。
取得した値には、以下の画像のようにテストで使用するPDFやファイル名を設定しておきましょう。
設定が終わったら「保存する」をクリックしましょう。
なお、プレビューページをクリックすると以下の画像のようにフォームのプレビューが表示されます。
完了ページをクリックすると以下の画像のように送信後のプレビューが表示されます。
4.次に「PDFファイルを結合」のアイコンをクリックします。
5.以下の画像のように、元から設定されています。
結合後のファイル名は、以下の画像のようにフォームで送信されたファイル名を引用しています。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「データを操作・変換する」の設定方法
特に変更する必要がなければ「テスト」をクリックし、エラーがでなければ「保存する」をクリックしましょう。
1.最後に「ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2.Google Driveと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「ファイルをアップロードする」を選択します。
3.各項目を設定していきます。
格納先のフォルダIDは入力欄をクリックすると以下の画像のように候補が表示されるので、その中から選択してください。
ファイル名は入力欄→PDF送信フォームの順番にクリックすると、以下の画像のようにファイル名を挿入できます。
ファイルの添付方法は変更しなくても問題ありません。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これで、【フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomならプログラミング不要！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
今回はPDFを結合して保存した後、通知まで自動化したい方におすすめのテンプレートをサクッと紹介します！
ぜひ参考にしてみてくださいね。
まずはSlackに通知する際の設定です。今回のGoogle Driveとの連携と同様、以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録からファイルをアップロードするまでは同じステップになるので、そのあとのSlackの設定から説明していきます。
なお、このテンプレートはマイアプリ登録は2つあるので、注意してくださいね。
1.ファイルをアップロードするまでの設定が完了したら、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
2.Google Driveの時と同じように、Slackと連携するアカウント情報などを設定したら、投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定していきます。
投稿先のチャンネルIDは入力欄をクリックすると表示される候補の中から選択してください。
メッセージは編集欄をクリックすると以下の画像のようにGoogle Driveから抽出した情報を引用できます。メッセージ作成の際に活用してくださいね。
次は、Google Driveで保存後、Gmailで送信するテンプレートです。まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録からファイルをアップロードするまでは同じステップになるので、そのあとのGmailの設定から説明していきます。
1.ファイルをアップロードするまでの設定が完了したら、「メールを送る」をクリックします。
2.Gmailと連携するアカウント情報などを設定したら、メール内容を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、メールアドレスや担当者名などフォームで送信された情報が表示されるので、それを活用して設定しましょう。
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「メールを送付する」の設定方法
設定後は「次へ」をクリックしてメールのプレビューを確認しましょう。
内容を確認した後「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」を選択してください。
その他、Google Driveを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！
1.Google Driveから顧客データをダウンロードして、楽楽明細にCSVで一括インポートする
日々の業務で、「あのデータ、どこに保存したっけ？」と探す時間がありませんか？
このテンプレートを使えば、データを手作業で移す必要がなくなり、楽楽明細へのインポートがスムーズになります。
2.クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveにアップロードする
このテンプレートを活用すると、ボットの実行が完了したらファイルを自動でクラウドに保存できます。
例えば、受信したデータの整理が必要な業務などで、手作業によるファイルのアップロードの手間を省けます。
3.Google DriveにPDFファイルが投稿されたらboxにもファイルを連携する
Google DriveとBox、どちらも使っているけど「いちいち手動で移動するのが面倒！」と感じたことはありませんか？
このテンプレートを使えば、Google DriveにアップロードしたPDFが自動でBoxにも保存されます。
チームメンバーとファイルをスムーズに共有でき、クラウドストレージの使い分けもラクになるかもしれませんね！
Google DriveとYoomを連携することで、フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存することができるようになりました。
これで、請求書や契約書など、バラバラに届く書類を手作業で整理する必要がなくなって、業務効率がアップしそうですね！
毎日の仕事に追われていると、つい「とりあえず手作業でやればいいか」となりがち。でも、小さな作業が積み重なると、気づけば大きな負担になりがちですよね。
Yoomなら、PDFの結合以外にも、請求書の処理、定型メールの自動送信など、いろんな業務を自動化できるんです。
Yoomを活用して、日々の業務の手間をどんどん減らしていきませんか？
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