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Google DriveでPDFを一括結合！スマートファイル管理を実現
「複数のPDFを一つにまとめたいけれど、専用ソフトを入れるのは面倒……」と感じていませんか？
実は、GoogleドライブやOSの標準機能を使えば、ソフトなしでも簡単にPDFを結合できます。
本記事では、状況に合わせた最適な結合方法を比較解説するとともに、Yoomを使って「フォームで届いた複数のPDFを自動で結合し、Googleドライブへ保存する」という一連の業務をノーコードで自動化する手順を紹介します。
手作業による書類整理を卒業し、スマートな業務フローを実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存する自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要フォームで複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手動で結合して管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。例えば、申込書と本人確認書類など、複数の書類を個別にダウンロードし、手作業で結合してからフォルダに保存する業務は、時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付された複数のPDFを自動で結合し、指定のGoogle Driveに保存することが可能になり、ファイル管理の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
PDF結合ソフトを使わない方法はある？一目でわかるあなたにぴったりの結合方法
「バラバラになったPDFを一つにまとめたいけれど、わざわざ専用ソフトをインストールするのは面倒……」と感じることはありませんか？実は、高価なソフトを買わなくても、OSの標準機能やGoogleドライブを活用するだけで、驚くほど簡単にPDFを結合できます。
状況別！おすすめのPDF結合方法5選
PDFを結合する方法はいくつかありますが、重視するポイントによって選ぶべき手段が異なります。
まずは以下の表で、自分にぴったりの方法を見つけてみましょう。
1. 安全重視なら「OS標準機能」を活用
MacやWindowsに最初から備わっている機能を使えば、インターネットを介さずにオフラインで結合できます。
- Macの場合： 「プレビュー」アプリでファイルを開き、サムネイルの枠内に別のPDFをドラッグ＆ドロップするだけで完了です。
- Windowsの場合： 標準の「フォト」アプリや「印刷（PDFとして保存）」機能を組み合わせて行いますが、Macに比べると少し手順が複雑になります。
情報漏洩のリスクを最小限に抑えたい社外秘資料などの扱いに最適です。
2. 手軽さ重視なら「オンラインツール・拡張機能」
「iLovePDF」や「Adobe Acrobat オンライン」などのサイトは、ブラウザにファイルをアップロードするだけですぐに結合が可能です。
また、Chromeの拡張機能を導入しておけば、ブラウザを開いたまま1クリックでツールを起動できます。
ただし、無料版ではファイルサイズや回数に制限がある点には注意しましょう。
3. Googleドライブメインなら「アプリ連携」が便利
Googleドライブ上でPDFを管理しているなら、ドライブ内で完結する連携アプリ（PDF Mergyなど）がおすすめです。
Googleドライブ上でファイルを選択し、「アプリで開く」から連携ツールを選ぶだけで、ローカルにダウンロードすることなくクラウド上で結合・保存が完了します。
わざわざファイルを動かす手間がないため、ドライブを頻繁に利用する方にぴったりです。
4. 業務を丸ごと効率化するなら「Yoom」で自動化
「毎日決まったフォルダにPDFが届く」「結合した後に必ずSlackで通知して、特定のフォルダに保存している」といった定型業務がある場合は、Yoomのような自動化ツールの活用が最も効果的です。
Yoomを使えば、PDFの結合だけでなく、その前後の「ファイルの取得」や「保存・共有」といった一連の流れをすべて自動化できます。
Yoomでは、Googleドライブを活用した便利なテンプレートを多数用意しています。 「PDFを結合して保存する」といった作業も、テンプレートを使えば初心者の方でも簡単に設定できますよ！
Yoomの機能についてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ以下のボタンから資料をご請求ください！
YoomとGoogle Driveを連携し、フォームで受信した複数のPDFを結合し保存するフローを作ってみた！
それではYoomを使って「フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存する」フローを実際に作成してみます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Google Driveをマイアプリ登録
- フォームでPDFを受信したら起動するトリガーの設定
- Google Driveに保存する設定
- テストと確認
■概要フォームで複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手動で結合して管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。例えば、申込書と本人確認書類など、複数の書類を個別にダウンロードし、手作業で結合してからフォルダに保存する業務は、時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付された複数のPDFを自動で結合し、指定のGoogle Driveに保存することが可能になり、ファイル管理の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1:Google Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google DriveはGoogle スプレッドシートと同じ設定方法でマイアプリに登録できます！
連携が完了するとマイアプリにGoogle Driveが追加されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『試してみる』をクリックしましょう。
■概要フォームで複数のPDFファイルを受け取る際、それらを手動で結合して管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。例えば、申込書と本人確認書類など、複数の書類を個別にダウンロードし、手作業で結合してからフォルダに保存する業務は、時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、添付された複数のPDFを自動で結合し、指定のGoogle Driveに保存することが可能になり、ファイル管理の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・保存している方
- Google Driveでのファイル管理をより効率的に行いたいと考えている方
- 書類の受付から保管までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
- フォームの回答受信からPDFの結合、Google Driveへの保存までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの結合漏れや保存先の間違い、ファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるPDFファイルを結合するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目を含め、質問項目を自由に設定することが可能です。
- 「PDFファイルを結合」のオペレーションでは、結合対象とするPDFファイルや、結合後のファイル名を任意の値で設定できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやアップロードするファイル名を任意で設定してください。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：フォームトリガーを設定する
Yoomのフォームトリガーを使って専用のフォームを作成します！
「PDF送信フォーム」をクリックします。
PDF送信フォームは元から設定されています。
デフォルトでは、ファイル名をつけられ、PDFを3つまで添付できるようになっています。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
下に進み、フォーム送信完了メッセージを設定します。
「次へ」をクリックします。
「回答ページ」と「完了ページ」をクリックするとどのように表示されるかを確認することができます。
フローを起動した時はフォームからの回答が「取得した値」に反映されますが、テスト時はサンプル値を
を設定します。
私はテスト用の領収書データを設定しました！
入力が完了したら「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。（今回はサンプル値を設定）
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：PDFファイルを結合する
次は、個々のPDFファイルを結合する設定をします！
結合するファイルをプルダウンから選択します。
結合後のファイルの名前を取得した値を使って入力します。
取得した値を使って入力することで、都度変更することなく最新のフォームの情報を反映することができます！
設定が終わったらテストしてみましょう。
テストに成功しました！
テストに成功すると、取得した値に「結合したファイル」が追加されました。
「完了」をクリックして保存しましょう。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする
最後のアクションは結合したPDFファイルをGoogle Driveにアップロードする設定を行います！
連携するアカウント情報を確認し、次へ進みます。
「格納先のフォルダID」は候補から選択することができます。
IDを探して入力する手間がなくて楽ですね！
下に進み、Google Driveに格納される際のファイル名を設定できました！
私は領収書を結合したので、ファイル名に領収書を入れました。
また、画像のように日付を設定することで、自動で当日の日付に変換されます！
ファイルの添付方法はテンプレートの場合、既に設定されています。
今回は結合したファイルを使用したいので、そのままテストしてみましょう！
テストに成功しました！
テストに成功すると、指定したフォルダに格納されていました！
ステップ6：トリガーをONにする
お疲れ様でした！
最後にトリガーを「ON」にすれば設定完了です。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してみてくださいね！
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google DriveとSlackに保存・通知する方法
まずはSlackに通知する際の設定です。今回のGoogle Driveとの連携と同様、以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要フォームで複数のPDFファイルを受け取る業務は、ファイルのダウンロード、結合、リネーム、指定フォルダへの保存、そして関係者への通知といった多くの手作業を伴い、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で添付されたPDFファイルを結合し、Google Driveへの保存とSlackへの通知までを完結させられるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受信した申込書や履歴書などのPDFを手作業で結合・管理している方
- Google DriveとSlackを連携させ、ファイル共有のプロセスを自動化したい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや関係者への通知忘れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点にPDFの結合から保存、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや保存場所の間違い、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フローを起動するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームで受信したファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイル保存が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文に前段のオペレーションで取得した値を変数として含めることができます。
■注意事項- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- フォームで受信した申込書や履歴書などのPDFを手作業で結合・管理している方
- Google DriveとSlackを連携させ、ファイル共有のプロセスを自動化したい方
- 手作業によるファイルの保存漏れや関係者への通知忘れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDFの結合から保存、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや保存場所の間違い、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、フローを起動するフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームで受信したファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイル保存が完了した旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文に前段のオペレーションで取得した値を変数として含めることができます。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録からファイルをアップロードするまでは同じステップになるので、そのあとのSlackの設定から説明していきます。
1.ファイルをアップロードするまでの設定が完了したら、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
2.Google Driveの時と同じように、Slackと連携するアカウント情報などを設定したら、投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定していきます。
投稿先のチャンネルIDは入力欄をクリックすると表示される候補の中から選択してください。
メッセージは編集欄をクリックすると以下の画像のようにGoogle Driveから抽出した情報を引用できます。メッセージ作成の際に活用してくださいね。
フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存後Gmailで送信する方法
次は、Google Driveで保存後、Gmailで送信するテンプレートです。まずは以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要フォームから送られてくる複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、Google Driveに保存してからGmailで送信する、といった定型業務に時間を取られていませんか。手作業ではファイルの選択ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、複数PDFの結合から保存、メール送信までの一連の流れを自動化し、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している総務や営業事務の方
- 申請書や申込書など、複数のPDFをまとめて関係者に共有する業務を担当している方
- Google DriveとGmailを使い、手動でのファイル添付や送信作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信を起点にPDF結合、保存、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手動でのファイル結合やメール作成が不要になるため、添付ファイルの選択ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「PDFファイルを含むフォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、フォームで受信した複数のPDFファイルを1つに結合するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合後のファイル名を自由に設定できます。固定の名称のほか、フォームで受信した日付や申請者名などの情報を変数としてファイル名に含めることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先（To/CC/Bcc）や件名、本文を任意に設定できます。また、本文にはフォームで取得した値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。
■注意事項- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- フォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している総務や営業事務の方
- 申請書や申込書など、複数のPDFをまとめて関係者に共有する業務を担当している方
- Google DriveとGmailを使い、手動でのファイル添付や送信作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にPDF結合、保存、メール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手動でのファイル結合やメール作成が不要になるため、添付ファイルの選択ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「PDFファイルを含むフォームが送信されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、フォームで受信した複数のPDFファイルを1つに結合するアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- PDFファイルを結合するオペレーションでは、結合後のファイル名を自由に設定できます。固定の名称のほか、フォームで受信した日付や申請者名などの情報を変数としてファイル名に含めることが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先（To/CC/Bcc）や件名、本文を任意に設定できます。また、本文にはフォームで取得した値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
コピーが完了したらステップ1のマイアプリ登録からファイルをアップロードするまでは同じステップになるので、そのあとのGmailの設定から説明していきます。
1.ファイルをアップロードするまでの設定が完了したら、「メールを送る」をクリックします。
2.Gmailと連携するアカウント情報などを設定したら、メール内容を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、メールアドレスや担当者名などフォームで送信された情報が表示されるので、それを活用して設定しましょう。
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
設定後は「次へ」をクリックしてメールのプレビューを確認しましょう。
内容を確認した後「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」を選択してください。
Google Driveを使ったその他の自動化例
その他、Google Driveを使ったテンプレートをたくさん用意しているので、一部紹介します！
1.Google Driveから顧客データをダウンロードして、楽楽明細にCSVで一括インポートする
日々の業務で、「あのデータ、どこに保存したっけ？」と探す時間がありませんか？
このテンプレートを使えば、データを手作業で移す必要がなくなり、楽楽明細へのインポートがスムーズになります。
■概要
毎月、Google Driveに保存した顧客データを手動でダウンロードし、楽楽明細にインポートする作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル選択のミスなどを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからデータを自動でダウンロードし、楽楽明細へインポートする一連の流れを自動化でき、手作業による負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveと楽楽明細の間で発生する、毎月のデータ連携に手間を感じている方
- 手作業によるCSVデータのダウンロードやアップロードでのミスをなくしたい経理担当者の方
- 請求関連の定型業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にGoogle Driveから楽楽明細へデータが自動連携されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、データのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveと楽楽明細をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」など、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションで楽楽明細の「顧客データCSVを一括取込み」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動する日時を自由にカスタマイズすることが可能です。「毎月25日」や「毎週月曜日」など、業務のサイクルに合わせて起動のタイミングを設定してください。
■注意事項
- Google Driveと楽楽明細のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎月、Google Driveに保存した顧客データを手動でダウンロードし、楽楽明細にインポートする作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル選択のミスなどを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからデータを自動でダウンロードし、楽楽明細へインポートする一連の流れを自動化でき、手作業による負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveと楽楽明細の間で発生する、毎月のデータ連携に手間を感じている方
- 手作業によるCSVデータのダウンロードやアップロードでのミスをなくしたい経理担当者の方
- 請求関連の定型業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にGoogle Driveから楽楽明細へデータが自動連携されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、データのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveと楽楽明細をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」など、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションで楽楽明細の「顧客データCSVを一括取込み」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動する日時を自由にカスタマイズすることが可能です。「毎月25日」や「毎週月曜日」など、業務のサイクルに合わせて起動のタイミングを設定してください。
■注意事項
- Google Driveと楽楽明細のそれぞれとYoomを連携してください。
2.クラウドBOTでボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveにアップロードする
このテンプレートを活用すると、ボットの実行が完了したらファイルを自動でクラウドに保存できます。
例えば、受信したデータの整理が必要な業務などで、手作業によるファイルのアップロードの手間を省けます。
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイル管理している方
■このテンプレートを使うメリット
新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
更に、社内で別のストレージサービスも平行で運用している場合、毎回クラウドBOTからダウンロードしたファイルをそのストレージサービスに手動でアップロードする必要があります。
ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドBOT（cloudbot）でボットの実行が完了したらファイルを取得し、Google Driveに連携して取得したファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自動で画像の取得等を行いたい方
・企業の広告等を作成するコンテンツ作成担当者やマーケティング担当者
・画像を使用したプレゼン資料等を作成しているイベントプランナーやセミナー担当者
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・担当企業ごとにGoogle Driveのファイルへ格納している営業アシスタントや経理担当
・帳票の種類ごとにまとめる必要のある事務職員やオフィスマネージャー
・テーマごとにファイル管理している方
■このテンプレートを使うメリット
新しいボットの実行フローを導入すると、様々な設定や連携が必要になり、その中でもファイルの取得とアップロードなどは一つの手間です。
更に、社内で別のストレージサービスも平行で運用している場合、毎回クラウドBOTからダウンロードしたファイルをそのストレージサービスに手動でアップロードする必要があります。
ただでさえボットの実行結果の確認や分析などで仕事が山積みなので、このファイルのアップロード作業をなんとかしたいと思った方にこのフローは最適です。このフローを使うとクラウドBOTでボットの実行が完了した時点で、Google Driveに対してファイルを自動アップロードすることができます。
■注意事項
・クラウドBOT、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Google DriveにPDFファイルが投稿されたらboxにもファイルを連携する
Google DriveとBox、どちらも使っているけど「いちいち手動で移動するのが面倒！」と感じたことはありませんか？
このテンプレートを使えば、Google DriveにアップロードしたPDFが自動でBoxにも保存されます。
チームメンバーとファイルをスムーズに共有でき、クラウドストレージの使い分けもラクになるでしょう！
■概要Google DriveとBoxを併用する中で、同じファイルを両方のストレージに手作業でアップロードする手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、更新漏れや二重管理といった課題にも繋がります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにもファイルが連携されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
Google DriveとYoomを連携することで、フォームで受信した複数のPDFを結合し、Google Driveに保存することができるようになりました。
これで、請求書や契約書など、バラバラに届く書類を手作業で整理する手間が少なくなって、業務効率がアップしそうですね！
毎日の仕事に追われていると、つい「とりあえず手作業でやればいいか」となりがちですが、Yoomなら、PDFの結合以外にも請求書の処理、定型メールの自動送信など、いろんな業務を自動化できます。
Yoomを活用して、日々の業務の手間をどんどん減らしていきませんか？
よくあるご質問
Q：PDFが4つ以上届いた場合の対応は？
A：
フォームの設定画面で入力項目を追加すれば、4つ以上のPDFの受取も可能です。結合アクションの対象ファイルにも同様に追加・指定することで、4つ以上のPDFもまとめて1つのファイルに結合できます。
Q：テストに失敗したらどうなる？
A：
「認証に失敗しました」「権限が無い」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージがYoom画面上に表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のページをご参照ください。
Q：パスワード付きPDFも結合できますか？
A：
暗号化・パスワード保護されたPDFはそのままでは結合処理でエラーとなります。
あらかじめパスワードを解除した状態のPDFをアップロードするか、前処理で暗号化を解除する運用が必要です。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
