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「問い合わせ内容を手作業でファイルに保存し、さらにSalesforceにリードとして登録する」――
そんな業務を毎回繰り返していませんか？
入力ミスや対応漏れの原因にもなり、作業の負担を感じる方も多いはずです。
一方で、Google DriveとSalesforceを連携しようとすると、APIやプログラミングの知識が必要に思えて、導入をためらってしまうケースも少なくありません。
そこで本記事では、ノーコードツールのYoomを使って、フォームの回答内容をもとにGoogle Driveにファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する自動化フローをご紹介します。
業務の正確性を高め、対応スピードの向上にもつながる仕組みを、ステップごとにわかりやすく解説していますので、「できるだけ手間なく連携を進めたい」と考えている方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle DriveとSalesforceの連携が可能です。YoomにはあらかじめGoogle DriveとSalesforceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。 ■このテンプレートを使うメリット フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、自動的にSalesforceにリードが登録されるため、手動でのデータ管理の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとSalesforceを連携することで、ファイル管理と情報管理を効率的に行うことができます。
自動化によって、データ管理におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
Google DriveとSalesforceを連携してできること
Google DriveとSalesforceのAPIを連携すれば、Google DriveのデータをSalesforceに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する
フォームの回答内容をもとに、自動的にGoogle Driveへファイルを保存し、Salesforceにリードを登録するフローです。
問い合わせ対応や顧客管理を効率化し、スムーズな営業活動につなげます。
■概要 「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。 ■このテンプレートを使うメリット フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、自動的にSalesforceにリードが登録されるため、手動でのデータ管理の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとSalesforceを連携することで、ファイル管理と情報管理を効率的に行うことができます。
自動化によって、データ管理におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
Google DriveとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとSalesforceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はフォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。 ■このテンプレートを使うメリット フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、自動的にSalesforceにリードが登録されるため、手動でのデータ管理の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとSalesforceを連携することで、ファイル管理と情報管理を効率的に行うことができます。
自動化によって、データ管理におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
ステップ1：Google DriveとSalesforceをマイアプリ連携
【事前準備 Salesforce】
SalesforceをYoomと連携するにあたっては、Salesforce側でも一部設定が必要となります。
ログイン後、右上の設定ボタンをクリックし、設定を進めてください。
詳しい内容はこちらを参考にしてください。
Salesforceのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
【Google Driveのマイアプリ連携】
Google Driveを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Salesforceの場合】
Salesforceを選択できたら、使用するアカウント名でログインします。
※他のサービスとすでに連携している場合、YoomとのAPI連携が正常に動作しない可能性があります。ご注意ください。
アクセス確認画面で「許可」をクリックしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要 「フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する」フローは、ユーザーがフォームに入力したデータを自動的にGoogle Driveに保存し、Salesforceにリードとして登録する業務ワークフローです。これにより、データ管理の効率化と営業プロセスのスムーズな連携が実現します。 ■このテンプレートを使うメリット フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、自動的にSalesforceにリードが登録されるため、手動でのデータ管理の手間を省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとSalesforceを連携することで、ファイル管理と情報管理を効率的に行うことができます。
自動化によって、データ管理におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームが回答されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー 情報回答フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 回答フォームを作成します。
今回は、氏名やアドレス、電話番号などを回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて編集してください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができます。
フォームを作成できたら、「次へ」をクリックします。
3)取得した値を入力します。
これはフローで回答のサンプルとして表示されます。
入力が完了したら、「保存」します。
ステップ4：Google Driveへファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
格納先のフォルダIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択してください。
ファイル名の入力には先ほど取得した回答フォームのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」ファイルは「添付ファイル」になっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
ファイルIDが取得できたので「保存する」をクリックしてここまでの設定は完了です。
ステップ5：Salesforceにレコードを追加するアクションを設定
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Salesforceは、チームプラン・サクセスプラン対象のアプリです。フリープラン・ミニプランではエラーが発生する可能性があるためご注意ください。
有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中はSalesforceとの連携機能もお試しいただけます。ぜひご活用ください。
2) Google Driveの設定同様にタイトルやアカウント情報を確認して、「次へ」をクリックします。
「オブジェクトのAPI参照名」はマイドメインURLを設定した後で選択できます。
3)必須項目を入力します。
追加するレコードの値の入力には先ほど取得したGoogleDriveのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ6：Salesforceにレコードと紐付けるファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する レコードと紐付けるファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードと紐付けるファイルをアップロード」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイル名の入力には先ほど取得した回答フォームのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」ファイルは「添付ファイル」になっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ7：SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コンテンツバージョンIDの入力には先ほど取得したSalesforceのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ8：SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得するアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルとレコードを紐付ける」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルとレコードを紐付ける」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
コンテンツバージョンIDの入力には先ほど取得したSalesforceのアウトプットを選択できます。
該当する項目をアウトプットから選択してください。
入力ができたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【フォームの回答を用いてGoogle Driveへファイルを追加し、Salesforceにリードを登録する】というフローが完成です。
ステップ9：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Salesforceの情報をGoogle Driveに連携したい場合
今回はGoogle Driveからの問い合わせをSalesforceに登録する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceの情報をGoogle Driveに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する
Salesforceにファイルがアップロードされると、自動的にGoogle Driveに保存するフローです。
顧客や案件に関連するファイルを一元管理し、チーム内での共有やスムーズなアクセスを期待できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Salesforceに新規取引先が登録されると、自動的にGoogle Driveに対応するフォルダを作成するフローです。
取引先ごとに関連資料を整理し、チームでのスムーズな情報共有や管理が見込めます。
■概要 Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業 ・取引先ごと情報管理を行う業務担当 ・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方 ・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやすく共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
Google DriveやSalesforceのAPIを使ったその他の自動化例
Google Driveとの連携以外でも、SalesforceのAPIを活用することで、さまざまな業務プロセスをノーコードで自動化できます。
日々の業務をもっとスムーズにしたい方は、ぜひ以下の例も参考にしてみてください！
Google Driveを使った便利な自動化例
ファイルがアップロードされたら自動でフォルダに分類したり、共有設定を変更できます。さらに、特定のフォルダに新しいファイルが追加された際に、チームに通知を送ることも可能です。
他のツールと連携することで、文書管理やワークフローの効率化を実現できます！
■概要 Google Driveでファイルを共有する際に関係者への通知を手作業で行い、手間に感じたり、連絡漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でDiscordに必要な情報を通知します。これにより、ファイル共有のプロセスが効率化され、迅速な情報伝達が可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Driveにファイルを格納したら、Google スプレッドシートにファイルの情報を追加するフローです。 Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。 また、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 ■注意事項 ・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Microsoft Teamsでの報告後、都度Google Driveにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は手間がかかるうえ、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されると、その内容を基にGoogle Driveへ自動でフォルダを作成し、こうした定型業務の効率化とミスの防止を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Salesforceを使った便利な自動化例
リードや商談のデータを自動登録・更新したり、特定の条件でフォローアップ通知を送信できます。他のマーケティングツールやカスタマーサポートシステムとの連携も可能です。
■概要 「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。 ■概要 Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.SalesforceとMicrosoft SharePointを併用する営業・顧客管理チーム ・Salesforceに登録した取引先情報をMicrosoft SharePointでも管理して関連ファイルを紐付けたい方 2.Salesforceを主に利用する営業担当者 ・SharePointのファイル共有機能を活用して取引先との情報共有をスムーズに行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット Salesforceは顧客関係管理に不可欠なツールですが、取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointに手動でフォルダを作成するのは非効率的で時間がかかる作業です。 このフローを導入することで、Salesforceで取引先が登録されるとSharePoint上に対応するフォルダが自動的で作成されます。これにより、担当者はフォルダ作成の手間から解放されて顧客対応や営業活動など、より重要な業務に集中することが可能となります。 ■注意事項 ・Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ◼️概要 Salesforceの商談ページからChrome拡張機能でエクセルの雛形をもとに見積書のPDFを作成し、Slackにファイルを送信します。 見積書の雛形はエクセルで自由に作成ください。 商談に紐づいている商品情報を用いて見積書を作成します。 そのため、事前に商談情報に商品を関連づけてご利用ください。 作成した帳票ファイルの送信はメールで送信したり、Slack、Teams、Chatworkなどの任意のチャットツールに送信が可能です。 ◼️注意事項 ・オンライン版のエクセルで雛形の用意が必要です。 ・Salesforceの商談情報に商品情報を関連付けておく必要があります。 ・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Salesforceで商談が締結完了になるたびに、関係部署へChatworkで報告する作業は、重要でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業での連絡は、多忙な中で遅延や報告漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが「締結完了」に更新されると、指定したChatworkのチャットへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ正確な情報共有を実現し、営業活動の円滑化を支援します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Salesforceの商談ステージが更新されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに打ち合わせなどの予定を登録するのは手間がかかる上、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談が特定のステージに更新されたことをトリガーにして、Googleカレンダーに自動で予定を作成できます。これにより、重要な予定の登録作業を自動化し、営業活動をより円滑に進めることが可能になります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
まとめ
Google DriveとSalesforceを連携させることで、ファイルの管理やリード情報の登録がスムーズに行えるようになります。
むずかしいプログラミング知識がなくても、Yoomを使えば誰でも簡単に自動化の仕組みを作れるんです！
フォームの回答をもとにファイルを整理したり、営業活動に役立つデータを効率よく扱えるようになるのは大きなメリットです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
Q：Googleフォームなどを起点に連携できますか？
A：
はい、可能です。今回はYoomのフォームを起点にしましたが、Googleフォームなど別のフォームを起点にすることができます。変更したい場合、フォームトリガーを一度削除し、検索窓で検索したいアプリを入力後、設定を行うことで変更が可能です。
Q：会社名ごとにフォルダを自動作成できますか？
A：
はい、可能です。フォームの回答内容に基づき、Google Drive内に「A株式会社」「B株式会社」といったフォルダをしたい場合、ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで実現できます。「分岐」機能については以下のヘルプページをご確認ください。
