Google スプレッドシートは汎用性が高く、低コストで利用できるため、ビジネスシーンだけでなく個人利用も多いようです。一方、クラウドサービスのDropboxではファイルの安全なバックアップとアクセスの便利さに優れたサービスです。この2つを連携し自動化すると、もっと便利利用できるんです！Google スプレッドシートとDropboxを連携すると、どんな自動化ができ、メリットが得られるか考えてみました。
本記事では、連携によるメリットと具体的な自動化例、プログラミング不要で実装できる「Google DriveにGoogleスプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードする」テンプレートを使った作り方をご紹介します。
今回ご紹介する「Google DriveにGoogleスプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードする」自動化フローではどんな利点が得られるでしょうか。考察してみました。
GoogleスプレッドシートからPDFを生成しDropboxに格納するフローは、難しくない作業とは言え数が多くなると作業時間を大幅に逼迫してしまいます。毎月の請求書や見積書など、量をこなす業務は顕著に利便性を感じることができます。
Google DriveとDropboxの両方でファイルを保管できることで、バックアップが強化されます。どちらかに問題が発生しても、片方にバックアップがあるため安心できますね。
Dropboxに保存されたファイルはオフラインでもアクセスできます。外出先で見積もりを出力し忘れた！など、よくあるトラブルの時もDropboxにアクセスすればファイルを取得できるので、Dropboxにデータを集約するメリットは大きいです。
とっても便利そうだけど、やり方がわからないからまた今度でいいかな〜と思っている方！これまで通りに見積書、請求書の作成保管を手作業で行っている時間を工数計算していてください！今日からその時間が短縮できると1ヶ月、1年の積み重ねで作業時間に大きな差が出てきます。
メリットとデメリットをご紹介しました。上記の自動化を導入するには、プログラミングの技術と知識が必要になります。プログラミング…全く触れたことがなかったら、取り組みのハードルが上がってしまいそうですね。社内にリソースがあっても、毎回依頼するのもなぁ…なんてお悩みはありませんか？
Yoomでは、アプリの連携をノーコードで実装できるサービスを開発しています。
次のセクションから、「Google DriveにGoogleスプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードする」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
ご利用はフリープランからお試しいただけます！まずはご登録をどうぞ♪
テンプレートを用いた作り方をご紹介します。事前にアプリ連携をしておけば短時間でできますよ。
それぞれのアプリをYoomと連携させる必要があります。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
1つめのプロセスをクリックします。
アプリトリガーのタイトル→「新しくファイル・フォルダが作成されたら」
アプリ→Google Drive
Google Driveと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。フォルダにアクセスできるGoogleアカウントを選び、Yoomと連携を許可します。
トリガーアクション→「新しくファイル・フォルダが作成されたら」
デフォルトで選択されていますので、操作は不要です。
→次へ
トリガーの接続間隔→5分、10分、15分、30分、60分の中から選べます。
フォルダID→編集欄をクリックで候補が表示されるので選択します。または、Google DriveのURLに記載されている「https://drive.google.com/drive/folders/ここの文字列」を入力します。今回は「Dropboxに格納する」というフォルダを指定しました。
→テストをクリック！ →成功
アウトプットにはこの後の操作で必要な項目が抽出されています。
→保存する
フローボットのふたつめのプロセスをクリック。
タイトル→Google スプレッドシートをダウンロードする（操作不要）
アプリ→Google Drive
ステップ2で連携しているので、操作は不要です。
アクション→Google スプレッドシートをダウンロードする（操作不要）
→次へ
ファイルID→デフォルトで先程のアウトプットで取得した{{ファイルID}}が選択されています。操作は不要です。
ファイルタイプ→PDFが選択されています。今回はこのまま続けますが、CSVやExcelも変換対象に設定できます。
→テストをクリック
→成功 ※ここでエラーになる時は、指定のフォルダに画像・PDFファイルのいずれかが格納されていない可能性があるのでフォルダをチェック！
アウトプットでは取得したファイル情報が記載されています。
→保存する
フローボットの３つめのプロセスをクリック！
タイトル→ファイルをアップロードする
アプリ→Dropbox
Dropboxと連携するアカウント情報→「＋連携アカウントの追加」をクリック。ログインするアカウントのメールアドレスとパスワードを入力。二段階認証のため、紐づけているデバイスに認証コードが送信されるので確認し、入力で連携できます。
アクション→ファイルをアップロードする
フォルダのパス→「/フォルダ名/フォルダ名」の形式で入力してください。今回は「スプレッドシートからPDF」というフォルダをhome直下に作りましたので、「/スプレッドシートからPDF」という表示になります。
ファイル名→Google スプレッドシートのタイトルをファイル名に使用したかったので、アウトプットから{{ファイル名}}を選択。それだけだと拡張子が足りないので、「.pdf」を入力しました。
→テストをクリック →成功
Google Driveの指定フォルダに作っておいたスプレッドシートの「請求書テスト_」というシート
PDF化され、Dropboxの指定フォルダに格納されていました。
フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを起動します。こちらで完成です！かなり簡単に実装できました。
いかがでしたか。今回はGoogle スプレッドシートとDropboxの連携でできる自動化とメリット・デメリット、プログラミング不要で実現できる方法をご紹介しました。
私はこれまで、GoogleスプレッドシートのPDF化とファイルの格納を手動で行ってきました。格納する時のフォルダ指定って結構手間なんですよね。検索するかクリックを複数回することもあると思います。その手間を自動化できることを知り「そう！かなり手間だったんだ」と認識できました。名もなき手作業って量が多いほど時間を取られているんですよね。時間泥棒です。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。
Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
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