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業務の効率化とデジタル化が進む中、発注先の登録や管理に手間や時間を取られていませんか？
手作業での入力や承認フローは、ミスの原因となり、業務のスピードを低下させることがあります。
そこで今回は、Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する方法をご紹介します。
このフローを活用することで、業務の正確性と効率性を向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを利用して回答された発注先情報を受け取り、
boardの提供するAPIを用いて、その回答を利用して発注先登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてboardを連携します。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成をお願いします。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能です。（参照ページ)
Googleフォーム・boardがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでGoogleフォームに、以下のようなサンプル回答をします。
フローボットに戻り、テストしましょう。
JSONPathを使って回答を取得します。
「取得する値を追加」をクリックしてください。
こちらのヘルプを参考に、回答取得をお願いします。
取得が完了したら追加をクリック、保存してください。
続いて「承認を依頼する」をクリックしましょう。
必須項目を設定していきます。
残りの項目も設定し、保存しましょう。
続いて「発注先の登録」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を画像のように設定していきましょう。
その他の項目も設定していきます。
こちらもテストし、成功したら保存します。
board側を確認してみましょう。
無事に発注先登録されていますね。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
発注先の登録を手動で通知している場合、こちらが便利です。
このプロセスを追加することで自動でチームに通知できるので、連携漏れが防げそうです。
発注先をNotionでも管理している場合、このプロセスを追加することで自動転記できます。
他部署と連携するときに便利ですね。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGoogleフォームを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Googleフォームで申請された取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に登録するフローです。
取引先を手動で登録していると、入力ミスや登録漏れのリスクがあります。
このフローを活用して、そのようなミスを減らしましょう。
2.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに通知するフローです。
取引先からの書類を受け取るたびに手動で通知していると、件数が増えた場合手が回らなくなる可能性があります。
このようなルーティン作業は自動化しましょう。
3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りSansanに登録するフローです。
名刺交換が多い営業職の方におすすめのフローです。
名刺をGoogleフォームに送信するだけで、情報を読み取りSansanに自動追加できるので、登録忘れを防げそうです。
Googleフォームを活用し、発注先の登録プロセスを自動化することで、手作業によるミスを削減できます。
担当者がフォームの内容を確認し、手動で発注先を登録していた場合、入力ミスや確認漏れが発生するリスクがありました。
しかし、Googleフォーム送信後に承認プロセスを導入し、承認されたデータがすぐにboardへ登録されることで、業務の正確性が向上するでしょう。
また、データの入力や転記にかかる時間を削減できるため、業務のスピードアップにもつながることが見込めます。
例えば、企業の購買部門では、複数の仕入れ先を管理する必要があります。
Googleフォームを使って仕入れ先の情報を収集し、承認フローを経て発注先として自動登録することで、担当者の作業負担を大幅に軽減し、業務の効率を向上させることが期待できます。
このフローを活用することで、誰がいつどのような判断をしたのかが記録されるため、承認プロセスの透明性が向上するでしょう。
従来の紙やメールによる承認フローでは、申請の処理状況が不明確になりがちで、担当者ごとの判断基準にもバラつきが生じ、発注先登録が遅れる可能性がありました。
しかし、このフローなら承認履歴が明確に残り、後に確認が必要になっても対応できそうです。
例えば、Googleフォームを活用して発注先申請を行い、マネージャーが承認したものだけがboardに登録されることで、承認状況の可視化とスムーズな業務運用が期待できます。
発注先の管理が特定の担当者に依存していると、異動や退職の際に業務の引き継ぎが難しくなります。
しかし、Googleフォームを用いた統一的な発注フローを構築することで、発注先登録の流れを標準化し、誰でも同じ手順で業務を遂行できるようになります。
特定の担当者に依存しないフローを作ることで、業務の継続性を確保し、組織全体での業務共有がスムーズに行えるでしょう。
例えば、小売業界ではバイヤーが発注先の選定を担っていることが多く、業務が忙しい場合。発注先登録が遅れる可能性があります。
そこで、Googleフォームを活用し、承認された発注先を自動でboardに登録することで、標準化された発注プロセスを実現し、業務の属人化を防ぐことが期待できます。
今回は「Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する」フローボットを紹介しました。
手作業によるミスの削減、承認プロセスの透明化、業務の属人化防止といったメリットを享受することで、組織全体の業務効率が向上するでしょう。
特にYoomでは、ノーコードでアプリ連携ができます。
ぜひこの機会に、Googleフォームとboardの連携を活用し、業務の効率化と質の向上を目指してみてください。
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