Googleフォームとboardを連携して、Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてboardを連携します。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成をお願いします。

今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能です。（参照ページ)
Googleフォーム・boardがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• 発注先情報の登録できるテストフォーム。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここでGoogleフォームに、以下のようなサンプル回答をします。

フローボットに戻り、テストしましょう。
JSONPathを使って回答を取得します。
「取得する値を追加」をクリックしてください。
こちらのヘルプを参考に、回答取得をお願いします。
取得が完了したら追加をクリック、保存してください。

続いて「承認を依頼する」をクリックしましょう。
必須項目を設定していきます。

残りの項目も設定し、保存しましょう。

続いて「発注先の登録」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を画像のように設定していきましょう。

その他の項目も設定していきます。

こちらもテストし、成功したら保存します。
board側を確認してみましょう。

無事に発注先登録されていますね。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

Google Chatに通知する

発注先の登録を手動で通知している場合、こちらが便利です。
このプロセスを追加することで自動でチームに通知できるので、連携漏れが防げそうです。

Notionにレコードを追加する

発注先をNotionでも管理している場合、このプロセスを追加することで自動転記できます。
他部署と連携するときに便利ですね。

今回使用したフローボットはこちら↓

Googleフォームを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはGoogleフォームを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Googleフォームで申請された取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に登録するフローです。

取引先を手動で登録していると、入力ミスや登録漏れのリスクがあります。
このフローを活用して、そのようなミスを減らしましょう。

2.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに通知するフローです。

取引先からの書類を受け取るたびに手動で通知していると、件数が増えた場合手が回らなくなる可能性があります。
このようなルーティン作業は自動化しましょう。

3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りSansanに登録するフローです。

名刺交換が多い営業職の方におすすめのフローです。
名刺をGoogleフォームに送信するだけで、情報を読み取りSansanに自動追加できるので、登録忘れを防げそうです。

Googleフォームとboardを連携するメリットと具体例

メリット1：ミスの削減

Googleフォームを活用し、発注先の登録プロセスを自動化することで、手作業によるミスを削減できます。
担当者がフォームの内容を確認し、手動で発注先を登録していた場合、入力ミスや確認漏れが発生するリスクがありました。
しかし、Googleフォーム送信後に承認プロセスを導入し、承認されたデータがすぐにboardへ登録されることで、業務の正確性が向上するでしょう。
また、データの入力や転記にかかる時間を削減できるため、業務のスピードアップにもつながることが見込めます。
例えば、企業の購買部門では、複数の仕入れ先を管理する必要があります。
Googleフォームを使って仕入れ先の情報を収集し、承認フローを経て発注先として自動登録することで、担当者の作業負担を大幅に軽減し、業務の効率を向上させることが期待できます。

メリット2：承認プロセスの透明化

このフローを活用することで、誰がいつどのような判断をしたのかが記録されるため、承認プロセスの透明性が向上するでしょう。
従来の紙やメールによる承認フローでは、申請の処理状況が不明確になりがちで、担当者ごとの判断基準にもバラつきが生じ、発注先登録が遅れる可能性がありました。
しかし、このフローなら承認履歴が明確に残り、後に確認が必要になっても対応できそうです。
例えば、Googleフォームを活用して発注先申請を行い、マネージャーが承認したものだけがboardに登録されることで、承認状況の可視化とスムーズな業務運用が期待できます。

メリット3：業務の属人化防止

発注先の管理が特定の担当者に依存していると、異動や退職の際に業務の引き継ぎが難しくなります。
しかし、Googleフォームを用いた統一的な発注フローを構築することで、発注先登録の流れを標準化し、誰でも同じ手順で業務を遂行できるようになります。
特定の担当者に依存しないフローを作ることで、業務の継続性を確保し、組織全体での業務共有がスムーズに行えるでしょう。
例えば、小売業界ではバイヤーが発注先の選定を担っていることが多く、業務が忙しい場合。発注先登録が遅れる可能性があります。
そこで、Googleフォームを活用し、承認された発注先を自動でboardに登録することで、標準化された発注プロセスを実現し、業務の属人化を防ぐことが期待できます。

まとめ

今回は「Googleフォームを送信後、承認されたらboardに発注先を登録する」フローボットを紹介しました。
手作業によるミスの削減、承認プロセスの透明化、業務の属人化防止といったメリットを享受することで、組織全体の業務効率が向上するでしょう。
特にYoomでは、ノーコードでアプリ連携ができます。

ぜひこの機会に、Googleフォームとboardの連携を活用し、業務の効率化と質の向上を目指してみてください。