Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録する方法

ステップ1:Googleフォーム・Google Drive・HubSpotをマイアプリ連携

まずGoogleフォーム、Google Drive、HubSpotをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Googleフォーム、Google Drive、HubSpotを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Googleフォームの場合＞

・サインイン後、続く画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Driveの場合＞

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜HubSpotの場合＞

・連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。

3.Googleフォーム、Google Drive、HubSpotを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームに録音データが送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に、短い間隔の設定がおすすめです。

※今回は、テスト用に下記のフォームを作成しています。商談日時と会社名は、HubSpotにデータを登録する際に必要となるため、必ずフォームに設置してください。

5.テストが成功したら、アウトプットに取得した情報を追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」のみとなっています。回答内容を追加する方法は、こちらのヘルプページを確認してください。

ステップ3:音声データを文字起こしして要約する設定

次に、送信された音声データを取得し、文字起こしと要約を行う設定をします。

1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイルIDを設定してテストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。

4.テストが成功したら保存します。

5.「音声データを文字起こしする 音声データを文字起こしする」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

6.アクションを設定し、「次へ」をクリックします。
※アクションは、時間や言語（日本語または英語）にあわせて変更できます。

7.ファイルの添付方法を下記画像のように設定してテストを行います。

8.テストが成功したら保存します。

9.「要約する 要約する」をクリックします。

10.アクションを設定し、「次へ」をクリックします。
※アクションは、ChatGPTのモデルや文字数の上限にあわせて変更できます。

11.要約対象のテキスト、文字数、要約の条件を設定してテストを行います。
※要約対象のテキストは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「音声データを文字起こしする」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

12.テストが成功したら保存します。

ステップ4:HubSpotの設定

最後に、要約をHubSpotに登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する コンタクトを検索（キーワード検索）」をクリックします。

2.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.検索キーワードを設定してテストを行います。
※検索キーワードには、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」からGoogleフォームに設置した会社名を設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、HubSpotから会社情報が取得され、アウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

5.「アプリと連携する コンタクトにメモを追加」をクリックします。

6.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.コンタクトID、メモの本文、日時を設定してテストを行います。
※コンタクトIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトを検索（キーワード検索）」から設定します。（アウトプットを利用した値は、二重括弧で表示されます）
※メモの本文は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「要約する」から設定します。
※日時は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。

8.テストが成功すると、コンタクトのメモに要約が追加されます。
問題がなければ保存します。

9.トリガーをONにすると、Googleフォームで商談の録音データが送信されるたび、文字起こしと要約を自動で行い、HubSpotのメモに登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、アプリ同士の連携やAI機能以外にも、自動化をさらに応用する機能が備わっています。
通知完了機能や、要約内容をチャットツールに通知する連携を利用することで、さらに業務を効率化できるでしょう。

応用例1:完了通知機能

フローボットの完了を通知してくれる機能です。
完了通知機能を利用すれば、HubSpotにメモの登録が完了したことを通知してくれるため、手動で登録の完了を何度も確認する手間を削減できます。
設定方法は、フローボットの設定画面で、右上の「・・・」をクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると完了です。
通知の完了は、登録しているメールアドレス以外に、SlackやChatworkに送信することもできます。（SlackやChatworkへの通知は、Yoomの管理画面の左側にある「設定」から操作が必要です）

応用例2:要約内容をチャットツールに通知

普段利用しているチャットツールに要約内容を通知することもできます。
この応用を利用すれば、HubSpotを開かずに要約内容を確認でき、関係メンバーへの共有も自動化され、さらに業務を効率化できるでしょう。
チャットツールとの連携は、フローボット最下部の「+」マークから設定できます。
Yoomでは、15種類以上のチャットツールとの連携可能です。

GoogleフォームやHubSpotを利用したその他の自動化例

他にもGoogleフォームやHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームの情報をもとにHubSpotのコンタクトを作成する

Googleフォームに送信された内容をもとにHubSpotにコンタクトを自動作成するテンプレートです。
この連携により、Googleフォームに回答された情報をHubSpotに手動で転記する作業を削減され、業務の効率化につながるでしょう。

2.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートにデータを追加する

Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加するテンプレートです。
この連携により、手動で名刺情報を入力する手間を省き、作業負担の軽減が期待できます。

3.Googleフォームの回答をMicrosoft Excelに登録する

Googleフォームで送信された回答をMicrosoft Excelに自動登録するテンプレートです。
この連携により、Microsoft Excelに登録する際の人為的ミスが防止され、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

Googleフォーム・Google Drive・HubSpotを連携するメリットと具体例

メリット1:商談の記録作成を自動化し、作業効率を向上

商談内容を要約してHubSpotに登録する作業は大変です。
商談を振り返るだけでも手間がかかるうえ、重要な部分を整理する必要があり、時間がかかることで、他の業務に遅れが出てしまうことがあります。
Googleフォーム、Google Drive、HubSpotを連携すれば、音声データを自動で要約して登録してくれるため、作業効率が向上するでしょう。
例えば、ウェブ会議の内容を要約する場合、重要な個所を探して見返すことに時間がかかってしまいます。
この連携を利用すれば、抽出した音声データをGoogleフォームに投稿するだけで作業が完了し、会議終了後はスムーズに他の業務に着手できるでしょう。

メリット2:商談中のメモ作成が不要になり、顧客との対話に集中できる

商談中に要約を作成する作業は難しいです。
顧客の問題解決に意識を向けながら、内容を要約してメモする必要があり、マルチタスクのスキルが求められます。
メモに集中しすぎると、顧客対応が疎かになり、会議の目的を果たせません。
Googleフォーム、Google Drive、HubSpotの連携により、要約作業を自動化すれば、顧客との打ち合わせに集中できるようになるでしょう。
例えば、マルチタスクが苦手なメンバーが打ち合わせをしながら要約を作成すると、どちらも中途半端になりがちです。
この連携により、顧客対応に集中できるようになれば、顧客の満足度向上や売り上げ増加につながるでしょう。

メリット3:要約内容の統一化

手動での作業には、個人差が出ます。
要約作業をする場合では、人によって重要と判断する内容が異なり、他の人にとって大切な情報の登録が漏れてしまうことがあります。
Googleフォーム、Google Drive、HubSpotを連携すれば、チームで設定した基準に基づいて要約を登録できるため、情報共有がスムーズになるでしょう。
例えば、同じ顧客を複数のメンバーで対応する場合、商談に参加していないメンバーにも内容を正確に共有する必要があります。
この連携を利用すれば、統一化された要約内容を共有できるため、商談内容の共有や引き継ぎが円滑化するでしょう。

まとめ

商談内容を手動でまとめる作業は、手間と時間がかかるうえに、個人差が出ることがあります。
また、商談中に要約を作成しようとすると、メモも商談も中途半端になってしまうことがあります。
こうした課題は、アプリ同士を連携し、AI機能を併用して商談の音声データを自動要約することで解決できるでしょう。
その結果、業務の効率化や要約内容の統一化が期待でき、顧客との打ち合わせに集中しやすくなるでしょう。
アプリ同士の連携やAI機能による要約は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会に自動化を試してみてください。