GoogleフォームとJUST.DBを連携して、Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録する方法

ステップ1:GoogleフォームとJUST.DBをマイアプリ連携

最初にYoomと各アプリを連携しましょう。

1.Googleフォームのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリを選択、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧からGoogleフォームを選択してください。

「Sign in with Google」をクリックします。

連携したいアカウントをクリックしましょう。

「次へ」をクリックします。

「続行」をクリックしてください。

これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。

2.JUST.DBのマイアプリ登録

先ほどと同様に、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧からJUST.DBをクリックしましょう。

注意事項を確認して、アカウント名とアクセストークンを入力してください。

これでJUST.DBのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピーする

次にテンプレートをコピーします。
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クリック後、Yoomのテンプレートサイトに切り替わるので、「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

テンプレートのコピーができたと表示されたら、「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートのコピーができました。

ステップ3:Googleフォームのトリガーを設定

続いて、フローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「アンケートフォームに回答があったら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力してありますが、変更できます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答があったら」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしてください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を選択しましょう。
トリガーの起動間隔は、契約プランによって選択できる時間が異なります。
フォームIDを設定してください。
設定後、事前に用意しているGoogleフォームに回答を送信して、テストをクリックしましょう。

テストが成功したら、アウトプットが取得できます。
Googleフォームの回答内容については、「取得する値を追加する」から値を取得する必要があります。
詳しい設定方法についてはこちらをご確認ください。

ステップ4:JUST.DBのアクションを設定

最後の設定ステップとなりました。
「レコードの挿入」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
JUST.DBと連携するアカウント情報を確認してください。
アクションは「レコードの挿入」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

ドメイン、テーブル識別名を設定してください。

フィールド識別名を設定します。
値にはGoogleフォームで取得したアウトプットを設定しましょう。
フィールドは「対象フィールドを追加」から追加できます。
設定したら、テストをクリックして保存しましょう。

保存後、設定が完了したと表示されたら「トリガーをON」をクリックして動作チェックをしてください。

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これでフローボットの設定が完了しました。

さらに活用するには

Yoomには他にも便利な機能や設定があります。
もっと効率的に業務が進められるよう、設定してみませんか？

事例1:完了通知を受け取る

フローボット作成ページの右上にある3点リーダをクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると、フローボットの起動を通知できます。
これにより、Yoomを開かずにフローボットが作動しているか確認することができます。

事例2:チャットツールと連携する

チャットツールと連携すると、容易にGoogleフォームの内容をチームで情報を共有することが可能です。
いつも使っているチャットツールに通知できるため、確認漏れを防げます。
ここではSlackと組み合わせましたが、他のアプリと連携して、自由にアレンジできます。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも多数のテンプレートがあります。
ここではGoogleフォームの活用事例を3つご紹介します。

1.Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するテンプレートです。

このテンプレートを活用すれば、契約書作成フローを自動化することが可能です。
手動で契約書を作成し送付する手間を省けるため、他の重要な業務に時間を活用できるでしょう。

2.Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するテンプレートです。

手動でカレンダーに追加している場合、追加ミスや漏れがおきるリスクがあります。
自動的に予定を追加できれば、人的ミスを防止でき、正確な予定管理ができそうです。

3.Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成するテンプレートです。

GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携すれば、手作業でMicrosoft Excelに追加する手間を省くことが可能です。
これにより、事務作業の負担が減るため、業務の効率化を図ることが期待できます。

GoogleフォームとJUST.DBを連携するメリットと具体例

メリット1:業務の効率化

Googleフォームの情報をJUST.DBに自動で登録できるため、手作業で追加する業務を削減できるでしょう。
例えば、面接の予約をGoogleフォームで行い、JUST.DBで情報管理している人事部があると仮定しましょう。
手動で追加している場合、入力に手間と労力がかかります。
GoogleフォームとJUST.DBを連携すれば、入力作業を削減できるため、事務作業の時間短縮が期待できます。
これにより、他の重要な業務に集中できる環境が整います。

メリット2:人為的なミスの削減

手動でJUST.DBに追加している場合、ミスや漏れが発生しやすくなります。
例えば、Googleフォームに届いた発注情報をJUST.DBに追加している商品管理部があるとしましょう。
「個数入力を誤って入力してしまった」「商品名を間違えた」というミスが起きるかもしれません。
GoogleフォームとJUST.DBを連携すれば、人為的なミスを防げます。
これにより、確認作業の時間を省くことができ、業務を円滑に進めることができそうです。

メリット3:データの整合性を保てる

Googleフォームの情報をJUST.DBに自動登録できるため、データの整合性を保てます。
例えば、セミナーのアンケート情報をGoogleフォームで収集し、JUST.DBで情報管理しているとしましょう。
多数の回答がされる場合、手作業で追加していると、情報のズレが生じることがあるかもしれません。
GoogleフォームとJUST.DBを連携すると、すぐに情報を追加できるため、最新の情報をJUST.DBで確認することが可能です。
これにより、ツール間の移動が不要になり、作業をスムーズに進められます。

まとめ

GoogleフォームとJUST.DBを連携すれば、手動での追加作業を省き、ヒューマンエラーを防げます。
また、最新情報をJUST.DBで確認することができるため、業務を円滑に行うことができるでしょう。
Yoomを活用すれば、ノーコードでアプリの連携やフローボットを作成できます。
テンプレートから設定を行えば、より簡単に操作ができます。
この機会に、GoogleフォームとJUST.DBを連携して、情報追加を自動化してみませんか？