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Googleフォームを活用して、面接予約やアンケートの収集を行っている方もいらっしゃると思います。
Googleフォームの情報を他のデータベースで管理している場合、入力作業が手間と感じることはありませんか？
この記事では、GoogleフォームとJUST.DBを連携し、「Googleフォームの回答をJUST.DBに登録する方法」をご紹介します。
これにより、事務作業の負担を減らせるかもしれません。
アプリの連携方法は、ノーコードツールYoomを使います。
詳しい連携方法や、自動化できるフローボットの作成手順を解説しますので、ぜひ、ご覧ください。
以下の方は、GoogleフォームとJUST.DBを連携してみましょう！
それでは、ここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームの回答をJUST.DBに登録する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
Googleフォームの回答をGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、JUST.DBの提供するAPIを用いてJUST.DBに登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
■概要
Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Googleフォームでアンケートや顧客フィードバックを収集し、JUST.DBで回答データを分析してマーケティング戦略に活用したい方
・手作業でのデータ入力や集計に時間をかけたくない方
・回答データをリアルタイムで可視化し、迅速な意思決定につなげたい方
2.営業担当者
・Googleフォームで見込み客情報や商談情報を収集し、JUST.DBで顧客データベースを構築・管理したい方
・収集したデータをJUST.DBで分析し、営業活動の効率化や成約率向上につなげたい方
・顧客情報を一元管理し、チーム全体で共有・活用したい方
3.人事担当者
・Googleフォームで採用応募者情報や従業員アンケートを収集し、JUST.DBで人事データを管理・分析したい方
・応募者情報を効率的に管理し、選考プロセスをスムーズに進めたい方
・従業員アンケートの結果を分析し、組織改善や人材育成に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業によるデータ転記を不要とし、人的リソースをより付加価値の高い業務へ集中することができます。
・データ連携の自動化による業務効率化、人的ミスの削減が可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
最初にYoomと各アプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリを選択、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧からGoogleフォームを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントをクリックしましょう。
「次へ」をクリックします。
「続行」をクリックしてください。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様に、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧からJUST.DBをクリックしましょう。
注意事項を確認して、アカウント名とアクセストークンを入力してください。
これでJUST.DBのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーします。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら
■概要
Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Googleフォームでアンケートや顧客フィードバックを収集し、JUST.DBで回答データを分析してマーケティング戦略に活用したい方
・手作業でのデータ入力や集計に時間をかけたくない方
・回答データをリアルタイムで可視化し、迅速な意思決定につなげたい方
2.営業担当者
・Googleフォームで見込み客情報や商談情報を収集し、JUST.DBで顧客データベースを構築・管理したい方
・収集したデータをJUST.DBで分析し、営業活動の効率化や成約率向上につなげたい方
・顧客情報を一元管理し、チーム全体で共有・活用したい方
3.人事担当者
・Googleフォームで採用応募者情報や従業員アンケートを収集し、JUST.DBで人事データを管理・分析したい方
・応募者情報を効率的に管理し、選考プロセスをスムーズに進めたい方
・従業員アンケートの結果を分析し、組織改善や人材育成に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業によるデータ転記を不要とし、人的リソースをより付加価値の高い業務へ集中することができます。
・データ連携の自動化による業務効率化、人的ミスの削減が可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
クリック後、Yoomのテンプレートサイトに切り替わるので、「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
テンプレートのコピーができたと表示されたら、「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
続いて、フローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「アンケートフォームに回答があったら」をクリックしてください。
タイトルは入力してありますが、変更できます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答があったら」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を選択しましょう。
トリガーの起動間隔は、契約プランによって選択できる時間が異なります。
フォームIDを設定してください。
設定後、事前に用意しているGoogleフォームに回答を送信して、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、アウトプットが取得できます。
Googleフォームの回答内容については、「取得する値を追加する」から値を取得する必要があります。
詳しい設定方法についてはこちらをご確認ください。
最後の設定ステップとなりました。
「レコードの挿入」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
JUST.DBと連携するアカウント情報を確認してください。
アクションは「レコードの挿入」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
ドメイン、テーブル識別名を設定してください。
フィールド識別名を設定します。
値にはGoogleフォームで取得したアウトプットを設定しましょう。
フィールドは「対象フィールドを追加」から追加できます。
設定したら、テストをクリックして保存しましょう。
保存後、設定が完了したと表示されたら「トリガーをON」をクリックして動作チェックをしてください。
これでフローボットの設定が完了しました。
■概要
Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Googleフォームでアンケートや顧客フィードバックを収集し、JUST.DBで回答データを分析してマーケティング戦略に活用したい方
・手作業でのデータ入力や集計に時間をかけたくない方
・回答データをリアルタイムで可視化し、迅速な意思決定につなげたい方
2.営業担当者
・Googleフォームで見込み客情報や商談情報を収集し、JUST.DBで顧客データベースを構築・管理したい方
・収集したデータをJUST.DBで分析し、営業活動の効率化や成約率向上につなげたい方
・顧客情報を一元管理し、チーム全体で共有・活用したい方
3.人事担当者
・Googleフォームで採用応募者情報や従業員アンケートを収集し、JUST.DBで人事データを管理・分析したい方
・応募者情報を効率的に管理し、選考プロセスをスムーズに進めたい方
・従業員アンケートの結果を分析し、組織改善や人材育成に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業によるデータ転記を不要とし、人的リソースをより付加価値の高い業務へ集中することができます。
・データ連携の自動化による業務効率化、人的ミスの削減が可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Yoomには他にも便利な機能や設定があります。
もっと効率的に業務が進められるよう、設定してみませんか？
フローボット作成ページの右上にある3点リーダをクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると、フローボットの起動を通知できます。
これにより、Yoomを開かずにフローボットが作動しているか確認することができます。
チャットツールと連携すると、容易にGoogleフォームの内容をチームで情報を共有することが可能です。
いつも使っているチャットツールに通知できるため、確認漏れを防げます。
ここではSlackと組み合わせましたが、他のアプリと連携して、自由にアレンジできます。
Yoomには他にも多数のテンプレートがあります。
ここではGoogleフォームの活用事例を3つご紹介します。
1.Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するテンプレートです。
このテンプレートを活用すれば、契約書作成フローを自動化することが可能です。
手動で契約書を作成し送付する手間を省けるため、他の重要な業務に時間を活用できるでしょう。
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
2.Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するテンプレートです。
手動でカレンダーに追加している場合、追加ミスや漏れがおきるリスクがあります。
自動的に予定を追加できれば、人的ミスを防止でき、正確な予定管理ができそうです。
■概要
Googleフォームに予定情報の回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
3.Googleフォームに回答された内容をもとに、Microsoft Excelで書類を作成するテンプレートです。
GoogleフォームとMicrosoft Excelを連携すれば、手作業でMicrosoft Excelに追加する手間を省くことが可能です。
これにより、事務作業の負担が減るため、業務の効率化を図ることが期待できます。
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方
・セールス担当者や営業アシスタント
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャー
・購買部門の担当者
2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
・データの正確性を高めたい会計や経理担当者
3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方
・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。
・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
Googleフォームの情報をJUST.DBに自動で登録できるため、手作業で追加する業務を削減できるでしょう。
例えば、面接の予約をGoogleフォームで行い、JUST.DBで情報管理している人事部があると仮定しましょう。
手動で追加している場合、入力に手間と労力がかかります。
GoogleフォームとJUST.DBを連携すれば、入力作業を削減できるため、事務作業の時間短縮が期待できます。
これにより、他の重要な業務に集中できる環境が整います。
手動でJUST.DBに追加している場合、ミスや漏れが発生しやすくなります。
例えば、Googleフォームに届いた発注情報をJUST.DBに追加している商品管理部があるとしましょう。
「個数入力を誤って入力してしまった」「商品名を間違えた」というミスが起きるかもしれません。
GoogleフォームとJUST.DBを連携すれば、人為的なミスを防げます。
これにより、確認作業の時間を省くことができ、業務を円滑に進めることができそうです。
Googleフォームの情報をJUST.DBに自動登録できるため、データの整合性を保てます。
例えば、セミナーのアンケート情報をGoogleフォームで収集し、JUST.DBで情報管理しているとしましょう。
多数の回答がされる場合、手作業で追加していると、情報のズレが生じることがあるかもしれません。
GoogleフォームとJUST.DBを連携すると、すぐに情報を追加できるため、最新の情報をJUST.DBで確認することが可能です。
これにより、ツール間の移動が不要になり、作業をスムーズに進められます。
GoogleフォームとJUST.DBを連携すれば、手動での追加作業を省き、ヒューマンエラーを防げます。
また、最新情報をJUST.DBで確認することができるため、業務を円滑に行うことができるでしょう。
Yoomを活用すれば、ノーコードでアプリの連携やフローボットを作成できます。
テンプレートから設定を行えば、より簡単に操作ができます。
この機会に、GoogleフォームとJUST.DBを連携して、情報追加を自動化してみませんか？
