Googleフォームで送信された内容をカオナビに登録し、その情報を元にMicrosoft Teamsのプライベートチャネルに招待する方法

ステップ1：Googleフォームとカオナビ、Microsoft Teamsをマイアプリ連携

まずは、今回使用する3つのアプリのマイアプリ登録を行います。
マイアプリを登録することで、今後の設定を効率よく行えます。

【Googleフォーム】

最初に管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。

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下記の連携可能なアプリ一覧から、Googleフォームを選びましょう。

そして、「Sign in with Google」のタブをクリックして下さい。

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Yoomと連携したいGoogleアカウントを選びましょう。

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ログイン後、連携するアカウントと内容を確認し、不備がなければ「続行」をクリックして接続完了です。

【カオナビ】

検索スペースの中で候補が表示されたら「カオナビ」を選びましょう。
「カオナビの新規登録」画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定します。
※カオナビのマイアプリ登録についてはこちらで詳細な説明を記載しています。
設定が完了し、「追加」のタブをクリックすれば接続完了です。

【Microsoft Teams】

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

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検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

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Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピーする‍

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：トリガーとなるGoogleフォーム、カオナビの設定と、その後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

実際にフローボットの操作を行っていきます。
まず「フォームに回答が送信されたら」のタブをクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、下記の通り設定してみましょう。

・タイトル→必要に応じて変更可能
・Googleフォームと連携するアカウント情報→Googleアカウントが合っているか確認
・トリガーアクション→フォームに回答が送信されたら

設定が完了したら、次へ進みます。

次は、API接続設定です。
まずは、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分がありますが、プランごとに最短の起動間隔が変わりますので、ご注意ください。
また、あらかじめ実際に使用するGoogleフォームを準備しておくことをおすすめします。
フォームIDは使用するフォームのURLから取得し、設定します。

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フォームに回答を送信したら、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
なお、Googleフォームは回答データをデフォルトで取得できないため、JSONPathという仕組みを使い回答内容を別途アウトプットに追加する必要があります。
詳細は以下のヘルプページを参照ください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
‍※詳しい取得方法はこちら
最後にスクロールして「保存する」のタブをクリックすれば、テスト完了です。

カオナビの設定を行うので、「メンバーを登録」をクリックします。

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以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。

API接続設定を行うにあたり、「社員番号」を下記のように入力します。
入力欄で表示されたアウトプットからGoogleフォームで回答された内容を引用することもできます。
入力後に「テスト」→「保存する」をクリックしてAPI接続完了です。

次はMicrosoft Teamsの連携アカウントとアクションを選択します。
以下の赤枠の箇所の「プライベートチャンネルにメンバーを追加」をクリックします。

API設定画面が表示されます。
チームIDなど内容に従って入力を進めます。

以下の画面のようにこの箇所でもアウトプットを利用し入力することが可能です。

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入力完了後「テスト」→「保存する」をクリックし、設定を完了させましょう。

ステップ4：トリガーボタンをONにし、連動動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

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今回使用したテンプレートはこちらです。

カオナビを使ったその他の自動化例

①カオナビでメンバーの情報が更新されたら、LINE WORKSでメッセージを送付する

カオナビで従業員情報を更新すると、自動でLINE WORKSに通知が送られます。これにより、更新したメンバー情報をリアルタイムで共有することで、組織全体のコミュニケーションが活性化して、人事関連業務の効率化を図ることができるでしょう。

②カオナビで従業員が削除されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除する

Gカオナビで従業員が削除されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除することが可能です。従業員が多く、入退社の際の従業員情報登録やGoogle Workspaceへの登録を手作業で行うことは多くの時間と労力が必要になります。この自動化を活用することで、退職者のGoogle Workspaceのアカウント管理が容易になり、業務効率化が期待できます。

③データベースに従業員情報が登録されたら、その情報を自動でカオナビに追加し、LINE WORKSに通知

データベースに従業員情報が登録されたら、その情報を自動でカオナビに追加し、LINE WORKSに通知します。‍この仕組みは、作業の重複やミスを防ぐだけでなく、情報の即時共有やコミュニケーションの円滑化を実現し、業務全体の生産性を高める効果が期待できます。また、従業員データを一元管理できることで、常に正確で最新の情報を維持し、スピーディーな意思決定や適切な対応ができるでしょう。人事業務の効率化や正確性向上を目指す企業にとって、特にこの連携はおすすめです。

Googleフォームとカオナビを連携するメリットと具体例

メリット1：人事業務の効率化と人的ミスの削減

Googleフォームから入力された従業員情報をもとに、カオナビへの登録とMicrosoft Teamsのプライベートチャネルへの招待を自動化することで、手作業による入力ミスや情報の漏れを防ぐことができます。例えば、新入社員の登録時には多数の情報を手動で入力する必要があり、ミスが起きやすいです。この自動化により、人事担当者の負担を軽減し、正確な情報管理が可能になります。また、Teamsのチャネル招待を自動化することで、招待漏れや誤送信のリスクの低減につながります。

メリット2：オンボーディングプロセスの円滑化

新入社員が入社初日から必要な情報やチームにアクセスできることは重要です。Googleフォームから取得した情報をもとに、Teamsのプライベートチャネルへ自動招待することで、部署のメンバーとのコミュニケーションをすぐに開始できます。具体的には、新入社員がフォームに入力するだけで、所属部署のチャネルに自動的に参加でき、必要な資料や連絡事項に即アクセスできます。これにより、オンボーディングプロセスがスムーズになり、新入社員の早期戦力化が期待できます。

メリット3：部署ごとの情報共有の最適化

企業内の情報共有において、部署間で機密性の高い情報を扱う場合、適切なアクセス制限が求められます。Teamsのプライベートチャネルを活用し、Googleフォームとカオナビの情報を連携することで、適切なメンバーのみが特定のチャネルにアクセスできます。例えば、人事情報やプロジェクトの機密情報などを共有する際、自動でメンバー管理が行われるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。また、新規メンバーの追加や異動時の更新も自動化されるため、常に最新のメンバー構成の維持が期待できます。

まとめ

本記事では、Googleフォーム、カオナビ、Microsoft Teamsを連携し、人事業務の自動化と効率化を図る方法をご紹介しました。これにより、手作業によるミスの減少、新入社員のスムーズなオンボーディング、情報共有の最適化が期待できます。自動化によって生まれた時間を戦略的な業務に充てることで、組織全体の生産性向上につながるでしょう。ぜひこの機会に、業務プロセスの見直しと自動化を検討してみてはいかがでしょうか。