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契約書を管理する工程は意外にも多く、手間がかかるというのが現状です。
そこで今回は、Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加してMicrosoft Teamsに通知する自動化を解説します。
これにより、作業負担を軽減し、OCRで契約書情報を読み取るため、正確に契約書情報を管理できるでしょう。
さらに、契約書情報の一元管理が可能になるため、アプリ間の移動を減らせます。
また、Microsoft Teamsに通知することで、契約書情報の共有が容易になるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを介して契約書を受信し、Yoomが提供するOCR機能を組み合わせて契約書を読み取ることで実現できます。
また、kintoneが提供するAPIを通じて、契約書情報をkintoneのレコードに追加し、Microsoft TeamsのAPIを利用して通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Googleフォーム・Google Drive・kintone・Microsoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズです。
まず、Googleフォームのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
検索機能を活用するか、一覧からGoogleフォームを探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Googleフォームにログインしてください。
次に、Google Driveのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、Google Driveを一覧から探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインしてください。
次に、kintoneのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、kintoneを選択してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
こちらからマイアプリ登録の設定方法を確認してください。
次に、Microsoft Teamsのマイアプリ登録を行いましょう。
こちらも同じように、Microsoft Teamsを選択します。
以下の画面が表示されるので、Microsoft Teamsにログインしてください。
Googleフォーム・Google Drive・kintone・Microsoft Teamsがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、Googleフォームの設定を行うので、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
今回は例として以下のようなフォームを使用します。
任意で設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」をクリックしてください。
アウトプットを確認して取得したい項目がない場合は、こちらを参照して設定を行います。
すべて設定できたら、「保存」をクリックしましょう。
続いて、Google Driveに契約書をダウンロードする設定を行うので、「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の注意事項を確認しましょう。
ファイルの容量制限はこちらを確認してください。
次に、「ファイルID」を設定しましょう。
GoogleフォームのアウトプットからIDを選択します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、契約書から文字を読み取る設定を行うので、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRは一部有料プランのみ利用可能な機能です。
他のプランは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
確認できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項をご覧ください。
次に、以下の設定を行います。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、kintoneに契約書情報を追加する設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
続いて、kintoneの画面に移動してテスト用に契約書情報を設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「アプリID」を設定してください。
枠内をクリックすると、候補が表示されるので該当するIDを選択します。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
こちらには、kintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから該当する項目を選択してください。
他の項目も同じように設定を行いましょう。
全項目の設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「チームID」を設定しましょう。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択します。
「チャネルID」も同様に設定してください。
次に、「メッセージ」を設定します。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから通知したい項目を選択しましょう。
以下は例ですので、お好みで設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもGoogleフォーム・kintone・Microsoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取り、kintoneへ追加し、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
こちらは領収書を自動でデータ管理し、通知できるため、作業負担を大幅に軽減できます。
OCRで領収書を読み取るため、正確なデータ管理を実現できます。
2.kintone上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信するフローです。
Chrome拡張機能を活用すると、kintoneのWebサイトから自動化を起動できます。
RPAを使用するため、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。
3.kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
「確認済み」や「完了」などステータスの更新をトリガーにMicrosoft Teamsに通知可能です。
ステータス更新後にデータを確認したい方におすすめです。
契約書登録作業を自動化すれば、今まで作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができるかもしれません。
たとえば、Googleフォームで契約書ファイルを受け取り、OCRで契約書データを取得してkintoneに登録し、Microsoft Teamsに通知する自動化を導入することで実現可能です。
これにより、契約書を受け取るたびに、手動で登録する必要がなくなるでしょう。
特に、契約書の枚数が多ければ多いほど負担も大きくなりますが、自動化により負担を軽減できます。
契約書情報を紙やデータで複数管理していると、紛失してしまったり、データの管理が難しくなるでしょう。
たとえば、部門ごとに異なる状態で管理していると、契約書の確認がしにくくなります。
そこで、Googleフォームに契約書ファイルが送信されたら、自動的にkintoneに登録することで、契約書情報の一元管理が可能です。
これにより、管理のバラつきを防止し、異なるシステムを立ち上げたり、移動したりする必要がなくなるでしょう。
契約書情報の登録が遅れる原因の一つとして、担当者が契約書提出に気づいていないことが挙げられます。
たとえば、営業担当者が契約書を提出して法務部が気づかずに、登録が遅れるといったケースです。
この問題を解決するためには、Googleフォームを活用し、契約書情報の登録を自動化することが有効です。
これにより、対応の漏れや遅れを防止でき、スムーズに処理できるでしょう。
また、Microsoft Teamsに自動通知することで、契約書情報の登録を把握しやすくなります。
契約書の管理を効率化するためには、手作業を省くことが重要です。
自動化を導入すれば、手作業が不要になるため、データ管理がスムーズになるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。
さらに、契約書情報の一元管理が可能になるため、異なるシステムを移動する必要がなくなります。
これにより、契約書の紛失やメンバーごとでの管理のバラつきもなくなるでしょう。
また、登録漏れを防止できるため、契約書の保管や通知がスピーディーに行われます。
