Googleフォームに送信されたファイルを、Google DriveからBoxに手動で保存する作業って面倒ですよね。
こんな方におすすめ
Googleフォームでファイルを受け付け、Boxで管理をしている方。
GoogleフォームとBoxでの業務効率化を考えている方。
Googleフォームで受信したファイルを自動でBoxに保存したい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする 」方法を紹介します。
[Yoomとは]
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする方法 この方法は、Googleフォームでファイルが送信されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、Boxが提供するAPIを用いてBoxにファイルを保存することで実現が可能です。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Googleフォーム、Google Drive、Boxをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定、その後に続くGoogle DriveとBoxの設定
トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちら
ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Boxをマイアプリ連携 Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Googleフォーム、Google Drive、Boxを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Googleフォームの場合＞
・上記でサインインをし、下記画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google Driveの場合＞
・上記でサインインをし、下記画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Boxの場合＞
・上記でログインをし、下記画面で「Grant access to Box」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.Googleフォーム、Google Drive、Boxを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のテンプレートを開きます。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2：トリガーとなるGoogleフォームの設定 フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする」をクリックします。
2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
5.テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。こちら こちら
ステップ3：Google Driveからファイルをダウンロードする設定 1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。
2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
3.ファイルIDを設定し、テストを行います。
4.テストが成功したら、保存します。
ステップ4：Boxにファイルを保存する設定 1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。
2.Boxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
3.ファイル名、格納先フォルダのコンテンツIDを設定し、テストを行います。
4.テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにファイルが保存されます。
5.トリガーをONにすると、以降はGoogleフォームにファイルが送信されるたび、自動でBoxのフォルダに保存されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちら
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
GoogleフォームやBoxを使ったその他の自動化例 本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GoogleフォームとBoxを連携した自動化例
Googleフォームの内容からGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelで書類を作成してBoxに保存することもできます。
Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してBoxに格納する
試してみる
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
Googleフォームを活用した自動化例 Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する
Googleフォームで回答が送信されたらSlackやChatworkなどに自動で通知します。
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
Googleフォームで回答が送信されたらChatworkに通知
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する
試してみる
Googleフォームに回答があったらカレンダーに予定を追加する
Googleフォームに回答があったら、GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を自動で追加します。
Googleフォームの回答内容をGoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で同期する
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
試してみる
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録する
試してみる
Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する
Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。
Googleフォームで登録された情報をTrelloに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
Boxを活用した自動化例 データベースにレコードが追加されたらBoxにフォルダを作成する
Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Boxに専用フォルダを自動で作成します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成
試してみる
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
メールで受信した書類をBoxに保存する
GmailやOutlookなどで受信した書類をBoxに自動で保存します。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
試してみる
ワークフローで承認された書類をBoxへ保存する
ジョブカン経費精算・ワークフローなどで承認された書類をBoxに自動で保存します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォーム・Box・Google Driveを連携するメリットと具体例 メリット1: 手動作業削減による業務効率化 Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveからBoxへ手動で保存する作業は、手間がかかりますよね。手作業が削減され業務効率の向上 が期待できます！
メリット2: ヒューマンエラーの削減 ファイルを手動でフォルダに保存する作業は、ヒューマンエラーが生じるリスクがあります。ヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理が可能に なるはずです！
メリット3: ファイル管理の一元化 Google DriveとBoxでファイルを管理する場合、ツール間で整合性が取れないことがあります。ツール間で同じファイルを保存できるようになり、管理負担が軽減 するはずです！
まとめ GoogleフォームとGoogle Drive、Boxを連携することで、ファイル保存の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
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