Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする方法

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2：トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはGoogleフォームにファイルが送信されると、トリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。Boxにファイルをすぐ保存したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するにはJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法は、こちらやこちらのヘルプページを確認してください。

ステップ3：Google Driveからファイルをダウンロードする設定

1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、ファイルごとに変わるIDを動的に反映できます。

4.テストが成功したら、保存します。

ステップ4：Boxにファイルを保存する設定

1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。

2.Boxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイル名、格納先フォルダのコンテンツIDを設定し、テストを行います。
※ファイル名は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から動的に反映したい項目を設定できます。拡張子は直接入力します。また、定型文を入力することもできます。
※ファイルの添付方法はデフォルトで設定されています。

4.テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにファイルが保存されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogleフォームにファイルが送信されるたび、自動でBoxのフォルダに保存されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

GoogleフォームやBoxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

GoogleフォームとBoxを連携した自動化例

Googleフォームの内容からGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelで書類を作成してBoxに保存することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する

Googleフォームで回答が送信されたらSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Googleフォームに回答があったらカレンダーに予定を追加する

Googleフォームに回答があったら、GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を自動で追加します。

Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する

Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。

Boxを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたらBoxにフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Boxに専用フォルダを自動で作成します。

メールで受信した書類をBoxに保存する

GmailやOutlookなどで受信した書類をBoxに自動で保存します。

ワークフローで承認された書類をBoxへ保存する

ジョブカン経費精算・ワークフローなどで承認された書類をBoxに自動で保存します。

Googleフォーム・Box・Google Driveを連携するメリットと具体例

メリット1: 手動作業削減による業務効率化

Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveからBoxへ手動で保存する作業は、手間がかかりますよね。
この連携を利用すれば、Googleフォームで送信されたファイルを自動で保存できるため、手作業が削減され業務効率の向上が期待できます！
例えば、領収書のデータをGoogleフォームで収集してBoxに保存する場合、経費申請が多い時期は処理する担当者は手一杯になりますよね。
そのため、自動でファイルが保存されれば、担当者の負担が軽減し、業務の効率化を図れるはずです。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

ファイルを手動でフォルダに保存する作業は、ヒューマンエラーが生じるリスクがあります。
異なるフォルダにファイルを保存してしまうことや、ファイルの保存が漏れてしまうことがあると、余計な修正作業が必要になりますよね。
自動でファイルがBoxに保存されれば、ヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理が可能になるはずです！
例えば、経費に関わるファイルを間違ったフォルダに保存してしまうと、決算時に必要なファイルを見つけるのに時間がかかってしまいます。
人為的ミスは、業務の進行を妨げることがあるため、連携によりヒューマンエラーを防止すれば、スムーズに決算処理ができるのではないでしょうか。

メリット3: ファイル管理の一元化

Google DriveとBoxでファイルを管理する場合、ツール間で整合性が取れないことがあります。
Google Driveに保存されているファイルがBoxに保存されていない場合、確認作業が発生して時間がもったいないですよね。
ツール同士を連携することで自動でファイルの保存ができれば、ツール間で同じファイルを保存できるようになり、管理負担が軽減するはずです！
例えば、複数の業務に対応する担当者の場合、Googleフォームが回答されてからBoxにファイルを保存するまでにタイムラグが生じてしまいます。
タイムラグがあると、関係者から問い合わせが発生してしまいますが、自動でファイルが保存されれば、こうした確認作業の削減につながるはずです。

まとめ‍

GoogleフォームとGoogle Drive、Boxを連携することで、ファイル保存の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者の負担が軽減や、業務効率の向上が期待できます！
さらに、ファイルを一元管理できるようになり、フォルダの管理負担の軽減にもつながるはずです。
3つのツールの連携は、Yoomを利用すればノーコードで実現でき、本記事で紹介した手順に沿って設定すれば、専門的な知識がなくても簡単に導入できますよ。
この機会に、ファイル保存の業務プロセスを見直し、より効率的な働き方を目指してみてくださいね。