GoogleフォームとBoxを連携して、Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする方法

ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Boxをマイアプリ連携

Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Googleフォーム、Google Drive、Boxをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Googleフォームの場合＞

・上記でサインインをし、下記画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Google Driveの場合＞

・上記でサインインをし、下記画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Boxの場合＞

・上記でログインをし、下記画面で「Grant access to Box」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.Googleフォーム、Google Drive、Boxを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のテンプレートを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2：トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはGoogleフォームにファイルが送信されると、トリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。Boxにファイルをすぐ保存したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するにはJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。アウトプットの追加方法は、こちらやこちらのヘルプページで解説しています。

ステップ3：Google Driveからファイルをダウンロードする設定

1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイルIDを設定し、テストを行います。
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、ファイルごとに変わるIDを動的に反映できます。

4.テストが成功したら、保存します。

ステップ4：Boxにファイルを保存する設定

1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。

2.Boxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ファイル名、格納先フォルダのコンテンツIDを設定し、テストを行います。
※ファイル名は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から動的に反映したい項目を設定できます。拡張子は直接入力します。また、定型文を入力することもできます。
※ファイルの添付方法はデフォルトで設定されています。

4.テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにファイルが保存されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogleフォームにファイルが送信されるたび、自動でBoxのフォルダに保存されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Boxを使ったその他の自動化例

他にもBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する

Boxにファイルがアップロードされたことを、Google Chatに自動通知できます。
この連携によりファイルのアップロード完了をスムーズに通知できるため、メンバー間の連携が強化されるでしょう。

2.Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する

Salesforceに取引先を登録したら、Boxに自動で専用フォルダを作成できます。
この連携によりフォルダ作成時の手間や人為的ミスを防ぎ、業務効率の向上が期待できます。

3.Zoomでミーティングが終了したらboxに保存する

Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得し、専用フォルダを作成後、自動でファイルを保存できます。
これにより、レコーディングファイルの登録作業が削減され、スムーズにミーティング後の業務に着手できるでしょう。

まとめ‍

GoogleフォームとGoogle Drive、Boxを連携することで、ファイル保存の手間を削減し、ヒューマンエラーの防止が可能になります。
これにより、担当者の負担が軽減され、業務効率の向上が期待できます。
さらに、ファイルを一元管理できるようになり、フォルダの管理負担が軽減されるでしょう。
3つのツールの連携は、Yoomを利用すればノーコードで実現でき、本記事で紹介した手順に沿って設定すれば、専門的な知識がなくても簡単に導入できます。
この機会に、ファイル保存の業務プロセスを見直し、より効率的な働き方を目指してみてはいかがでしょうか。