Googleフォームに送信されたファイルを、Google DriveからBoxに手動で保存する作業って面倒ですよね。
こんな方におすすめ
Googleフォームでファイルを受け付け、Boxで管理をしている方。
GoogleフォームとBoxでの業務効率化を考えている方。
Googleフォームで受信したファイルを自動でBoxに保存したい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方 ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする 」方法を紹介します。
[Yoomとは]
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする方法 この方法は、Googleフォームでファイルが送信されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、Boxが提供するAPIを用いてBoxにファイルを保存することで実現が可能です。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Googleフォーム、Google Drive、Boxをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定、その後に続くGoogle DriveとBoxの設定
トリガーボタンをONにして、連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちら
ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Boxをマイアプリ連携 Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomに連携させるため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Googleフォーム、Google Drive、Boxを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Googleフォームの場合＞
・上記でサインインをし、下記画面でボックスにチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Google Driveの場合＞
・上記でサインインをし、下記画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Boxの場合＞
・上記でログインをし、下記画面で「Grant access to Box」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.Googleフォーム、Google Drive、Boxを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のテンプレートを開きます。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方 ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ2：トリガーとなるGoogleフォームの設定 フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする」をクリックします。
2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定し、テストを行います。
5.テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。こちら こちら
ステップ3：Google Driveからファイルをダウンロードする設定 1.「アプリと連携する ファイルをダウンロードする」をクリックします。
2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
3.ファイルIDを設定し、テストを行います。
4.テストが成功したら、保存します。
ステップ4：Boxにファイルを保存する設定 1.「アプリと連携する ファイルをアップロード」をクリックします。
2.Boxと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
3.ファイル名、格納先フォルダのコンテンツIDを設定し、テストを行います。
4.テストが成功すると、指定したBoxのフォルダにファイルが保存されます。
5.トリガーをONにすると、以降はGoogleフォームにファイルが送信されるたび、自動でBoxのフォルダに保存されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちら
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方 ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。 Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。
GoogleフォームやBoxを使ったその他の自動化例 本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
GoogleフォームとBoxを連携した自動化例
Googleフォームの内容からGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelで書類を作成してBoxに保存することもできます。
Googleフォームの内容からMicrosoft Excelで請求書を発行してBoxに格納する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた依頼内容から請求書を発行し、クラウドストレージに格納するといった作業は手間ですよね。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受けた依頼をもとに、手作業で請求書を発行しているご担当者の方 Microsoft ExcelとBoxを活用した書類管理業務を効率化したいと考えている方 請求書発行における手作業での転記ミスや、格納漏れなどのリスクをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答を起点に請求書発行から格納までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 入力内容の間違いや請求書の格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
Googleフォーム、Microsoft Excel、BoxをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した請求書を発行します。 オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した請求書を指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。 Microsoft Excelでの書類発行では、使用する請求書の雛形ファイルを指定し、フォームから取得した値を雛形に埋め込みます。 Boxへのファイルアップロードでは、アップロード先のフォルダやファイル名を、取得した値を用いて自由に設定できます。 ■注意事項
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、その内容を手作業で見積書に転記し、Boxに格納する業務に手間を感じていませんか。このプロセスは、入力ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、フォームへの回答内容を基に見積書を自動で作成し、指定したBoxフォルダへ直接格納することが可能になり、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームからの依頼内容を手作業で見積書に転記している営業担当者の方 見積書作成からBoxへの格納までの一連のフローを自動化し、工数を削減したい方 属人化しがちな見積書作成業務を標準化し、ミスのない体制を構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を起点に見積書の自動作成とBoxへの格納までを完結できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるので、入力内容の間違いやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォーム機能の「フォームに回答が送信されたら」を設定し、自動化の対象としたいフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームから取得した回答内容を基に見積書を発行します。 最後に、オペレーションでBox機能の「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを格納したいフォルダを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームから取得した回答内容を後続のオペレーションで正しく利用するために、各回答項目の値をアウトプットとして設定してください。 書類発行の元となるため、Google スプレッドシートで見積書の雛形テンプレートをあらかじめ作成し、準備しておいてください。
Googleフォームを活用した自動化例 Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する
Googleフォームで回答が送信されたらSlackやChatworkなどに自動で通知します。
Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、関係者に都度共有するのは手間ではありませんか？手作業での共有は、対応の遅れや情報共有の漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できるため、情報の共有を迅速かつ確実に行い、対応の質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた回答を、Slackで迅速にチームへ共有したい方 手作業での情報共有に手間を感じており、通知の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 フォームの回答内容をもとにした、次のアクションへの移行を迅速化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに回答があると自動でSlackに通知が飛ぶため、手動で確認・共有する手間と時間を削減できます。 手作業による共有漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomに連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を任意のチャンネルに通知するようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackへの通知先は、任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Googleフォームで回答が送信されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで回答が送信されたら、Chatworkの任意のルームに通知します。
投稿先のチャンネルやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・ GoogleフォームとChatworkをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
・テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
・「メッセージを送る」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のルームやメッセージ内容を設定してください。
■注意事項
・Googleフォーム、Chatworkそれぞれとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
Googleフォームに回答があったら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGoogle Chatを併用しているチーム
・Googleフォームでアンケートや申請を受け付けており、回答をリアルタイムでGoogle Chatに通知したい方
・回答内容をチームで共有し、迅速な対応や議論を促したい方
・手作業での通知や情報共有の手間を省きたい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行っている個人
・自分のGoogleフォームに回答があったことを、Google Chatで受け取りたい方
・回答内容をすぐに確認し、必要なアクションを取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能になります。
・回答内容をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的な対応に繋がります。
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちら をご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームに回答があったらカレンダーに予定を追加する
Googleフォームに回答があったら、GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を自動で追加します。
Googleフォームの回答内容をGoogleカレンダーとGaroonカレンダーに自動で同期する
試してみる
■概要
Googleカレンダーに予定が登録されたら、自動的にGaroonのカレンダーにも予定を追加するフローです。
Googleカレンダーの登録情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGaroonのカレンダーにも予定が登録されるので、情報の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに予定情報の回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームの回答が送信されたら、Garoonに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleフォームとGaroonを併用しているチーム
・Googleフォームでイベント参加申し込みや面談予約を受け付けており、その情報をGaroonのスケジュールに自動で登録したい方
・手作業でのスケジュール登録の手間を省きたい方
・GoogleフォームとGaroonの情報を連携させ、スケジュール管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をGaroonのスケジュールに手動で転記する手間を省くことができ、大幅な作業時間の短縮に繋がります。
・回答内容に基づいて自動でGaroonに予定が登録されるため、ダブルブッキングすることを防ぎスケジュール管理を効率化することができます。
・Googleフォームの回答内容がGaroonに自動で登録されるため、チームメンバー間での情報共有がスムーズになります。
・予約受付からスケジュール登録までを自動化することで、顧客への対応時間を軽減して顧客満足度の向上に貢献します。
■注意事項
・Googleフォーム、GaroonのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで送信された内容をタスクツールに登録する
Googleフォームで送信された内容をタスクとしてTrelloやAsanaなどに自動で登録します。
Googleフォームで登録された情報をTrelloに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などを、都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの回答が寄せられる場合、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた情報をTrelloでタスク管理しているご担当者様 フォームからの依頼を手作業でTrelloに転記する作業に手間を感じている方 フォームとタスク管理ツールの連携を自動化し、業務効率化を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにカードが作成されるよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。 Trelloでカードを作成するオペレーションでは、カードを追加したいボードやリストを任意で設定できます。また、カードのタイトルや説明欄にGoogleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することも可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方 フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。 Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」 を参照ください。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Boxを活用した自動化例 データベースにレコードが追加されたらBoxにフォルダを作成する
Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Boxに専用フォルダを自動で作成します。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとBoxを連携させる手作業に手間を感じている方 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いなどを防ぎたい方 繰り返し発生する定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をきっかけにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成忘れや、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとにフォルダを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを元のシートに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定（行が追加されたら）では、監視対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意のものに設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定する際に、更新対象のレコードを特定するための条件や、更新後に反映させたい値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、BoxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたらboxにフォルダを作成
試してみる
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、box内に新たにフォルダを自動的に作成します。
フォルダ名はkintone内に登録されている情報を元にカスタマイズ可能です。
これにより、プロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ構造を簡単に実現できます。
■設定方法
・ kintone、boxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「レコードが登録されたら」というトリガー内で取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
・boxの「フォルダを作成」というオペレーションで、kintoneから取得した情報を元にフォルダ名や親フォルダの設定を行ってください。
■注意事項
・kintoneのアプリにboxフォルダ作成に必要な情報が登録されている必要があります。
・kintoneにレコードを登録してからフローボットが起動するまでに多少のタイムラグが発生します。
・kintone、boxそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。
Notionにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionに新しくページが作成または更新されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
フォルダ名は任意の値に置き換えることができます。
Notionとboxを連携することで、新しく作成・更新されたページを自動的にboxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Notion、boxそれぞれとYoomを連携してください。
・フォルダの作成先やフォルダ名などを任意の値に変更することが可能です。
メールで受信した書類をBoxに保存する
GmailやOutlookなどで受信した書類をBoxに自動で保存します。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方 Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。 OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。 Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や契約書といった書類の管理に、手間を感じていませんか。添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更してBoxに格納する一連の作業は、件数が増えるほど大きな負担になりがちです。このワークフローは、メールで受け取った書類をOCRが自動で読み取り、その内容に基づいたファイル名でBoxに格納するため、こうした手作業による定型業務を効率化し、本来の業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書や申込書などの管理に手間を感じている経理や営業事務の方 書類のファイル名を手作業で変更し、一つひとつBoxに格納している方 定期的に発生する書類管理業務の抜け漏れや、命名ミスを防止したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに書類が添付されたメールが届くと、内容の読み取りからBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。 手作業によるファイル名の変更やフォルダへの移動がなくなることで、命名規則の間違いや保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールを送る」アクションで生成されたアドレスにメールが送信されるとフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合にのみ後続の処理に進むよう条件を指定します。 続けて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで添付されたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、OCRで取得した情報をもとにファイル名を生成して指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガー機能では、後続の処理で利用するために、メールの件名や本文に特定のキーワードを含めるなど自由に設定が可能です。 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定してください。 OCR機能では、読み取り対象のファイルや、請求書番号や会社名といった抽出したい項目、使用するAIモデルなどを自由に設定できます。 Boxへのファイルアップロードでは、OCRで取得した情報などを組み合わせてファイル名を自動生成し、格納先のフォルダIDも任意で指定してください。 ■注意事項
BoxとYoomを連携してください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける
試してみる
■概要
「メールで受信したファイルをOCR・AI判定し、結果に応じてBoxのフォルダに振り分ける」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動的に処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
毎日大量のメールを受信し、その添付ファイルの整理に手間を感じているビジネスパーソンの方 ファイルの内容に基づいて自動的に整理・分類したいと考えているIT担当者の方 Boxを既に利用しており、ファイル管理をさらに効率化したいと考えているチームリーダーの方 OCRやAI技術を活用して業務の自動化を進めたい経営者の方 手作業でのファイル分類にミスが発生しやすく、正確な管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
添付ファイルの整理や内容確認の自動化により、時間と労力を節約できます。
ワークフローで承認された書類をBoxへ保存する
ジョブカン経費精算・ワークフローなどで承認された書類をBoxに自動で保存します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、手作業で申請書類をダウンロードしてBoxへアップロードしていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請書類の管理に手間を感じている経理担当者の方 承認後の書類を手作業でBoxにアップロードしており、ミスの発生に課題を感じている方 経費精算フロー全体のDXを推進し、業務の属人化を防ぎたいと考えている管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、自動でBoxに書類が保存されるため、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Boxへのアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとBoxをYoomに連携します。 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。 次に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」を設定し、承認された申請の情報を取得します。 続いて、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請に添付された書類をダウンロードします。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、申請フォームのIDを任意で設定してください。 ファイルの保存先として設定しているBoxは、ご利用の環境に合わせて他のクラウドストレージアプリに変更することが可能です。 ■注意事項
ジョブカン経費精算・ワークフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする
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■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、承認書類のPDFを都度ダウンロードし、Boxの所定のフォルダに手動でアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kickflowでの承認をトリガーに、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や管理部門の方 Boxを文書管理システムとして利用しており、手作業でのファイル保存をなくしたい方 申請・承認フローにおけるヒューマンエラーを防止し、業務を標準化したい責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
kickflowでの承認完了後、自動でBoxにPDFが保存されるため、書類のダウンロードやアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるアップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、証跡管理の信頼性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kickflowとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」アクションを設定し、kickflowから承認完了の通知を受け取れるようにします。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：承認完了）の場合のみ後続の処理に進むようにします。 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請書類のPDFファイルを取得します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、kickflowから受け取った情報をもとに「承認完了」のステータスの場合のみ処理を進めるなど、後続のオペレーションを動かす条件を任意で設定できます。 Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを任意で指定可能です。また、ファイル名も固定値だけでなく、kickflowから取得した申請情報（変数）を組み合わせて設定できます。 ■注意事項
kickflow、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してBoxにアップロードする
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■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してBoxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか？ この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をきっかけに、帳票の出力からBoxへのファイルアップロードまでを完全に自動化し、書類管理の効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローでの承認後、手作業で帳票の出力や管理を行っている方 Boxへのファイル格納を手動で行っており、格納漏れやミスをなくしたい方 申請・承認から書類保管まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローでの承認完了をトリガーに、帳票の出力とBoxへのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます 手動でのファイル操作が不要になるため、帳票のアップロード漏れや格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとBoxをYoomと連携します 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力された帳票ファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローのトリガー設定では、任意の経絡の承認時にWebhook通知されるように設定してください Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください ■注意事項
コラボフロー、BoxのそれぞれとYoomを連携してください ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください
Googleフォーム・Box・Google Driveを連携するメリットと具体例 メリット1: 手動作業削減による業務効率化 Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveからBoxへ手動で保存する作業は、手間がかかりますよね。手作業が削減され業務効率の向上 が期待できます！
メリット2: ヒューマンエラーの削減 ファイルを手動でフォルダに保存する作業は、ヒューマンエラーが生じるリスクがあります。ヒューマンエラーを防ぎ、正確なファイル管理が可能に なるはずです！
メリット3: ファイル管理の一元化 Google DriveとBoxでファイルを管理する場合、ツール間で整合性が取れないことがあります。ツール間で同じファイルを保存できるようになり、管理負担が軽減 するはずです！
まとめ GoogleフォームとGoogle Drive、Boxを連携することで、ファイル保存の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
