Googleフォームの回答を受信したらGoogleカレンダーに自動追加してzoomのミーティングを自動作成する方法

ステップ1：GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

まずはGoogleフォーム、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Zoomをマイアプリに連携します。

Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側にある「新規接続」からマイアプリ連携を行います。

【Googleフォームとのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補からGoogleフォームアプリを選択します。
下記の画面になったら、「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。

【Googleカレンダーのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleカレンダーを検索し、表示された候補からGoogleカレンダーアプリを選択します。
下記の画面になったら、「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。

【Googleスプレッドシートのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleスプレッドシートを検索し、表示された候補からGoogleスプレッドシートアプリを選択します。
下記の画面になったら、「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントを選択してください。

【Zoomのマイアプリ連携】
検索窓でZoomを検索し、表示された候補からZoom（OAuth）アプリを選択します。

次に、「Client ID」と「Client Secret」を入力して、連携します。
※「Client ID」と「Client Secret」の確認方法はこちらをご確認ください

マイアプリにGoogleフォーム、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Zoomが表示されれば、登録完了です！
以下のフローボットのテンプレートをコピーして、自動化設定を進めていきましょう。

ステップ2：Googleフォームのトリガーを設定

Googleフォームのトリガーを設定していきましょう。

下記の画面から、以下の設定をして「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Googleフォームを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「フォームに回答が送信されたら」を選択します

次に、API接続の設定を行います。

トリガーの起動間隔、連携するGoogleフォームのIDを設定してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定が完了したら 「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

ステップ3：Googleカレンダーアプリと連携

最初に、Googleカレンダーに予定を作成するためのデータベースとなる、Googleスプレッドシートのアクションを設定します。

まずはレコードの追加について設定していきます。
下記の画面から、以下の設定をしましょう。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・データベースのアプリ：Googleスプレッドシートを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいGoogleアカウントを選択します
・実行アクション：「レコードを追加する」を選択します

次に、データベースの連携をしていきましょう。以下の設定をしていきます。
・スプレッドシートID：連携するGoogleスプレッドシートを候補から選択します
・スプレッドシートのタブ名：連携するスプレッドシートのタブを候補から選択します
・テーブル範囲：レコードを追加するアクションのテーブル範囲を指定してください
※テーブル範囲の指定について、詳しくはこちらをご参照ください

次に、データベース操作の詳細を設定していきます。
Googleスプレッドシートに追加する値を、Googleフォームから取得したアウトプットを引用することで、フォームの回答に合わせたデータをGoogleスプレッドシートに追加することができます。

設定が完了したら 「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

レコード追加について設定が完了したら、「値を取得する」について設定していきます。

Googleカレンダーには、ミーティングの終了時間の設定が必要なため、Googleフォームで開始時間しか取得していない場合は、Google スプレッドシートを経由して、ミーティング開始の30分や1時間後の終了時間を算出して値を取得する必要があります。
ここでは、ミーティング終了時間の値を取得する為の設定を進めていきます。

下記の画面から、以下の設定をし、「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Googleスプレッドシートを選択します
・連携アカウト情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「値を取得する」を選択します

次に、API接続の設定を行います。
下記の画面から、以下の設定をしましょう。
・スプレッドシートのID：連携するスプレッドシートを候補から選択します
・シート名：連携するスプレッドシートのシート名を候補から選択します
・範囲：スプレッドシートから取得したい情報の範囲を指定します^{※ここでは、スプレッドシートの「ミーティング終了時間」のセルを指定しましょう
‍}・方向：複数のセルの値を取得する場合、「行方向」の値を取得するのか、「列方向」の値を取得するのか選択してください
^{※取得する値は「同一行」または「同一列」である必要があります}

設定が完了したら 「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

続いて、Googleカレンダーに自動で予定を作成する為、Googleカレンダーアプリと連携していきます。

下記の画面から、以下の設定をして「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Googleカレンダーを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいGoogleアカウントを選択します
・アクション：「予定を作成」を選択します

次に、API接続の設定を行います。
ここではカレンダーに新しく予定を登録する為に使用するデータの指定をしていきます。

各項目について、以下の設定をしていきましょう。
・カレンダーID：予定を登録するGoogleカレンダーのアカウントのメールアドレスを入力します
・予定のタイトル：Googleカレンダーに登録する予定のタイトルを入力します

・予定の開始日：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して開始日を設定します

・予定の開始時間：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して開始時間を設定します

・予定の終了日：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して終了日を設定します
今回は、面談は翌日までかかる予定ではないと思うので、予定開始日と同じ日付になるよう指定しています。

・予定の終了時間：Googleスプレッドシートから取得した終了時間をアウトプットを引用して設定します

・予定の説明：Googleカレンダーの予定の説明欄に入力する文章を設定します
テンプレートの文章とアウトプットの引用を活用することで、各予定に合わせた説明を設定することができます。

・参加者のメールアドレス：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して設定します

・主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか：「許可する」か「許可しない」かを設定します
チームで予定の変更ができるようにする場合は「許可する」を選択し、予定の変更は担当者のみが行う場合は「許可しない」を選択すると良いと思います。

設定が完了したら 「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。‍

ステップ4：Zoomミーティングの自動作成を設定

次に、Zoomミーティングの自動作成について設定します。
下記の画面から、以下の設定をして「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更が可能です
・アプリ：Zoom（OAuth）を選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「ミーティングを作成」を選択します

次に、API接続の設定を行います。
各項目について、以下の設定をしていきましょう。
・メールアドレス：ミーティングを作成するzoomアカウントのメールアドレスを設定します
・トピック：ミーティングのタイトルを指定します
・パスワード：必要に応じて設定してください

・会議の説明：テンプレートの文章とアウトプットの引用を活用することで、各ミーティングに合わせた説明を設定することができます。

・日付：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して日付を設定します

・開始時刻：Googleフォームから取得したアウトプットを引用して開始時刻を設定します

・会議時間：会議にかかる想定時間を設定します
※1時間であれば「60」など、分単位で入力してください

設定が完了したら 「テスト」を実行し、成功したら保存しましょう。

全ての設定が完了したら、トリガーを「ON」にして動作確認をしましょう。

設定お疲れ様でした！
ぜひ活用して、業務効率アップを体感してみてくださいね。

今回使用したフローボットのテンプレートはこちら！

Googleフォーム・Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあります！
いくつか紹介しますので、ご参照ください。

1.Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、メールを送る‍

Googleフォームに回答が送信されたら、Googleカレンダーに予定を追加し、メールを送るフローです。
フォームの回答のみで、カレンダー追加からメール送信まで一貫して自動化でき、迅速な顧客対応が可能になります。

2.Googleフォームに回答があったらGoogle Chatに通知する‍

Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームに新しい回答が送信された直後にGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能となり、チームメンバー間での情報連携がスムーズになることで、効率的な対応が期待できます。

3.Googleフォームでお問い合わせがあったら回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知する‍

Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームで受け付けたお問い合わせに対し、手動で回答を作成して対応をするのは時間がかかりますが、自動化することで担当者の負担が減り、他の業務に時間を費やせます。

まとめ

Googleフォーム、Googleカレンダー、Zoomの連携は、業務の効率化と正確性を向上させる一助となるツールです。
Googleフォームを使った新しいデータの追加が自動で反映されるため、フローを定期的にチェックし、問題が発生していないかを確認してくださいね！
各ツールを連携して自動化するとなると、難しいプログラミング知識が必要となりますが、Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に自動化が実現できます。これにより、手動での入力作業の手間を省き、業務の生産性を高めることが期待され、結果として業務効率化にもつながります。
ぜひ、日常業務に取り入れて、効率的な業務運営を実感してみてくださいね。