人事や総務の方にとって契約書作成業務は重要な業務の一つだと思います。
しかし手動で作成している場合、入力作業が発生し、手間と労力がかかってしまいますよね。
そこでGoogleフォームやクラウドサインを連携して「Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで自動送付」してみるのはいかがでしょうか？
契約書作成を自動化できれば、入力にかかる時間を短縮が可能になるため、業務を円滑に行うことができるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボット作成ができます！
その詳しい連携方法も解説していきますので、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- Googleフォームやクラウドサインを活用していて、契約業務を自動化したい方
- 契約書の作成・送付フローを自動化して、手動の削減とミスを防止したい方
- ITツールやAPI連携を通じて業務効率化に興味がある方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する」方法をご紹介します。
Googleフォームに追加した内容をクラウドサインで契約書に反映する方法
このフローボットを活用することで、手作業で契約書を作成する業務を自動化できます。
これにより、手動を削減できるため、手間と時間を短縮でき、人的エラーを防止できるでしょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
- GoogleフォームとクラウドサインとGoogleドキュメントのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションを設定
- トリガーをONにして動作をチェック
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
ステップ1:GoogleフォームとクラウドサインとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
まずはYoomとアプリを連携しましょう。
1.Googleフォームのマイアプリ登録
Yoomにログイン後、マイアプリを選択し新規接続をクリックしましょう。
その後、Googleフォームを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしてください。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
2.クラウドサインのマイアプリ登録
先ほどと同様に、Yoomのワークスペース左側のマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順でクリックしましょう。
アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
クラウドサインの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
3.Googleドキュメントのマイアプリ登録
今回、書類を発行する際にGoogleドキュメントを使用するため、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Googleドキュメントをクリックしましょう。
次に「Sign in with Google」をクリックしてください。
アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしましょう。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。
ステップ2:テンプレートをコピー
次に使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移動します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
すると、Yoomのワークスペースに画面が切り替わり、コピーできたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
ステップ3:Googleフォームのトリガーを設定
それではフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答がされたら」選択します。
設定したら、次へをクリックしましょう。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短が異なります。
フォームIDを入力してください。
設定ができたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、Googleフォームのアウトプットが取得できたら保存しましょう。
また、アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
ステップ4:Googleドキュメントのアクションを設定
次に「書類を発行する」をクリックしましょう。
1.書類の連携
タイトルは変更可能です。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveのフォルダID、出力ファイルIDを入力しましょう。
すべて入力できたら、「次へ」をクリックします。
2.置換条件の設定
置換後の文字列に、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
入力後、テストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ5:クラウドサインのアクション設定①
次に「書類を作成」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「書類の作成」を選択します。
すべてできたら、「次へ」をクリックしてください。
2.API接続設定
書類タイトルを入力しましょう。
その他、入力したい項目を設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ6:クラウドサインのアクション設定②
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類にファイルを添付」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。
2.API接続設定
書類IDには、書類作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。
ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「発行した書類」を選択します。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ7:クラウドサインのアクション設定③
次に「宛先の追加」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「宛先の追加」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
書類IDは書類作成のアウトプットから選択しましょう。
メールアドレスと宛先の名前は、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
設定したら、テストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ8:クラウドサインのアクション設定④
最後のステップになりました！
「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類の送信・リマインド」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
書類の作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。
設定したら、テストをクリックします。
テストが成功したら、保存してください。
保存したら、すべての設定ができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
以上でフローボットの作成が完了しました！
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Googleフォームとクラウドサインを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームとクラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
クラウドサインを活用した自動化例
クラウドサインで書類の締結が完了したら通知する
書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、作業の手間削減に寄与します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のChatworkチャンネルに通知します。
クラウドサインで締結が完了したらDiscordにメッセージを送信
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したらDiscordにメッセージを送信します
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得して格納する
書類締結後に証明書を取得し、自動でファイルを格納するので、、手作業による手間が省けると予想されます。
クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する
試してみる
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにファイルをアップロードするフローです。
別ツールから情報を引用してクラウドサインで契約書を送信する
登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を回避できるようになるでしょう。
Airtableからクラウドサインで契約書を送信する
試してみる
Airtableからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームの内容をもとに情報を更新する
スピーディに情報が更新されるため、チーム全体の情報共有が向上し、スムーズな業務運営が実現します。
Googleフォームの内容をもとにMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容をもとにMicrosoft Excelの情報を更新する」ワークフローは、情報管理の効率化に寄与します。
フォームの内容をもとにMicrosoft Excelで管理しているデータを更新できるので、作業効率が向上するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報収集を行っている方
・収集したデータをMicrosoft Excelで管理しているが、手動での更新に手間を感じている方
・収集した情報を迅速にMicrosoft Excelに反映させ、管理をスムーズに行いたいと考えている方
・業務の効率化を目指している方
・データの一貫性や正確性を維持しつつ、手動作業を減らしたいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答したら、WordPressで投稿を更新する
試してみる
■概要
このフローでは、Googleフォームを通じて収集したデータを自動的にWordPressの投稿として反映させることが可能です。この自動化によって、アンケートや問い合わせフォームで得られた情報を手動で入力する手間を省き、効率的にウェブサイトを更新できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して頻繁にデータを収集しているウェブサイト運営者の方
・WordPressでの投稿更新作業に時間を取られ、業務効率化を図りたいブロガーやコンテンツクリエイターの方
・データ入力の手間やヒューマンエラーを減らし、正確な情報発信を目指しているマーケティング担当者の方
・定期的にフォームデータを基に記事を更新する必要があるライターや編集者の方
・技術的な知識が少なくても、簡単に業務ワークフローを自動化したい初心者の方
■注意事項
・GoogleフォームとWordPressをそれぞれYoomと連携させてください。
Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
フォームへの送信だけでデータベースの情報が更新されるので業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みフォームを運用している方
・Googleフォームで収集したデータをkintoneに手動で登録している方
・データの転記作業に時間がかかり、運用効率を向上させたいと考えている方
・スピーディにデータを処理し、業務を迅速に進めたい方
・kintoneを活用して業務管理やデータベース運用を行っている企業
・業務の自動化を進めて、手動作業によるミスを減らしたい方
■注意事項
・GoogleフォームとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで送信されたファイルをアップロードする
自動的にアップロードされるため、ファイル管理の手間が減少し、他の業務に集中する時間を増やせそうです。
Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
・ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
・GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行して送付する
Googleフォームに入力された情報が迅速化つ自動でPDF化されるため、情報の正確性が高まり、ヒューマンエラーのリスクが減少するかもしれません。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してDiscrodに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してDiscrodに通知する」ワークフローは、書類作成作業と情報共有の迅速化に寄与します。
作業時間が短縮されるため、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや調査を行っている方
・Googleフォームで得たデータを迅速に整理し、共有したいと考えている方
・回答内容を元にPDFドキュメントを自動生成し、関係者に共有する必要がある方
・Discordをコミュニケーションツールとして利用している方
・チームでの情報共有をスピーディに行いたいと考えている方
・作業の効率化を図り、人為的なミスを減らしたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してGmailで送付する」ワークフローを利用すると、書類作成にかかる時間と労力が削減されます。
作業時間が短縮されるため生産性向上につながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータの収集を行っている方
・収集したデータをもとに迅速にレポートやドキュメントを作成したい方
・手動での書類作成に手間を感じている方
・Gmailを活用して連絡や情報共有を行っている方
・自動化されたフローを導入して業務のスピードアップを図りたい方
・事務作業をスムーズに進めたいと考えている方
■注意事項
・GoogleフォームとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してOutlookで送付する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してOutlookで送付する」ワークフローは、事務作業の効率化に寄与します。
作業負担を軽減して生産性向上を図りたい方におすすめです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや調査を実施している方
・Googleフォームの回答を迅速に整理し、PDF文書として保存したい方
・作成したPDFをスピーディに関係者に共有したい方
・業務でOutlookを利用している方
・手動でのメール送付を減らし、業務効率を上げたいと考えている方
・回答内容の整理と共有を自動化し、迅速な意思決定をサポートしたい方
■注意事項
・GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームとクラウドサインの連携メリットと具体例
メリット1:手作業を自動化できる
Googleフォームとクラウドサインを連携すれば、契約書作成から送付までのフローを自動化できるので、手動で作成する手間と時間を短縮できそうです。
例えば、有期雇用者の契約書を発行するとしましょう。
手動の場合、都度作成する必要があり、手間だと感じることがあるかもしれません。
そこで契約書作成フローを自動化すれば、手作業に比べて作業時間が短縮できるでしょう。
結果的に、他の重要な業務に時間を活用できるため、作業効率の向上が期待できます。
メリット2:ミスを軽減できる
手作業で契約書を作成していると、作成ミスや漏れが発生するかもしれません。
例えば、多数の新入社員が入社するとしましょう。
手動で作成していると、「作成し忘れた」「氏名の記載ミスがあった」などのリスクが考えられます。
自動化できれば、そのようなヒューマンエラーを防止できるため、業務の効率向上に繋がりそうです。
メリット3:契約状況を可視化できる
契約書の作成のプロセスがクラウドサインで確認できます。
これにより、履歴が確認しやすくなるため、契約管理の透明性が向上するでしょう。
例えば、契約内容に不備があったとしましょう。
Googleフォームとクラウドサインを連携していれば、状況を素早く把握することができるため、トラブル時の原因特定や対応が行いやすくなるでしょう。
どのような状況でも、業務を円滑に進めることができるため、チームの生産性向上が期待できるかもしれません。
まとめ
Googleフォームとクラウドサインの連携によって契約書作成を自動化できるため、入力作業を減らし、人的ミスを軽減できるでしょう。
また、契約状況を確認しやすくなるため、業務をスムーズに進めることが可能になります。
Yoomを使用すれば、プログラミング不要でアプリ連携やフローボット作成が可能です。
テンプレートを活用すれば、より簡単な操作で設定できるため、初心者でもチャレンジしやすいです。
この機会にGoogleフォームとクラウドサインを連携し、契約書作成フローを自動化してみませんか？
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