Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する方法

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する」方法をご紹介します。

Googleフォームに追加した内容をクラウドサインで契約書に反映する方法

このフローボットを活用することで、手作業で契約書を作成する業務を自動化できます。
これにより、手動を削減できるため、手間と時間を短縮でき、人的エラーを防止できるでしょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。

• GoogleフォームとクラウドサインとGoogleドキュメントのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションを設定
• トリガーをONにして動作をチェック

Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！

ステップ1:GoogleフォームとクラウドサインとGoogleドキュメントをマイアプリ連携

まずはYoomとアプリを連携しましょう。

1.Googleフォームのマイアプリ登録

Yoomにログイン後、マイアプリを選択し新規接続をクリックしましょう。
その後、Googleフォームを選択します。

「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしてください。

「次へ」をクリックしましょう。

「続行」をクリックします。

これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。

2.クラウドサインのマイアプリ登録

先ほどと同様に、Yoomのワークスペース左側のマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順でクリックしましょう。

アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
クラウドサインの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

3.Googleドキュメントのマイアプリ登録

今回、書類を発行する際にGoogleドキュメントを使用するため、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Googleドキュメントをクリックしましょう。
次に「Sign in with Google」をクリックしてください。

アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしましょう。

「次へ」をクリックしてください。

「続行」をクリックしましょう。

これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピー

次に使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。

クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移動します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

すると、Yoomのワークスペースに画面が切り替わり、コピーできたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
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これでテンプレートをコピーできました。

ステップ3:Googleフォームのトリガーを設定

それではフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答がされたら」選択します。
設定したら、次へをクリックしましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短が異なります。
フォームIDを入力してください。
設定ができたら、テストをクリックしましょう。

テストが成功して、Googleフォームのアウトプットが取得できたら保存しましょう。
また、アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。

ステップ4:Googleドキュメントのアクションを設定

次に「書類を発行する」をクリックしましょう。

1.書類の連携

タイトルは変更可能です。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
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ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveのフォルダID、出力ファイルIDを入力しましょう。
すべて入力できたら、「次へ」をクリックします。

2.置換条件の設定

置換後の文字列に、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
入力後、テストをクリックしてください。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ5:クラウドサインのアクション設定①

次に「書類を作成」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「書類の作成」を選択します。
すべてできたら、「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

書類タイトルを入力しましょう。
その他、入力したい項目を設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ6:クラウドサインのアクション設定②

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類にファイルを添付」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

書類IDには、書類作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。

ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「発行した書類」を選択します。
設定したら、テストをクリックしましょう。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ7:クラウドサインのアクション設定③

次に「宛先の追加」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「宛先の追加」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

書類IDは書類作成のアウトプットから選択しましょう。

メールアドレスと宛先の名前は、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
設定したら、テストをクリックしてください。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ8:クラウドサインのアクション設定④

最後のステップになりました！
「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類の送信・リマインド」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

書類の作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。
設定したら、テストをクリックします。
テストが成功したら、保存してください。

保存したら、すべての設定ができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。

以上でフローボットの作成が完了しました！

Googleフォームとクラウドサインを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームとクラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

クラウドサインを活用した自動化例

クラウドサインで書類の締結が完了したら通知する

書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、作業の手間削減に寄与します。

クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得して格納する

書類締結後に証明書を取得し、自動でファイルを格納するので、、手作業による手間が省けると予想されます。

別ツールから情報を引用してクラウドサインで契約書を送信する

登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を回避できるようになるでしょう。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームの内容をもとに情報を更新する

スピーディに情報が更新されるため、チーム全体の情報共有が向上し、スムーズな業務運営が実現します。

Googleフォームで送信されたファイルをアップロードする

自動的にアップロードされるため、ファイル管理の手間が減少し、他の業務に集中する時間を増やせそうです。

Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行して送付する

Googleフォームに入力された情報が迅速化つ自動でPDF化されるため、情報の正確性が高まり、ヒューマンエラーのリスクが減少するかもしれません。

Googleフォームとクラウドサインの連携メリットと具体例

メリット1:手作業を自動化できる

Googleフォームとクラウドサインを連携すれば、契約書作成から送付までのフローを自動化できるので、手動で作成する手間と時間を短縮できそうです。
例えば、有期雇用者の契約書を発行するとしましょう。
手動の場合、都度作成する必要があり、手間だと感じることがあるかもしれません。
そこで契約書作成フローを自動化すれば、手作業に比べて作業時間が短縮できるでしょう。
結果的に、他の重要な業務に時間を活用できるため、作業効率の向上が期待できます。

メリット2:ミスを軽減できる

手作業で契約書を作成していると、作成ミスや漏れが発生するかもしれません。
例えば、多数の新入社員が入社するとしましょう。
手動で作成していると、「作成し忘れた」「氏名の記載ミスがあった」などのリスクが考えられます。
自動化できれば、そのようなヒューマンエラーを防止できるため、業務の効率向上に繋がりそうです。

メリット3:契約状況を可視化できる

契約書の作成のプロセスがクラウドサインで確認できます。
これにより、履歴が確認しやすくなるため、契約管理の透明性が向上するでしょう。
例えば、契約内容に不備があったとしましょう。
Googleフォームとクラウドサインを連携していれば、状況を素早く把握することができるため、トラブル時の原因特定や対応が行いやすくなるでしょう。
どのような状況でも、業務を円滑に進めることができるため、チームの生産性向上が期待できるかもしれません。

まとめ

Googleフォームとクラウドサインの連携によって契約書作成を自動化できるため、入力作業を減らし、人的ミスを軽減できるでしょう。
また、契約状況を確認しやすくなるため、業務をスムーズに進めることが可能になります。

Yoomを使用すれば、プログラミング不要でアプリ連携やフローボット作成が可能です。
テンプレートを活用すれば、より簡単な操作で設定できるため、初心者でもチャレンジしやすいです。

この機会にGoogleフォームとクラウドサインを連携し、契約書作成フローを自動化してみませんか？