人事や総務の方にとって契約書作成業務は重要な業務の一つだと思います。
しかし手動で作成している場合、入力作業が発生し、手間と労力がかかってしまいますよね。
そこでGoogleフォームやクラウドサインを連携して「Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで自動送付」してみるのはいかがでしょうか？
契約書作成を自動化できれば、入力にかかる時間を短縮が可能になるため、業務を円滑に行うことができるかもしれません。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボット作成ができます！
その詳しい連携方法も解説していきますので、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- Googleフォームやクラウドサインを活用していて、契約業務を自動化したい方
- 契約書の作成・送付フローを自動化して、手動の削減とミスを防止したい方
- ITツールやAPI連携を通じて業務効率化に興味がある方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとクラウドサインを使った契約業務に、手作業が多く発生している方
- 手作業による契約書の情報転記ミスや、送付遅延などの課題を解消したいと考えている方
- SaaS間の連携によって、契約締結に関わる一連の業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から契約書の作成、送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力内容の間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を差し込んだ契約書を作成します。
- 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」アクションを設定し、作成した書類をアップロードします。
- さらに、「宛先の追加」アクションでフォームから取得した宛先情報を設定します。
- 最後に、「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が完了した書類を自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- クラウドサインの各アクションでは、件名やメッセージなどに固定のテキストを設定したり、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する」方法をご紹介します。
Googleフォームに追加した内容をクラウドサインで契約書に反映する方法
このフローボットを活用することで、手作業で契約書を作成する業務を自動化できます。
これにより、手動を削減できるため、手間と時間を短縮でき、人的エラーを防止できるでしょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
- GoogleフォームとクラウドサインとGoogleドキュメントのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションを設定
- トリガーをONにして動作をチェック
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
ステップ1:GoogleフォームとクラウドサインとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
まずはYoomとアプリを連携しましょう。
1.Googleフォームのマイアプリ登録
Yoomにログイン後、マイアプリを選択し新規接続をクリックしましょう。
その後、Googleフォームを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしてください。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックします。
これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
2.クラウドサインのマイアプリ登録
先ほどと同様に、Yoomのワークスペース左側のマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順でクリックしましょう。
アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
クラウドサインの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
3.Googleドキュメントのマイアプリ登録
今回、書類を発行する際にGoogleドキュメントを使用するため、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Googleドキュメントをクリックしましょう。
次に「Sign in with Google」をクリックしてください。
アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしましょう。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。
ステップ2:テンプレートをコピー
次に使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとクラウドサインを使った契約業務に、手作業が多く発生している方
- 手作業による契約書の情報転記ミスや、送付遅延などの課題を解消したいと考えている方
- SaaS間の連携によって、契約締結に関わる一連の業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から契約書の作成、送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力内容の間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を差し込んだ契約書を作成します。
- 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」アクションを設定し、作成した書類をアップロードします。
- さらに、「宛先の追加」アクションでフォームから取得した宛先情報を設定します。
- 最後に、「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が完了した書類を自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- クラウドサインの各アクションでは、件名やメッセージなどに固定のテキストを設定したり、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移動します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
すると、Yoomのワークスペースに画面が切り替わり、コピーできたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
ステップ3:Googleフォームのトリガーを設定
それではフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答がされたら」選択します。
設定したら、次へをクリックしましょう。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短が異なります。
フォームIDを入力してください。
設定ができたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、Googleフォームのアウトプットが取得できたら保存しましょう。
また、アプリトリガーのGoogleフォームを活用することで、Googleフォームの回答内容を起点にフローボットを起動させることができます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認の上、事前に設定を行なってください。
ステップ4:Googleドキュメントのアクションを設定
次に「書類を発行する」をクリックしましょう。
1.書類の連携
タイトルは変更可能です。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveのフォルダID、出力ファイルIDを入力しましょう。
すべて入力できたら、「次へ」をクリックします。
2.置換条件の設定
置換後の文字列に、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
入力後、テストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ5:クラウドサインのアクション設定①
次に「書類を作成」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「書類の作成」を選択します。
すべてできたら、「次へ」をクリックしてください。
2.API接続設定
書類タイトルを入力しましょう。
その他、入力したい項目を設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ6:クラウドサインのアクション設定②
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類にファイルを添付」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。
2.API接続設定
書類IDには、書類作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。
ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「発行した書類」を選択します。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ7:クラウドサインのアクション設定③
次に「宛先の追加」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「宛先の追加」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
書類IDは書類作成のアウトプットから選択しましょう。
メールアドレスと宛先の名前は、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
設定したら、テストをクリックしてください。
テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
ステップ8:クラウドサインのアクション設定④
最後のステップになりました！
「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類の送信・リマインド」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
書類の作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。
設定したら、テストをクリックします。
テストが成功したら、保存してください。
保存したら、すべての設定ができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
以上でフローボットの作成が完了しました！
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとクラウドサインを使った契約業務に、手作業が多く発生している方
- 手作業による契約書の情報転記ミスや、送付遅延などの課題を解消したいと考えている方
- SaaS間の連携によって、契約締結に関わる一連の業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から契約書の作成、送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力内容の間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を差し込んだ契約書を作成します。
- 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」アクションを設定し、作成した書類をアップロードします。
- さらに、「宛先の追加」アクションでフォームから取得した宛先情報を設定します。
- 最後に、「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が完了した書類を自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
- クラウドサインの各アクションでは、件名やメッセージなどに固定のテキストを設定したり、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームとクラウドサインを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームとクラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
クラウドサインを活用した自動化例
クラウドサインで書類の締結が完了したら通知する
書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、作業の手間削減に寄与します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知
試してみる
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類の状況を、都度確認したり関係者に手動で共有したりする作業に手間を感じていませんか？ 情報共有の遅れや漏れは、その後の業務進行にも影響を与えかねません。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動でSlackに通知を送信できるため、契約締結の状況をスムーズに把握し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約締結状況の確認や、関係者への共有に手間を感じている方
- 契約締結後の情報共有を迅速化し、業務の遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
- 契約関連の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了を自動でSlackに通知するため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知」アクションを設定し、締結完了の情報を任意のチャンネルに通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知オペレーションでは、通知を送るチャンネルやメッセージの本文を、ご利用の環境に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで締結が完了したらDiscordにメッセージを送信
試してみる
■概要
クラウドサインでの契約締結後、関係部署への情報共有を手動で行っていませんか？締結ステータスを都度確認したり、チャットで連絡したりする作業は手間がかかるうえ、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーに、Discordの指定チャンネルへ自動でメッセージを送信できます。契約締結に関する情報共有を自動化し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約締結状況を、手作業でチームに共有している法務・営業担当者の方
- 契約締結後の業務フローを迅速に開始したいプロジェクトマネージャーの方
- 社内の情報共有ツールとしてDiscordを活用しており、通知の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインで書類の締結が完了すると自動で通知が送信されるため、状況確認や手動での共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 関係者へのスムーズな情報共有が自動化されることで、伝達漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「契約相手の名称を取得」アクションを設定し、締結された書類の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「テキストチャンネルにメッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を含めたメッセージを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルを任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、クラウドサインから取得した契約相手の名称などを差し込んで、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知
試してみる
■概要
クラウドサインで電子契約が完了した後、関係者への共有やステータス更新を手作業で行っていませんか。 締結完了に気づくのが遅れたり、Chatworkへの通知を忘れてしまったりと、地味ながらも手間のかかる作業です。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、指定したChatworkのルームに自動で通知を送信するため、手作業による確認や連絡業務が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約情報を、手作業でChatworkに投稿している営業や法務担当者の方
- 契約締結の連絡漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
- 電子契約に関連する一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時にChatworkへ自動通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 関係者への重要な締結完了報告の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「Chatworkに通知」アクションを設定し、締結された書類の情報などを通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのオペレーション設定で、通知を送信したいルームIDを任意で設定してください。これにより、案件ごとや部署ごとの適切なルームに通知を振り分けることが可能です。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。クラウドサインから取得した「書類名」や「締結日」などの情報を差し込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- クラウドサイン、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得して格納する
書類締結後に証明書を取得し、自動でファイルを格納するので、、手作業による手間が省けると予想されます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとMicrosoft SharePointを業務で使用している方
・クラウドサインを使用して締結業務を担当している方
・Microsoft SharePointを使用してファイル管理を行っている方
・クラウドサインとMicrosoft SharePointを連携して業務の効率化を検討している方
2.手動によるMicrosoft SharePointへのファイルアップロードを自動化したいと考えている方
・日常的にMicrosoft SharePointを使用してファイルアップロードが多い方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書を自動でMicrosoft SharePointにアップロードできるため、業務の効率化を図ることができます。
・Microsoft SharePointのファイルアップロードを自動化できるため、格納先の誤りやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Microsoft SharePointから手動でファイルアップロードする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Microsoft SharePointへのファイルアップロードは、任意の格納先フォルダを選択できるため、合意締結書類に合わせてカスタマイズすることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用している企業やチーム
- クラウドサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.OneDriveを利用している企業やチーム
- OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に書類を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ法務文書の管理がシンプルにより、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・クラウドサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
別ツールから情報を引用してクラウドサインで契約書を送信する
登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を回避できるようになるでしょう。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Airtableからクラウドサインで契約書を送信する
試してみる
■概要
Airtableからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・帳票類の一元管理を行う方
・契約締結までの一連の作業の効率化を行いたい方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・情報を集約して登録し一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約締結に関連する業務の効率化に有効的なツールです。
Airtableで情報を登録し、それを基に契約書を作成することで業務進行を円滑にします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、デジタル化の進展を妨げる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページの情報を基に自動で契約書の作成・送付を行うことができ、手作業の手間を省きます。
契約書の作成業務のほとんどを自動化することで、他の業務に時間をかけることができチーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
また引用した情報を活用して契約書を作成し、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
SPIRALからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、SPIRAL上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している方
・契約等の帳票類作成を担当している方
・帳票類の一元管理に使用している方
2.SPIRALで情報の一元管理をしている企業
・企業情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票類作成業務を効率よく行うためのツールです。
SPIRALに登録されている情報を基に契約書を作成し、関連情報の管理を円滑に行います。
しかしSPIRALに登録されている情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用するとSPIRALの詳細ページからフローを起動し、契約書の作成から送付まで自動で行うことができます。
SPIRALの登録情報を引用して契約書の作成することで、ヒューマンエラーの発生を未然に回避することができます。
また作成にかかっていた時間を他の業務にあて、チーム全体の業務進行を円滑にします。
■注意事項
・クラウドサイン、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームの内容をもとに情報を更新する
スピーディに情報が更新されるため、チーム全体の情報共有が向上し、スムーズな業務運営が実現します。
Googleフォームの内容をもとにMicrosoft Excelの情報を更新する
試してみる
■概要
アンケートや問い合わせ対応などでGoogleフォームを利用する機会は多いものの、その回答を都度Microsoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されるだけで、自動でMicrosoft Excelの指定したファイルが更新されるため、データ転記の手間や入力ミスといった課題を解消し、より正確で迅速なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- アンケート結果や顧客リストの管理を、より効率的に行いたいと考えている担当者の方
- データ入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を自動でMicrosoft Excelに反映させるため、手作業でのデータ転記にかかっていた時間を削減できます。
- 自動でデータが更新されることで、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、フォームに新しい回答が送信されたらフローが起動するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「データベースを操作する」アクションを設定して、フォームの回答内容が指定のファイルに追記されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、更新したいファイルが保存されているドライブIDやファイル自体のアイテムID、シート名、テーブル範囲などをそれぞれ指定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、顧客管理で利用しているkintoneに一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、kintoneの該当レコードを自動で更新し、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た回答をkintoneへ手入力しており、作業を効率化したい方
- kintoneのデータ更新漏れや入力ミスを防ぎ、情報の鮮度と正確性を保ちたい方
- 複数のSaaSを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からkintoneへのデータ更新が自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに更新するレコードを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを指定し、トリガーを起動する間隔を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDを指定し、更新したいレコードの条件と更新後の値を設定してください。
■注意事項
Googleフォームで回答したら、WordPress.orgで投稿を更新する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート結果やお問い合わせ内容を、手作業でWordPress.orgの記事に反映していませんか？この作業は単純ですが時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でWordPress.orgの投稿が更新されるため、Webサイト運営における更新作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとWordPress.orgを連携させ、Webサイトの更新作業を自動化したい方
- 手作業でのコンテンツ投稿や更新に時間がかかり、業務効率に課題を感じている方
- フォームの回答をWebサイトへスピーディに反映させたいコンテンツ担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に自動で投稿が更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定し、フローを起動させます。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgを選択し、「投稿を更新する」アクションを設定し、フォームで取得した回答内容を投稿に反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- WordPress.orgのオペレーション設定では、Googleフォームで取得したどの情報を、投稿のどの項目（タイトル、本文など）に反映させるかを指定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとWordPress.orgをそれぞれYoomと連携させてください。
Googleフォームで送信されたファイルをアップロードする
自動的にアップロードされるため、ファイル管理の手間が減少し、他の業務に集中する時間を増やせそうです。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎたいと考えている方
- GoogleフォームとDropbox間の定型業務を自動化し効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信をトリガーに自動でDropboxに保存するため、これまで手作業でのアップロード業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDや、フローを起動させる間隔を任意で設定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーのアウトプアウトからファイルのIDを選択し、ダウンロード対象として指定します。
- Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名、アップロードするファイルなどを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行して送付する
Googleフォームに入力された情報が迅速化つ自動でPDF化されるため、情報の正確性が高まり、ヒューマンエラーのリスクが減少するかもしれません。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、一件ずつ手作業で書類を作成し、メールで送付する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Google ドキュメントを元にしたPDF書類の発行からGmailでの送付までを自動化し、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでの申し込み受付後、手作業で受付確認書などを発行・送付している方
- GoogleフォームとGmailを連携させ、顧客への個別対応を効率化したいと考えている方
- 書類発行や送付における入力ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をきっかけに、書類発行からメール送付までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や宛先の設定ミス、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成しておいた書類のテンプレートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで発行したPDFファイルを添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみをワークフローの起動対象とします。
- Gmailでメールを送るアクションでは、件名や本文を自由に編集できます。Googleフォームの回答内容を変数として本文に埋め込むことで、パーソナライズされたメールを作成することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してDiscrodに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた回答内容を、一件ずつ手作業で書類に転記し、関係部署へ共有する作業は手間がかかるものです。また、こうした手作業は入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、Google ドキュメントでPDF書類を自動で発行し、指定のDiscordチャンネルへ通知できます。定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で書類発行を行っている方
- 作成した書類の共有をDiscordで行っており、通知の手間を省きたい方
- フォーム受付から書類発行、通知までの一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、書類発行からDiscordへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションでPDF書類を作成します。
- 4.最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「ファイルを送信」アクションで、発行したPDFを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームのIDを任意で設定してください。
- Google ドキュメントで書類を発行するアクションでは、あらかじめ作成した雛形となる書類を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleドキュメント、DiscordとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してOutlookで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答を元に、一件ずつ手作業で書類を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、Google ドキュメントでの書類発行からOutlookでのメール送付までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答内容を元に、手作業で書類を作成しOutlookで送付している方
- セミナーやイベント後のアンケート回答者へ、お礼状などを自動で送付したいと考えている方
- 定型的な書類発行とメール送付業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から書類発行、メール送付までが自動化され、これまで手作業で行っていた定型業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記ミスや宛先の設定間違い、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションでフォームの回答内容を反映したPDF書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDF書類を添付して自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみを処理の対象とします。
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形となる書類を指定することで、任意のレイアウトのPDF書類を作成できます。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。Googleフォームの回答内容を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ドキュメント、OutlookとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームとクラウドサインの連携メリットと具体例
メリット1:手作業を自動化できる
Googleフォームとクラウドサインを連携すれば、契約書作成から送付までのフローを自動化できるので、手動で作成する手間と時間を短縮できそうです。
例えば、有期雇用者の契約書を発行するとしましょう。
手動の場合、都度作成する必要があり、手間だと感じることがあるかもしれません。
そこで契約書作成フローを自動化すれば、手作業に比べて作業時間が短縮できるでしょう。
結果的に、他の重要な業務に時間を活用できるため、作業効率の向上が期待できます。
メリット2:ミスを軽減できる
手作業で契約書を作成していると、作成ミスや漏れが発生するかもしれません。
例えば、多数の新入社員が入社するとしましょう。
手動で作成していると、「作成し忘れた」「氏名の記載ミスがあった」などのリスクが考えられます。
自動化できれば、そのようなヒューマンエラーを防止できるため、業務の効率向上に繋がりそうです。
メリット3:契約状況を可視化できる
契約書の作成のプロセスがクラウドサインで確認できます。
これにより、履歴が確認しやすくなるため、契約管理の透明性が向上するでしょう。
例えば、契約内容に不備があったとしましょう。
Googleフォームとクラウドサインを連携していれば、状況を素早く把握することができるため、トラブル時の原因特定や対応が行いやすくなるでしょう。
どのような状況でも、業務を円滑に進めることができるため、チームの生産性向上が期待できるかもしれません。
まとめ
Googleフォームとクラウドサインの連携によって契約書作成を自動化できるため、入力作業を減らし、人的ミスを軽減できるでしょう。
また、契約状況を確認しやすくなるため、業務をスムーズに進めることが可能になります。
Yoomを使用すれば、プログラミング不要でアプリ連携やフローボット作成が可能です。
テンプレートを活用すれば、より簡単な操作で設定できるため、初心者でもチャレンジしやすいです。
この機会にGoogleフォームとクラウドサインを連携し、契約書作成フローを自動化してみませんか？
