Googleフォームとクラウドサインを連携して、Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する方法

ステップ1:Googleフォームとクラウドサインをマイアプリ連携

まずはYoomとアプリを連携しましょう。

1.Googleフォームのマイアプリ登録

Yoomにログイン後、マイアプリを選択し新規接続をクリックしましょう。
その後、Googleフォームを選択します。

「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしましょう。

「次へ」をクリックしましょう。

「続行」をクリックしましょう。

これでGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。

2.クラウドサインのマイアプリ登録

先ほどと同様に、Yoomのワークスペース左側のマイアプリ→新規接続→クラウドサインの順でクリックしましょう。

アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
クラウドサインの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

3.Googleドキュメントのマイアプリ登録

今回、書類を発行する際にGoogleドキュメントを使用するため、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Googleドキュメントをクリックしましょう。
次に「Sign in with Google」をクリックしてください。

アカウントの選択で、連携したいアカウントをクリックしましょう。

「次へ」をクリックしましょう。

「続行」をクリックしましょう。

これでGoogleドキュメントのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピー

次に使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。

クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移動します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

すると、Yoomのワークスペースに画面が切り替わり、コピーできたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
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これでテンプレートをコピーできました。

ステップ3:Googleフォームのトリガーを設定

それではフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleフォームと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームに回答がされたら」選択します。
設定したら、次へをクリックしましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短が異なります。
フォームIDを入力してください。
設定ができたら、テストをクリックしましょう。

テストが成功して、Googleフォームのアウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ4:Googleドキュメントのアクションを設定

次に「書類を発行する」をクリックしましょう。

1.書類の連携

タイトルは変更可能です。
Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
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ドキュメントのファイルID、格納先のGoogle DriveのフォルダID、出力ファイルIDを入力しましょう。
すべて入力できたら、「次へ」をクリックします。

2.置換条件の設定

置換後の文字列に、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
入力後、テストをクリックしてください。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ5:クラウドサインのアクション設定①

次に「書類を作成」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「書類の作成」を選択します。
すべてできたら、「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

書類タイトルを入力しましょう。
その他、入力したい項目を設定しましょう。
設定したらテストをクリックしてください。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ6:クラウドサインのアクション設定②

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類にファイルを添付」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

書類IDには、書類作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。

ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「発行した書類」を選択します。
設定したら、テストをクリックしましょう。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ7:クラウドサインのアクション設定③

次に「宛先の追加」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは、「宛先の追加」を選択します。
設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

書類IDは書類作成のアウトプットから選択しましょう。

メールアドレスと宛先の名前は、Googleフォームのアウトプットから選択しましょう。
設定したら、テストをクリックしてください。

テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ8:クラウドサインのアクション設定④

最後のステップになりました！
「書類の送信・リマインド」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは変更できます。
クラウドサインと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「書類の送信・リマインド」を選択してください。
設定したら、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

書類の作成のアウトプットから「書類ID」を選択しましょう。
設定したら、テストをクリックします。
テストが成功したら、保存してください。

保存したら、すべての設定ができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。

以上でフローボットの作成が完了しました！

クラウドサインを使ったその他の自動化例

Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回はクラウドサインを活用したテンプレートを3つご紹介します。

1.クラウドサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を更新するテンプレートです。‍

クラウドサインの情報をGoogle スプレッドシートに自動転記できます。
これにより、事務作業の負担が減るため、業務の効率向上が期待できるでしょう。
また、手動で発生しがちなヒューマンエラーも防止できそうです。

2.kintoneでステータスが更新されたら、クラウドサインで書類を作成後メールを送付するテンプレートです。

kintoneのステータス変更に応じて、クラウドサインで契約書を自動作成し、送付できます。
手動の場合、作成の手間がかかり、作成ミスや漏れが発生するかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、作成を自動化でき、人的ミスを減らすことができるでしょう。

3.クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知するテンプレートです。

いつも使用しているSlackに通知することで、契約締結の情報を見逃しにくくなるでしょう。
また、契約の締結状況をクラウドサインを開かずに確認できるため、手間を省けます。
これにより、確認作業の時間を短縮し、業務の生産性向上に繋がるでしょう。

まとめ

Googleフォームとクラウドサインの連携により、契約書作成を自動化できるため、入力作業を減らし、人的ミスを軽減できるでしょう。
また、契約状況を確認しやすくなるため、業務をスムーズに進めることが可能になります。
さらにYoomを使用すれば、プログラミング不要でアプリ連携やフローボット作成が可能です。
テンプレートを活用すれば、より簡単な操作で設定できるため、初心者でもチャレンジしやすいです。
この機会にGoogleフォームとクラウドサインを連携し、契約書作成フローを自動化してみませんか？