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「Googleフォームに回答が来ると添付ファイルがGoogle Driveに保存されるけど、毎回手動で特定のフォルダに移動させるのが面倒…」
「ファイルがどんどん溜まってしまい、後から探すのが大変になっている…」
このように、GoogleフォームとGoogle Driveを日常的に利用する中で、手作業によるファイルの整理や管理に手間や非効率を感じていませんか？
もし、Googleフォームに送信されたファイルを自動で判別し、指定したGoogle Driveのフォルダへ格納する仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、ファイル管理のミスも減らせるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れてこなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」ワークフローは、Googleフォームを通じて受け取るファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
手動でのファイル名変更やフォルダ移動の手間を省き、YoomのAPI連携機能を活用して自動化を実現します。
これにより、Google Driveへの書き込み作業がスムーズになり、業務の整理整頓が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のファイルを受信しており、管理に手間を感じている方
・Google Drive内でのファイル整理を自動化し、効率的に運用したいと考えている方
・手動でのファイル名変更やフォルダ移動に時間を取られている事務作業担当者
・Yoomを活用して業務フローの自動化を進めたい企業のIT担当者
・GoogleフォームとGoogle Driveの連携を強化し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleフォームとGoogle Driveを連携してできること
GoogleフォームとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたフォーム回答に紐づくファイルの整理・格納といった作業を完全に自動化できます。
これにより、ファイル管理の手間や時間を削減し、格納ミスといったヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
Googleフォームのファイルアップロード機能で受信したファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダに自動で移動させることができます。
この連携により、フォームの回答があるたびに手動でファイルを移動させる手間が一切なくなり、常に整理された状態でファイルを管理できるため、後から必要なファイルをすぐに見つけ出すことが可能です。
■概要
「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」ワークフローは、Googleフォームを通じて受け取るファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
手動でのファイル名変更やフォルダ移動の手間を省き、YoomのAPI連携機能を活用して自動化を実現します。
これにより、Google Driveへの書き込み作業がスムーズになり、業務の整理整頓が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のファイルを受信しており、管理に手間を感じている方
・Google Drive内でのファイル整理を自動化し、効率的に運用したいと考えている方
・手動でのファイル名変更やフォルダ移動に時間を取られている事務作業担当者
・Yoomを活用して業務フローの自動化を進めたい企業のIT担当者
・GoogleフォームとGoogle Driveの連携を強化し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームに送信されたPDFファイルを結合し、Google Driveに格納する
複数の申請書など、Googleフォーム経由で個別にアップロードされた複数のPDFファイルを自動で一つに結合し、特定のGoogle Driveフォルダに格納する連携です。
このフローを活用することで、関連する書類を一つにまとめて管理できるため、ファイルを個別に開いて確認する手間を省き、業務の確認効率を大幅に向上させます。
■概要
「Googleフォームに送信されたPDFファイルを結合し、Google Driveに格納する」ワークフローは、フォーム経由で集まる複数のPDFファイルを自動的に合体し、指定先へ格納する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、手動でのファイル管理や保存作業にかかる時間と労力を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して複数のPDFファイルを収集している事務担当者の方
・手動でPDFファイルを結合・格納する作業に時間を取られている方
・業務のデジタル化を進め、効率的なワークフローを構築したい企業のIT担当者の方
・エラーや手間を減らし、確実にPDFファイルを管理・保存したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GoogleフォームとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとGoogle Driveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」ワークフローは、Googleフォームを通じて受け取るファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
手動でのファイル名変更やフォルダ移動の手間を省き、YoomのAPI連携機能を活用して自動化を実現します。
これにより、Google Driveへの書き込み作業がスムーズになり、業務の整理整頓が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のファイルを受信しており、管理に手間を感じている方
・Google Drive内でのファイル整理を自動化し、効率的に運用したいと考えている方
・手動でのファイル名変更やフォルダ移動に時間を取られている事務作業担当者
・Yoomを活用して業務フローの自動化を進めたい企業のIT担当者
・GoogleフォームとGoogle Driveの連携を強化し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1： GoogleフォームとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleフォームの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogleフォームと検索し対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
Google Driveの場合
Google Driveのマイアプリ連携はGoogleフォームと同様の手順です。
アプリ一覧画面の検索欄で「Google Drive」を検索し、設定を行なってください。
ステップ2： テンプレートをコピーする
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」ワークフローは、Googleフォームを通じて受け取るファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
手動でのファイル名変更やフォルダ移動の手間を省き、YoomのAPI連携機能を活用して自動化を実現します。
これにより、Google Driveへの書き込み作業がスムーズになり、業務の整理整頓が容易になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して大量のファイルを受信しており、管理に手間を感じている方
・Google Drive内でのファイル整理を自動化し、効率的に運用したいと考えている方
・手動でのファイル名変更やフォルダ移動に時間を取られている事務作業担当者
・Yoomを活用して業務フローの自動化を進めたい企業のIT担当者
・GoogleフォームとGoogle Driveの連携を強化し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3： Googleフォームのトリガー設定
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleフォームと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Googleフォームに回答があったことをトリガーに、処理を実行するための設定を行います。
テストを実行する前に、一度Googleフォームから実際に回答を送信しておく必要があります。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
・ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
・なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
必要項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Googleフォームから取得した回答データが表示されます。
取得した値を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックします。
取得結果にファイルIDなどの必要な項目が含まれていない場合は、「取得する値」を追加する必要があります。
※詳しい追加方法はこちらをご確認ください。
ステップ4： Google Driveのファイル名変更設定
「ファイル名を変更する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Google Driveにアップロードされたファイル名を自動で変更する設定を行います。
入力が完了したら、指定したファイル名が正しく変更されるか確認するため、テストをクリックします。
テストが成功すると、下記の画面が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ5： Google Driveのファイル格納先フォルダ設定
「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ファイルの格納先フォルダを変更する設定を行います。
入力が完了したら、指定したファイルが現在のフォルダから移動先のフォルダに正しく移動できるか確認するため、テストをクリックします。
テストが成功すると、下記の画面が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ4： トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、アップロードされたファイルが指定したフォルダへ自動で振り分けられるようになり、手動での整理作業が不要になります。
実際にGoogleフォームから回答を送信し、Google Drive上でファイルが正しく移動されるかを確認してみましょう。
GoogleフォームやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Googleフォームを活用した自動化例
フォームの回答をもとにコンテンツを作成したり、情報を同期できます。
さらに、送信ファイルを自動でストレージツールにアップロードできるため、アプリやツールの横断作業をなくせる可能性があります。
Google Driveを活用した自動化例
管理情報をもとにフォルダを作成したり、受け取ったファイルを自動格納することも可能です。
さらに、OCR機能を活用して要約後のデータを収集することもできます。
まとめ
GoogleフォームとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォーム回答に付随するファイルの移動や整理といった定型業務をなくし、格納ミスやファイルの紛失といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は手間の掛かるファイル管理業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もしGoogleフォームやGoogle Driveに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：回答内容で格納フォルダを分けられますか？
Q：チームで自動化フローを管理できますか？
A：
自動処理が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Q：連携が失敗した場合（エラー時）の通知方法はありますか？
A：
自動処理が失敗すると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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