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「Googleフォームに回答が来ると添付ファイルがGoogle Driveに保存されるけど、毎回手動で特定のフォルダに移動させるのが面倒…」
「ファイルがどんどん溜まってしまい、後から探すのが大変になっている…」
このように、GoogleフォームとGoogle Driveを日常的に利用する中で、手作業によるファイルの整理や管理に手間や非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに送信されたファイルを自動で判別し、指定したGoogle Driveのフォルダへ格納する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、ファイル管理のミスも減らせるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れてこなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleフォームとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたフォーム回答に紐づくファイルの整理・格納といった作業を完全に自動化できます。
これにより、ファイル管理の手間や時間を削減し、格納ミスといったヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームのファイルアップロード機能で受信したファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダに自動で移動させることができます。
この連携により、<span class="mark-yellow">フォームの回答があるたびに手動でファイルを移動させる手間が一切なくなり、常に整理された状態でファイルを管理できる</span>ため、後から必要なファイルをすぐに見つけ出すことが可能です。
複数の申請書など、Googleフォーム経由で個別にアップロードされた複数のPDFファイルを自動で一つに結合し、特定のGoogle Driveフォルダに格納する連携です。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">関連する書類を一つにまとめて管理できるため、ファイルを個別に開いて確認する手間を省き、業務の確認効率を大幅に向上</span>させます。
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとGoogle Driveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogleフォームと検索し対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
Google Driveの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogle Driveと検索し対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリ一覧にGoogleフォームとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleフォームと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Googleフォームに回答があったことをトリガーに、処理を実行するための設定を行います。
テストを実行する前に、一度Googleフォームから実際に回答を送信しておく必要があります。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
・ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
・なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
必要項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Googleフォームから取得した回答データが表示されます。
取得した値を確認し、問題がなければ「保存する」をクリックします。
取得結果にファイルIDなどの必要な項目が含まれていない場合は、「取得する値」を追加する必要があります。
※詳しい追加方法はこちらをご確認ください。
「ファイル名を変更する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Google Driveにアップロードされたファイル名を自動で変更する設定を行います。
入力が完了したら、指定したファイル名が正しく変更されるか確認するため、テストをクリックします。
テストが成功すると、下記の画面が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ファイルの格納先フォルダを変更する設定を行います。
入力が完了したら、指定したファイルが現在のフォルダから移動先のフォルダに正しく移動できるか確認するため、テストをクリックします。
テストが成功すると、下記の画面が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、アップロードされたファイルが指定したフォルダへ自動で振り分けられるようになり、手動での整理作業が不要になります。
実際にGoogleフォームから回答を送信し、Google Drive上でファイルが正しく移動されるかを確認してみましょう。
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
フォームの回答をもとにコンテンツを作成したり、情報を同期できます。
さらに、送信ファイルを自動でストレージツールにアップロードできるため、アプリやツールの横断作業をなくせる可能性があります。
管理情報をもとにフォルダを作成したり、受け取ったファイルを自動格納することも可能です。
さらに、OCR機能を活用して要約後のデータを収集することもできます。
GoogleフォームとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答に付随するファイルの移動や整理といった定型業務をなくし、格納ミスやファイルの紛失といったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は手間の掛かるファイル管理業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もしGoogleフォームやGoogle Driveに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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