Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
Yoom活用術
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2025-10-23
【簡単設定】GoogleフォームのデータをGoogle Driveに自動的に連携する方法
Shiori Hasekura
「Googleフォームに回答が来ると添付ファイルがGoogle Driveに保存されるけど、毎回手動で特定のフォルダに移動させるのが面倒…」
「ファイルがどんどん溜まってしまい、後から探すのが大変になっている…」
このように、GoogleフォームとGoogle Driveを日常的に利用する中で、手作業によるファイルの整理や管理に手間や非効率を感じていませんか？
もし、Googleフォームに送信されたファイルを自動で判別し、指定したGoogle Driveのフォルダへ格納する仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、ファイル管理のミスも減らせるかもしれません！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
これまで自動化に触れてこなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
GoogleフォームとGoogle Driveを連携してできること
GoogleフォームとGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたフォーム回答に紐づくファイルの整理・格納といった作業を完全に自動化できます。
これにより、ファイル管理の手間や時間を削減し、格納ミスといったヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームで受信したファイルを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する
Googleフォームのファイルアップロード機能で受信したファイルを、指定したGoogle Driveのフォルダに自動で移動させることができます。
この連携により、フォームの回答があるたびに手動でファイルを移動させる手間が一切なくなり、常に整理された状態でファイルを管理できるため、後から必要なファイルをすぐに見つけ出すことが可能です。
■概要Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Googleフォームに送信されたPDFファイルを結合し、Google Driveに格納する
複数の申請書など、Googleフォーム経由で個別にアップロードされた複数のPDFファイルを自動で一つに結合し、特定のGoogle Driveフォルダに格納する連携です。
このフローを活用することで、関連する書類を一つにまとめて管理できるため、ファイルを個別に開いて確認する手間を省き、業務の確認効率を向上させます。
■概要Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを、一つひとつ手作業で結合し管理する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えや格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動で結合し、Google Driveの指定フォルダへ格納までの一連の作業を自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合している方
- ファイル管理の工数を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- GoogleフォームとGoogle Driveを活用した業務フローの自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信後のPDFダウンロードから結合、格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや結合ミス、格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「フォームトリガー」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを個別にダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームから送信された回答データの中から、後続のオペレーションで利用したい値（添付されたファイルのIDなど）を指定する必要があります。
- 値の指定にはJSONPathという記述方法を用い、取得した値をアウトプットとして設定することで、ファイルのダウンロードなどのアクションで利用できます。
■注意事項- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを、一つひとつ手作業で結合し管理する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えや格納漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFファイルを自動で結合し、Google Driveの指定フォルダへ格納までの一連の作業を自動化し、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合している方
- ファイル管理の工数を削減し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- GoogleフォームとGoogle Driveを活用した業務フローの自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFダウンロードから結合、格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや結合ミス、格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「フォームトリガー」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたPDFファイルを個別にダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを一つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームから送信された回答データの中から、後続のオペレーションで利用したい値（添付されたファイルのIDなど）を指定する必要があります。
- 値の指定にはJSONPathという記述方法を用い、取得した値をアウトプットとして設定することで、ファイルのダウンロードなどのアクションで利用できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
GoogleフォームとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとGoogle Driveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
- GoogleフォームとGoogle Driveをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ1： GoogleフォームとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
GoogleフォームとGoogle DriveはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
ステップ2： テンプレートをコピーする
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた際、手動でGoogle Driveの特定のフォルダに格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや場所の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルを指定のGoogle Driveフォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル管理に関する手作業とミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を収集し、手作業でのファイル整理に手間を感じている方
- Google Driveでのファイル管理を徹底し、格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの方
- 定型的なファイル移動作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに投稿されたファイルが自動で指定フォルダへ格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、新しい回答が送信されたことをきっかけにフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答情報から対象のファイルを取得します。
- 最後に、別のオペレーションで再度Google Driveを選択し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Google Driveのオペレーション設定では、どのファイルを移動させるかを指定するため、トリガーで取得したファイルのID情報を正しく選択してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3： Googleフォームのトリガー設定
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleフォームと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Googleフォームに回答があったことをトリガーに、処理を実行するための設定を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
テストを実行する前に、一度Googleフォームから実際に回答を送信しておきましょう。
必要項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
成功すると、Googleフォームから取得した回答データが表示されます。
なお、回答は手動で取得する必要があるので、下記の手順を参考に取得してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4： Google Driveのファイル名変更設定
「ファイル名を変更する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Google Driveにアップロードされたファイル名を自動で変更する設定を行います。
- 対象のファイルID
入力欄をクリックし、前段で取得した値を使用して変更対象のファイルIDを指定します。
- ファイル名
入力欄をクリックし、前段で取得した値やテキストなどを組み合わせて自由に設定可能です。
入力が完了したら、指定したファイル名が正しく変更されるか確認するため、テストをクリックします。
テストが成功すると、下記の画面が表示されます。
問題がなければ、「完了」をクリックします。
ステップ5： Google Driveのファイル格納先フォルダ設定
「ファイルの格納先フォルダを変更」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Driveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ファイルの格納先フォルダを変更する設定を行います。
- 対象のファイルID
入力欄をクリックし、前段で取得した値を使用します。
- 現在のフォルダID
ファイルが現在格納されているフォルダのIDを入力します。
入力欄をクリックし、表示される候補から該当のフォルダを選択します。 - 移動先のフォルダID
ファイルを移動したい先のフォルダIDを指定します。
同じく入力欄をクリックし、表示される候補から該当のフォルダを選択します。
入力が完了したら、指定したファイルが現在のフォルダから移動先のフォルダに正しく移動できるか確認するため、テストをクリックします。
テストが成功すると、下記の画面が表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。
ステップ6： トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、アップロードされたファイルが指定したフォルダへ自動で振り分けられるようになり、手動での整理作業が不要になります。
実際にGoogleフォームから回答を送信し、Google Drive上でファイルが正しく移動されるかを確認してみましょう。
GoogleフォームやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもGoogleフォームやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Googleフォームを活用した自動化例
フォームの回答をもとにコンテンツを作成したり、情報を同期できます。
さらに、送信ファイルを自動でストレージツールにアップロードできるため、アプリやツールの横断作業をなくせる可能性があります。
■概要Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの情報を、一件ずつNotionに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Notionに自動でページが作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとNotionを用いており、手作業での情報転記に手間を感じている方
- フォームの回答内容を、素早く関係者へ共有・管理する仕組みを構築したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに回答が送信されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容をページのタイトルや本文に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- このワークフローは、現在利用している、または新しく作成するGoogleフォームと連携させることが可能です。
- アンケートや問い合わせ受付など、用途に合わせてGoogleフォームの質問項目は自由に設定してください。
- 設定した各質問の回答は、Notionでページを作成する際に、ページのタイトルやプロパティ、本文にそれぞれ紐付けて反映させることができます。
- Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
- Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得した情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要Googleフォームで集めた回答をもとに、都度Google スプレッドシートをコピーして個別管理シートを作成する作業に手間を感じていませんか？手作業でのファイル複製やリネームは、件数が増えるほど負担が大きくなり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されるたびに、指定したテンプレートのGoogle スプレッドシートが自動で複製されるため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで集めた情報を、回答ごとに個別のGoogle スプレッドシートで管理している方
- 既存のGoogle スプレッドシートのテンプレートを手動でコピーして運用している業務担当者の方
- データの転記やファイル作成作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートが複製されるため、ファイル作成の手間を削減することができます。
- 手作業によるファイルのコピー忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、コピー元となるGoogle スプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、複製したファイルのURLなどを管理用の一覧シートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームをトリガーに設定する際、どのフォームの回答をきっかけにワークフローを起動させるか、対象のフォームIDを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや日報などを、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、転記ミスや共有漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで自動的にConfluenceにページが作成されるため、こうした定型業務の手間を省き、情報の集約と管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報を手作業でConfluenceに転記している方
- チーム内の情報共有やナレッジマネジメントをより効率化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にConfluenceのページが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションを設定して、フォームから取得した情報をページのタイトルや本文に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するGoogleフォームは、業務で利用している任意のフォームを指定して連携してください。
- Confluenceのページ作成アクションでは、ページを作成する先のクラウドIDやスペースIDを任意で設定し、ページタイトルや本文にはGoogleフォームから取得した回答内容を設定することで、動的なページ生成が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要Googleフォームで収集したクリエイティブ制作依頼やイベント申し込みなどの情報をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？件数が増えるほど作業は煩雑になり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーとしてCanvaに自動でフォルダを作成し、受付から制作準備までをスムーズに連携させることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた依頼をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成している方
- フォーム回答とデザインアセットの管理を紐付け、業務を効率化したいと考えている方
- クリエイティブ制作の受付から案件管理までの一連の流れを自動化したいマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答と同時にCanvaに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォームの回答内容と異なる名称で作成してしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとCanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名には、Googleフォームの回答内容を動的に反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、収集したい情報に応じて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
- Canvaでフォルダを作成する際、フォルダ名は任意の値で設定できます。Googleフォームの回答から「会社名」や「案件名」などの情報を取得し、それらを組み合わせたフォルダ名にすることも可能です。
■注意事項- GoogleフォームとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して手作業でLINE WORKSに共有するのは手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、指定した内容を自動でLINE WORKSに通知することが可能になり、スムーズな情報共有を実現し、迅速な対応体制の構築に貢献します。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームを問い合わせ窓口として利用し、手動でLINE WORKSに通知している方
- Googleフォームで取得した顧客情報やアンケート結果を、迅速にチームへ共有したいと考えている方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答が送信されると、自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、手作業による連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を通知するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。
- LINE WORKSへの通知メッセージには、Googleフォームで受け付けた回答項目の中から、特定の情報だけを引用して送信するなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法は「LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法について」をご参照ください。
■概要Googleフォームで受け付けた面接予約を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Googleカレンダーへ自動で面接予約を作成できるため、こうした手作業をなくし、採用業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとGoogleカレンダーで面接予約を管理している採用担当者の方
- フォームの回答内容をカレンダーへ手動で転記する作業に手間を感じている方
- 面接日程の調整や管理業務を効率化したいと考えている人事・総務部門の方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をトリガーに、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、面接日時の入力ミスやカレンダーへの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成（終日）」のアクションを設定し、フォームの回答内容をもとに予定が作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleカレンダーのオペレーション設定では、予定を作成するカレンダーのIDや、予定のタイトル・説明といった内容を任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、LINE WORKSのアカウントを発行するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームを社内情報の集約に利用している方
・複数の拠点があり、入社手続きの標準化と効率化を検討している人事部門の責任者
2. カオナビを業務で利用している方
・従業員情報の登録や管理に手間がかかっている方
・従業員情報の手動転記によるヒューマンエラーの発生を懸念している方
3. LINE WORKSを業務で利用している方
・従業員のオンボーディングプロセスを改善し、入社直後から社内コミュニケーションをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームの回答が送信された際、カオナビへの従業員登録とLINE WORKSの新規ユーザー登録が自動で完了します。
これにより、入社手続きの標準化と効率化が可能になり、入社直後からスムーズに業務を進められます。
■注意事項
・Googleフォーム、カオナビ、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSの新規ユーザーを登録するアクションの利用は、LINE WORKSの有償プランに限定されるためご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に手間を感じていませんか。手作業での顧客情報入力は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、顧客管理ツールであるサスケに登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速で正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 獲得した名刺情報をサスケへ手入力しており、作業を効率化したいと考えている方
- Googleフォームを活用して情報収集をしており、後続の業務を自動化したい方
- 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信された名刺画像を自動で読み取りサスケへ登録するため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データ精度が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、サスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像を取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでサスケの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報をサスケの各項目に登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、名刺画像から読み取る会社名や氏名、電話番号などの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
- サスケに顧客情報を登録する際、OCR機能で取得した情報や固定のテキストを、どの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要Googleフォームで受け付けた依頼を元に請求書を作成し、手作業で関係者に共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での転記ミスや共有漏れは、業務の遅延や信頼の低下にも繋がりかねない重要な課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで請求書を自動発行しSlackで共有するまでの一連のプロセスを自動化でき、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で請求書を作成している経理や営業事務の方
- 請求書発行から共有までのプロセスに時間がかかり、コア業務を圧迫しているチームリーダーの方
- 手作業による請求書の作成ミスや共有漏れをなくし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答から請求書発行、共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、請求金額の転記ミスや宛名の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させて請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルや担当者に自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい任意のフォームを選択して設定することが可能です。
- Google ドキュメントで発行する請求書は、あらかじめ用意した雛形をベースに作成されるため、レイアウトや項目を自由にカスタマイズできます。
- Slackへのファイル送付アクションでは、通知先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で指定でき、メッセージ本文も固定テキストだけでなく、フォームの回答内容などを変数として埋め込めます。
■注意事項- GoogleフォームとSlackとGoogleドキュメントのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの情報を、一件ずつNotionに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Notionに自動でページが作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを用いており、手作業での情報転記に手間を感じている方
- フォームの回答内容を、素早く関係者へ共有・管理する仕組みを構築したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答が送信されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容をページのタイトルや本文に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローは、現在利用している、または新しく作成するGoogleフォームと連携させることが可能です。
- アンケートや問い合わせ受付など、用途に合わせてGoogleフォームの質問項目は自由に設定してください。
- 設定した各質問の回答は、Notionでページを作成する際に、ページのタイトルやプロパティ、本文にそれぞれ紐付けて反映させることができます。
- Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
- Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得した情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームで集めた回答をもとに、都度Google スプレッドシートをコピーして個別管理シートを作成する作業に手間を感じていませんか？手作業でのファイル複製やリネームは、件数が増えるほど負担が大きくなり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されるたびに、指定したテンプレートのGoogle スプレッドシートが自動で複製されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を、回答ごとに個別のGoogle スプレッドシートで管理している方
- 既存のGoogle スプレッドシートのテンプレートを手動でコピーして運用している業務担当者の方
- データの転記やファイル作成作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、自動でGoogle スプレッドシートが複製されるため、ファイル作成の手間を削減することができます。
- 手作業によるファイルのコピー忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、コピー元となるGoogle スプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、複製したファイルのURLなどを管理用の一覧シートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームをトリガーに設定する際、どのフォームの回答をきっかけにワークフローを起動させるか、対象のフォームIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや日報などを、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、転記ミスや共有漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで自動的にConfluenceにページが作成されるため、こうした定型業務の手間を省き、情報の集約と管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報を手作業でConfluenceに転記している方
- チーム内の情報共有やナレッジマネジメントをより効率化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にConfluenceのページが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションを設定して、フォームから取得した情報をページのタイトルや本文に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するGoogleフォームは、業務で利用している任意のフォームを指定して連携してください。
- Confluenceのページ作成アクションでは、ページを作成する先のクラウドIDやスペースIDを任意で設定し、ページタイトルや本文にはGoogleフォームから取得した回答内容を設定することで、動的なページ生成が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Googleフォームで収集したクリエイティブ制作依頼やイベント申し込みなどの情報をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？件数が増えるほど作業は煩雑になり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーとしてCanvaに自動でフォルダを作成し、受付から制作準備までをスムーズに連携させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた依頼をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成している方
- フォーム回答とデザインアセットの管理を紐付け、業務を効率化したいと考えている方
- クリエイティブ制作の受付から案件管理までの一連の流れを自動化したいマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答と同時にCanvaに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォームの回答内容と異なる名称で作成してしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとCanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名には、Googleフォームの回答内容を動的に反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、収集したい情報に応じて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
- Canvaでフォルダを作成する際、フォルダ名は任意の値で設定できます。Googleフォームの回答から「会社名」や「案件名」などの情報を取得し、それらを組み合わせたフォルダ名にすることも可能です。
■注意事項
- GoogleフォームとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して手作業でLINE WORKSに共有するのは手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、指定した内容を自動でLINE WORKSに通知することが可能になり、スムーズな情報共有を実現し、迅速な対応体制の構築に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを問い合わせ窓口として利用し、手動でLINE WORKSに通知している方
- Googleフォームで取得した顧客情報やアンケート結果を、迅速にチームへ共有したいと考えている方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると、自動でLINE WORKSに通知が送信されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、手作業による連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容を通知するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォームを任意で設定してください。
- LINE WORKSへの通知メッセージには、Googleフォームで受け付けた回答項目の中から、特定の情報だけを引用して送信するなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法は「LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法について」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた面接予約を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Googleカレンダーへ自動で面接予約を作成できるため、こうした手作業をなくし、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleカレンダーで面接予約を管理している採用担当者の方
- フォームの回答内容をカレンダーへ手動で転記する作業に手間を感じている方
- 面接日程の調整や管理業務を効率化したいと考えている人事・総務部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーに、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、面接日時の入力ミスやカレンダーへの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成（終日）」のアクションを設定し、フォームの回答内容をもとに予定が作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleカレンダーのオペレーション設定では、予定を作成するカレンダーのIDや、予定のタイトル・説明といった内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Microsoft Excel、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、LINE WORKSのアカウントを発行するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Googleフォームを社内情報の集約に利用している方
・複数の拠点があり、入社手続きの標準化と効率化を検討している人事部門の責任者
2. カオナビを業務で利用している方
・従業員情報の登録や管理に手間がかかっている方
・従業員情報の手動転記によるヒューマンエラーの発生を懸念している方
3. LINE WORKSを業務で利用している方
・従業員のオンボーディングプロセスを改善し、入社直後から社内コミュニケーションをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームの回答が送信された際、カオナビへの従業員登録とLINE WORKSの新規ユーザー登録が自動で完了します。
これにより、入社手続きの標準化と効率化が可能になり、入社直後からスムーズに業務を進められます。
■注意事項
・Googleフォーム、カオナビ、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKSの新規ユーザーを登録するアクションの利用は、LINE WORKSの有償プランに限定されるためご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に手間を感じていませんか。手作業での顧客情報入力は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、顧客管理ツールであるサスケに登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速で正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 獲得した名刺情報をサスケへ手入力しており、作業を効率化したいと考えている方
- Googleフォームを活用して情報収集をしており、後続の業務を自動化したい方
- 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに送信された名刺画像を自動で読み取りサスケへ登録するため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データ精度が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、サスケをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像を取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでサスケの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報をサスケの各項目に登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定で、名刺画像から読み取る会社名や氏名、電話番号などの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
- サスケに顧客情報を登録する際、OCR機能で取得した情報や固定のテキストを、どの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼を元に請求書を作成し、手作業で関係者に共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での転記ミスや共有漏れは、業務の遅延や信頼の低下にも繋がりかねない重要な課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで請求書を自動発行しSlackで共有するまでの一連のプロセスを自動化でき、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で請求書を作成している経理や営業事務の方
- 請求書発行から共有までのプロセスに時間がかかり、コア業務を圧迫しているチームリーダーの方
- 手作業による請求書の作成ミスや共有漏れをなくし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から請求書発行、共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、請求金額の転記ミスや宛名の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させて請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルや担当者に自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい任意のフォームを選択して設定することが可能です。
- Google ドキュメントで発行する請求書は、あらかじめ用意した雛形をベースに作成されるため、レイアウトや項目を自由にカスタマイズできます。
- Slackへのファイル送付アクションでは、通知先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で指定でき、メッセージ本文も固定テキストだけでなく、フォームの回答内容などを変数として埋め込めます。
■注意事項
- GoogleフォームとSlackとGoogleドキュメントのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Google Driveを活用した自動化例
管理情報をもとにフォルダを作成したり、受け取ったファイルを自動格納することも可能です。
さらに、OCR機能を活用して要約後のデータを収集することもできます。
■概要Yoomデータベースに登録した顧客情報や案件情報をもとに、都度Google Driveで手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間がかかり、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースで対象のレコードを選択するだけで、Google Driveに紐づいたフォルダが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を削減し、効率的で正確なフォルダ管理を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- YoomデータベースとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成ルールを統一し、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Yoomデータベースのレコードを選択するだけでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのフォルダ名入力や作成場所の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「データベースから対象のレコードを選択」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Yoomデータベースの情報を元にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomデータベーストリガーで、フォルダ作成の元データとなるデータベースを任意で設定してください。
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Yoomデータベースのどの情報をフォルダ名にするかなどを任意で設定できます。
■注意事項- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Googleフォームで受け取ったSVGファイルを、都度手作業でPNG形式に変換してGoogle Driveに保存していませんか？こうしたファイル形式の変換作業は手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイルアップロードをきっかけに、SVGからPNGへの変換とGoogle Driveへの格納が自動で完結するため、ファイル管理にかかる手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け取ったSVGファイルを都度PNGに変換しているデザイナーの方
- ファイル形式の変換とクラウドストレージへの格納作業を自動化したいと考えている方
- Google Driveでのファイル管理を効率化し、手作業によるミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答を起点にファイル変換から格納までが自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になるので、ファイル形式の間違いや保存し忘れといったミスを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったSVGファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ファイル形式を変換する処理を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のPNGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
■注意事項- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要取引先から受け取った請求書ファイルを、手作業でリネームしてGoogle Driveの特定フォルダに格納する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、保存漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った請求書ファイルを自動でGoogle Driveに格納できるため、手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、請求書管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- 請求書の受け取りから格納までを手作業で行っており、手間を感じている経理担当者の方
- Google Driveを活用したファイル管理のさらなる効率化を目指している情報システム部の方
- 請求書ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームで受け取った請求書を自動でGoogle Driveに格納するため、手作業での保存や移動に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼アクションを設定し、請求書が届いたことを担当者に通知します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームでは、取引先名や請求金額、ファイル添付など、取得したい情報に合わせて回答項目を自由に設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知したい担当者や依頼内容の詳細などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveでは、ファイルの格納先としたいフォルダIDや、ファイル名を任意で設定してください。フォームの回答内容を引用して、動的なファイル名を付けることもできます。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
■概要取引先から毎月送られてくる請求書や定例レポートなど、特定のGmailに添付されたファイルを都度手動でGoogle Driveへ保存する作業は、手間がかかる上に保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたGmailの受信をトリガーとして、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダにアップロードすることが可能になり、こうした定型業務を効率化し、手作業によるミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存している方
- 請求書などの定型メールの処理に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
- ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のGmailを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存作業が不要になるため、保存忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐」を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。Gmailのフィルタ機能と組み合わせることで、特定の送信者や件名のメールに自動でラベルが付与され、より効率的な運用が可能になります。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々の業務で受け取る請求書や議事録などの書類を、一つひとつ確認して内容を要約し、転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字情報の抽出からPerplexityでの要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで受け取った請求書や議事録などの書類を手作業で転記している方
- 書類のテキスト化や内容の要約に多くの時間を費やしてしまっている方
- PerplexityなどのAIを活用して、情報整理や資料作成の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードからデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Perplexity、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約させます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルの保存先フォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Perplexityのアクションでは、要約の指示（プロンプト）を自由に設定でき、OCRで抽出したテキストを変数として利用できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、任意のシートや列を指定し、前段の処理で取得した情報を自由に割り当てて記録できます。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシート、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Google Driveに保管している特定のファイルを、都度手作業でメールに添付して送付する作業に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、頻度が高いと大きな負担になり、添付ミスなどの懸念も生じます。 このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのファイルを取得し、特定の宛先へメールで自動送付する一連のプロセスを自動化できます。定型的なファイル共有業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Google Driveにアップロードされた発注依頼書などから、Misocaで見積書を作成する際、内容を手作業で転記する手間や入力ミスに課題を感じていないでしょうか。この定型的ながらも重要な作業は、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Misocaで見積書を自動作成するため、手作業による見積書作成のプロセスを効率化し、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとMisocaを用いて、手作業で見積書を作成している営業担当者や経理担当者の方
- 見積書作成時の転記作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 見積書作成業務の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが追加されると自動で見積書が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな見積書作成に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとMisocaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、Misocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」アクションを設定し、見積書の送付先を特定します
- 最後に、Misocaの「見積書を作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報などを連携して見積書を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能で読み取るテキストの対象範囲は、アップロードするファイルのフォーマットに応じて任意で設定してください。
- Misocaで見積書を作成する際に連携する情報は、OCRで読み取ったどの情報をどの項目に反映させるかなど、任意で設定することが可能です。
■注意事項- Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
毎月、Google Driveに保存した顧客データを手動でダウンロードし、楽楽明細にインポートする作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル選択のミスなどを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからデータを自動でダウンロードし、楽楽明細へインポートする一連の流れを自動化でき、手作業による負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveと楽楽明細の間で発生する、毎月のデータ連携に手間を感じている方
- 手作業によるCSVデータのダウンロードやアップロードでのミスをなくしたい経理担当者の方
- 請求関連の定型業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にGoogle Driveから楽楽明細へデータが自動連携されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、データのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveと楽楽明細をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」など、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションで楽楽明細の「顧客データCSVを一括取込み」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動する日時を自由にカスタマイズすることが可能です。「毎月25日」や「毎週月曜日」など、業務のサイクルに合わせて起動のタイミングを設定してください。
■注意事項
- Google Driveと楽楽明細のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Google Meetでの会議後、録画データの保存や関係者への共有に手間を感じていませんか。会議のたびに手動でダウンロードして通知する作業は時間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、録画データを自動でGoogle Driveの指定フォルダへ格納し、Gmailで関係者へ通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Meetでの会議録画データの保存や共有を手作業で行っている方
- 会議の議事録共有を効率化し、関係者への通知漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- Google DriveやGmailを活用し、定型的な情報共有業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- 会議終了後の録画データ保存から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での作業で発生しがちなファイルの保存ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで「待機する」アクションを設定し、録画データが生成されるまで待機させます。
- 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した録画データを格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に録画データが格納された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送信する宛先、件名、本文を任意で設定できます。共有したいメンバーに合わせて柔軟にカスタマイズしてください。
■注意事項- Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Yoomデータベースに登録した顧客情報や案件情報をもとに、都度Google Driveで手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間がかかり、フォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースで対象のレコードを選択するだけで、Google Driveに紐づいたフォルダが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を削減し、効率的で正確なフォルダ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- YoomデータベースとGoogle Driveを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- 案件や顧客ごとのフォルダ作成ルールを統一し、業務の標準化を進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Yoomデータベースのレコードを選択するだけでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのフォルダ名入力や作成場所の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベーストリガーを選択し、「データベースから対象のレコードを選択」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Yoomデータベースの情報を元にフォルダを作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomデータベーストリガーで、フォルダ作成の元データとなるデータベースを任意で設定してください。
- Google Driveでフォルダを作成する際に、Yoomデータベースのどの情報をフォルダ名にするかなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Googleフォームで受け取ったSVGファイルを、都度手作業でPNG形式に変換してGoogle Driveに保存していませんか？こうしたファイル形式の変換作業は手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイルアップロードをきっかけに、SVGからPNGへの変換とGoogle Driveへの格納が自動で完結するため、ファイル管理にかかる手間を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったSVGファイルを都度PNGに変換しているデザイナーの方
- ファイル形式の変換とクラウドストレージへの格納作業を自動化したいと考えている方
- Google Driveでのファイル管理を効率化し、手作業によるミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点にファイル変換から格納までが自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換や保存作業が不要になるので、ファイル形式の間違いや保存し忘れといったミスを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったSVGファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ファイル形式を変換する処理を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のPNGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
取引先から受け取った請求書ファイルを、手作業でリネームしてGoogle Driveの特定フォルダに格納する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、保存漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った請求書ファイルを自動でGoogle Driveに格納できるため、手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、請求書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書の受け取りから格納までを手作業で行っており、手間を感じている経理担当者の方
- Google Driveを活用したファイル管理のさらなる効率化を目指している情報システム部の方
- 請求書ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取った請求書を自動でGoogle Driveに格納するため、手作業での保存や移動に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼アクションを設定し、請求書が届いたことを担当者に通知します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームでは、取引先名や請求金額、ファイル添付など、取得したい情報に合わせて回答項目を自由に設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知したい担当者や依頼内容の詳細などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveでは、ファイルの格納先としたいフォルダIDや、ファイル名を任意で設定してください。フォームの回答内容を引用して、動的なファイル名を付けることもできます。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
■概要
取引先から毎月送られてくる請求書や定例レポートなど、特定のGmailに添付されたファイルを都度手動でGoogle Driveへ保存する作業は、手間がかかる上に保存忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたGmailの受信をトリガーとして、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダにアップロードすることが可能になり、こうした定型業務を効率化し、手作業によるミスをなくします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存している方
- 請求書などの定型メールの処理に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
- ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信すると添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存作業が不要になるため、保存忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐」を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。Gmailのフィルタ機能と組み合わせることで、特定の送信者や件名のメールに自動でラベルが付与され、より効率的な運用が可能になります。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
日々の業務で受け取る請求書や議事録などの書類を、一つひとつ確認して内容を要約し、転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字情報の抽出からPerplexityでの要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで受け取った請求書や議事録などの書類を手作業で転記している方
- 書類のテキスト化や内容の要約に多くの時間を費やしてしまっている方
- PerplexityなどのAIを活用して、情報整理や資料作成の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードからデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Perplexity、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約させます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルの保存先フォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Perplexityのアクションでは、要約の指示（プロンプト）を自由に設定でき、OCRで抽出したテキストを変数として利用できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、任意のシートや列を指定し、前段の処理で取得した情報を自由に割り当てて記録できます。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシート、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保管している特定のファイルを、都度手作業でメールに添付して送付する作業に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、頻度が高いと大きな負担になり、添付ミスなどの懸念も生じます。 このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのファイルを取得し、特定の宛先へメールで自動送付する一連のプロセスを自動化できます。定型的なファイル共有業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Google Driveにアップロードされた発注依頼書などから、Misocaで見積書を作成する際、内容を手作業で転記する手間や入力ミスに課題を感じていないでしょうか。この定型的ながらも重要な作業は、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイルの内容を自動で読み取り、Misocaで見積書を自動作成するため、手作業による見積書作成のプロセスを効率化し、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMisocaを用いて、手作業で見積書を作成している営業担当者や経理担当者の方
- 見積書作成時の転記作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 見積書作成業務の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動で見積書が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記が減ることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、スムーズな見積書作成に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMisocaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 次に、Misocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」アクションを設定し、見積書の送付先を特定します
- 最後に、Misocaの「見積書を作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報などを連携して見積書を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で読み取るテキストの対象範囲は、アップロードするファイルのフォーマットに応じて任意で設定してください。
- Misocaで見積書を作成する際に連携する情報は、OCRで読み取ったどの情報をどの項目に反映させるかなど、任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
毎月、Google Driveに保存した顧客データを手動でダウンロードし、楽楽明細にインポートする作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル選択のミスなどを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからデータを自動でダウンロードし、楽楽明細へインポートする一連の流れを自動化でき、手作業による負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveと楽楽明細の間で発生する、毎月のデータ連携に手間を感じている方
- 手作業によるCSVデータのダウンロードやアップロードでのミスをなくしたい経理担当者の方
- 請求関連の定型業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時にGoogle Driveから楽楽明細へデータが自動連携されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、データのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveと楽楽明細をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」など、フローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、オペレーションで楽楽明細の「顧客データCSVを一括取込み」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動する日時を自由にカスタマイズすることが可能です。「毎月25日」や「毎週月曜日」など、業務のサイクルに合わせて起動のタイミングを設定してください。
■注意事項
- Google Driveと楽楽明細のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Meetでの会議後、録画データの保存や関係者への共有に手間を感じていませんか。会議のたびに手動でダウンロードして通知する作業は時間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、録画データを自動でGoogle Driveの指定フォルダへ格納し、Gmailで関係者へ通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議録画データの保存や共有を手作業で行っている方
- 会議の議事録共有を効率化し、関係者への通知漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- Google DriveやGmailを活用し、定型的な情報共有業務の自動化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後の録画データ保存から通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手動での作業で発生しがちなファイルの保存ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで「待機する」アクションを設定し、録画データが生成されるまで待機させます。
- 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得した録画データを格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に録画データが格納された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知を送信する宛先、件名、本文を任意で設定できます。共有したいメンバーに合わせて柔軟にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google Meet、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「待機する」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
GoogleフォームとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたフォーム回答に付随するファイルの移動や整理といった定型業務をなくし、格納ミスやファイルの紛失といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は手間の掛かるファイル管理業務から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もしGoogleフォームやGoogle Driveに関連する業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：回答内容で格納フォルダを分けられますか？
Q：チームで自動化フローを管理できますか？
A：
はい、できます。
Yoomではアカウントを共有するのではなく、ライセンスを持っている人が複数人のチームメンバーを同じワークスペースに招待できるという考え方をしています。
詳しくは以下のページをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合（エラー時）の通知方法はありますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Shiori Hasekura
営業事務や工事事務など、さまざまな現場で事務職を経験してきました。
ルーチン業務や現場とのやり取りを通じて、“実務をまわす”ことのやりがいを感じています。また、デザイン業務にも携わり、「わかりやすく伝える工夫」が好きです。
このブログでは、Yoomを使った業務改善のヒントを、実務目線でお届けしていきます。
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