【簡単設定】GoogleフォームのデータをGoogle Driveに自動的に連携する方法

◼️概要‍

Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。

投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。‍

‍

◼️設定方法‍

1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）

2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。

3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。

4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。

‍

◼️注意事項‍

・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。

・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼を元に請求書を作成し、手作業で関係者に共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。手作業での転記ミスや共有漏れは、業務の遅延や信頼の低下にも繋がりかねない重要な課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleドキュメントで請求書を自動発行しSlackで共有するまでの一連のプロセスを自動化でき、請求書発行業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容を元に、手作業で請求書を作成している経理や営業事務の方
• 請求書発行から共有までのプロセスに時間がかかり、コア業務を圧迫しているチームリーダーの方
• 手作業による請求書の作成ミスや共有漏れをなくし、業務品質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書発行、共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• システムが自動で処理を行うため、請求金額の転記ミスや宛名の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させて請求書を発行します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行された請求書ファイルを指定のチャンネルや担当者に自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい任意のフォームを選択して設定することが可能です。
• Google ドキュメントで発行する請求書は、あらかじめ用意した雛形をベースに作成されるため、レイアウトや項目を自由にカスタマイズできます。
• Slackへのファイル送付アクションでは、通知先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で指定でき、メッセージ本文も固定テキストだけでなく、フォームの回答内容などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• GoogleフォームとSlackとGoogleドキュメントのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。

■概要‍

Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。

Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。‍

‍

■注意事項‍

・Googleフォーム、GoogleカレンダーそれぞれとYoomの連携が必要です。

・連携するGoogleカレンダーの設定やGoogleフォームの内容は自由に変更してご利用ください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。‍

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報を、都度手作業で管理用のGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に回答ごとにファイルを分けて管理する場合、コピーや転記の作業はミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、指定したGoogle スプレッドシートのテンプレートを自動で複製し、回答内容を転記できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 回答者ごとにファイルを分けて管理しており、シートの複製や整理に手間を感じている方
• 手作業によるデータの転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答があるたびに自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル複製やデータ転記の時間を短縮できます。
• 手作業を介さずにデータが連携されるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、Google Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、テンプレートとなるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。
4. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、複製したシートにフォームの回答内容を追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ファイルを複製する」では、Googleフォームから取得した回答内容（氏名や会社名など）を動的に設定可能です。
• 「レコードを追加する」では、Googleフォームのどの回答を、複製したスプレッドシートのどの列に追加するかを自由にマッピングして設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの情報を、一件ずつNotionに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Notionに自動でページが作成され、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionを用いており、手作業での情報転記に手間を感じている方
• フォームの回答内容を、素早く関係者へ共有・管理する仕組みを構築したいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容をページのタイトルや本文に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローは、現在利用している、または新しく作成するGoogleフォームと連携させることが可能です。
• アンケートや問い合わせ受付など、用途に合わせてGoogleフォームの質問項目は自由に設定してください。
• 設定した各質問の回答は、Notionでページを作成する際に、ページのタイトルやプロパティ、本文にそれぞれ紐付けて反映させることができます。
• Notionのオペレーションでは、ページを作成する先のデータベースIDを任意で設定することが可能です。
• Notionで作成するページのコンテンツには、トリガーで取得した情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Googleフォームで収集したクリエイティブ制作依頼やイベント申し込みなどの情報をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？件数が増えるほど作業は煩雑になり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーとしてCanvaに自動でフォルダを作成し、受付から制作準備までをスムーズに連携させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた依頼をもとに、Canvaで手動でフォルダを作成している方
• フォーム回答とデザインアセットの管理を紐付け、業務を効率化したいと考えている方
• クリエイティブ制作の受付から案件管理までの一連の流れを自動化したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答と同時にCanvaに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォームの回答内容と異なる名称で作成してしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名には、Googleフォームの回答内容を動的に反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、収集したい情報に応じて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
• Canvaでフォルダを作成する際、フォルダ名は任意の値で設定できます。Googleフォームの回答から「会社名」や「案件名」などの情報を取得し、それらを組み合わせたフォルダ名にすることも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとCanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し、LINE WORKSのアカウントを発行するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. Googleフォームを社内情報の集約に利用している方

・複数の拠点があり、入社手続きの標準化と効率化を検討している人事部門の責任者

2. カオナビを業務で利用している方

・従業員情報の登録や管理に手間がかかっている方

・従業員情報の手動転記によるヒューマンエラーの発生を懸念している方

3. LINE WORKSを業務で利用している方

・従業員のオンボーディングプロセスを改善し、入社直後から社内コミュニケーションをスムーズに進めたい方

‍

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、Googleフォームの回答が送信された際、カオナビへの従業員登録とLINE WORKSの新規ユーザー登録が自動で完了します。

これにより、入社手続きの標準化と効率化が可能になり、入社直後からスムーズに業務を進められます。

‍

‍■注意事項

・Googleフォーム、カオナビ、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

・LINE WORKSの新規ユーザーを登録するアクションの利用は、LINE WORKSの有償プランに限定されるためご注意ください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
• 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
• ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
• Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。

■概要

イベントや商談で交換した名刺の管理に手間を感じていませんか。手作業での顧客情報入力は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、顧客管理ツールであるサスケに登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、より迅速で正確な顧客管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 獲得した名刺情報をサスケへ手入力しており、作業を効率化したいと考えている方
• Googleフォームを活用して情報収集をしており、後続の業務を自動化したい方
• 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに送信された名刺画像を自動で読み取りサスケへ登録するため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データ精度が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、サスケをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像を取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、名刺画像からテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでサスケの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報をサスケの各項目に登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定で、名刺画像から読み取る会社名や氏名、電話番号などの抽出項目を任意でカスタマイズできます。
• サスケに顧客情報を登録する際、OCR機能で取得した情報や固定のテキストを、どの項目に登録するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、サスケのそれぞれとYoomを連携してください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせや日報などを、都度Confluenceに手作業で転記していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、転記ミスや共有漏れが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで自動的にConfluenceにページが作成されるため、こうした定型業務の手間を省き、情報の集約と管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報を手作業でConfluenceに転記している方
• チーム内の情報共有やナレッジマネジメントをより効率化したいと考えている方
• 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点にConfluenceのページが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションを設定して、フォームから取得した情報をページのタイトルや本文に紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogleフォームは、業務で利用している任意のフォームを指定して連携してください。
• Confluenceのページ作成アクションでは、ページを作成する先のクラウドIDやスペースIDを任意で設定し、ページタイトルや本文にはGoogleフォームから取得した回答内容を設定することで、動的なページ生成が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方

• 法務部の担当者
• セールス担当者や営業アシスタント
• プロジェクトマネージャー

2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方

• 業務の効率化を目指している中小企業の経営者
• 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者

3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方

• DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー
• Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。

・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。

‍

■注意事項

‍・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

毎月、Google Driveに保存した顧客データを手動でダウンロードし、楽楽明細にインポートする作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、時にはファイル選択のミスなどを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Driveからデータを自動でダウンロードし、楽楽明細へインポートする一連の流れを自動化でき、手作業による負担を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveと楽楽明細の間で発生する、毎月のデータ連携に手間を感じている方
• 手作業によるCSVデータのダウンロードやアップロードでのミスをなくしたい経理担当者の方
• 請求関連の定型業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎月決まった日時にGoogle Driveから楽楽明細へデータが自動連携されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、データのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Driveと楽楽明細をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎月1日になったら」など、フローを起動したい日時を設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
4. 最後に、オペレーションで楽楽明細の「顧客データCSVを一括取込み」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを連携します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動する日時を自由にカスタマイズすることが可能です。「毎月25日」や「毎週月曜日」など、業務のサイクルに合わせて起動のタイミングを設定してください。

■注意事項

• Google Driveと楽楽明細のそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

日々の業務で受け取る請求書や議事録などの書類を、一つひとつ確認して内容を要約し、転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字情報の抽出からPerplexityでの要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取った請求書や議事録などの書類を手作業で転記している方
• 書類のテキスト化や内容の要約に多くの時間を費やしてしまっている方
• PerplexityなどのAIを活用して、情報整理や資料作成の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードからデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による文字の読み間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Perplexity、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約させます
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルの保存先フォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Perplexityのアクションでは、要約の指示（プロンプト）を自由に設定でき、OCRで抽出したテキストを変数として利用できます。
• Google スプレッドシートのアクションでは、任意のシートや列を指定し、前段の処理で取得した情報を自由に割り当てて記録できます。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシート、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.オンラインストレージとしてGoogle Driveを使用している方

・Google Driveでファイル・フォルダの管理をしている方

・バックオフィス業務でGoogle Driveを使用している企業

‍

2.Misocaを使用して帳票業務を担当している方

・帳票の作成を行う総務、事務の担当者

・帳票の管理をしている経理担当者

・商品管理をしている管理担当者

‍

3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

‍

■このテンプレートを使うメリット

・Google Driveにアップロードされたファイルを元に、Misocaで見積書を作成することができるため、業務の効率化を図ることができます。

・見積書のひな型をGoogle Driveで作成している場合、AI機能を使うことで自動的に見積書を作成することができます。

・Misocaの見積書作成を自動化することができるため、文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。

・Misocaの見積書作成を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。

・社内で使用しているコミュニケーションツールと連携することで、見積書作成の通知を特定のメンバーへ出すことができます。

‍

■注意事項

・Google Drive、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

‍Yoomデータベースの情報を用いて、Google Drive内にフォルダを自動作成します。

作成するフォルダ名や親フォルダの指定が可能です。

‍

■設定方法

‍Google DriveとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。

「データベースから対象のレコードを選択」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください

Google Driveの「フォルダを作成する」オペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、フォルダ名や親フォルダのID（任意）を設定してください。

詳細手順

1. 該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定します。

2. フローボットを起動してください。

3. Google Drive上にフォルダが作成されます。

‍

■注意事項

‍・Googleアカウントとの連携設定が必要です。

・フォルダ名などの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。

■概要

Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailに通知するフローです。
‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetを頻繁に利用している企業やチームの方
  • 会議の録画データを効率的に管理したいと考えている方
• 手動でのデータ保存や通知に時間を取られている担当者の方
  • 自動化することで業務負担を軽減し、他の重要な作業に集中したいと考える方
• 会議録画の整理整頓や共有をスムーズに行いたい管理者の方
  • Google DriveとGmailを連携させることで、録画音声データの送信を行いたい方
• Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方
  • ファイルの共有をメールで行っている方

■このテンプレートを使うメリット

Google Meetで作成された録画データを手作業で共有するのは、時間も手間もかかり非効率です。

このテンプレートを活用することで、Google Meetで行われた会議の録音データを自動でメールで送付することができます。  
会議終了後スムーズに録画データが自動で通知されるため、手作業の手間が省け、対象者に音声ファイルを迅速に共有することができます。
手作業を省いて、円滑な情報共有を行うことで、業務効率化につながります。

◼️概要‍

Yoomデータベースからフローボットを起動すると、GoogleDrive内に保存されている指定のファイルを取得し、メールで送付します。‍

‍

◼️設定方法‍

1.Google DriveとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）

2.データベーストリガーで任意のデータベース情報を設定してください。

3.Google Driveの「Google Driveから資料をダウンロード」で、取得するファイルの内容を設定してください。

4.「メールで資料を送付」オペレーションで、送信先メールアドレス、件名、本文などの設定を行い、ファイルの内容を添付ファイルとして追加してください。

5.データベースからチェックボックスなどで対象のレコードを選択し、フローボットを起動すると、指定したファイルが取得され、メールで送付されます。‍

‍

◼️注意事項‍

・Google Driveのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・メールアドレスやメール文面、Google Driveの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。

■概要

GoogleフォームでSVGファイルを受け取るたびに、手作業でPNG形式へ変換し、Google Driveに保存する作業は時間がかかりませんか？ファイル形式の確認やアップロード先のフォルダ管理も煩雑で、ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をトリガーに、SVGからPNGへの変換、そしてGoogle Driveへの格納までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle Drive間でファイルを手作業で処理している方
• SVGからPNGへのファイル変換作業に時間を取られているデザイナーや広報担当者の方
• ファイル管理の効率化とヒューマンエラー削減を目指す業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームからのファイル受付後の変換・格納作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より創造的な業務に集中できます。
• ファイル形式の変換ミスやGoogle Driveへのアップロード漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、SVGファイルが添付されるフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたSVGファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでYoomのRPA機能である「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのSVGからPNGへの変換ツールなどを利用してファイル形式を変換します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみを自動化の対象とします。
• Google Driveからファイルをダウンロードするオペレーションでは、フォームの回答に含まれるファイルIDを動的に指定することで、常に最新のSVGファイルを取得します。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、利用するファイル変換サイトのURLや、サイト上でのファイルのアップロード、変換後のファイルのダウンロードといった一連の操作ステップを正確に設定する必要があります。
• Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、変換後のPNGファイルを格納するGoogle Drive内のフォルダIDと、ファイル名を任意に設定できます。ファイル名には、元のファイル名や日付などを含めることも可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Gmailに届く請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度ダウンロードし、Google Driveに手動で保存する作業は、見落としが許されず手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定の件名を持つメールをGmailで受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした課題をスムーズに解消し、重要なファイルの管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る請求書などを手動でGoogle Driveに保存している経理担当者の方
• クライアントからのレポートや資料をGmailで受け取り、チームで共有している方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメールが届くと添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガーを設定し、Gmail側で特定の件名に合致するメールがYoomに転送されるように設定します。
3. 次に、分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
4. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールを処理する条件を分岐機能で細かく設定できます。例えば、特定の送信元アドレスを含むメールのみを対象にしたり、件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行したりといったカスタムが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDや生成するファイル名を任意に設定できます。受信したメールの情報をもとに動的な命名も可能です。

■注意事項‍

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要‍

請求書情報の登録フォームに回答した請求書ファイルをGoogle Driveに格納するフローです。

フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogle Driveに請求書ファイルが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

また、Yoomでは承認フローを間に挟むこともできるので、人的な確認を行いたい場合も対応することが可能です。

フォームに登録する内容を自由に変更してご利用ください。‍

‍

■注意事項‍

・Google DriveとYoomを連携してください。