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Google フォームから送信されたファイルはGoogle Driveに自動で保存されますが、「その他のツールにも自動保存可能なら便利だな…」と感じたことはありませんか？
今回はこのような願いを実現する、Google フォームとDropboxのアプリ連携をご紹介します。この連携を行うと、Google フォームから送信されたファイルがDropboxにも自動で保存されるようになるため、別ツールでのファイルの共有や保存が容易になるはずです。
アプリ連携の際に難しい知識は必要ありません。この機会にぜひお試しください。
今回の連携を導入すると、Google フォームから送信されたファイルを、Dropboxに自動で保存可能になります。これによりファイルアップロードの手間が削減されることが期待できます。
例えば、本来はGoogle フォームから送信されたファイルはGoogle Driveに自動で保存されますが、別ツールで管理・共有したい場合は別途アップロードが必要となります。
今回のアプリ連携はこのような二度手間を削減可能になるため、作業負担が軽減できるかもしれません。
Google Driveを活用しているチームと、Dropboxを活用しているチーム間での連携強化も期待できるでしょう。
例えば、カスタマー担当部署はGoogle Driveを活用し、商品開発部がDropboxを活用している場合、Google フォームから商品の問い合わせと共に送信されたファイルはDropboxにも自動で追加されるようになるため、2つの部署でのファイルの共有がスムーズに行われるはずです。
これにより、情報共有にかかる時間が減少し、業務がスピーディーに進行することが可能になるかもしれません。
Google フォームとDropboxの自動化を導入したことで、ファイルのアップロードミスも回避できるはずです。
例えば、手動でファイルをアップロードする場合、フォルダを間違えたり、アップロードするものを間違えたりといったミスが発生しがちです。場合によってはファイルのアップロードそのものを忘れてしまうことも考えられます。
今回の連携によりファイルのアップロードは全て自動で行われるため、このようなミスを回避できる可能性が高まると言えるでしょう。これにより、より効率的なファイル管理がしやすくなるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、指定したGoogle フォームから送信されたファイルが保存されたGoogle DriveのAPIを活用してファイルデータをダウンロードします。
そして、DropboxのAPIを用いてこのファイルデータを受け取り、Dropboxにアップロードすることが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.検索する
Google フォームのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。
確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Dropboxのアイコンを選択してください。
2.ログインする
ログイン画面が表示されるため、Dropboxにログインしましょう。
3.許可する
その後、上記のような画面に移行します。
内容を確認し、「許可する」ボタンを押しましょう。
4.追加する
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする」をクリックします。
3.アプリトリガー
Google フォームのアイコンの「フォームに回答が送信されたら」を選択してください。
次へ進みます。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.フォームの指定
どのフォームから送信されたファイルをDropboxにアップロードするか指定します。
ボックス下部の補足のとおりに入力してください。
5.テストの実行
ここまで設定ができたら、指定したフォームからファイルを送信しましょう。その後赤枠のテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら、JSONPATHを用いて、アウトプットの追加を行います。
詳細につきましては、Google フォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法をご確認ください。
アウトプットの取得が完了したら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをダウンロードする」を選択してください。
次へ進みます。
2.ファイルIDの選択
先ほどフォームからテスト送信したファイルを選択します。ボックスをクリックしましょう。
保存済みのファイルが一覧表示されます。
その中からクリックで選択し、ボックスに挿入してください。
3.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
4.アプリと連携する
最後に、Dropboxへのアップロードを行います。
Dropboxのアイコンの「ファイルをアップロード」を選択してください。次へを押します。
5.必須項目の入力
ボックス下部の補足のとおりに入力してください。
フォルダパスの設定に関しては任意です。
ファイルの添付方法は設定済みのため、このままにしておきましょう。
6.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
7.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Google フォームで送信されたファイルをDropboxにアップロードする
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、都度ファイルを確認しDropboxに手動で保存する作業は手間がかかる上に、保存忘れなどのミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でDropboxの指定フォルダにアップロードされるため、こうした手作業をなくし、ファイル管理の正確性と迅速性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomには他にもDropboxを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
ファイルの内容をAIで読み取り、その内容をテキストとしてGoogle スプレッドシートに自動格納できます。入力作業を大幅に削減できるかもしれません。
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をGoogle スプレッドシート上で管理したい方
・アップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってGoogle スプレッドシートのデータベースに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールですが、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業でGoogle スプレッドシートのデータベース追加するのは、手間がかかる上にヒューマンエラー（追加漏れなど）のリスクがあります。
手作業での追加などを行う必要がなくなることにより転記ミスや入力ミスを減らすことができ業務の効率化を図ることが可能になる[Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りGoogle スプレッドシートのデータベースに追加する]フローは最適です。
■注意事項
・Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
2.Google DriveにGoogleスプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードする
Google スプレッドシートをPDFとしてDropboxに格納できます。請求書や契約書などを作成した場合に活用可能でしょう。
■概要
Google DriveにGoogle スプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Google DriveにGoogle スプレッドシートが作成されたら、DropboxにPDF形式でファイルをアップロードできるため、業務効率を向上させます。
・Google スプレッドシートを自動的にPDF形式に変換できるため、手作業による入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する
Dropboxでの変更を素早く把握できるため、ファイルの確認漏れが防ぎやすくなるはずです。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
様々なツールを使い分けることにより、業務の利便性が大きく向上するはずです。
しかし、ツールの数だけ手間がかかることもあります。そのような時こそ自動化を導入して、メリットを大きく感じられる作業環境に整えることがおすすめです。
Google フォームとDropboxの連携により、ファイルの管理や共有が格段と簡単になるかもしれません。Yoomはプログラミングの知識がなくても自動化が可能なため、はじめての方でもチャレンジしやすい仕様になっています。この機会にぜひ、自動化を導入しませんか？
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