Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する
試してみる
■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・情報収集を効率化したい担当者の方
・Googleフォームを使って顧客や社内から情報収集を行っている方
・手動作業を減らして業務を自動化したいチームリーダーの方
・フォーム入力後のフォローアップメールやSlackへの通知を手動で行っており、業務負担を軽減したい方
・リアルタイムで情報を共有したい企業の管理者の方
・収集したデータをメールとSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「Googleフォームの回答内容を、いちいち確認してメールを送るのが面倒…。」
そんな経験はありませんか？Googleフォームを使えば情報を集めるのは簡単ですが、その後の処理を手作業で行っていると、どうしてもミスや漏れが起こる可能性があります。
特に、回答内容をもとにGmailでメールを送ったり、Slackで通知したりする作業は、単純だけど意外と手間がかかりがち。
実は、Googleフォームの回答が送信されたら、Gmailで関係者にメールを送り、Slackでチームにすぐに共有する方法があるんです！
これなら確認漏れの心配もなく、情報共有のスピードもアップできそうです。
この記事では、その手順をわかりやすく解説していきます！
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する
Googleフォームの内容を基に、自動でGmaiを送り、Slackにも同じ情報を通知します。これにより、Googleフォームの内容をスムーズに情報共有ができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GoogleフォームとGmail、Slackをマイアプリに登録する
- Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする
- Gmailと連携し、メールを送信する
- Slackと連携し、メッセージを送る
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する
試してみる
■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・情報収集を効率化したい担当者の方
・Googleフォームを使って顧客や社内から情報収集を行っている方
・手動作業を減らして業務を自動化したいチームリーダーの方
・フォーム入力後のフォローアップメールやSlackへの通知を手動で行っており、業務負担を軽減したい方
・リアルタイムで情報を共有したい企業の管理者の方
・収集したデータをメールとSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：GoogleフォームとGmail、Slackをマイアプリに登録する
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleフォームのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)上記と同様にGoogle スプレッドシートとGmailも連携を行います。
(5)次にSlackの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSlackをクリックします。
(6)ワークスペースにサインインする画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
Slackのマイアプリ登録方法
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGmail、Slackが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする
Googleフォームにご要望・お問い合わせフォームを作成してみました。
回答が送信された際の設定をしていきましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する
試してみる
■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・情報収集を効率化したい担当者の方
・Googleフォームを使って顧客や社内から情報収集を行っている方
・手動作業を減らして業務を自動化したいチームリーダーの方
・フォーム入力後のフォローアップメールやSlackへの通知を手動で行っており、業務負担を軽減したい方
・リアルタイムで情報を共有したい企業の管理者の方
・収集したデータをメールとSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ3：Gmailと連携し、メールを送信する
(1)次にGmailと連携して、メールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「メールの設定」画面から、宛先をアウトプットから選択します。
下へ進み、件名と本文を入力します。
文中にアウトプットを使用することで、Googleフォームの情報を引用することができますよ！
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し問題がなければ、下部にある「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ4：Slackと連携し、メッセージを送る
(1)次にSlackと連携して、チャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、投稿先のチャンネルIDを候補から選択します。
下へ進み、メッセージに入力した内容がSlackに通知されます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する」フローボットの完成です。
トリガーが起動すると、Slackにはこんな形で通知がされました！
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する
試してみる
■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・情報収集を効率化したい担当者の方
・Googleフォームを使って顧客や社内から情報収集を行っている方
・手動作業を減らして業務を自動化したいチームリーダーの方
・フォーム入力後のフォローアップメールやSlackへの通知を手動で行っており、業務負担を軽減したい方
・リアルタイムで情報を共有したい企業の管理者の方
・収集したデータをメールとSlackで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
テンプレートを使用して作成するとサクサク進めて便利ですね！
「でも他部署では他のアプリを使用しているの…。」という方は下のフローはいかがでしょうか？
先ほどのフローに似ていて作成も簡単です！
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する
まずは、Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する方法を簡単にご紹介します。
先ほどご紹介したフローと同じように以下のテンプレートをコピーしてください。
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する
試してみる
■概要
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知するフローです。
フォーム入力からの情報を自動で活用して業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを日常的に活用している担当者の方
・フォームからのデータを効率的に活用したいと考えている方
・Outlookでのメール送信を自動化したいビジネスパーソン
・手動でのメール送信に時間を取られている方
・Microsoft Teamsでの連絡を効率的に行いたいチームリーダー
・チームへの情報共有をリアルタイムで行いたい方
・業務の効率化を図りたい経営者や管理職の方
・ルーティン作業を自動化して、より重要な業務に集中したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(1)「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます。
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な個所に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知する
次は、Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知する方法をご紹介します。以下のテンプレートをコピーして使用してください。
Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知する
試してみる
■概要
Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知するフローです。
フォームで収集した情報を関係者へ共有することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してデータ収集をしているが、情報の共有に時間がかかっている担当者の方
・フォームの回答内容に基づいて即時にメール通知を行いたい営業やサポートチームの方
・Chatworkを使ってチーム内での情報共有を強化したい管理者の方
・手動での通知作業を自動化し、業務効率を向上させたい企業
・GoogleフォームとChatworkを連携させて、スムーズなコミュニケーションを実現したい方
■注意事項
・Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
(1)「メッセージを送る」をクリックします。
(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がChatworkに通知されます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
Googleフォームの回答を確認しなくても、自動でGoogleカレンダーに面接の予約が登録されます。これにより、手動でGoogleカレンダーに登録する手間を省き、スケジュールの登録漏れを防ぐことが期待できます。このフローは人事担当者の方に特におすすめです。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
試してみる
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
2.Googleフォームの回答をGoogleスプレッドシートに追加する
このフローはGoogleフォームの回答をGoogle スプレッドシートへ転記されている方におすすめです。自動化することで、手入力を減らし、入力ミスや漏れを防ぐことができるでしょう。
Googleフォームの新規回答をGoogle スプレッドシートに自動追記する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムでチームに共有、管理したい方
・データ入力のミスをなくし、より正確な情報管理の仕組みを構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
このフローを導入することで、Googleフォームが送信されると、その内容をもとに自動的に請求書を発行しGoogle Driveに保存されます。これにより、請求書発行のスピード向上が期待できます！
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
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■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方
2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
さらに、Googleフォームを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Googleフォームを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
Googleフォームの回答をもとにGmailでメールを送り、Slackに通知するフローを紹介しました！
設定もシンプルで一度作ってしまえば、あとは自動で動いてくれるので、手間を削減できるでしょう。
さらに、Microsoft TeamsやChatworkなど他のコミュニケーションツールやOutlookなどの電子メール機能と連携することで、あなたの使いやすいようにカスタマイズすることができますよ！
日々の業務をもっと手間なくスムーズに。
今回紹介したフローを取り入れて、業務の効率化を実現しましょう！
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