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■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、手動での定型メールの送信やSlackへの通知作業を自動化することができ、作業時間を短縮することができます。
手動作業が自動化されることにより、ヒューマンエラーによるミスを減らすことが可能です。
Slackへの通知を起点に、チーム全体での情報共有が効率化され、作業をスムーズに進めることができます。
「Googleフォームの回答内容を、いちいち確認してメールを送るのが面倒…。」
そんな経験はありませんか？Googleフォームを使えば情報を集めるのは簡単ですが、その後の処理を手作業で行っていると、どうしてもミスや漏れが起こる可能性があります。
特に、回答内容をもとにGmailでメールを送ったり、Slackで通知したりする作業は、単純だけど意外と手間がかかりがち。
実は、Googleフォームの回答が送信されたら、Gmailで関係者にメールを送り、Slackでチームにすぐに共有する方法があるんです！
これなら確認漏れの心配もなく、情報共有のスピードもアップできそうです。
この記事では、その手順をわかりやすく解説していきます！
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームの内容を基に、自動でGmaiを送り、Slackにも同じ情報を通知します。これにより、Googleフォームの内容をスムーズに情報共有ができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、手動での定型メールの送信やSlackへの通知作業を自動化することができ、作業時間を短縮することができます。
手動作業が自動化されることにより、ヒューマンエラーによるミスを減らすことが可能です。
Slackへの通知を起点に、チーム全体での情報共有が効率化され、作業をスムーズに進めることができます。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleフォームのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)上記と同様にGoogle スプレッドシートとGmailも連携を行います。
(5)次にSlackの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSlackをクリックします。
(6)ワークスペースにサインインする画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGmail、Slackが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
Googleフォームにご要望・お問い合わせフォームを作成してみました。
回答が送信された際の設定をしていきましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、手動での定型メールの送信やSlackへの通知作業を自動化することができ、作業時間を短縮することができます。
手動作業が自動化されることにより、ヒューマンエラーによるミスを減らすことが可能です。
Slackへの通知を起点に、チーム全体での情報共有が効率化され、作業をスムーズに進めることができます。
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次にGmailと連携して、メールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「メールの設定」画面から、宛先をアウトプットから選択します。
下へ進み、件名と本文を入力します。
文中にアウトプットを使用することで、Googleフォームの情報を引用することができますよ！
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し問題がなければ、下部にある「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次にSlackと連携して、チャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、投稿先のチャンネルIDを候補から選択します。
下へ進み、メッセージに入力した内容がSlackに通知されます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する」フローボットの完成です。
トリガーが起動すると、Slackにはこんな形で通知がされました！
■概要
Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知するフローです。
情報の共有やフォローアップがスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、手動での定型メールの送信やSlackへの通知作業を自動化することができ、作業時間を短縮することができます。
手動作業が自動化されることにより、ヒューマンエラーによるミスを減らすことが可能です。
Slackへの通知を起点に、チーム全体での情報共有が効率化され、作業をスムーズに進めることができます。
テンプレートを使用して作成するとサクサク進めて便利ですね！
「でも他部署では他のアプリを使用しているの…。」という方は下のフローはいかがでしょうか？
先ほどのフローに似ていて作成も簡単です！
まずは、Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する方法を簡単にご紹介します。
先ほどご紹介したフローと同じように以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知するフローです。
フォーム入力からの情報を自動で活用して業務をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、手動で行っていたメール送信や通知が自動化され、日々の業務にかかる時間を削減することができます。
Googleフォームから回答が送信されるとフローが起動するため、チーム内での情報共有がスムーズになります。
定型業務が効率化されるため、業務の標準化が図れると共に、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防止できます。
(1)「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます。
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な個所に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
次は、Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知する方法をご紹介します。以下のテンプレートをコピーして使用してください。
■概要
Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知するフローです。
フォームで収集した情報を関係者へ共有することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、Googleフォームの回答を起点にメール送信とChatworkへの通知が自動化され、情報把握の遅れを防止できます。
手動で行っていた定型業務を自動化することで、業務効率を向上させることができます。
メールやChatworkへの宛先誤りも防止できるため、情報伝達の正確性の高めることができます。
(1)「メッセージを送る」をクリックします。
(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がChatworkに通知されます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
Googleフォームの回答を確認しなくても、自動でGoogleカレンダーに面接の予約が登録されます。これにより、手動でGoogleカレンダーに登録する手間を省き、スケジュールの登録漏れを防ぐことが期待できます。このフローは人事担当者の方に特におすすめです。
■概要
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約が追加されるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleカレンダーそれぞれとYoomの連携が必要です。
・連携するGoogleカレンダーの設定やGoogleフォームの内容は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
2.Googleフォームの回答をGoogleスプレッドシートに追加する
このフローはGoogleフォームの回答をGoogle スプレッドシートへ転記されている方におすすめです。自動化することで、手入力を減らし、入力ミスや漏れを防ぐことができるでしょう。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
このフローを導入することで、Googleフォームが送信されると、その内容をもとに自動的に請求書を発行しGoogle Driveに保存されます。これにより、請求書発行のスピード向上が期待できます！
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
さらに、Googleフォームを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Googleフォームの回答をもとにGmailでメールを送り、Slackに通知するフローを紹介しました！
設定もシンプルで一度作ってしまえば、あとは自動で動いてくれるので、手間を削減できるでしょう。
さらに、Microsoft TeamsやChatworkなど他のコミュニケーションツールやOutlookなどの電子メール機能と連携することで、あなたの使いやすいようにカスタマイズすることができますよ！
日々の業務をもっと手間なくスムーズに。
今回紹介したフローを取り入れて、業務の効率化を実現しましょう！
