回答確認の手間を削減！Googleフォームでメール＆Slack通知を自動化しよう

ステップ1：GoogleフォームとGmail、Slackをマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleフォームのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。

(4)上記と同様にGoogle スプレッドシートとGmailも連携を行います。
(5)次にSlackの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSlackをクリックします。
(6)ワークスペースにサインインする画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。

Slackのマイアプリ登録方法

連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGmail、Slackが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする

Googleフォームにご要望・お問い合わせフォームを作成してみました。
回答が送信された際の設定をしていきましょう！

先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：Gmailと連携し、メールを送信する

(1)次にGmailと連携して、メールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。

(2)Gmailの「メールの設定」画面から、宛先をアウトプットから選択します。

下へ進み、件名と本文を入力します。
文中にアウトプットを使用することで、Googleフォームの情報を引用することができますよ！

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し問題がなければ、下部にある「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ4：Slackと連携し、メッセージを送る

(1)次にSlackと連携して、チャンネルにメッセージを送ります。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Slackの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Slackと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、投稿先のチャンネルIDを候補から選択します。

下へ進み、メッセージに入力した内容がSlackに通知されます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Googleフォームの内容をもとにGmailでメールを送り、Slackにも通知する」フローボットの完成です。
トリガーが起動すると、Slackにはこんな形で通知がされました！

テンプレートを使用して作成するとサクサク進めて便利ですね！
「でも他部署では他のアプリを使用しているの…。」という方は下のフローはいかがでしょうか？
先ほどのフローに似ていて作成も簡単です！

Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する

まずは、Googleフォームの内容をもとにOutlookでメールを送り、Microsoft Teamsにも通知する方法を簡単にご紹介します。
先ほどご紹介したフローと同じように以下のテンプレートをコピーしてください。

(1)「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます。

それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な個所に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知する

次は、Googleフォームの内容をもとにメールを送り、Chatworkにも通知する方法をご紹介します。以下のテンプレートをコピーして使用してください。

(1)「メッセージを送る」をクリックします。

(2)Chatworkの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Chatworkと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ルームIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がChatworkに通知されます。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

Googleフォームを使ったその他の自動化例

他にもGoogleフォームを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！

1.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する

Googleフォームの回答を確認しなくても、自動でGoogleカレンダーに面接の予約が登録されます。これにより、手動でGoogleカレンダーに登録する手間を省き、スケジュールの登録漏れを防ぐことが期待できます。このフローは人事担当者の方に特におすすめです。

2.Googleフォームの回答をGoogleスプレッドシートに追加する

このフローはGoogleフォームの回答をGoogle スプレッドシートへ転記されている方におすすめです。自動化することで、手入力を減らし、入力ミスや漏れを防ぐことができるでしょう。

3.Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する

このフローを導入することで、Googleフォームが送信されると、その内容をもとに自動的に請求書を発行しGoogle Driveに保存されます。これにより、請求書発行のスピード向上が期待できます！

さらに、Googleフォームを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Googleフォームを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Googleフォームの回答をもとにGmailでメールを送り、Slackに通知するフローを紹介しました！
設定もシンプルで一度作ってしまえば、あとは自動で動いてくれるので、手間を削減できるでしょう。
さらに、Microsoft TeamsやChatworkなど他のコミュニケーションツールやOutlookなどの電子メール機能と連携することで、あなたの使いやすいようにカスタマイズすることができますよ！
日々の業務をもっと手間なくスムーズに。
今回紹介したフローを取り入れて、業務の効率化を実現しましょう！