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Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法
ファイル管理は業務効率化のために重要な要素の一つです。しかし、日々の業務をこなしているうちに、保存したはずのファイルがなく、ファイルを探すのに時間をかけてしまった経験はありませんか？この記事では、Googleフォームで送信されたファイルを自動的に、Microsoft SharePointにアップロードする方法を解説します。Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointの連携は、業務の効率化とデータ管理の最適化を実現するために有効な手段となり得るかもしれません。この連携方法を使用すれば、ノーコードで簡単に設定でき、ITスキルに自信がない方でも安心です。ぜひ最後まで目を通してくださいね。
こんな方におすすめ
今回紹介する連携をぜひ使っていただきたいのは以下のような方々です！
- Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointのそれぞれを活用している方
- Googleフォームから送信されたファイル管理に手間を感じている方
- Microsoft SharePointを導入しており、ファイルの自動アップロード機能を活用したい方
- 業務に使用するファイル管理の効率化をしたいと考えている企業のIT担当者
- チーム内の情報共有とセキュリティ管理に課題を感じている方
Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointの連携メリットと具体例
業務効率の向上
GoogleフォームとGoogle Drive、Microsoft SharePointを連携させることで、手作業でのファイル管理から解放され業務の効率化が行われます。例えば、従業員や顧客がGoogleフォームにファイルを送信した際に一度Google Driveにアップロードされたファイルを取得して、自動的にMicrosoft SharePointにアップロードされるため、手動でファイルを移動したり、整理したりする必要がなくなるでしょう。これにより、これまでファイル管理に使用してきた時間を節約でき、従業員が他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。特に、1日に多くの帳票やファイル管理を行う業務ではその効果が期待できます。
情報の一元管理とアクセス権の最適化
Googleフォームで送信されたファイルをGoogle Driveを介してMicrosoft SharePointに自動的にアップロードすることで、すべての情報を一元的に管理できます。Microsoft SharePointではアクセス権限を詳細に設定できるため、機密性の高いファイルを特定のメンバーだけが閲覧できるようになるでしょう。また、情報が一元化されることで、チーム全体が必要なデータに迅速にアクセスでき、業務の透明性の向上が期待できます。保存場所が統一されていない場合と比べて、リスク管理やコスト削減もできるかもしれません。
データの整合性を考慮
Googleフォームを使って集めた情報をそのままMicrosoft SharePointにアップロードするプロセスは、手動でデータ入力する際のミスを減らします。特に、大量のデータや複雑な情報を扱う際、誤入力や重複データを防ぐことにつながります。ファイルのアップロードを自動化することによって、データの整合性が保たれ、後からデータの保管場所を再確認する手間が減ります。これにより、データ分析や報告書作成などの業務が効率化され、意思決定に必要な正確な情報を迅速に取得できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法
Googleフォームに回答されたことをGoogleフォームのAPIを利用して受け取り、Google Driveの提供するAPIを用いて、Google DriveのフォルダにGoogleフォームで受信したファイルを自動で追加することが実現可能です。
また、Microsoft SharePointが提供するAPIを用いることで、更にGoogle Driveでダウンロードしたファイルを格納することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
- Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるGoogleフォームのトリガー設定と、その後に続くGoogle DriveとMicrosoft SharePointのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointをマイアプリ登録
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。
【Googleフォーム】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にGoogleフォームと入力し、表示された候補から「Googleフォーム」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウント選択画面になるので、連係するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックして完了です。
【Google Drive】
先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックし、Googleフォームの時と同じように設定していきましょう。
【Microsoft SharePoint】
Microsoft SharePointにログインしている場合、自動的にログインします。
※・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
マイアプリにGoogleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：Googleフォーム「フォームに回答が送信されたら」のトリガーを設定
それではここからは連携フローの設定を進めていきましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogleフォームの設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
同時にGoogleフォームの設定を行いましょう。
今回はこのようにファイル送付専用のフォームを用意しました！
作成したフォームは開いたままで次の設定を行うましょう。
Yoomに戻り、詳細を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」→選択してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→先ほど設定したGoogleフォームのURLから取得し設定してください
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストを実行するとアウトプットが取得できます。
アウトプットを使用することで、フロー起動ごとの変動する値に対応することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
しかしこの先のオペレーションで使用する「fileId」「fileName」は取得できていないため、手動で追加する必要があります。
「＋取得する値を追加」をクリックして、値の追加を行うと以下のように表示されます。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参考にしてください。
アウトプットの取得まで完了したら、「保存する」をクリックして完了です。
ステップ3：Google Drive「ファイルをダウンロードする」、Microsoft SharePoint「ファイルをアップロードする」のアクションを設定
続いて先ほどフォームで送信され、Google Driveに保存されているファイルを取得するアクションを設定します。
Google Driveの「ファイルをダウンロードする」をクリックすると、以下のように表示されるので設定していきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイルをダウンロードする
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
設定の前に注意事項を確認しましょう。
画面をスクロールすると、「ファイルID」の設定箇所があります。
ここで入力するのが、先ほどトリガーアクションで手動追加した「fileId」です。
入力欄をクリックすると、下に候補が出るので「アウトプット」をクリックし、「フォームに回答が送信されたら」の中から「fileId」を選択します。
設定後、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」をクリックすると以下の画面が表示されるので、設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイルをアップロード
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
API接続設定を行いましょう。
「サイトID」→候補から選択してください
「ドライブID」→候補から選択してください
「格納先フォルダ名」→設定してください
「格納先フォルダのアイテムID」→フォルダ名を設定することで候補が出現するので選択してください
画面をスクロールし、今回格納するファイルのファイル名を設定します。
今回はトリガーアクションで取得している「fileName」のアウトプットを取得しているので、そちらを設定しましょう。
ファイルの添付方法を設定します。
ひとつ前のアクションでダウンロードしたファイルを、以下のように設定します。
設定が完了したら、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
ステップ4：Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例
他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
はじめに紹介するのは、Notionとの連携フローです。取引先の登録情報をもとに、自動でフォルダを作成するので、業務に使用する資料の格納場所が明確になり、資料へスムーズにアクセスできそうですね。
■概要Notionで管理している取引先情報を、Microsoft SharePointにも反映させていますか？案件ごとにフォルダを作成する際、手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかる上に、入力ミスやフォルダの作成漏れといった課題にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい取引先データが登録されるとMicrosoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
■このテンプレートを使うメリット- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- NotionとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 取引先ごとのフォルダ作成漏れや命名規則の間違いなど、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 情報システム部門やDX推進担当で、各部署のデータ連携を自動化する仕組みを探している方
- Notionに取引先情報を登録するだけで、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
- はじめに、NotionとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーの起動が「作成」によるものだった場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にフォルダを作成します
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースIDを任意で設定してください
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、フォルダ名にNotionから取得した取引先名を含めるなど、動的な情報を組み合わせて設定できます
■注意事項
- Notion、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
次に紹介するフローは、Microsoft Teamsとの連携です。ファイルのアップロードを自動で通知するため、確認の手間を省き、チーム内への情報共有を円滑化できるかもしれません。
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者
2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
- チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者
- 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者
3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にメールでファイルを受け取り、それをチームで共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- ドキュメントを共有して業務を進める営業やマーケティング担当者
2.ファイル共有やプロジェクト管理を効率化したい方
- チーム間での情報共有を円滑に行いたい組織の管理者
- 様々なファイルを一元管理し、アクセス権を適切に管理したい情報セキュリティ担当者
3.Microsoft Teamsを利用してコミュニケーションを行っている方
- Microsoft Teamsを活用してチーム内でのコミュニケーションやファイル共有を行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのファイルのアップロードや通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることがでます。
・メール、SharePoint、Microsoft Teamsといったツールを統合することで、作業環境が一元化され、作業の効率が向上します。
・情報の散逸や作業の重複が減り、生産性が向上します。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする
最後に紹介するのは、freeeサインとの連携フローです。締結した契約書を自動で格納することができるため、必要な時に迅速に検索・参照することができるでしょう。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
■概要
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 電子署名サービスとしてfreeeサインを利用している企業
・契約書の締結後、自動的に送信する運用に手間を感じている方
2. Microsoft SharePointを利用している企業
・SharePointを利用して契約書を一元管理しているが、手動でのアップロードに時間がかかる方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードすることで、契約書の一元管理が可能となります。
これにより、必要な契約書を迅速に検索・参照することができ、業務の効率化が図れます。
また、契約書が自動的にアップロードされるため、手動でのファイル管理作業が不要となり、アップロードし忘れるなどのヒューマンエラーを減少させることができます。
このフローを活用することで、業務の生産性向上とともに、情報の正確性の確保が実現できるでしょう。
■注意事項
・freeeサインとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 電子署名サービスとしてfreeeサインを利用している企業
・契約書の締結後、自動的に送信する運用に手間を感じている方
2. Microsoft SharePointを利用している企業
・SharePointを利用して契約書を一元管理しているが、手動でのアップロードに時間がかかる方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードすることで、契約書の一元管理が可能となります。
これにより、必要な契約書を迅速に検索・参照することができ、業務の効率化が図れます。
また、契約書が自動的にアップロードされるため、手動でのファイル管理作業が不要となり、アップロードし忘れるなどのヒューマンエラーを減少させることができます。
このフローを活用することで、業務の生産性向上とともに、情報の正確性の確保が実現できるでしょう。
■注意事項
・freeeサインとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointを連携することで、ファイル管理を効率的にできるでしょう。この自動化により、手作業の削減やデータの整合性確保が実現し、業務の透明性と効率性の向上が見込めます。ファイルをどこに格納したかが明確になることで、業務で使用する際の情報へのアクセス性を高めることにもつながるかもしれません。結果として、チーム全体の生産性の向上へとつながる可能性があります。
ぜひYoomを活用した自動化を日々の実務に取り入れ、どれだけ効率化できるのか体験してくださいね。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
