Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointを連携して、Googleフォームで送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする方法

ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointをマイアプリ登録

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

【Googleフォーム】

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogleフォームと入力し、表示された候補から「Googleフォーム」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウント選択画面になるので、連係するアカウントをクリックします。

以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら「続行」をクリックして完了です。

【Google Drive】

先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックし、Googleフォームの時と同じように設定していきましょう。

【Microsoft SharePoint】

Microsoft SharePointにログインしている場合、自動的にログインします。
※・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリにGoogleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Googleフォーム「フォームに回答が送信されたら」のトリガーを設定

それではここからは連携フローの設定を進めていきましょう！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押しましょう。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogleフォームの設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームに回答が送信されたら

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

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同時にGoogleフォームの設定を行いましょう。
今回はこのようにファイル送付専用のフォームを用意しました！
作成したフォームは開いたままで次の設定を行うましょう。

Yoomに戻り、詳細を設定しましょう。

「トリガーの起動間隔」→選択してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→先ほど設定したGoogleフォームのURLから取得し設定してください

設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。

テストを実行するとアウトプットが取得できます。
アウトプットを使用することで、フロー起動ごとの変動する値に対応することができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

しかしこの先のオペレーションで使用する「fileId」「fileName」は取得できていないため、手動で追加する必要があります。
「＋取得する値を追加」をクリックして、値の追加を行うと以下のように表示されます。
※Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参考にしてください。

アウトプットの取得まで完了したら、「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：Google Drive「ファイルをダウンロードする」、Microsoft SharePoint「ファイルをアップロードする」のアクションを設定

続いて先ほどフォームで送信され、Google Driveに保存されているファイルを取得するアクションを設定します。
Google Driveの「ファイルをダウンロードする」をクリックすると、以下のように表示されるので設定していきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google Driveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイルをダウンロードする

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

設定の前に注意事項を確認しましょう。

画面をスクロールすると、「ファイルID」の設定箇所があります。
ここで入力するのが、先ほどトリガーアクションで手動追加した「fileId」です。
入力欄をクリックすると、下に候補が出るので「アウトプット」をクリックし、「フォームに回答が送信されたら」の中から「fileId」を選択します。
設定後、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」をクリックすると以下の画面が表示されるので、設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ファイルをアップロード

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

API接続設定を行いましょう。

「サイトID」→候補から選択してください
「ドライブID」→候補から選択してください
「格納先フォルダ名」→設定してください
「格納先フォルダのアイテムID」→フォルダ名を設定することで候補が出現するので選択してください

画面をスクロールし、今回格納するファイルのファイル名を設定します。
今回はトリガーアクションで取得している「fileName」のアウトプットを取得しているので、そちらを設定しましょう。

ファイルの添付方法を設定します。
ひとつ前のアクションでダウンロードしたファイルを、以下のように設定します。

設定が完了したら、「テスト」を実行して、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

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ステップ4：Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

はじめに紹介するのは、Notionとの連携フローです。取引先の登録情報をもとに、自動でフォルダを作成するので、業務に使用する資料の格納場所が明確になり、資料へスムーズにアクセスできそうですね。

2.メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

次に紹介するフローは、Microsoft Teamsとの連携です。ファイルのアップロードを自動で通知するため、確認の手間を省き、チーム内への情報共有を円滑化できるかもしれません。

3.freeeサインで締結した契約書をMicrosoft SharePointにアップロードする

最後に紹介するのは、freeeサインとの連携フローです。締結した契約書を自動で格納することができるため、必要な時に迅速に検索・参照することができるでしょう。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

まとめ

Googleフォーム・Google Drive・Microsoft SharePointを連携することで、ファイル管理を効率的にできるでしょう。この自動化により、手作業の削減やデータの整合性確保が実現し、業務の透明性と効率性の向上が見込めます。ファイルをどこに格納したかが明確になることで、業務で使用する際の情報へのアクセス性を高めることにもつながるかもしれません。結果として、チーム全体の生産性の向上へとつながる可能性があります。

ぜひYoomを活用した自動化を日々の実務に取り入れ、どれだけ効率化できるのか体験してくださいね。