Googleフォームが送信されたらカオナビに従業員を登録してSlackのチャンネルに追加する方法

ステップ1：Googleフォームとカオナビ、Slackをマイアプリ連携

まずは、今回使用する3つのアプリのマイアプリ登録を行います。

マイアプリを登録することで、今後の設定を効率よく行えます。

【Googleフォーム】

最初に管理画面の左にあるマイメニューをクリックして、「＋新規接続」タブをクリックします。

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下記の連携可能なアプリ一覧から、Googleフォームを選びましょう。

そして、「Sign in with Google」のタブをクリックして下さい。

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Yoomと連携したいGoogleアカウントを選びましょう。

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ログイン後、連携するアカウントと内容を確認し、不備がなければ「続行」をクリックして接続完了です。

【カオナビ】

検索スペースの中で候補が表示されたら「カオナビ」を選びましょう。
「カオナビの新規登録」画面が表示されたら、「アカウント名」と「APIトークン」を設定します。
※カオナビのマイアプリ登録についてはこちらで詳細な説明を記載しています。
設定が完了し、「追加」のタブをクリックすれば接続完了です。

【Slack】

続いてSlackのマイアプリ登録を行います。
画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にSlackと入力し、候補に表示されるSlackをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されるため、赤枠内の「許可する」をクリックしましょう。

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マイアプリにSlackが表示されていることが確認できれば、マイアプリ登録は完了です。

‍ステップ2：テンプレートをコピーする‍

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：トリガーとなるGoogleフォーム、カオナビの設定と、その後に続くSlackのオペレーション設定

実際にフローボットの操作を行っていきます。
まずは「フォームに回答が送信されたら」のタブをクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、下記の通り設定してみましょう。

・タイトル→必要に応じて変更可能
・Googleフォームと連携するアカウント情報→Googleアカウントが合っているか確認
・トリガーアクション→フォームに回答が送信されたら

設定が完了したら、次へ進みます。

次は、API接続設定です。
まずは、トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分がありますが、プランごとに最短の起動間隔が変わりますので、ご注意ください。
また、あらかじめ実際に使用するGoogleフォームを準備しておくことを推奨します。
フォームIDは使用するフォームのURLから取得し、設定します。

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フォームに回答を送信したら、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
なお、Googleフォームは回答データをデフォルトで取得できないため、JSONPathという仕組みを使い回答内容を別途アウトプットに追加する必要があります。
詳細は以下のヘルプページを参照ください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
‍※詳しい取得方法はこちら
最後にスクロールして「保存する」のタブをクリックすれば、テスト完了です。

カオナビの設定を行うので、「メンバーを登録」をクリックして、以下の画面が表示されたら下記の設定をしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メンバーを登録

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

API接続設定を行うにあたり、「社員番号」「氏名」を下記のように入力します。
入力欄で表示されたアウトプットからGoogleフォームで回答された内容を引用することもできます。
入力後に「テスト」→「保存する」をクリックしてAPI接続完了です。

次はGoogle Chatの連携アカウントとアクションを選択します。
以下の赤枠の箇所の「チャンネルにメンバーを招待」をクリックします。

「タイトル」→必要に合わせて選択
「アプリ」→Slack
「Slackと連携するアカウント情報」→使用するアカウント
「アクション」→チャンネルにメンバーを招待

その後「次へ」のタブをクリックします。

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下記がそれぞれ入力されていることを確認しましょう。
「チャンネルID」→招待したいSlacktの任意のチャンネルID
「メンバーID」→回答者のメンバーID
入力項目をクリックするとアウトプットが表示されるので、Googleフォームから取得した内容をクリックし入力を進めましょう。

入力後「テスト」→「保存する」をクリックし設定を完了させましょう。

ステップ4：トリガーボタンをONにし、連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Googleフォームやカオナビを使ったその他の自動化例

①Googleフォームで送信された情報をもとにカオナビに従業員を登録し部署情報に応じてdirectのグループトークに招待する

kickflowで申請が承認されると、Gmailで自動的に通知が送信されることで、タイムリーに承認状況を把握できるというメリットがあります。これにより、迅速に次の作業に進めるため、業務効率の向上が期待できます。承認されたことを迅速に把握し、後続の作業にすぐに取り掛かりたい方におすすめのフローです。

②カオナビで従業員が登録されたら、Google Chatに通知する

kickflowで申請が承認されると、Gmailで自動的に通知が送信されることで、タイムリーに承認状況を把握できるというメリットがあります。これにより、迅速に次の作業に進めるため、業務効率の向上が期待できます。承認されたことを迅速に把握し、後続の作業にすぐに取り掛かりたい方におすすめのフローです。

③カオナビが変更されたら、SmartHRの情報も更新する

手動での契約書の作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができ、業務全体の生産性向上が期待できます。Kickflowから契約書作成のための情報を収集したい企業の管理者や異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者におすすめのフローです。

Googleフォームとカオナビを連携するメリットと具体例

メリット1：人事情報の登録作業の効率化と人的ミスの防止

Googleフォームから送信された情報をもとに、カオナビへ従業員データを登録することで、手作業による入力の負担を軽減できます。従来の方法では、人事担当者が紙の申請書やメールを基に情報を転記する必要があり、入力ミスや漏れが発生しやすいです。自動化を導入することで、データの一貫性が保たれ、正確な情報がカオナビに反映されます。さらに、登録作業の標準化が図られるため、担当者ごとの作業手順のばらつきを抑えながら、業務フローの統一も可能となります。結果として、人事部の負担を軽減しながら、正確な従業員データの維持につながります。

メリット2：部署ごとのSlackチャンネル招待の自動化によるオンボーディング支援

新入社員が配属先のチームに迅速に馴染むためには、適切な情報共有が不可欠となります。カオナビに登録された情報をもとに、部署ごとのSlackチャンネルへ自動的に招待することで、入社時から必要な情報へアクセスしやすくなります。手動での招待作業を行う場合、関係者が漏れなく適切なチャンネルへ追加されているかを都度確認する必要がありますが、自動化によりその手間を削減できます。さらに、新入社員が所属チームのメンバーと円滑にコミュニケーションを取る環境を迅速に整えられるため、業務への適応スピードも向上が期待できます。

メリット3：人事部と各部署の情報連携の強化

人事部では、新入社員の入社や異動情報を各部署へタイムリーに共有することが求められます。しかし、手動で連絡を行う場合、通知の遅れや伝達ミスが発生する可能性があります。カオナビに従業員情報が登録された際、Slackの該当チャンネルへ自動的に通知を送信する仕組みを導入することで、関係者がスムーズに情報を把握できるようになります。これにより、部門間の連携が強化され、受け入れ準備の遅れや情報の抜け漏れを防ぐことができます。特に、異動や配置転換が頻繁に発生する組織では、業務の引き継ぎや社内の適応がスムーズになる効果も期待できます。

まとめ

Googleフォーム、カオナビ、Slackの連携により、人事業務の自動化と効率化が実現します。手動でのデータ入力や連絡の手間を省き、正確で迅速な情報共有を可能にします。この仕組みを導入することで、新入社員のオンボーディング体験を向上させ、組織全体の生産性を高めることが期待できます。ぜひ、これらのツール連携を活用して業務改善を進めてみてください。