Googleフォームとkintoneを連携してデータ管理を自動化してみた！

フローボットの作成手順

■アプリ連携

1.Googleフォームとkintoneのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートは下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

・kintoneは下の登録画面が表示されるので、kintoneマイアプリ登録ページをみながら入力してください。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

フローボットの新規作成まで完了しました！

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

■トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「Googleフォーム」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは任意のタイトルを入力し、トリガーアクションに「フォームに回答が送信されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の設定を行います。

・トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
・フォームID：GoogleフォームのURL内「forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分

4.テストを実行し、テスト成功の表示を確認したらGoogleフォームで回答した内容(会社名、参加者名、メールアドレス、備考)をアウトプットに追加していきます。
アウトプット欄の「取得する値を追加」をクリックし、取得したい値の左横の+ボタンを押します。

追加したアウトプットにカーソルを持っていきペンマーク(編集ボタン)をクリックします。
任意の項目名に変更します。例）value→会社名
※項目名が重複している場合、値が上書きされるのでご注意ください。

5.最後に、保存します。

■Google スプレッドシートの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「Google スプレッドシート」を選択する。

2.データベースの連携ページでは任意のタイトルを入力し、実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。

3.データベースの連携欄で連携するスプレッドシートの設定を行います。

・スプレッドシートID：スプレッドシートURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」の「●●●●●」部分
・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックしタブ名を選択
・テーブル範囲：任意のテーブル範囲を手入力

次へ進みます。

4.追加するレコードの値欄では、欄をクリックしトリガー設定で追加したアウトプットを選択します。

5.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

2.データベースの連携ページでは任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。
アプリIDはkintoneアプリのURL内の「/k/●●●/」の「●●●」部分を入力します。※欄をクリックし候補から選ぶこともできます。

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、追加するレコードの値欄をクリックし、トリガー設定で追加したアウトプットを選択します。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボット完成です！

お疲れ様でした。

Googleフォーム,Google スプレッドシート,kintoneを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやGoogle スプレッドシート、kintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Googleフォームとkintoneを連携した自動化例

Googleフォームの内容をAIで分析してkintoneに追加したり、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneに追加したりする連携も可能です。
また、Googleフォームに回答が送信されたら、kintoneにレコード追加し、Gmailを送信することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらチャットツールに通知する

Googleフォームで回答が送信されたらSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Googleフォームに回答があったらカレンダーに予定を追加する

Googleフォームに回答があったら、GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を自動で追加します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

ワークフローが承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに登録する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する

Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Web会議が終了したら、文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

kintoneとGoogleフォームを連携するメリットと自動化例

1.データ収集の効率化‍

kintoneとGoogleフォームを連携すると、アンケートのデータを自動でkintoneに取り込めるようになります。
例えば、イベントの参加者アンケートをGoogleフォームで集めれば、その回答がそのままkintoneに登録されるので、手作業での入力はいりません。
これにより、入力ミスの心配もなくなり、面倒な作業が減るのは嬉しいですよね。
データ整理にかかる時間をグッと短縮できるので、もっと大事な仕事に集中できるのではないでしょうか。

2.リアルタイムのデータ更新

Googleフォームの回答がリアルタイムでkintoneに反映されるため、常に最新のデータにすることができます。
例えば、 セミナーの申込フォームに回答されたデータがkintoneに反映され、参加者リストアプリのレコードが自動的に更新されます。
この設定をしておくと、Googleフォームの回答をデータに反映するまでのタイムラグをなくすことができますね。
急に上司から報告をお願いされても、手作業でデータを更新する必要はありません！

3.データの一元管理

kintoneとGoogleフォームの連携で、収集したデータを一元管理することができます。
例えば、顧客からの問い合わせをGoogleフォームで受け付け、問い合わせ情報が自動的にkintoneに登録されれば、もうフォームとアプリを行ったり来たりする必要はありません！
kintoneを確認することで担当者がすぐに対応し、フォローアップがすばやく行えます。
また、フォーム回答の管理を一元化することで、見落としや対応漏れを防げますね。

まとめ

今回は、「Googleフォームに回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携する」フローをご紹介しました。
Googleフォームとkintoneを連携することで、フォーム集計の負担を削減しチーム内の共有漏れを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

ぜひ色々な機能を試してみてくださいね。