Googleフォームとkintoneを連携してデータ管理を自動化してみた！

事前準備

■Yoomへログイン

Yoomのアカウントを持っていない方はYoomの登録ページからアカウントを発行してください。30秒で登録できます！
登録後、Yoomへログインします。

■Googleフォームの作成と回答の送信

1.Googleフォームにログインします。

2.任意のタイトルを入力し、+ボタンから質問を追加して回答形式を選択して保存します。
今回は「会社名、参加者名、メールアドレス、備考」の4つを設定しました。

3.右上の送信ボタンをクリックし、自分のメールアドレスを入れてフォームを送信します。

4.自分のメールアドレスで受信したフォームを開き、質問に沿って回答を入力して送信します。

■Googleスプレッドシートの作成

1.Googleスプレッドシートにログインします。

2.任意のタイトルを入力し、Googleフォームの質問と同じ項目名の表を作成します。

3.保存します。

■kintoneでアプリの作成

1.kintoneにログインします。

2.ホーム画面の「アプリ」の+ボタンから「はじめから作成」を選択します。

3.任意のタイトルを入力して、「文字列(1行)」を右のスペースにドラッグアンドドロップし、項目名(フィールド名)を変更します。
今回は項目名を「会社名、参加者名、メールアドレス、備考」にしました。

4.「アプリを公開」をクリックしたら、アプリが完成です！

フローボットの作成手順

■アプリ連携

1.Googleフォームとkintoneのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・GoogleフォームとGoogleスプレッドシートは下の画面で任意のアカウントを選択し、ログイン→追加アクセスを続行してください。

・kintoneは下の登録画面が表示されるので、kintoneマイアプリ登録ページをみながら入力してください。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

■プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

フローボットの新規作成まで完了しました！

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

■トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「Googleフォーム」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページでは任意のタイトルを入力し、トリガーアクションに「フォームに回答が送信されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の設定を行います。

・トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
・フォームID：GoogleフォームのURL内「forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分

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4.テストを実行し、テスト成功の表示を確認したらGoogleフォームで回答した内容(会社名、参加者名、メールアドレス、備考)をアウトプットに追加していきます。
アウトプット欄の「取得する値を追加」をクリックし、取得したい値の左横の+ボタンを押します。

追加したアウトプットにカーソルを持っていきペンマーク(編集ボタン)をクリックします。
任意の項目名に変更します。例）value→会社名
※項目名が重複している場合、値が上書きされるのでご注意ください。

5.最後に、保存します。

■Googleスプレッドシートの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「Googleスプレッドシート」を選択する。

2.データベースの連携ページでは任意のタイトルを入力し、実行アクションに「レコードを追加する」を選択します。

3.データベースの連携欄で連携するスプレッドシートの設定を行います。

・スプレッドシートID：スプレッドシートURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」の「●●●●●」部分
・スプレッドシートのタブ名：欄をクリックしタブ名を選択
・テーブル範囲：任意のテーブル範囲を手入力

次へ進みます。

4.追加するレコードの値欄では、欄をクリックしトリガー設定で追加したアウトプットを選択します。

5.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

2.データベースの連携ページでは任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。
アプリIDはkintoneアプリのURL内の「/k/●●●/」の「●●●」部分を入力します。※欄をクリックし候補から選ぶこともできます。

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、追加するレコードの値欄をクリックし、トリガー設定で追加したアウトプットを選択します。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボット完成です！

お疲れ様でした。

kintoneとGoogleフォームの連携自動化フロー応用編

kintoneやGoogleフォームを使っフローボットは他にもあります。
テンプレートの一例を用意しましたので、ご活用ください！

■Googleフォームに回答があったら、kintoneにレコードを追加しGoogle Chatに通知する

こちらのフローボットもGoogleフォームの回答をトリガーにしています。
フォームが回答されたらkintoneにレコードを追加し、Google Chatに通知してくれる設定になっているので、回答内容の共有を自動化できます。
研修や会議のアンケート集計等あらゆる場面で活用できますね。
下のリンクからぜひ試してみてください！

まとめ

今回は、「Googleフォームに回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携する」フローをご紹介しました。
Googleフォームとkintoneを連携することで、フォーム集計の負担を削減しチーム内の共有漏れを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

ぜひ色々な機能を試してみてくださいね。