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Googleフォームで集めたデータを、Google スプレッドシートだけでなく、kintoneにも自動で反映できたら便利だと思いませんか？
Googleフォームの回答をいちいちkintoneに手入力するのは地味に面倒な作業ですよね。
それに、手動入力だとミスや抜け漏れが発生することもあり、正確なデータ管理が難しくなります。
そこで今回は、GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、kintoneを連携し、データ登録を自動化する方法を紹介します！
ノーコードツールを使って、プログラミング不要で自動化を導入できるので、イベント参加者の管理や問い合わせ対応など、さまざまなシーンで活用できるはずです。
業務効率化を考えている方は、ぜひ試してみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現可能です。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
こんな方におすすめ
kintoneとGoogleフォームを連携するメリットと自動化例
1.データ収集の効率化
kintoneとGoogleフォームを連携すると、アンケートのデータを自動でkintoneに取り込めるようになります。
例えば、イベントの参加者アンケートをGoogleフォームで集めれば、その回答がそのままkintoneに登録されるので、手作業での入力はいりません。
これにより、入力ミスの心配もなくなり、面倒な作業が減るのは嬉しいですよね。
データ整理にかかる時間をグッと短縮できるので、もっと大事な仕事に集中できるのではないでしょうか。
2.リアルタイムのデータ更新
Googleフォームの回答がリアルタイムでkintoneに反映されるため、常に最新のデータにすることができます。
例えば、 セミナーの申込フォームに回答されたデータがkintoneに反映され、参加者リストアプリのレコードが自動的に更新されます。
この設定をしておくと、Googleフォームの回答をデータに反映するまでのタイムラグをなくすことができますね。
急に上司から報告をお願いされても、手作業でデータを更新する必要はありません！
3.データの一元管理
kintoneとGoogleフォームの連携で、収集したデータを一元管理することができます。
例えば、顧客からの問い合わせをGoogleフォームで受け付け、問い合わせ情報が自動的にkintoneに登録されれば、もうフォームとアプリを行ったり来たりする必要はありません！
kintoneを確認することで担当者がすぐに対応し、フォローアップがすばやく行えます。
また、フォーム回答の管理を一元化することで、見落としや対応漏れを防げますね。
Googleフォームとkintoneを連携してできること
GoogleフォームとkintoneのAPIを連携させることで、フォームの回答内容の取得からデータ管理、情報共有までを自動化し、業務の効率化を実現できます。 ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームに回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携する
Googleフォームに新しい回答が送信された際に、その内容を自動でGoogleスプレッドシートに記録するとともに、kintoneにもレコードとして登録します。
この連携により、フォーム回答の記録漏れや入力ミスを防ぎ、チーム全体で最新の情報を把握できるようになります。
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取り、kintoneへ追加しGmailに通知する
Googleフォームで新しい領収書が送信された際に、その内容をOCRで自動読み取りし、kintoneにレコードとして追加すると同時に、Gmailで通知を送信します。
この連携により、領収書情報の記録漏れや入力ミスを防ぎ、チーム全体で最新の経費情報を把握できるようになります。
経費処理の登録から承認・通知までの業務をスムーズに進めることが可能です。
Googleフォームとkintoneの連携自動化フローを作ってみよう
それでは「Googleフォームに回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携する」というテンプレートを使ってフローボットを作成します。
今回は、会議の参加希望者をGoogleフォームで募ることを想定し、フォーム(会社名、参加者名、メールアドレス、備考)が回答されたら起動する設定にします。
Google スプレッドシートとkintoneのレコード登録を自動で行ってくれるので、対応時間を削減できますね！
[Yoomとは]
それでは「Googleフォームに回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携する」というテンプレートを使ってフローボットを作成します。
今回は、会議の参加希望者をGoogleフォームで募ることを想定し、フォーム(会社名、参加者名、メールアドレス、備考)が回答されたら起動する設定にします。
Google スプレッドシートとkintoneのレコード登録を自動で行ってくれるので、対応時間を削減できますね！
まだYoomのアカウントをお持ちでない方は以下からアカウント発行をしてください！登録はすぐに完了できます。
Yoom会員登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／ kintone
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
事前準備
■Googleフォームの作成と回答の送信
1.Googleフォームにログインします。
2.任意のタイトルを入力し、+ボタンから質問を追加して回答形式を選択して保存します。
今回は「会社名、参加者名、メールアドレス、備考」の4つを設定しました。
3.右上の送信ボタンをクリックし、自分のメールアドレスを入れてフォームを送信します。
4.自分のメールアドレスで受信したフォームを開き、質問に沿って回答を入力して送信します。
■Google スプレッドシートの作成
1.Google スプレッドシートにログインします。
2.任意のタイトルを入力し、Googleフォームの質問と同じ項目名の表を作成します。
3.保存します。
■kintoneでアプリの作成
1.kintoneにログインします。
2.ホーム画面の「アプリ」の+ボタンから「はじめから作成」を選択します。
3.任意のタイトルを入力して、「文字列(1行)」を右のスペースにドラッグアンドドロップし、項目名(フィールド名)を変更します。
今回は項目名を「会社名、参加者名、メールアドレス、備考」にしました。
4.「アプリを公開」をクリックしたら、アプリが完成です！
ステップ1：Googleフォームとkintoneをマイアプリ登録
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
GoogleフォームとYoomの連携方法
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にGoogleフォームと入力し、表示された候補から「Googleフォーム」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択しましょう。
内容を確認して、「次へ」をクリックします。
連携アカウントと表示内容を確認し、「続行」をクリックしましょう。
kintoneとYoomの連携方法
下記をご確認の上、連携をお試しください。
上記が完了すれば、今回使うアプリのマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：Googleフォーム「フォームに回答が送信されたら」のトリガーを設定
いよいよ自動化の設定を行っていきますよ。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogleフォームの設定を行うため、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleフォームと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→ファームに回答が送信されたら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔時間」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→作成したフォームのURLから取得し、設定してください。
今回は以下のようなフォームを作成しました！
業務に合わせて作成し、設定してみてくださいね。
作成したフォームに実際に回答を送信して、Yoomの画面で「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、アウトプットという項目が表示されます。
kintoneへのレコードの登録など、フローが起動するごとに値が変わる箇所にアウトプットを使用することで登録内容を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
デフォルトで取得できるアウトプットではGoogleフォームの回答内容が取得されないため、手動でアウトプットの追加を行いましょう。
「＋取得する値を追加」をクリックします。
以下のように、フォームの回答内容が表示されているので、「＋」マークをそれぞれクリックします。
追加された値は画面右に表示されていきます。
画面右側に追加された項目にカーソルを当てると、ペンマークが出るのでクリックすると以下のように画面が表示されます。
項目名を編集できるので、編集しましょう。
以下の場合、Googleフォームの項目名に合わせて「担当者名」と編集するとわかりやすいです。
編集が完了したら「保存」をクリックしましょう。
以下のように項目を追加、編集が完了したら「追加」をクリックしましょう。
※詳しい追加方法はこちらを参考にしてください。
設定後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ3：kintone「フォームの回答を格納する」のアクションを設定
次にkintoneにレコード登録を行いましょう。
「フォームの回答を格納する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する
「アプリID」→URLから取得し、設定してください
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
Googleフォームに合わせて、kintoneを以下のように設定しました。
ご自身で作成されたGoogleフォームの項目に合わせて設定をしてくださいね。
Yoomの設定に戻りましょう。
設定方法を確認してください。
追加するレコードの値を設定しましょう。
Googleフォームとkintone、同一の項目が設定されているので、kintoneの項目の中にGoogleフォームで取得したアウトプットを設定します。
入力欄をクリックして、下に表示された候補からそれぞれ設定しましょう。
設定完了後に「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Googleフォームとkintoneの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
まとめ
今回は、「Googleフォームに回答が送信されたら、Google スプレッドシートとkintoneに情報を連携する」フローをご紹介しました。
Googleフォームとkintoneを連携することで、フォーム集計の負担を削減しチーム内の共有漏れを防ぐことができます。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。
ぜひ色々な機能を試してみてくださいね。
Q：フォーム回答でkintoneの既存レコードを更新できますか？
A：
アクションを「レコードを更新する」にすれば可能です。お試しください。
Q：フォーム回答をほぼリアルタイムでkintoneに反映できますか？
A：
ポーリングトリガーの起動間隔は5分が最短となっていますので、5分間隔の反映となりますこと、予めご了承ください。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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