Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGmailに通知する

■概要

Googleフォームで回収した領収書の情報を、手作業でkintoneに入力し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、入力ミスが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに領収書が添付された回答が送信されると、OCR機能が画像から情報を自動で読み取りkintoneへ登録し、Gmailで担当者へ通知するまでを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとkintoneで領収書管理を行い、手入力に課題を感じる経理担当者の方
• 経費精算の申請フローを効率化し、処理時間を短縮したいと考えている総務担当者の方
• 複数ツールを連携させて定型業務の自動化を推進したいと考えている業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの送信を起点に、OCRでの読取りからkintoneへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、kintone、Gmail、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる領収書ファイルを指定します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にレコードを追加します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ処理完了の通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでファイルをダウンロードする際は、Googleフォームの回答から取得した正しいファイルIDを指定してください。
• OCR機能の設定では、領収書から読み取りたい項目（合計金額や発行日など）や、kintoneに添付する際のファイル形式などを任意で設定してください。
• kintoneへのレコード追加では、対象のアプリを選択し、OCRで抽出したどの情報をどのフィールドに登録するかを自由にマッピングしてください。
• Gmailでの通知設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを実際の運用に合わせてカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Google Drive、kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。