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業務の効率化や自動化は、業務をスムーズに進行するために重要なテーマです。
特に、アンケート結果の集計やメール送信を手作業で行うと時間と労力がかかります。
そこで今回は、Googleフォームのアンケート回答が送信されたら、kintoneにレコードを自動追加し、回答者にGmailを送信する方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できるので、業務改善を検討している方はぜひ参考にしてください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Googleフォームのアンケートに回答が送信されたら、kintoneにレコード追加し、回答者にGmailを送信する方法をご説明します。
[Yoomとは]
GoogleフォームのAPIを利用してアンケート回答を受け取り、kintoneにそれを追加し、
Gmailの提供するAPIを用いて、お礼メールを送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogleフォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Googleフォームと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてkintoneと連携します。
マイアプリ登録方法を確認し、連携をお願いします。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。
続いてGmailと連携します。
ログインすると先ほどと同じ画面になるので、そのまま進めてください。
Googleフォーム・kintone・Gmailがマイアプリに連携されたらOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
ここでGoogleフォームに、以下のようなサンプル回答をします。
JSONPATHを使って、回答を取得します。
「取得する値を追加」をクリックしましょう。
ヘルプを参考に、回答を取得してください。
取得が完了したら追加をクリック、保存を選択しましょう。
続いて「レコードを追加する」をクリックしましょう。
こちらもアカウント情報を確認し、データベースの連携をお願いします。
次に進み、アウトプットから必須項目を設定していきます。
設定が完了したらテストし、成功したら保存しましょう。
続いて「Gmailを送付する」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、メール内容を設定します。
件名と本文は以下のように設定しました。
次に進み、内容の最終確認をしたらテストし、成功したら保存します。
kintone側を確認してみましょう。
無事に内容が反映されました。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かなくても、フローボットの完了確認ができますね。
回答を手動でチームメンバーに共有している場合、このプロセスを追加することで自動で回答を共有できます。
大規模イベントの際でも問題なく対応できそうですね。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはGoogleフォーム・kintone・Gmailを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加するフローです。
領収書が送信されるたび手動で情報をkintoneに追加している場合、このフローが便利です。
自動化しておくことで、業務の属人化も防げます。
2.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
名刺交換した後、社内共有のために手動でkintoneに情報登録している場合、このフローが便利です。
お礼メールも自動で送信できるので、送り忘れを防げます。
3.Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納するフローです。
アンケートをGmailで収集している場合、このフローを使って回答の転記を自動化しましょう。
アンケート回答数が多くても、自動化することで業務の停滞を防げます。
企業では、従業員満足度調査や業務改善の意見収集など、さまざまな社内アンケートを実施します。
しかし、従来の方法では、回答を個別に回収・集計し、分析するのに時間がかかるため、タイムリーな対応が難しいケースが多いでしょう。
このプロセスは、Googleフォームとkintoneを連携することで効率化できます。
例えば、従業員がGoogleフォームに回答すると、自動的にkintoneへデータが登録され、管理者が最新の結果を可視化できます。
さらに、回答者には「ご協力ありがとうございました」などのメッセージを自動返信メールで送ることで、回答が無事に送信されたことを確認できると思います。
蓄積されたデータを分析することで、組織の課題を可視化し、迅速な意思決定が可能になるでしょう。
社内の業務依頼や各種申請（例：出張申請、備品購入リクエストなど）は、紙やその他システムで行うと記入ミスや転記ミスが発生しやすく、承認の遅れや申請者へのフィードバック漏れが問題になることがあります。
例えば、Googleフォームを利用し、事前に必須項目を設定することで、記入ミスを最小限に抑えながら申請を受け付けることができます。
さらに、kintoneに自動登録することで、申請の状況を一覧で管理でき、スムーズな承認フローの実現が見込めます。
また、申請者にはGmailで「申請を受け付けました」と送信することで、申請の証拠の役割も果たすことが期待できます。
企業がセミナーやイベントを開催する際、申し込みの管理は手間のかかる作業の一つです。
特に、参加者の情報を手動でリスト化し、確認メールを個別に送信する作業は時間がかかり、人的ミスが発生するリスクもあります。
例えば、Googleフォームで申し込みを受け付けたらすぐにkintoneに自動登録し、Gmailで受付確認メールを送信するフローを構築できます。
これにより、申込者は参加受付の確認ができるため、不安を感じることなくイベント当日を迎えられるでしょう。
また、kintone上で参加者データを整理し、過去の参加履歴を分析することで、次回のイベントのターゲティングに活用することも可能になると思います。
今回は「Googleフォームのアンケートに回答が送信されたら、kintoneにレコード追加し、回答者にGmailを送信する」フローボットを紹介しました。
Googleフォーム、kintone、Gmailを連携することで、業務プロセスの効率化が期待できます。
また、データの一元管理やヒューマンエラーの防止、顧客対応の迅速化など、多くのメリットがあります。
この機会にぜひ、Googleフォーム、kintone、Gmailの連携を試してみてください。
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