【Googleフォーム×Microsoft Teams】フォームの内容を自動通知する方法

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• Google フォームとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のGoogle フォームのトリガー設定と、その後のMicrosoft Teamsのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、Google フォームとMicrosoft Teamsの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているGoogle フォームとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Google フォームと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
続いて、Microsoft Teamsと連携します。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリに、Google フォーム・Microsoft Teamsが表示されたら連携完了です。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

質問内容を設定したGoogle フォーム。
今回は以下の内容にしました。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更できます。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここまで設定したら、Google フォームに以下のようなテスト回答をしました。

フローボットの設定に戻り、テストをしましょう。
デフォルトのアウトプットには回答が反映していないので、JSONPathで回答を取得します。
「取得する値を追加」をクリックします。

図のように表示されるので、取得したい回答内容の隣にある＋マークをクリックします。

追加する項目にカーソルを合わせると、鉛筆マークが出るのでクリックしましょう。

編集画面が出るので、わかりやすい項目に名前を変更します。

今回はGoogle フォームの項目名に合わせました。
追加したい項目分、同じ作業をしてください。
作業が完了したら、追加をクリックし、保存します。

続いて「Microsoft Teamsに通知する」を選択します。
こちらも連携アカウントと確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

メッセージ内容はアウトプットを活用し、作成しました。

アウトプットからの選択が完了したら、テストして保存します。
Microsoft Teams側を確認してみましょう。

無事に回答内容が通知されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにします。
ここまでお疲れ様でした。

プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

‍

Google フォームを使ったその他の自動化例

1.Google フォームに回答があったら、Notionのページにテキストを追加するフローです。

この自動化を利用すれば、NotionにGoogle フォームの回答が自動で蓄積されます。
回答の分析などがしやすくなりそうですね。

2.Google フォームに回答があったら、Zoomのミーティングを作成するフローです。

Google フォームでミーティング作成に必要な日時などを回答してもらい、それを引用することができます。
マネージャーや役職者など、1人で何人ものメンバーとミーティングする方におすすめです。

3.Google フォームに面接の予約情報が回答されたら、Google カレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知するフローです。

従来、面接予約が入ると手動でGoogle カレンダーに予定を登録する必要がありました。
ですがこのフローを利用することで、自動でGoogle カレンダーに予定を追加した後Google Chatに通知してくれるので、確認漏れが防げます。

まとめ

今回は「Google フォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。
Google フォームとMicrosoft Teamsの連携は、業務の効率化と正確性の向上に貢献するでしょう。
また、今回のフローを活用することで、スピーディーな対応が可能になり、ヒューマンエラーの防止や管理コスト削減が見込めます。
この記事で紹介した方法を参考に、ぜひGoogle フォームとMicrosoft Teamsを連携してみてください。

Yoomの無料登録はこちらからできます。→始める