Googleフォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する方法

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試す』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

質問内容を設定したGoogle フォーム。
今回は以下の内容にしました。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更できます。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここまで設定したら、Google フォームに以下のようなテスト回答をしました。

フローボットの設定に戻り、テストをしましょう。
デフォルトのアウトプットには回答が反映していないので、JSONPathで回答を取得します。
「取得する値を追加」をクリックします。

図のように表示されるので、取得したい回答内容の隣にある＋マークをクリックします。

追加する項目にカーソルを合わせると、鉛筆マークが出るのでクリックしましょう。

編集画面が出るので、わかりやすい項目に名前を変更します。

今回はGoogle フォームの項目名に合わせました。
追加したい項目分、同じ作業をしてください。
作業が完了したら、追加をクリックし、保存します。

続いて「Microsoft Teamsに通知する」を選択します。
こちらも連携アカウントと確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

メッセージ内容はアウトプットを活用し、作成しました。

アウトプットからの選択が完了したら、テストして保存します。
Microsoft Teams側を確認してみましょう。

無事に回答内容が通知されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにします。
ここまでお疲れ様でした。

プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

GoogleフォームやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやMicrosoft TeamsのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍GoogleフォームとMicrosoft Teamsを連携した自動化例

Googleフォームの情報をMicrosoft Excelやkintoneに追加してからMicrosoft Teamsに通知することもできます。
また、Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する連携も可能です。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームに回答があったらカレンダーに予定を追加する

Googleフォームに回答があったら、GoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに予定を自動で追加します。

Googleフォームで送信されたファイルをクラウドストレージにアップロードする

Googleフォームで送信されたファイルをGoogle DriveやOneDriveなどに自動でアップロードします。

Googleフォームで回答が送信されたらWebミーティングを作成する

Googleフォームで回答が送信されたらGoogle MeetやZoomでミーティングを自動で作成します。
（Google Meetは、Googleカレンダーに予定を追加すると自動でミーティングURLが作成されます）

Microsoft Teamsを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

kintoneやNotionなどにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

期限が近いタスクや今日の予定をMicrosoft Teamsに通知する

Notionで期限が今日のタスクやGoogleカレンダーのその日の予定などをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

GoogleフォームとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

スピーディーな顧客対応の実現

Google フォームで顧客からの問い合わせやフィードバックが送信されると、Microsoft Teamsに自動的に通知が届く仕組みを導入することで、スピーディーな顧客対応が可能になります。
例えば、顧客対応チームは通知を確認し、対応が必要な場合にはすぐに取り掛かることができるでしょう。
特に、複数の担当者がいる場合、担当者全員に同時に通知が届くため、誰かがすぐに対応できる体制が整うことで、顧客待機時間が短縮。
これにより、スピーディーかつ適切な対応が実現すれば、顧客満足度の向上や顧客体験の改善につながるのではないでしょうか。
問い合わせの見逃しも減るため、対応漏れによるトラブルの予防にも有効です。

ヒューマンエラー防止

フォーム内容が自動でMicrosoft Teamsに通知されることで、手動転記の必要がなくなり、データ転記時の入力ミスや漏れといったエラーを防げます。
例えば従業員がGoogleフォームで休暇申請を行った場合、その申請内容が直接Microsoft Teamsに通知されれば、担当者が転記ミスをするリスクが減りますよね。
手作業による転記では、日付や時間などの重要な情報の打ち間違いが発生しやすいですが、この連携によって情報がそのまま通知されるので、ミスの発生を減らせます。
また、転記作業が必要ないため、データ確認の手間も省けて、申請処理もスムーズになるのではないでしょうか。

管理コストの削減

Google フォームとMicrosoft Teamsの連携により、別々のツールを切り替えたり、両方で情報管理を行う手間が省けたりすることで、管理コストを削減できます。
通常、顧客アンケートや従業員アンケートなどをGoogle フォームで集計した後、Microsoft Teamsやメールで結果を報告するためにデータを転記するのではないでしょうか。
連携によって自動的にMicrosoft Teamsに通知が届くと、担当者がデータを確認し、再度別のツールに転記する手間がなくなります。
また、複数のツールの使い分けが不要になることで、アプリ管理がシンプル化され、全体の管理コストも大幅に削減できるはずです。

まとめ

今回は「Google フォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する」フローボットを紹介しました。Google フォームとMicrosoft Teamsの連携は、業務の効率化と正確性の向上に貢献するはずです。
また、今回のフローを活用することで、スピーディーな対応が可能になり、ヒューマンエラーの防止や管理コスト削減が見込めます。
この記事で紹介した方法を参考に、ぜひGoogle フォームとMicrosoft Teamsを連携してみてください。