Googleフォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで集めた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してMicrosoft Teamsに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は、対応漏れや共有の遅延といった課題につながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知でき、こうした情報共有の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、チームで迅速に共有したい方
• 手作業での情報共有による通知漏れや、対応の遅れに課題を感じているご担当者様
• フォームの回答確認や転記作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、リアルタイムでの情報共有が可能になり、確認や転記の手間を省くことができます。
• 手作業による通知のし忘れや情報の伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームで受け付けた回答内容をメッセージとして送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDを指定し、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームIDやチャネルID、送信するメッセージの本文を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。