GoogleフォームとOCR機能を連携して、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する方法

ステップ1：Googleフォーム・Google Driveとkintoneをマイアプリに登録する

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(4)上記と同様にGoogle Drivelも連携を行います。
(5)次に、kintoneの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からkintoneをクリックします。
(6)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。

kintoneマイアプリ登録方法

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について

(7)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォーム・Google Driveとkintoneが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Googleフォームと連携し、回答が送信された際の設定をする

Googleフォームに名刺画像送信用フォームを作成してみました。
回答が送信された際の設定をしていきましょう！

先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：Google Driveと連携し、ファイルをダウンロードする

(1)次にGoogle Driveと連携して、ファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。

(2)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Drive™と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロードする」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ファイルIDをアウトプットから選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ4：OCR機能を使って名刺を読み取る

(1)次にOCR機能を使って、名刺を読み取ります。
「名刺を読み取る」をクリックします。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

(2)「アクションを選択」画面から、プルダウンから「名刺を読み取る」を選択し、「次へ」をクリックします。

(3)「詳細を設定」画面から、ファイルの添付方法はプルダウンから選択します。
追加で抽出したい項目は、赤枠の注意事項を確認の上、直接入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ5：kintoneと連携し、レコードを追加する

(1)次にkintoneと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。

(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。

下へ進み、アプリIDは候補から選択します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットから選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する」フローボットの完成です。

Googleフォーム・kintone・OCRを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGoogleフォーム・kintone・OCR機能を使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

Googleフォームに送信された名刺画像を自動でOCR機能で読み取り、kintoneにデータを追加後、名刺交換した相手へお礼メールを送信できます。一貫して自動で行われるため、担当者の負担を軽減できるでしょう。

2.Googleフォームで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加する

このフローを活用することで、Googleフォームで受信した契約書を自動でOCR機能で読み取り、kintoneへ追加されます。これにより、kintoneへの転記ミスを防ぐことが期待できます。

3.Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する

Googleフォームで受信した領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローを導入することで、業務効率の向上が期待できます。これにより、入力ミスを減らし、正確なデータ管理を実現できるでしょう。

さらに、Googleフォーム・kintone・OCRを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Googleフォームを使用したフローボットテンプレート一覧

kintoneを使用したフローボットテンプレート一覧 

OCRを使用したフローボットテンプレート一覧

GoogleフォームとOCR機能の連携メリットと具体例

メリット1：データ入力の効率化

Googleフォームを使って名刺画像を送信し、その後OCR技術を利用することで、手動でのデータ入力を効率化できます。
通常、名刺の情報は手書きや印刷された形式で、入力ミスや転記ミスが発生しがちですが、OCR技術で名刺画像から情報を自動抽出できます。
例えば、営業チームがイベントや商談で得た名刺情報をGoogleフォームで送信し、OCRで情報を読み取り、自動でkintoneにデータを追加することができます。このプロセスにより、手作業での入力作業を削減でき、従業員が本来の業務に集中できる時間を増やすことができるでしょう。

メリット2：データ整備の迅速化

名刺画像をOCRで読み取った後、そのデータがタイムリーにkintoneに登録されるため、データ整理が迅速化するでしょう。
OCR技術を使うことで、名刺の内容（氏名、電話番号、会社名、役職など）がすぐにデジタルデータとして抽出され、kintoneに追加されます。この一元管理が可能になることで、データ整備の時間短縮が期待できます。
例えば、営業チームが毎月数百枚の名刺を受け取る場合でも、手動で整理する時間を短縮し、すぐに顧客情報をシステムに反映させることができるので、営業活動をスムーズに進めることができるでしょう。

メリット3：一元管理と検索性の向上

名刺情報をOCRで取り込んでkintoneに保存することで、すべての名刺データを一元的に管理することができます。
これにより、必要な情報を簡単に検索できるようになり、情報の活用が効率的になります。
例えば、営業担当者が顧客名を入力することで、過去の商談履歴や連絡先、メモなど、関連するすべての情報を一括で確認できます。また、名刺情報だけでなく、商談内容やアポイントメント情報も一元管理できるため、過去のやり取りを振り返りやすくなり、顧客対応の質が向上するでしょう。

まとめ

GoogleフォームとOCR、kintoneを連携させることで、名刺情報の管理が効率的に進みそうですね！
手動でのデータ入力や整理の手間を省き、正確な情報をスピーディーにデジタル化して一元管理することができます。
また、チーム全体でデータをタイムリーに共有でき、情報の活用度も向上するでしょう。
今回のテンプレートにさらにコミュニケーションツールを連携させることで、kintoneに追加したことを通知することもできます。
業務を効率化し、時間とリソースを最大限に活用したい方は、この連携を試してみてください！