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もう手作業は不要！Googleフォームで見積書を作成＆Gmail送信する方法
「見積書の作成、毎回手間がかかって面倒だ…。」そう感じたことはありませんか？
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、手作業で転記し、フォーマットを整えて、メールで送信する…。こんなプロセスに時間を取られている方も多いはず。
そんな手間のかかってしまう作業を自動化する方法があります！
Googleフォームの回答をもとに見積書を作成し、そのままGmailで送信する仕組みを作れば、転記ミスや送信漏れの心配もなくなり、業務のスピードの向上が期待できます。
しかも、難しいプログラミング知識がなくても大丈夫。数ステップで設定することができます！
この記事では、この連携方法を具体的な手順とともにご紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailで送付されます。これにより、手動で見積書を作成する手間を省くことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailをマイアプリに登録する
- Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする
- Google スプレッドシートと連携し、書類を発行する
- Gmailと連携し、メールを送信する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要見積もり依頼がGoogleフォームに届くたびに、手作業で見積書を作成し、Gmailで一件ずつ送付する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、見積書の自動作成からGmailでの送付までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailをマイアプリに登録する
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleフォームのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)上記と同様にGoogle スプレッドシートとGmailも連携を行います。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2：テンプレートをコピーする
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要見積もり依頼がGoogleフォームに届くたびに、手作業で見積書を作成し、Gmailで一件ずつ送付する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、見積書の自動作成からGmailでの送付までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下記画面が表示されたら「OK」をクリックしてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ3：フォームに回答された際のトリガー設定
アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
テストが成功すると、「取得した値」が表示されます。
ここで取得した値は、次のステップで活用することが可能です。
確認できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
※テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。 
ステップ3：書類を発行するアクションの設定
「書類を発行する」をクリックします。
「書類の連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、スプレッドシートのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
下へ進み、出力ファイル名を入力します。
文中に取得した値を使用することで、Googleフォームの情報を引用することができます！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「完了」をクリックします。
ステップ5：メールを送信するアクションの設定
次は、Gmailと連携してメールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。
宛先、件名、本文を入力してください。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「完了」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONにする
最後に、「トリガーをON」をクリックします。これで、「 Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する 」フローの完成です！
■概要見積もり依頼がGoogleフォームに届くたびに、手作業で見積書を作成し、Gmailで一件ずつ送付する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、見積書の自動作成からGmailでの送付までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ここまで作成できましたか？
テンプレートを使うことで、簡単に作成しやすくなりますね！
Googleフォームを使ったその他の自動化例
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogle スプレッドシートに記載する
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを連携することで、繰り返しデータを入力する手間が省け、スムーズに業務を進めることができるでしょう。また、自動化することで情報管理の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。
■概要Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答、特に自由記述欄の情報を一つひとつ確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、AIが自動で回答内容から必要な情報を抽出し、指定のGoogle スプレッドシートへ記載するため、フォームの回答管理に関する業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームの回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記・集計している方
- AIを活用し、フォームの自由記述欄などから特定の情報を自動で抽出したいと考えている方
- フォームからの問い合わせ対応やリード管理をより迅速かつ正確に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答をAIが自動で抽出しGoogle スプレッドシートに記載するため、手作業での転記や情報整理の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや情報の抽出漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容から必要な情報を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーで設定するGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択できます
- AI機能のオペレーションでは、フォームの回答内容からどのような情報を抽出したいか、指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、抽出したデータをどのスプレッドシートやシートに追加するかを任意で設定してください
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Googleフォームの回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記・集計している方
- AIを活用し、フォームの自由記述欄などから特定の情報を自動で抽出したいと考えている方
- フォームからの問い合わせ対応やリード管理をより迅速かつ正確に行いたいと考えている方
- Googleフォームへの回答をAIが自動で抽出しGoogle スプレッドシートに記載するため、手作業での転記や情報整理の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや情報の抽出漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームの回答内容から必要な情報を抽出するよう指示します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択できます
- AI機能のオペレーションでは、フォームの回答内容からどのような情報を抽出したいか、指示（プロンプト）を任意の内容で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、抽出したデータをどのスプレッドシートやシートに追加するかを任意で設定してください
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
2.Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する
このフローを活用することで、データ入力やメール送信の手間を省くことができます。また、手作業を減らすことで、入力ミスや送信漏れのリスクも削減できるでしょう。
このフローはイベント運営者やバックオフィスの方に特におすすめです！
■概要
Googleフォームで集めたイベントの申込情報やお問い合わせを、手作業でNotionに転記し、さらにGmailで個別連絡を行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにして、Notionへのデータ連携を自動化できます。さらにGmailでの情報送信も自動で実行されるため、CRMのような顧客管理とそれに付随する連絡業務を効率化し、手作業によるミスや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとNotionを活用した顧客管理で、手作業でのデータ連携に手間を感じている方
- イベントやセミナーの申し込み管理で、フォーム回答者への連絡を自動化したいと考えている担当者の方
- CRMツールのようにNotionを活用し、Googleフォームからのリード情報を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答を起点に、Notionへのデータ連携からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Notion、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースの各項目に紐付けます。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛にイベント情報などを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームを設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、フォームの回答データを追加したいデータベースを任意で設定可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、フォーム回答者のメールアドレスなどを宛先に設定し、件名や本文の内容も自由にカスタマイズが可能です。
- NotionやGmailでは、固定のテキストのほか、前段で取得した任意の情報を使用できます。
■注意事項- Googleフォーム、Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで集めたイベントの申込情報やお問い合わせを、手作業でNotionに転記し、さらにGmailで個別連絡を行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにして、Notionへのデータ連携を自動化できます。さらにGmailでの情報送信も自動で実行されるため、CRMのような顧客管理とそれに付随する連絡業務を効率化し、手作業によるミスや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを活用した顧客管理で、手作業でのデータ連携に手間を感じている方
- イベントやセミナーの申し込み管理で、フォーム回答者への連絡を自動化したいと考えている担当者の方
- CRMツールのようにNotionを活用し、Googleフォームからのリード情報を一元管理したい方
- Googleフォームへの回答を起点に、Notionへのデータ連携からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Notion、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースの各項目に紐付けます。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛にイベント情報などを自動で送信します。
- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームを設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、フォームの回答データを追加したいデータベースを任意で設定可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、フォーム回答者のメールアドレスなどを宛先に設定し、件名や本文の内容も自由にカスタマイズが可能です。
- NotionやGmailでは、固定のテキストのほか、前段で取得した任意の情報を使用できます。
- Googleフォーム、Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailに送付するフローです。この自動化により、転記ミスや送信漏れのリスクを防止できるでしょう。
また、反復的な作業を減らすことができるため、時間の節約も期待できます！
■概要見積もり依頼がGoogleフォームに届くたびに、手作業で見積書を作成し、Gmailで一件ずつ送付する作業に手間を感じていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーにも繋がりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、見積書の自動作成からGmailでの送付までを自動化できるため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの見積もり依頼に対し、手作業での対応に追われている営業担当者の方
- 手作業での見積書作成やGmailでの送付業務で、入力ミスなどの課題を感じている方
- 見積書発行から送付までの一連のフローを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答情報をもとに見積書を自動で作成・送付するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- フォームの回答内容をそのまま書類に反映できるため、金額や宛名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定でき、Googleフォームで取得したアドレスを宛先にすることも可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容（会社名や担当者名など）を変数として埋め込むことで、パーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
さらに、Googleフォームを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
まとめ
見積書作成の手間を減らし、業務を効率化するために、自動化の仕組みを取り入れることで日々の業務がラクになりそうですね！自動化することで、転記ミスや送信もれを防ぎ、作業時間の短縮も期待できます。また、GmailだけでなくOutlookやBoxのように様々なアプリとも連携可能なため、あなたがいつも使っているアプリと連携することもできるかもしれません。「毎回の見積書作成に時間を取られたくない」「ミスを減らして業務を効率化したい」と感じている方は、ぜひこの自動化フローを試してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
