Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」ワークフローは、見積書のスムーズな発行を可能にする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して見積もりの情報を集めている方
・フォームに集まった情報を効率的に見積書に活用したい方
・見積書作成や送信の作業を自動化したいビジネスオーナー
・手動での作業を減らし、時間を有効に使いたい方
・Gmailを利用して顧客とのコミュニケーションを行っている営業担当者
・見積書の送付を自動化することで、迅速な対応を行いたい方
・業務の効率化を図り、ヒューマンエラーを減らしたい事務担当者
・自動化によりミスを防ぎ、業務の精度を安定させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「見積書の作成、毎回手間がかかって面倒だ…。」そう感じたことはありませんか？
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、手作業で転記し、フォーマットを整えて、メールで送信する…。こんなプロセスに時間を取られている方も多いはず。
そんな手間のかかってしまう作業を自動化する方法があります！
Googleフォームの回答をもとに見積書を作成し、そのままGmailで送信する仕組みを作れば、転記ミスや送信漏れの心配もなくなり、業務のスピードの向上が期待できます。
しかも、難しいプログラミング知識がなくても大丈夫。数ステップで設定することができます！
この記事では、この連携方法を具体的な手順とともにご紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailで送付されます。これにより、手動で見積書を作成する手間を省くことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailをマイアプリに登録する
- Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする
- Google スプレッドシートと連携し、書類を発行する
- Gmailと連携し、メールを送信する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」ワークフローは、見積書のスムーズな発行を可能にする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して見積もりの情報を集めている方
・フォームに集まった情報を効率的に見積書に活用したい方
・見積書作成や送信の作業を自動化したいビジネスオーナー
・手動での作業を減らし、時間を有効に使いたい方
・Gmailを利用して顧客とのコミュニケーションを行っている営業担当者
・見積書の送付を自動化することで、迅速な対応を行いたい方
・業務の効率化を図り、ヒューマンエラーを減らしたい事務担当者
・自動化によりミスを防ぎ、業務の精度を安定させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailをマイアプリに登録する
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleフォームのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)上記と同様にGoogle スプレッドシートとGmailも連携を行います。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」ワークフローは、見積書のスムーズな発行を可能にする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して見積もりの情報を集めている方
・フォームに集まった情報を効率的に見積書に活用したい方
・見積書作成や送信の作業を自動化したいビジネスオーナー
・手動での作業を減らし、時間を有効に使いたい方
・Gmailを利用して顧客とのコミュニケーションを行っている営業担当者
・見積書の送付を自動化することで、迅速な対応を行いたい方
・業務の効率化を図り、ヒューマンエラーを減らしたい事務担当者
・自動化によりミスを防ぎ、業務の精度を安定させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートと連携し、書類を発行する
(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、書類を発行します。
「書類を発行する」をクリックします。
(2)「書類の連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、スプレッドシートのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
下へ進み、出力ファイル名を入力します。
文中にアウトプットを使用することで、Googleフォームの情報を引用することができます！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Gmailと連携し、メールを送信する
次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」フローボットの完成です！
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」ワークフローは、見積書のスムーズな発行を可能にする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して見積もりの情報を集めている方
・フォームに集まった情報を効率的に見積書に活用したい方
・見積書作成や送信の作業を自動化したいビジネスオーナー
・手動での作業を減らし、時間を有効に使いたい方
・Gmailを利用して顧客とのコミュニケーションを行っている営業担当者
・見積書の送付を自動化することで、迅速な対応を行いたい方
・業務の効率化を図り、ヒューマンエラーを減らしたい事務担当者
・自動化によりミスを防ぎ、業務の精度を安定させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ここまで作成できましたか？
テンプレートを使うことで、簡単に作成しやすくなりますね！
先ほどの工程にアプリを変えることも簡単にできますよ。
テンプレートを使って簡単に作ってみましょう！
Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する
まずは、Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する方法を簡単にご紹介します。
先ほどご紹介したフローと同じように以下のテンプレートをコピーしてください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する
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■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する」ワークフローは、顧客からの見積依頼をスムーズに処理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書を作成している営業担当者
・手動で見積書の作成やメール送信を行っており、作業の負担を軽減したい方
・業務の効率化やミスの削減を目指すチームリーダー
・チーム全体の作業フローを改善し、ヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
下の画像のように、文中にアウトプットを使用することで、GoogleフォームやGoogle スプレッドシートの情報を引用することができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
その後の工程は先ほどと一緒です！
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
次は、Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する方法をご紹介します。Boxと連携することで、自動で作成された見積書をBoxに格納することができます。以下のテンプレートをコピーして使用してください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する」ワークフローは、見積書の発行をスムーズに自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入すれば、見積書作成から保存までの一連の流れが自動化され、日常業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・見積書の作成や管理を負担に感じている営業担当者の方
・見積依頼が増え、手作業での対応が難しいと考えている方
・顧客対応の迅速化を目指している営業チームのリーダーの方
・見積書の提出をスムーズに行い、顧客への対応スピードを向上させたい方
・データ管理を一元化し、チーム全体で共有したい方
・見積書をBoxに自動格納し、チーム全体で簡単にアクセス・共有できる体制や情報の一元管理を実現したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
(1)「ファイルをアップロードする」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法・ファイルを入力します。
- ファイル名：アウトプットから{{発行した書類}}を選択します。
- 格納先フォルダのコンテンツID：赤線を確認の上、入力を行ってください。
- ファイルの添付方法：プルダウンから「アウトプットを使用する」を選択
- ファイル：プルダウンから「発行した書類」を選択
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
テンプレートを活用することで、様々なアプリと簡単に連携できそうですね！
Googleフォームを使ったその他の自動化例
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogle スプレッドシートに記載する
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを連携することで、繰り返しデータを入力する手間が省け、スムーズに業務を進めることができるでしょう。また、自動化することで情報管理の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。
Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogleスプレッドシートに記載する
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Googleフォームに新しい回答があったら、回答内容をAIで抽出してGoogleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
2.Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する
このフローを活用することで、データ入力やメール送信の手間を省くことができます。また、手作業を減らすことで、入力ミスや送信漏れのリスクも削減できるでしょう。
このフローはイベント運営者やバックオフィスの方に特におすすめです！
Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する」ワークフローは、イベント管理の効率を向上させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・参加者の情報を効率的に管理したいイベントオーガナイザー
・Googleフォームを使ってイベントの申し込みを受け付けており、そのデータをNotionで一元管理したい方
・イベント参加者へのGmailでの情報送信を自動化し、手間を省きたい方
・イベントの規模が大きくなり、手動管理では対応しきれなくなってきたと感じている方
・業務ワークフローを改善して、時間と労力を節約したいイベント運営担当者やチームリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailに送付するフローです。この自動化により、転記ミスや送信漏れのリスクを防止できるでしょう。
また、反復的な作業を減らすことができるため、時間の節約も期待できます！
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」ワークフローは、見積書のスムーズな発行を可能にする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して見積もりの情報を集めている方
・フォームに集まった情報を効率的に見積書に活用したい方
・見積書作成や送信の作業を自動化したいビジネスオーナー
・手動での作業を減らし、時間を有効に使いたい方
・Gmailを利用して顧客とのコミュニケーションを行っている営業担当者
・見積書の送付を自動化することで、迅速な対応を行いたい方
・業務の効率化を図り、ヒューマンエラーを減らしたい事務担当者
・自動化によりミスを防ぎ、業務の精度を安定させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
さらに、Googleフォームを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Googleフォームを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
見積書作成の手間を減らし、業務を効率化するために、自動化の仕組みを取り入れることで日々の業務がラクになりそうですね！自動化することで、転記ミスや送信もれを防ぎ、作業時間の短縮も期待できます。また、GmailだけでなくOutlookやBoxのように様々なアプリとも連携可能なため、あなたがいつも使っているアプリと連携することもできるかもしれません。「毎回の見積書作成に時間を取られたくない」「ミスを減らして業務を効率化したい」と感じている方は、ぜひこの自動化フローを試してみてくださいね！
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