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「見積書の作成、毎回手間がかかって面倒だ…。」そう感じたことはありませんか？
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、手作業で転記し、フォーマットを整えて、メールで送信する…。こんなプロセスに時間を取られている方も多いはず。
そんな手間のかかってしまう作業を自動化する方法があります！
Googleフォームの回答をもとに見積書を作成し、そのままGmailで送信する仕組みを作れば、転記ミスや送信漏れの心配もなくなり、業務のスピードの向上が期待できます。
しかも、難しいプログラミング知識がなくても大丈夫。数ステップで設定することができます！
この記事では、この連携方法を具体的な手順とともにご紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailで送付されます。これにより、手動で見積書を作成する手間を省くことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleフォームのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)上記と同様にGoogle スプレッドシートとGmailも連携を行います。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、書類を発行します。
「書類を発行する」をクリックします。
(2)「書類の連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、スプレッドシートのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
下へ進み、出力ファイル名を入力します。
文中にアウトプットを使用することで、Googleフォームの情報を引用することができます！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」フローボットの完成です！
ここまで作成できましたか？
テンプレートを使うことで、簡単に作成しやすくなりますね！
先ほどの工程にアプリを変えることも簡単にできますよ。
テンプレートを使って簡単に作ってみましょう！
まずは、Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する方法を簡単にご紹介します。
先ほどご紹介したフローと同じように以下のテンプレートをコピーしてください。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
下の画像のように、文中にアウトプットを使用することで、GoogleフォームやGoogle スプレッドシートの情報を引用することができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
その後の工程は先ほどと一緒です！
次は、Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する方法をご紹介します。Boxと連携することで、自動で作成された見積書をBoxに格納することができます。以下のテンプレートをコピーして使用してください。
(1)「ファイルをアップロードする」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法・ファイルを入力します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
テンプレートを活用することで、様々なアプリと簡単に連携できそうですね！
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogle スプレッドシートに記載する
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを連携することで、繰り返しデータを入力する手間が省け、スムーズに業務を進めることができるでしょう。また、自動化することで情報管理の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。
2.Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する
このフローを活用することで、データ入力やメール送信の手間を省くことができます。また、手作業を減らすことで、入力ミスや送信漏れのリスクも削減できるでしょう。
このフローはイベント運営者やバックオフィスの方に特におすすめです！
3.Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailに送付するフローです。この自動化により、転記ミスや送信漏れのリスクを防止できるでしょう。
また、反復的な作業を減らすことができるため、時間の節約も期待できます！
さらに、Googleフォームを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
見積書作成の手間を減らし、業務を効率化するために、自動化の仕組みを取り入れることで日々の業務がラクになりそうですね！自動化することで、転記ミスや送信もれを防ぎ、作業時間の短縮も期待できます。また、GmailだけでなくOutlookやBoxのように様々なアプリとも連携可能なため、あなたがいつも使っているアプリと連携することもできるかもしれません。「毎回の見積書作成に時間を取られたくない」「ミスを減らして業務を効率化したい」と感じている方は、ぜひこの自動化フローを試してみてくださいね！
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