Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
- 見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。
「見積書の作成、毎回手間がかかって面倒だ…。」そう感じたことはありませんか？
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、手作業で転記し、フォーマットを整えて、メールで送信する…。こんなプロセスに時間を取られている方も多いはず。
そんな手間のかかってしまう作業を自動化する方法があります！
Googleフォームの回答をもとに見積書を作成し、そのままGmailで送信する仕組みを作れば、転記ミスや送信漏れの心配もなくなり、業務のスピードの向上が期待できます。
しかも、難しいプログラミング知識がなくても大丈夫。数ステップで設定することができます！
この記事では、この連携方法を具体的な手順とともにご紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailで送付されます。これにより、手動で見積書を作成する手間を省くことができます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailをマイアプリに登録する
- Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする
- Google スプレッドシートと連携し、書類を発行する
- Gmailと連携し、メールを送信する
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
- 見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。
ステップ1：GoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailをマイアプリに登録する
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(3)Googleフォームのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。
(4)上記と同様にGoogle スプレッドシートとGmailも連携を行います。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGoogle スプレッドシート、Gmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：Googleフォームと連携し、フォームに回答された際の設定をする
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
- 見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、フォームIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ3：Google スプレッドシートと連携し、書類を発行する
(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、書類を発行します。
「書類を発行する」をクリックします。
(2)「書類の連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、スプレッドシートのファイルID、格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
下へ進み、出力ファイル名を入力します。
文中にアウトプットを使用することで、Googleフォームの情報を引用することができます！
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から置換後の文字列を確認し、問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ4：Gmailと連携し、メールを送信する
次は、Gmailと連携してメールを送信します。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容を確認し「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する」フローボットの完成です！
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
- 見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。
ここまで作成できましたか？
テンプレートを使うことで、簡単に作成しやすくなりますね！
先ほどの工程にアプリを変えることも簡単にできますよ。
テンプレートを使って簡単に作ってみましょう！
Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する
まずは、Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する方法を簡単にご紹介します。
先ほどご紹介したフローと同じように以下のテンプレートをコピーしてください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する
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■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、都度手作業で見積書を作成してOutlookで送付する業務に手間を感じていませんか。手入力による金額のミスや、多忙な際の対応漏れは避けたいものです。このワークフローは、Googleフォームへの回答をトリガーに、Googleスプレッドシートで見積書を自動作成し、Outlookから送付する一連の流れを自動化するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとOutlookを用いた見積書作成や送付業務に課題を感じている方
- 手作業による見積書の作成や送付で、入力ミスや対応漏れを防止したい方
- 見積依頼から送付までのリードタイムを短縮し、顧客対応を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションでトリガーで取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで作成した見積書を添付して、フォーム回答者宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、後続のオペレーションで利用したい回答項目（会社名、氏名、依頼内容など）をJSONPathを用いてアウトプットに設定してください。
- オペレーションで使用するGoogle スプレッドシートで、あらかじめ見積書のテンプレート（雛形）を作成し、Yoomから値を差し込む箇所を設定しておく必要があります。
(1)「メールを送る」をクリックします。
(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、宛先、件名、本文を入力します。
下の画像のように、文中にアウトプットを使用することで、GoogleフォームやGoogle スプレッドシートの情報を引用することができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
その後の工程は先ほどと一緒です！
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
次は、Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する方法をご紹介します。Boxと連携することで、自動で作成された見積書をBoxに格納することができます。以下のテンプレートをコピーして使用してください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
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■概要
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、その内容を手作業で見積書に転記し、Boxに格納する業務に手間を感じていませんか。このプロセスは、入力ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、フォームへの回答内容を基に見積書を自動で作成し、指定したBoxフォルダへ直接格納することが可能になり、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼内容を手作業で見積書に転記している営業担当者の方
- 見積書作成からBoxへの格納までの一連のフローを自動化し、工数を削減したい方
- 属人化しがちな見積書作成業務を標準化し、ミスのない体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書の自動作成とBoxへの格納までを完結できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるので、入力内容の間違いやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォーム機能の「フォームに回答が送信されたら」を設定し、自動化の対象としたいフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームから取得した回答内容を基に見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでBox機能の「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを格納したいフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームから取得した回答内容を後続のオペレーションで正しく利用するために、各回答項目の値をアウトプットとして設定してください。
- 書類発行の元となるため、Google スプレッドシートで見積書の雛形テンプレートをあらかじめ作成し、準備しておいてください。
(1)「ファイルをアップロードする」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法・ファイルを入力します。
- ファイル名：アウトプットから{{発行した書類}}を選択します。
- 格納先フォルダのコンテンツID：赤線を確認の上、入力を行ってください。
- ファイルの添付方法：プルダウンから「アウトプットを使用する」を選択
- ファイル：プルダウンから「発行した書類」を選択
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
テンプレートを活用することで、様々なアプリと簡単に連携できそうですね！
Googleフォームを使ったその他の自動化例
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します！
1.Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogle スプレッドシートに記載する
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを連携することで、繰り返しデータを入力する手間が省け、スムーズに業務を進めることができるでしょう。また、自動化することで情報管理の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。
Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogleスプレッドシートに記載する
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■概要
Googleフォームに新しい回答があったら、回答内容をAIで抽出してGoogleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携することで、繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にGoogleスプレッドシートのデータベースにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する
このフローを活用することで、データ入力やメール送信の手間を省くことができます。また、手作業を減らすことで、入力ミスや送信漏れのリスクも削減できるでしょう。
このフローはイベント運営者やバックオフィスの方に特におすすめです！
Googleフォームの回答をNotionに追加して、Gmailでイベント情報を送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたイベントの申込情報やお問い合わせを、手作業でNotionに転記し、さらにGmailで個別連絡を行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにして、Notionへのデータ連携を自動化できます。さらにGmailでの情報送信も自動で実行されるため、CRMのような顧客管理とそれに付随する連絡業務を効率化し、手作業によるミスや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとNotionを活用した顧客管理で、手作業でのデータ連携に手間を感じている方
- イベントやセミナーの申し込み管理で、フォーム回答者への連絡を自動化したいと考えている担当者の方
- CRMツールのようにNotionを活用し、Googleフォームからのリード情報を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、Notionへのデータ連携からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Notion、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をデータベースの各項目に紐付けます。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム回答者のメールアドレス宛にイベント情報などを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームを設定してください。
- Notionでレコードを追加するオペレーションでは、フォームの回答データを追加したいデータベースを任意で設定可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、フォーム回答者のメールアドレスなどを宛先に設定し、件名や本文の内容も自由にカスタマイズが可能です。
- NotionやGmailでは、固定のテキストのほか、前段で取得した任意の情報を使用できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
Googleフォームの内容を基に自動で見積書を作成し、Gmailに送付するフローです。この自動化により、転記ミスや送信漏れのリスクを防止できるでしょう。
また、反復的な作業を減らすことができるため、時間の節約も期待できます！
Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
- 見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
- 繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。
さらに、Googleフォームを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Googleフォームを使用したフローボットテンプレート一覧
まとめ
見積書作成の手間を減らし、業務を効率化するために、自動化の仕組みを取り入れることで日々の業務がラクになりそうですね！自動化することで、転記ミスや送信もれを防ぎ、作業時間の短縮も期待できます。また、GmailだけでなくOutlookやBoxのように様々なアプリとも連携可能なため、あなたがいつも使っているアプリと連携することもできるかもしれません。「毎回の見積書作成に時間を取られたくない」「ミスを減らして業務を効率化したい」と感じている方は、ぜひこの自動化フローを試してみてくださいね！
