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Googleフォームに届いた情報を、手作業でZendeskに追加している作業時間を減らしたいと思うことはありませんか？
入力を自動化できれば、手間を省けるだけではなく、事務作業の時間短縮が期待でき、他の業務に集中できるようになるかもしれません。
この記事では、「Googleフォームの送信内容をZendeskに登録する」方法をご紹介します。
さらにYoomを活用することで、ノーコードでアプリの連携ができ、フローボットの作成が可能になります。
GoogleフォームとZendeskを連携するメリットやYoomの活用手順について詳しくご説明します。
・Googleフォームに登録された顧客情報を下に、Zendeskでサポート管理をしたい方
・手動入力や転記作業に課題を感じているカスタマーサポート担当者
・顧客対応履歴を一元管理して、チーム間の連携を実現したい企業の管理者
・問い合わせの受け付け管理までの定型業務を自動化し、効率化を図りたい企業担当者
GoogleフォームとZendeskを連携すれば、Zendeskに手動で追加する作業を自動化できます。
これにより事務作業の時間を短縮でき、顧客対応などの他の重要な業務に時間を使うことが可能になります。
例えば商品の問い合わせをGoogleフォームで受付しているとしましょう。
フォームの情報をZendeskに自動的に登録されるので、入力作業の軽減が期待できます。
また問い合わせ内容がすぐにZendeskにチケットとして追加されるので、担当者は円滑に顧客応対ができるかもしれません。
GoogleフォームとZendeskを連携すると、Googleフォームの情報をZendeskで一元管理することが可能になります。
Zendeskを見るだけでGoogleフォームの情報を確認できるので、チームでの情報共有がしやすくなるでしょう。
例えば、度々Googleフォームに問い合わせを送信している顧客がいるとしましょう。
その時に、担当した人ではなくても容易に過去のやり取りを確認できるので、円滑に対応することができそうです。
その結果、チーム間でスムーズに業務を行えるため、結果チームの生産性向上が期待できるかもしれません。
Googleフォームの内容を自動的にZendeskに追加できるので、入力ミスや漏れを防ぐことが可能になります。
例えば、毎日問い合わせが多数届く環境だったとします。
その際に、入力をし忘れて、対応漏れの問い合わせが発生したり、重複した内容を登録するミスが起きることも考えられます。
GoogleフォームとZendeskを連携すれば、そのようなヒューマンエラーの防止が期待できます。
重要な問い合わせを見逃さず対応でき、結果的に顧客満足度の向上にもつながりそうです。
以上、GoogleフォームとZendeskを連携するメリット3選をご紹介しました。
次にYoomについてお話ししましょう。
[Yoomとは]
それではYoomを使い、「Googleフォームの送信内容をZendeskに登録する」フローボットの作成する手順を解説しましょう！
注）Zendesk一部有料プランで利用できるアプリです。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まずは下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」を、クリックしましょう。
するとYoomのワークスペースに移動し、テンプレートのコピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしましょう。
以上で、テンプレートのコピーができました！
テンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にYoomにアプリを登録する作業を行いましょう。
これにより、アプリ同士を連携してフローボットを作成できるようになります。
まずはYoomとGoogleフォームの連携を行いましょう。
Yoomのワークスペースにログインできたら、マイアプリを選択して新規接続をクリックしてください。
次に、マイアプリの新規接続でGoogleフォームを選択しましょう。
YoomとGoogleフォームを連携する画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択しましょう。
Yoomにログインの画面で、「次へ」をクリックします。
YoomがGoogleアカウントにアクセスを求める画面で、「続行」を選択してください。
以上でGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
次にZendeskとYoomを連携しましょう。
先ほどと同様に、Yoomのワークスペースからマイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。
次に、マイアプリの新規接続でZendeskを選択クリッしてください。
アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。
Zendeskの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
以上でZendeskのマイアプリ登録が完了しました。
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
次にフローボットの設定に進みましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。
・タイトルは変更できます。
・Googleフォームと連携するアカウント情報を確認してください。
・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選びましょう。
・設定したら、「次へ」をクリックしてください。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・フォームIDを入力してください。
・入力したらテストを実行しましょう。
・テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存します。
補足として、アウトプットについて説明します。
Googleフォームのアウトプットは「取得する値を追加」をクリックして手動で追加する必要があります。
・追加したい値の＋ボタンをクリックしてください。
・選択できたら追加を選択しましょう。
・アウトプットに追加できたら、鉛筆マークをクリックして項目名を変更しましょう。
・設定できたら保存してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用し、回答内容を取得する方法は、こちらをご確認ください。
以上でGoogleフォームのトリガー設定ができました。
次に「チケットを作成」をクリックしましょう。
・タイトルは変更可能です。
・Zendeskと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「チケットを作成」を選択してください。
・設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
・サブドメイン、件名、詳細を入力しましょう。
・詳細にはGoogleフォームの内容をアウトプットから選択しながら作成しましょう。
・入力できたら、テストをクリックしてZendeskに追加されたら保存しましょう。
保存をクリックし、設定完了と表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
以上で、フローボットの設定が完了しました！
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回はGoogleフォームを活用したテンプレート3つをご紹介します。
1.Googleフォームで登録された情報を、自動的にTrelloに登録するテンプレートです。
手作業でGoogleフォームの内容をTrelloに登録していると、入力の手間やミスが発生するかもしれません。
GoogleフォームとTrelloを連携すれば、入力作業を自動化でき、ヒューマンエラーを防げそうです。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などを、都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの回答が寄せられる場合、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailを返信するテンプレートです。
手作業でGmailを送信している場合、都度メールを作成する手間がかかります。
多数のGoogleフォームが送信される環境であれば、さらに負担が大きくなり、送信し忘れることもあるかもしれません。
GoogleフォームとGmailを連携すれば、定型的なメール送信作業を自動化し、業務の効率向上が期待できます。
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
3.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成しGoogle Chatに通知するテンプレートです。
面談予約が入ると、自動的にカレンダーに追加されるので、予定を忘れるリスクを軽減できます。
さらに、通常使用しているチャットツールに通知がくるので、スケジューリングしやすくなり、業務効率向上を図れそうです。
■概要
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成しGoogle Chatに通知するフローです。
Googleフォームの回答情報をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleカレンダーに面接の予約とGoogle Chatに通知がされるので、予定作成の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
GoogleフォームとZendeskを連携すると、入力作業を自動化でき、入力ミスや漏れなどの人的ミスを防ぐことが可能になります。
またZendeskで、Googleフォームの情報を一元管理できるので、チームでの情報共有がしやすくなるでしょう。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリを連携し、フローボットを作成できます。
これまで連携には知識や経験が必要だった作業も、簡単な操作で行えるため、初心者でも気軽に試せるでしょう。
この機会にGoogleフォームとZendeskを連携し、入力作業を自動化して、情報管理を一元化しませんか？
