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GoogleフォームとZendeskを連携して、Googleフォームの送信内容を自動でZendeskに登録する方法
Googleフォームに届いた情報を、手作業でZendeskに追加している作業時間を減らしたいと思うことはありませんか？
入力を自動化できれば、手間を省けるだけではなく、事務作業の時間短縮が期待でき、他の業務に集中できるようになるかもしれません。
この記事では、「Googleフォームの送信内容をZendeskに登録する」方法をご紹介します。
さらにYoomを活用することで、ノーコードでアプリの連携ができ、フローボットの作成が可能になります。
GoogleフォームとZendeskを連携するメリットやYoomの活用手順について詳しくご説明します。
こんな方におすすめ
・Googleフォームに登録された顧客情報を下に、Zendeskでサポート管理をしたい方
・手動入力や転記作業に課題を感じているカスタマーサポート担当者
・顧客対応履歴を一元管理して、チーム間の連携を実現したい企業の管理者
・問い合わせの受け付け管理までの定型業務を自動化し、効率化を図りたい企業担当者
GoogleフォームとZendeskの連携メリットと具体例
メリット1: 顧客対応時間の短縮
GoogleフォームとZendeskを連携すれば、Zendeskに手動で追加する作業を自動化できます。
これにより事務作業の時間を短縮でき、顧客対応などの他の重要な業務に時間を使うことが可能になります。
例えば商品の問い合わせをGoogleフォームで受付しているとしましょう。
フォームの情報をZendeskに自動的に登録されるので、入力作業の軽減が期待できます。
また問い合わせ内容がすぐにZendeskにチケットとして追加されるので、担当者は円滑に顧客応対ができるかもしれません。
メリット2: 顧客データの一元管理
GoogleフォームとZendeskを連携すると、Googleフォームの情報をZendeskで一元管理することが可能になります。
Zendeskを見るだけでGoogleフォームの情報を確認できるので、チームでの情報共有がしやすくなるでしょう。
例えば、度々Googleフォームに問い合わせを送信している顧客がいるとしましょう。
その時に、担当した人ではなくても容易に過去のやり取りを確認できるので、円滑に対応することができそうです。
その結果、チーム間でスムーズに業務を行えるため、結果チームの生産性向上が期待できるかもしれません。
メリット3: 入力ミスを軽減できる
Googleフォームの内容を自動的にZendeskに追加できるので、入力ミスや漏れを防ぐことが可能になります。
例えば、毎日問い合わせが多数届く環境だったとします。
その際に、入力をし忘れて、対応漏れの問い合わせが発生したり、重複した内容を登録するミスが起きることも考えられます。
GoogleフォームとZendeskを連携すれば、そのようなヒューマンエラーの防止が期待できます。
重要な問い合わせを見逃さず対応でき、結果的に顧客満足度の向上にもつながりそうです。
以上、GoogleフォームとZendeskを連携するメリット3選をご紹介しました。
次にYoomについてお話ししましょう。
[Yoomとは]
GoogleフォームとZendeskの連携フローの作り方
それではYoomを使い、「Googleフォームの送信内容をZendeskに登録する」フローボットの作成する手順を解説しましょう！
注）Zendesk一部有料プランで利用できるアプリです。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まずは下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」を、クリックしましょう。
するとYoomのワークスペースに移動し、テンプレートのコピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしましょう。
以上で、テンプレートのコピーができました！
テンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
ステップ1：GoogleフォームとZendeskをマイアプリ連携
次にYoomにアプリを登録する作業を行いましょう。
これにより、アプリ同士を連携してフローボットを作成できるようになります。
1.Googleフォームのマイアプリ登録
まずはYoomとGoogleフォームの連携を行いましょう。
Yoomのワークスペースにログインできたら、マイアプリを選択して新規接続をクリックしてください。
次に、マイアプリの新規接続でGoogleフォームを選択しましょう。
YoomとGoogleフォームを連携する画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択しましょう。
Yoomにログインの画面で、「次へ」をクリックします。
YoomがGoogleアカウントにアクセスを求める画面で、「続行」を選択してください。
以上でGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。
2.Zendeskのマイアプリ登録
次にZendeskとYoomを連携しましょう。
先ほどと同様に、Yoomのワークスペースからマイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。
次に、マイアプリの新規接続でZendeskを選択クリッしてください。
アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。
Zendeskの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
以上でZendeskのマイアプリ登録が完了しました。
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ2:Googleフォームのトリガーを設定
次にフローボットの設定に進みましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは変更できます。
・Googleフォームと連携するアカウント情報を確認してください。
・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選びましょう。
・設定したら、「次へ」をクリックしてください。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・フォームIDを入力してください。
・入力したらテストを実行しましょう。
・テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存します。
補足として、アウトプットについて説明します。
Googleフォームのアウトプットは「取得する値を追加」をクリックして手動で追加する必要があります。
・追加したい値の＋ボタンをクリックしてください。
・選択できたら追加を選択しましょう。
・アウトプットに追加できたら、鉛筆マークをクリックして項目名を変更しましょう。
・設定できたら保存してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用し、回答内容を取得する方法は、こちらをご確認ください。
以上でGoogleフォームのトリガー設定ができました。
ステップ3:Zendeskのアクションを設定
次に「チケットを作成」をクリックしましょう。
1.連携アカウントとアクションを選択
・タイトルは変更可能です。
・Zendeskと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「チケットを作成」を選択してください。
・設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
・サブドメイン、件名、詳細を入力しましょう。
・詳細にはGoogleフォームの内容をアウトプットから選択しながら作成しましょう。
・入力できたら、テストをクリックしてZendeskに追加されたら保存しましょう。
保存をクリックし、設定完了と表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
以上で、フローボットの設定が完了しました！
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.問い合わせ用のフォームを設置している方
・Googleフォームを活用して顧客対応を進めている方
2.Zendeskで顧客対応のタスクを管理する方
・顧客対応でZendeskを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客対応で活用することができ、顧客からのフィードバックを元にサービス改善に役立てることができます。
また、顧客対応でZendeskも併用している場合、Googleフォームの回答内容を登録し、タスク管理することで対応漏れを防止することが可能です。
しかし、ZendeskにGoogleフォームの回答内容を登録する際、手動による入力作業が発生するため、タスク追加に時間がかかります。
このテンプレートを利用することで、Googleフォームの回答内容を自動でZendeskに追加できるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回はGoogleフォームを活用したテンプレート3つをご紹介します。
1.Googleフォームで登録された情報を、自動的にTrelloに登録するテンプレートです。
手作業でGoogleフォームの内容をTrelloに登録していると、入力の手間やミスが発生するかもしれません。
GoogleフォームとTrelloを連携すれば、入力作業を自動化でき、ヒューマンエラーを防げそうです。
■概要Googleフォームで受け付けた問い合わせやタスク依頼などを、都度Trelloに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの回答が寄せられる場合、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでTrelloにカードが自動で作成されるため、こうした手作業による課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた情報をTrelloでタスク管理しているご担当者様
- フォームからの依頼を手作業でTrelloに転記する作業に手間を感じている方
- フォームとタスク管理ツールの連携を自動化し、業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答が送信されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにカードが作成されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Trelloでカードを作成するオペレーションでは、カードを追加したいボードやリストを任意で設定できます。また、カードのタイトルや説明欄にGoogleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することも可能です。
■注意事項- Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をTrelloでタスク管理しているご担当者様
- フォームからの依頼を手作業でTrelloに転記する作業に手間を感じている方
- フォームとタスク管理ツールの連携を自動化し、業務効率化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにカードが作成されるよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
- Trelloでカードを作成するオペレーションでは、カードを追加したいボードやリストを任意で設定できます。また、カードのタイトルや説明欄にGoogleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
2.Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailを返信するテンプレートです。
手作業でGmailを送信している場合、都度メールを作成する手間がかかります。
多数のGoogleフォームが送信される環境であれば、さらに負担が大きくなり、送信し忘れることもあるかもしれません。
GoogleフォームとGmailを連携すれば、定型的なメール送信作業を自動化し、業務の効率向上が期待できます。
■概要Googleフォームでお問い合わせやアンケートを受け付けた後、回答者一人ひとりに手動でメールを返信するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、Gmailから自動でサンクスメールなどを返信できます。これにより、手作業による返信業務を効率化し、顧客対応の質を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使った問い合わせ対応で、返信作業の自動化を検討しているご担当者の方
- アンケート回答者へのサンクスメールなどをGmailで手動送信しており、効率化したい方
- 手作業によるメール返信での対応漏れや遅延をなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーにGmailが自動送信されるため、手作業での返信対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業でのメール送信で起こり得る、返信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した顧客対応を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した回答者のメールアドレスなどを宛先にして、自動返信メールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Googleフォームで取得した回答者の氏名やメールアドレス、回答内容などを変数として本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールの自動送信が可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成しGoogle Chatに通知するテンプレートです。
面談予約が入ると、自動的にカレンダーに追加されるので、予定を忘れるリスクを軽減できます。
さらに、通常使用しているチャットツールに通知がくるので、スケジューリングしやすくなり、業務効率向上を図れそうです。
■概要Googleフォームで受け付けた面接予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや日時の登録ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Googleカレンダーへの予定作成からGoogle Chatへの通知までの一連の流れを自動化し、採用業務の効率化を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた面接の日程調整を手作業で行っている採用担当者の方
- 採用候補者や面接官への情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいチームリーダーの方
- Googleツールを活用して、採用に関する一連の業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答があると自動でカレンダーに予約が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるカレンダーへの情報登録が不要になるため、日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでは、まず「日時・日付の加算減算」を設定し、面接の終了時刻などを算出します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予約を作成する」アクションを設定し、フォームの回答情報や算出した時刻をもとに予定を作成します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された予約情報を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成では、フォームの回答で取得した候補者名や希望日時などの値を引用し、予定のタイトルや詳細欄を自由に設定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや、本文の内容を任意でカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Googleフォームで受け付けた面接の日程調整を手作業で行っている採用担当者の方
- 採用候補者や面接官への情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいチームリーダーの方
- Googleツールを活用して、採用に関する一連の業務を自動化したいと考えている方
- フォームへの回答があると自動でカレンダーに予約が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるカレンダーへの情報登録が不要になるため、日時の入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでは、まず「日時・日付の加算減算」を設定し、面接の終了時刻などを算出します。
- 続いて、Googleカレンダーの「予約を作成する」アクションを設定し、フォームの回答情報や算出した時刻をもとに予定を作成します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された予約情報を指定のスペースに通知します。
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Googleカレンダーの予定作成では、フォームの回答で取得した候補者名や希望日時などの値を引用し、予定のタイトルや詳細欄を自由に設定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースや、本文の内容を任意でカスタマイズすることが可能です。
- Googleフォーム、Googleカレンダー、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
まとめ
GoogleフォームとZendeskを連携すると、入力作業を自動化でき、入力ミスや漏れなどの人的ミスを防ぐことが可能になります。
またZendeskで、Googleフォームの情報を一元管理できるので、チームでの情報共有がしやすくなるでしょう。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリを連携し、フローボットを作成できます。
これまで連携には知識や経験が必要だった作業も、簡単な操作で行えるため、初心者でも気軽に試せるでしょう。
この機会にGoogleフォームとZendeskを連携し、入力作業を自動化して、情報管理を一元化しませんか？
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
