Googleフォームの送信内容を自動でZendeskに登録する方法

クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」を、クリックしましょう。

するとYoomのワークスペースに移動し、テンプレートのコピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしましょう。

以上で、テンプレートのコピーができました！
テンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。

ステップ1：GoogleフォームとZendeskをマイアプリ連携

次にYoomにアプリを登録する作業を行いましょう。
これにより、アプリ同士を連携してフローボットを作成できるようになります。

1.Googleフォームのマイアプリ登録

まずはYoomとGoogleフォームの連携を行いましょう。
Yoomのワークスペースにログインできたら、マイアプリを選択して新規接続をクリックしてください。

次に、マイアプリの新規接続でGoogleフォームを選択しましょう。

YoomとGoogleフォームを連携する画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

連携したいアカウントを選択しましょう。

Yoomにログインの画面で、「次へ」をクリックします。

YoomがGoogleアカウントにアクセスを求める画面で、「続行」を選択してください。

以上でGoogleフォームのマイアプリ登録ができました。

2.Zendeskのマイアプリ登録

次にZendeskとYoomを連携しましょう。
先ほどと同様に、Yoomのワークスペースからマイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。

次に、マイアプリの新規接続でZendeskを選択クリッしてください。

アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。
Zendeskの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。

以上でZendeskのマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:Googleフォームのトリガーを設定

次にフローボットの設定に進みましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Googleフォームと連携するアカウント情報を確認してください。
・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選びましょう。
・設定したら、「次へ」をクリックしてください。

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2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・フォームIDを入力してください。
・入力したらテストを実行しましょう。

・テストが成功して、アウトプットが取得できたら保存します。

補足として、アウトプットについて説明します。
Googleフォームのアウトプットは「取得する値を追加」をクリックして手動で追加する必要があります。

・追加したい値の＋ボタンをクリックしてください。
・選択できたら追加を選択しましょう。

・アウトプットに追加できたら、鉛筆マークをクリックして項目名を変更しましょう。
・設定できたら保存してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用し、回答内容を取得する方法は、こちらをご確認ください。

以上でGoogleフォームのトリガー設定ができました。

ステップ3:Zendeskのアクションを設定

次に「チケットを作成」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・Zendeskと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「チケットを作成」を選択してください。
・設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・サブドメイン、件名、詳細を入力しましょう。
・詳細にはGoogleフォームの内容をアウトプットから選択しながら作成しましょう。
・入力できたら、テストをクリックしてZendeskに追加されたら保存しましょう。

保存をクリックし、設定完了と表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。

以上で、フローボットの設定が完了しました！

Googleフォームを使ったその他の自動化例

Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回はGoogleフォームを活用したテンプレート3つをご紹介します。

‍1.Googleフォームで登録された情報を、自動的にTrelloに登録するテンプレートです。

手作業でGoogleフォームの内容をTrelloに登録していると、入力の手間やミスが発生するかもしれません。
GoogleフォームとTrelloを連携すれば、入力作業を自動化でき、ヒューマンエラーを防げそうです。

2.Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailを返信するテンプレートです。

手作業でGmailを送信している場合、都度メールを作成する手間がかかります。
多数のGoogleフォームが送信される環境であれば、さらに負担が大きくなり、送信し忘れることもあるかもしれません。
GoogleフォームとGmailを連携すれば、定型的なメール送信作業を自動化し、業務の効率向上が期待できます。

3.Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を作成しGoogle Chatに通知するテンプレートです。

面談予約が入ると、自動的にカレンダーに追加されるので、予定を忘れるリスクを軽減できます。
さらに、通常使用しているチャットツールに通知がくるので、スケジューリングしやすくなり、業務効率向上を図れそうです。

まとめ

GoogleフォームとZendeskを連携すると、入力作業を自動化でき、入力ミスや漏れなどの人的ミスを防ぐことが可能になります。
またZendeskで、Googleフォームの情報を一元管理できるので、チームでの情報共有がしやすくなるでしょう。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリを連携し、フローボットを作成できます。
これまで連携には知識や経験が必要だった作業も、簡単な操作で行えるため、初心者でも気軽に試せるでしょう。

この機会にGoogleフォームとZendeskを連携し、入力作業を自動化して、情報管理を一元化しませんか？