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ビデオ会議ツールとして多くの企業で導入されているGoogle Meetとチーム内のコミュニケーションを活性化するビジネスチャットツールのdirect。この二つを連携させ、Google Meetでの会議が終了した際にdirectに自動通知を送る方法をご紹介します。
会議後の情報共有の手間を省き、スピーディーな情報伝達を実現し、業務効率を飛躍的に向上させましょう。
ここからは、ノーコードツールYoomを使って、Google Meetで会議が終了したらdirectに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google Meetで会議が終了されたことをGoogle MeetのAPIを利用して受け取り、directが提供するAPIを用いて、通知を送ることで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Google Meetでの会議後、参加者へのレコーディング共有や関連部署への報告を手作業で行うことに手間を感じていませんか。毎回同じような内容を通知していると、対応漏れや遅延といったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、directへ自動で通知できるようになるため、会議後のフォローアップ業務を効率化し、重要な通知の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google MeetとdirectをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Meet」と入力し、検索結果からGoogle Meetを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
アカウント選択画面でアカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
3.続いてdirectをマイアプリ登録します。
Google Meetの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「direct」と入力し、検索結果からdirectを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにGoogle Meetとdirectが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
Google Meetでの会議後、参加者へのレコーディング共有や関連部署への報告を手作業で行うことに手間を感じていませんか。毎回同じような内容を通知していると、対応漏れや遅延といったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、directへ自動で通知できるようになるため、会議後のフォローアップ業務を効率化し、重要な通知の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「会議が終了したら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google Meetで会議が終了したらdirectに通知する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.選択を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
5.アプリと連携する「レコーディング情報を取得」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
6.API接続設定を行います。
「会議ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
7.アプリと連携する「directに通知する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
8.API接続設定を行います。
「トークID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「メッセージの内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
Google Meetでの会議後、参加者へのレコーディング共有や関連部署への報告を手作業で行うことに手間を感じていませんか。毎回同じような内容を通知していると、対応漏れや遅延といったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーに、directへ自動で通知できるようになるため、会議後のフォローアップ業務を効率化し、重要な通知の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その他にもYoomにはGoogle Meetとdirectを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。このフローを導入することで、会議スペースの作成のために業務の手を止める必要がなくなるため、業務をスムーズに進めることができるでしょう。また、このフローに続いて作成した会議スペースの情報をチャットやメールで送信し、通知を自動化することもできます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Meetでオンライン会議をしている方
・チームやプロジェクトの打ち合わせでGoogle Meetを活用している方
・Google Meetで顧客と打ち合わせをしている方
2.チーム作業でTalknoteを活用している方
・チーム内の情報共有や連絡手段としてTalknoteを使用しているメンバー
・Google Meetの会議終了連絡をスピーディーに共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetは離れている場所にいる人とも容易にコミュニケーションをとることのできるツールです。
しかし会議が発生ごとにGoogle Meetで会議スペースを手作業で作成するのは、手間がかかり他の業務への集中を阻害します。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Meetに会議スペースを自動で作成します。
会議スペースの作成のために業務の手を止める必要がなくなるため、業務をスムーズに進めることができます。
また、このフローに続けて作成した会議スペースの情報をチャットやメールで送信し、通知を自動化することもできます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Google Meetで会議が終了したらGoogle Chatに通知する
Google Meetで会議が終了したらGoogle Chatに通知するフローです。このフローを導入することで、Google meetで会議が終了するとGoogle Chatに通知することができます。会議の終了をGoogle Chatから確認できるようになるため、会議終了のタイミングを確認する必要がなくなり、スムーズに情報連携をすることができるでしょう。また、Google Chatによる通知は任意のメンバーを選択することが可能です。
■概要
オンライン会議が増える中で、会議が終了するたびに関係者へ議事録の提出依頼や次のアクションを共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、指定したGoogle Chatのスペースやメンバーに自動でメッセージを送信できます。会議後の定型的な連絡作業を自動化し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知する
Google Driveでファイルがアップロードされたらdirectに通知するフローです。このフローを活用することにより、メッセージ誤りといったヒューマンエラーの防止に効果があり業務効率の向上に繋がります。また、手動で通知を出す必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることも可能になるでしょう。
■概要
Google Driveでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルの追加に気付けなかったことはありませんか？
手動での通知は手間がかかるだけでなく、連絡漏れによって業務の遅延に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると同時にdirectに通知できるようになります。
情報共有の漏れや遅れを防ぎ、日々の業務を円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google Meetで会議が終了すると、directに会議情報が通知される仕組みを構築することで、関係者全員が同じ情報をスピーディーに共有できるでしょう。これにより、会議参加者はもちろん、欠席したメンバーもすぐに会議内容を把握することに繋がります。例えば、プロジェクトの進捗会議後、主要な議論や決定事項が通知されれば、関係者全員が同じ認識を持ち、次のアクションにすぐに移れるようになります。この仕組みは、情報共有に伴う手間を軽減するとともに、業務の効率的な遂行をサポートするでしょう。
directに会議終了時の情報を記録することで、会議履歴を簡単に検索・確認できるようになります。これにより、会議内容や参加者の発言を振り返る際の手間が削減され、過去の議論を基に、スピーディーに意思決定ができるようになるでしょう。例えば、プロジェクトの進行中に必要な情報をすぐに確認できれば、重複した議論やミスコミュニケーションを防ぎ、業務の正確性向上が期待できます。
会議終了後の通知で、チーム全体の透明性が向上し、情報共有の質が改善されるでしょう。会議内容が共有されることで、メンバー間で認識のズレが生じにくくなり、情報の見落としが減少することに繋がります。例えば、新規プロジェクトの立ち上げ時に、会議での話し合いや決定事項を全員が把握することで、初動のミスを防ぎつつ効率的に動ける環境が整うでしょう。この仕組みによって、チームワークが強化され、成果を上げる土台構築に繋がります。
今回は、Google Meetとdirectを連携させ、Google Meetで会議が終了したらdirectに通知する方法をご紹介しました。Google Meetとdirectの連携により、会議終了時の情報共有が自動化され、業務効率が大幅に向上するでしょう。手動での連絡や情報伝達にかかる手間を省き、チーム全体でスピーディーに情報を共有できる環境整備が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事で紹介した方法を活用して、ノーコードで簡単に連携を設定し、業務プロセスの自動化を進めてみてください！
