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Google スプレッドシートとboardを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新する方法
顧客情報の管理は日々発生する重要な業務です。
取引が長いと会社が移転したり、電話番号が代わることは日常茶飯事ですよね。
そこでGoogle スプレッドシートとboardを連携すると、Google スプレッドシートに登録された顧客情報を更新するだけで、boardにも反映するようになります。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用した具体的な連携方法とメリットをご紹介します。
手作業の手間を省き、正確な情報共有を可能にしましょう。
こんな方におすすめ
・Google スプレッドシートとboardを併用し、顧客情報管理をしている方。
・顧客情報の更新作業に手間がかかり、効率化したいと考えている方。
・リアルタイムで正確な情報共有を求めている営業・カスタマーサポート担当者。
・データ入力ミスを減らし、業務品質を向上させたい管理部門担当者。
・APIを利用した業務自動化に興味があり、導入を検討している方。
Google スプレッドシートとboardの連携メリットと具体例
メリット1: 入力ミスを削減
手作業で顧客情報を更新する場合、入力ミスや更新漏れが発生するリスクが高くなります。
しかし、Google スプレッドシートとboardを連携させ、行が更新された際に自動で顧客情報がboardにも反映されるようにすることで、手入力が不要となり、入力ミスを大幅に削減できます。
例えば、新しい住所や連絡先をGoogle スプレッドシートに入力するだけで、boardの情報も自動で更新されるため、常に正確な顧客データを保つことができます。
これにより、顧客対応の質が向上し、トラブルの防止にもつながることが見込めます。
メリット2: 業務プロセスの効率化と時間短縮
手動で複数のツールやシステムに顧客情報を反映させる作業は、特にデータ量が多い場合には大きな負担となります。
Google スプレッドシートとboardを連携することで、このようなルーティン作業を完全に自動化でき、時間と労力を削減することが可能です。
例えば、営業部門がこのフローを使うと重複作業を減らせ、企画や顧客対応といった価値を生み出す業務に専念できます。
また、顧客情報の変更が頻繁に発生する部署では、この自動化が作業負荷の軽減に直結し、全体の業務効率の向上が期待できます。
メリット3: オンタイムでのデータ共有の実現
複数のチームが同じ顧客データを参照する業務において、手動更新では情報の遅れが生じ、業務効率が低下するリスクがあります。
そこで自動化を導入することで、Google スプレッドシート上の変更がオンタイムでboardに反映され、すべてのメンバーが最新の情報を基に行動できる環境が整います。
例えば、サポートチームが受けた顧客情報の更新をGoogle スプレッドシートに登録すると、boardにもオンタイムで反映されるので、営業や経理が最新のデータを基に対応ができるようになります。
これにより、「古い情報を使用してしまう」といったミスを防ぎ、無駄な確認作業を削減できます。
また、マーケティング部門でも正確なデータを活用してキャンペーンを効率的に実施できるようになるでしょう。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートとboardの連携フローの作り方
ここまで、Google スプレッドシートとboardの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新する」フローボットを作成していきます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を行う方
・Google スプレッドシートで顧客情報を一元管理している方
・顧客情報を他のツールにも連携している方
2.業務でboardを利用している方
・boardで顧客情報を管理している方
・boardへの顧客情報の更新を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
部門間で顧客情報を別々のツールで管理している場合、データの不整合により業務運営に支障をきたす可能性があります。
また、Google スプレッドシートからboardへの顧客情報の更新を手動で行う場合、情報連携の手間や入力ミスの発生が懸念されます。
ツール間における顧客情報の更新を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されるとboardの顧客情報も自動で更新することができます。
部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を行う方
・Google スプレッドシートで顧客情報を一元管理している方
・顧客情報を他のツールにも連携している方
2.業務でboardを利用している方
・boardで顧客情報を管理している方
・boardへの顧客情報の更新を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
部門間で顧客情報を別々のツールで管理している場合、データの不整合により業務運営に支障をきたす可能性があります。
また、Google スプレッドシートからboardへの顧客情報の更新を手動で行う場合、情報連携の手間や入力ミスの発生が懸念されます。
ツール間における顧客情報の更新を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されるとboardの顧客情報も自動で更新することができます。
部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- Google スプレッドシートとboardをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のboardのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとboardの連携フローの動作確認をする。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。
ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
続いてboardを連携します。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成に進みます。
今回は顧客情報の更新を行うので、該当欄にチェックを入れ、登録をクリックしてください。
次のページで以下のようにAPIトークンが表示されるので、保管してください。
※トークンは再表示されないのでご注意ください。
APIキーも後ほど利用するため、保管をお願いします。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。（参照ページ)
マイアプリ連携に戻り、アカウント名と先ほど取得したAPIトークンを入力し、登録します。
Google スプレッドシート・boardがマイアプリに表示されたら完了です。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこのテンプレートを使用して進めます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を行う方
・Google スプレッドシートで顧客情報を一元管理している方
・顧客情報を他のツールにも連携している方
2.業務でboardを利用している方
・boardで顧客情報を管理している方
・boardへの顧客情報の更新を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
部門間で顧客情報を別々のツールで管理している場合、データの不整合により業務運営に支障をきたす可能性があります。
また、Google スプレッドシートからboardへの顧客情報の更新を手動で行う場合、情報連携の手間や入力ミスの発生が懸念されます。
ツール間における顧客情報の更新を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されるとboardの顧客情報も自動で更新することができます。
部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を行う方
・Google スプレッドシートで顧客情報を一元管理している方
・顧客情報を他のツールにも連携している方
2.業務でboardを利用している方
・boardで顧客情報を管理している方
・boardへの顧客情報の更新を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
部門間で顧客情報を別々のツールで管理している場合、データの不整合により業務運営に支障をきたす可能性があります。
また、Google スプレッドシートからboardへの顧客情報の更新を手動で行う場合、情報連携の手間や入力ミスの発生が懸念されます。
ツール間における顧客情報の更新を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されるとboardの顧客情報も自動で更新することができます。
部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
用意するもの
顧客情報の記載されているGoogle スプレッドシート。
H列の更新判定は後ほど使うので、空欄にします。
顧客IDはこちらのフローを利用して顧客登録を行うと、簡単に取得できます。
今回はテストとして、電話番号欄を更新します。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。
- 一意の値が入った列
※必ず値が重複しない列を選んでください！
ここで先ほどのGoogle スプレッドシートを使用します。
電話番号欄の入力が終わったら、H列に更新と入力します。
フローボットの設定に戻り、テストします。
アウトプットに、Google スプレッドシートのレコード内容が取得できていたら保存します。
続いて「顧客の更新」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認してください。
次に進み、項目の設定を行います。
マイアプリ連携の際に取得したAPIキーを入力し、その他の項目はアウトプットより選択しましょう。
残りの項目も設定していきます。
必須項目以外は任意で設定してください。
更新したい項目の追加が完了したら、テストして成功したら保存します。
board側を確認してみましょう。
無事に電話番号が反映されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を行う方
・Google スプレッドシートで顧客情報を一元管理している方
・顧客情報を他のツールにも連携している方
2.業務でboardを利用している方
・boardで顧客情報を管理している方
・boardへの顧客情報の更新を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
部門間で顧客情報を別々のツールで管理している場合、データの不整合により業務運営に支障をきたす可能性があります。
また、Google スプレッドシートからboardへの顧客情報の更新を手動で行う場合、情報連携の手間や入力ミスの発生が懸念されます。
ツール間における顧客情報の更新を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されるとboardの顧客情報も自動で更新することができます。
部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を行う方
・Google スプレッドシートで顧客情報を一元管理している方
・顧客情報を他のツールにも連携している方
2.業務でboardを利用している方
・boardで顧客情報を管理している方
・boardへの顧客情報の更新を自動で行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
部門間で顧客情報を別々のツールで管理している場合、データの不整合により業務運営に支障をきたす可能性があります。
また、Google スプレッドシートからboardへの顧客情報の更新を手動で行う場合、情報連携の手間や入力ミスの発生が懸念されます。
ツール間における顧客情報の更新を正確に行いたい方に、このフローは適しています。
このフローはGoogle スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されるとboardの顧客情報も自動で更新することができます。
部門間における情報連携も不要となるため、顧客情報の整合性を保つことが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシートとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシート・boardを使ったその他の自動化例
1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
こちらは、先ほどフロー説明時に紹介したものです。
Google スプレッドシートのレコード情報を使って、自動でboardに顧客登録ができます。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを登録するフローです。
それぞれで案件管理をしている場合、手動で案件情報を転記するのは手間ですよね。
このフローを使えば自動でGoogle スプレッドシートに転記してくれるので、案件が多くても効率的に業務を進められます。
■概要boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを登録するフローです。■このテンプレートをおすすめする方1.boardとGoogle スプレッドシートを併用している営業チーム・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方2.boardとGoogle スプレッドシートを併用しているマーケティングチーム・boardで案件情報を管理し、Google スプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方■このテンプレートを使うメリット・boardで案件が登録されたら、自動でGoogle スプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。・boardで案件が登録されると、すぐににGoogle スプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。・案件情報をboardとGoogle スプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。■注意事項・board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.boardに案件が登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
このフローを使えば、Google Chatの通知でboardの新規案件情報を確認できます。
チーム全体に自動で通知されるので、担当者が不在でも顧客対応がスムーズにできるでしょう。
■概要boardで新しい案件が登録された際、都度Google Chatで関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での連絡は対応が遅れたり、共有漏れが発生したりする可能性もあります。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、設定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知を送信できます。案件発生時の情報共有をスムーズにし、初動の対応を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- boardで案件管理を行っており、チームへの情報共有をよりスムーズに行いたいと考えている方
- 案件登録後のGoogle Chatへの通知を手作業で行い、手間や共有漏れに課題を感じている方
- boardとGoogle Chatを連携させ、案件に関するコミュニケーションを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- boardに案件が登録されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での情報共有にかかる時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- boardとの連携設定では、お使いの環境に応じたAPIキーを設定してください。
- Google Chatのメッセージ送信設定では、通知を送信したいスペースを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や担当者名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項- board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで案件管理を行っており、チームへの情報共有をよりスムーズに行いたいと考えている方
- 案件登録後のGoogle Chatへの通知を手作業で行い、手間や共有漏れに課題を感じている方
- boardとGoogle Chatを連携させ、案件に関するコミュニケーションを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに案件が登録されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業での情報共有にかかる時間を削減できます。
- 通知が自動化されることで、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで通知内容や送信先を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、お使いの環境に応じたAPIキーを設定してください。
- Google Chatのメッセージ送信設定では、通知を送信したいスペースを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や担当者名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
まとめ
今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとboardを連携することで、顧客情報の管理を効率化し、業務の質を向上させることが期待できます。
自動化することで手作業による入力ミスを削減し、スタッフはより価値のある業務に集中できるでしょう。
この連携を活用して、組織全体の生産性を向上させましょう。
ぜひこの機会に、Yoomの導入を検討してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
