2024/11/22
アプリ同士の連携方法

Google スプレッドシートとboardを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新する方法

m.i
Google スプレッドシート×boardの連携イメージ

目次

顧客情報の管理は日々発生する重要な業務です。
取引が長いと会社が移転したり、電話番号が代わることは日常茶飯事ですよね。
そこでGoogle スプレッドシートとboardを連携すると、Google スプレッドシートに登録された顧客情報を更新するだけで、boardにも反映するようになります。
本記事では、ノーコードツールYoomを活用した具体的な連携方法とメリットをご紹介します。
手作業の手間を省き、正確な情報共有を可能にしましょう。

こんな方におすすめ

・Google スプレッドシートとboardを併用し、顧客情報管理をしている方。
・顧客情報の更新作業に手間がかかり、効率化したいと考えている方。
・リアルタイムで正確な情報共有を求めている営業・カスタマーサポート担当者。
・データ入力ミスを減らし、業務品質を向上させたい管理部門担当者。
・APIを利用した業務自動化に興味があり、導入を検討している方。

Google スプレッドシートとboardの連携メリットと具体例

メリット1: 入力ミスを削減

手作業で顧客情報を更新する場合、入力ミスや更新漏れが発生するリスクが高くなります。
しかし、Google スプレッドシートとboardを連携させ、行が更新された際に自動で顧客情報がboardにも反映されるようにすることで、手入力が不要となり、入力ミスを大幅に削減できます。
例えば、新しい住所や連絡先をGoogle スプレッドシートに入力するだけで、boardの情報も自動で更新されるため、常に正確な顧客データを保つことができます。
これにより、顧客対応の質が向上し、トラブルの防止にもつながることが見込めます。

メリット2: 業務プロセスの効率化と時間短縮

手動で複数のツールやシステムに顧客情報を反映させる作業は、特にデータ量が多い場合には大きな負担となります。
Google スプレッドシートとboardを連携することで、このようなルーティン作業を完全に自動化でき、時間と労力を削減することが可能です。
例えば、営業部門がこのフローを使うと重複作業を減らせ、企画や顧客対応といった価値を生み出す業務に専念できます。
また、顧客情報の変更が頻繁に発生する部署では、この自動化が作業負荷の軽減に直結し、全体の業務効率の向上が期待できます。

メリット3: オンタイムでのデータ共有の実現

複数のチームが同じ顧客データを参照する業務において、手動更新では情報の遅れが生じ、業務効率が低下するリスクがあります。
そこで自動化を導入することで、Google スプレッドシート上の変更がオンタイムでboardに反映され、すべてのメンバーが最新の情報を基に行動できる環境が整います。
例えば、サポートチームが受けた顧客情報の更新をGoogle スプレッドシートに登録すると、boardにもオンタイムで反映されるので、営業や経理が最新のデータを基に対応ができるようになります。
これにより、「古い情報を使用してしまう」といったミスを防ぎ、無駄な確認作業を削減できます。
また、マーケティング部門でも正確なデータを活用してキャンペーンを効率的に実施できるようになるでしょう。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとboardの連携フローの作り方

ここまで、Google スプレッドシートとboardの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携しましょう!
マイアプリ登録が完了したあと、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新する」フローボットを作成していきます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

  • Google スプレッドシートとboardをマイアプリ連携する。
  • テンプレートをコピーする。
  • フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のboardのオペレーション設定を行う。
  • トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとboardの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

アプリ一覧でGoogle スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。

ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてboardを連携します。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成に進みます。
今回は顧客情報の更新を行うので、該当欄にチェックを入れ、登録をクリックしてください。

次のページで以下のようにAPIトークンが表示されるので、保管してください。
トークンは再表示されないのでご注意ください。
APIキーも後ほど利用するため、保管をお願いします。

今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。(参照ページ)
マイアプリ連携に戻り、アカウント名と先ほど取得したAPIトークンを入力し、登録します。

Google スプレッドシート・boardがマイアプリに表示されたら完了です。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

顧客情報の記載されているGoogle スプレッドシート。
H列の更新判定は後ほど使うので、空欄にします。
顧客IDはこちらのフローを利用して顧客登録を行うと、簡単に取得できます。
今回はテストとして、電話番号欄を更新します。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
行が更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。

  • トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
    ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

  • 一意の値が入った列
    ※必ず値が重複しない列を選んでください!

ここで先ほどのGoogle スプレッドシートを使用します。
電話番号欄の入力が終わったら、H列に更新と入力します。

フローボットの設定に戻り、テストします。
アウトプットに、Google スプレッドシートのレコード内容が取得できていたら保存します。

続いて「顧客の更新」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認してください。
次に進み、項目の設定を行います。
マイアプリ連携の際に取得したAPIキーを入力し、その他の項目はアウトプットより選択しましょう。

残りの項目も設定していきます。

必須項目以外は任意で設定してください。

更新したい項目の追加が完了したら、テストして成功したら保存します。
board側を確認してみましょう。

無事に電話番号が反映されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシート・boardを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。

こちらは、先ほどフロー説明時に紹介したものです。
Google スプレッドシートのレコード情報を使って、自動でboardに顧客登録ができます。

2.boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを登録するフローです。

それぞれで案件管理をしている場合、手動で案件情報を転記するのは手間ですよね。
このフローを使えば自動でGoogle スプレッドシートに転記してくれるので、案件が多くても効率的に業務を進められます。

3.boardに案件が登録されたら、Google Chatに通知するフローです。

このフローを使えば、Google Chatの通知でboardの新規案件情報を確認できます。
チーム全体に自動で通知されるので、担当者が不在でも顧客対応がスムーズにできるでしょう。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとboardを連携することで、顧客情報の管理を効率化し、業務の質を向上させることが期待できます。
自動化することで手作業による入力ミスを削減し、スタッフはより価値のある業務に集中できるでしょう。
この連携を活用して、組織全体の生産性を向上させましょう。

ぜひこの機会に、Yoomの導入を検討してみてください。

この記事を書いた人
m.i
新卒から3年ほど金融関係の仕事を経験してきました。 業界柄、手動で行う作業がとても多く、自動化したらもっと他の仕事ができるのになと思っていた時にYoomに出会いました。 ブログ執筆しながらYoomの便利さに日々感動しています。 分かりやすい構成を心がけています。
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自動化
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Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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