【Google スプレッドシート×board】顧客情報の更新を自動化する方法

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• Google スプレッドシートとboardをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のboardのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとboardの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のGoogle スプレッドシートとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

アプリ一覧でGoogle スプレッドシートと検索し、Googleアカウントでログインしてください。

ログインを進めていくとこの画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてboardを連携します。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成に進みます。
今回は顧客情報の更新を行うので、該当欄にチェックを入れ、登録をクリックしてください。

次のページで以下のようにAPIトークンが表示されるので、保管してください。
※トークンは再表示されないのでご注意ください。
APIキーも後ほど利用するため、保管をお願いします。

今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。（参照ページ)
マイアプリ連携に戻り、アカウント名と先ほど取得したAPIトークンを入力し、登録します。

Google スプレッドシート・boardがマイアプリに表示されたら完了です。‍

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

顧客情報の記載されているGoogle スプレッドシート。
H列の更新判定は後ほど使うので、空欄にします。
顧客IDはこちらのフローを利用して顧客登録を行うと、簡単に取得できます。
今回はテストとして、電話番号欄を更新します。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「行が更新されたら」を選択します。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テーブル範囲はヘッダーも含め、全て入るように設定します。

• 一意の値が入った列
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！

ここで先ほどのGoogle スプレッドシートを使用します。
電話番号欄の入力が終わったら、H列に更新と入力します。

フローボットの設定に戻り、テストします。
アウトプットに、Google スプレッドシートのレコード内容が取得できていたら保存します。

続いて「顧客の更新」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認してください。
次に進み、項目の設定を行います。
マイアプリ連携の際に取得したAPIキーを入力し、その他の項目はアウトプットより選択しましょう。

残りの項目も設定していきます。

必須項目以外は任意で設定してください。

更新したい項目の追加が完了したら、テストして成功したら保存します。
board側を確認してみましょう。

無事に電話番号が反映されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。

ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

Google スプレッドシート・boardを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。

こちらは、先ほどフロー説明時に紹介したものです。
Google スプレッドシートのレコード情報を使って、自動でboardに顧客登録ができます。

2.boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを登録するフローです。

それぞれで案件管理をしている場合、手動で案件情報を転記するのは手間ですよね。
このフローを使えば自動でGoogle スプレッドシートに転記してくれるので、案件が多くても効率的に業務を進められます。

3.boardに案件が登録されたら、Google Chatに通知するフローです。

このフローを使えば、Google Chatの通知でboardの新規案件情報を確認できます。
チーム全体に自動で通知されるので、担当者が不在でも顧客対応がスムーズにできるでしょう。

まとめ

今回は「Google スプレッドシートで行が更新されたら、boardの顧客情報も更新する」フローボットを紹介しました。
Google スプレッドシートとboardを連携することで、顧客情報の管理を効率化し、業務の質を向上させることが期待できます。
自動化することで手作業による入力ミスを削減し、スタッフはより価値のある業務に集中できるでしょう。
この連携を活用して、組織全体の生産性を向上させましょう。

ぜひこの機会に、Yoomの導入を検討してみてください。