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チームプロジェクトにとって、情報へのアクセス性を高めることは非常に重要です。そのためには、プロジェクトごとや顧客ごとのフォルダが必須ですよね。しかし、フォルダの作成は手間がかかるだけでなく、作成漏れや入力ミスによってスムーズなファイル管理の妨げになるかもしれません。もしも、自動でフォルダを作成する仕組みがあったら、そんなお悩みを全て解決してくれると思いませんか？
この記事では、Google スプレッドシートとBoxを連携して、自動でフォルダを作成する方法を紹介していきます。データ管理やチームでの情報共有を効率化したい方にとって、手動でのフォルダ作成は手間がかかり、ミスの原因にもなります。円滑なデータ管理のためにぜひ活用してほしい自動化ですので、どのような方法で実現できるのか確認してみてくださいね。
今回の連携をぜひ使ってほしい方は以下のような方々です！
Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、Boxに対応するフォルダが自動作成される仕組みを導入することで、データの一元管理と効率化が実現できるでしょう。これにより、関連するファイルや情報が分散するリスクを回避します。例えば、顧客情報がGoogle スプレッドシートに入力された際に、その顧客専用のフォルダがBoxで自動生成されると、営業チームはそこに提案資料や契約書などの資料をアップロードすることができるでしょう。顧客情報の登録の流れでフォルダが自動で作成されることで、顧客ごとの情報が整理され、情報のアクセス性を高め、プロジェクトの進行をスムーズにするかもしれません。
従来、Google スプレッドシートのデータをもとにBoxにフォルダを手動で作成する場合、入力ミスやフォルダの作成忘れが起きるリスクがあります。この自動化を活用することにより、フォルダ作成の手間を省き、作業ミスを防ぎます。フォルダ名の統一にもつながるため、後から情報を検索する際にもスムーズに検索ができるでしょう。また、これまでフォルダ作成にかかっていた時間を削減することにもつながります。例えば、大量のデータを扱うプロジェクトでは、ミスを削減することで業務効率の向上し、情報漏洩のリスクの軽減が期待できます。これにより、チーム全体の業務進行が、より正確で迅速に進むでしょう。
フォルダ作成が自動化されることで、必要な情報をチーム間でスムーズに共有できるでしょう。例えば、新規プロジェクトの情報がGoogle スプレッドシートに追加されると、そのプロジェクト専用のフォルダがBoxに自動生成されます。このフォルダにプロジェクトメンバー全員がアクセスできるため、資料やデータのアップロード・ダウンロードがスムーズになるかもしれません。このように情報共有が簡単になることで、チーム全体の連携が向上し、プロジェクトそのものの進行がスムーズになるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google スプレッドシートで行が追加されたらBoxにフォルダを作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートに行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Boxが提供するAPIを用いてBoxにGoogle スプレッドシートで登録された内容をもとにフォルダを作成することで実現が可能です。さらにGoogle スプレッドシートにBoxで作成したフォルダ情報を追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
以下のような画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択しましょう。
表示された内容を確認して、「次へ」をクリックします。
連携するアカウントと表示内容を確認したら、「続行」をクリックし完了です。
次に、Boxのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にBoxと入力し、表示された候補から「Box」を選択します。
以下の画面が表示されるので、内容を確認し「Boxへのアクセスを許可」をクリックし、完了です。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとBoxが表示されていれば、登録完了です。
いよいよここからは自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
Yoomの設定の前に、連携するGoogle スプレッドシートの設定を確認しましょう。
今回は項目を以下のように設定しました。
E列の「フォルダID」はBoxで作成したフォルダの情報を追加するため、空欄でOKです！
Yoomに戻り、詳細の設定を行いましょう。
「トリガーの起動間隔」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「スプレッドシートID」「シートID」→先ほど設定したGoogle スプレッドシートの情報を、それぞれ候補から選択しましょう
以下の内容は設定したGoogle スプレッドシートの内容に合わせて設定を行いましょう。
「テーブルの範囲（始まり）」→A
「テーブルの範囲（終わり）」→H
「一意の値が入った列」→A
※一意の値に関しては、ユニークキーとなる項目であれば設定可能です。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
次にBoxでフォルダを作成する設定を行いましょう。
「フォルダを作成」をクリックし、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Boxと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
詳細の設定をしていきましょう。
まずフォルダ名を設定します。
今回は、トリガーとなったGoogleスプレッドシートで追加された情報の「取引先名」をフォルダにつけます。
取引先名はフローの起動に応じて値が変動します。
そこで「アウトプット」を使用して値の追加を行います。
アウトプットを使用することで、フロー起動に合わせた値を設定することができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力欄をクリックすると、下にアウトプットの候補が表示されるので、取引先名をクリックし設定します。
次に作成するフォルダを格納する「親フォルダのコンテンツID」を設定しましょう。
Boxで該当のフォルダを開いたときのURLから取得できる数字を入力してください。
すべて設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
作成したフォルダの情報をGoogle スプレッドシートに追加し、情報の更新を行いましょう。
「レコードを更新する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを更新する
設定が完了したら画面をスクロールし、進めましょう。
更新したいGoogle スプレッドシートの設定を行いましょう。
今回更新を行うのは、トリガーとなった「行の追加」が行われたシートなので、同じものを指定しましょう。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択し、設定しましょう
「テーブル範囲」→Google スプレッドシートの設定項目に合わせて指定しましょう
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
詳細の設定を行いましょう。
まず、更新したいレコードの条件を指定します。
今回はユニークキーをA列の「No」で設定しているので、更新したいレコードのNo＝フロー起動のトリガーとなった追加された行のNoと設定します。
以下の画面のようにアウトプットを入力して設定しましょう。
次に更新後のレコードの値を設定します。
「フォルダID」にBoxで作成したフォルダの「コンテンツID」を指定します。
このアクションでGoogle スプレッドシートにフォルダの情報を追加することで、Google スプレッドシートでの情報管理まで自動で行うことができますよ。
入力欄をクリックして、「フォルダを作成」で「作成したフォルダのコンテンツID」を選択し、入力します。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
他にもBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしBoxにアップロードする
はじめに紹介するのは、指定したスケジュールに起動して、自動で取得したCSVファイルをBoxにアップロードするフローです。特定のWebサイトから定期的にデータを取得し、それをレポート作成や分析に活用している方におすすめです。
2.freeeサインで締結した契約書をBoxにアップロードする
次に紹介するのは、freeeサインとの連携スローです。締結した契約書を自動でBoxに格納することで、ファイルの保存効率が上がり、時間と労力を節約できるでしょう。
3.BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する
最後に紹介するのは、 Boxでファイルがアップロードされた際に、Slackに自動通知するフローです。チームメンバーに新しいファイルの存在スピーディーに知らせることができ、情報共有の円滑化に繋がりそうです。
Google スプレッドシートとBoxを連携し、フォルダを自動作成することで、データ管理の一元化や手作業ミスの防止などといったメリットが得られるでしょう。手作業によるフォルダ作成を省くことで、他のコア業務に注力できる環境が整うかもしれません。また、チーム内の情報共有の迅速化によって、プロジェクトの進行が円滑に行えるでしょう。ぜひYoomを活用して、自動化をご自身の業務に取り入れてみませんか？これまで手間に感じていた作業を省いて、生産性向上につながるかもしれませんよ。
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