Google スプレッドシートとBoxを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらBoxにフォルダを作成する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとBoxをマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
以下のような画面が表示されたら、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

表示された内容を確認して、「次へ」をクリックします。

連携するアカウントと表示内容を確認したら、「続行」をクリックし完了です。

次に、Boxのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にBoxと入力し、表示された候補から「Box」を選択します。
以下の画面が表示されるので、内容を確認し「Boxへのアクセスを許可」をクリックし、完了です。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとBoxが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシート「行が追加されたら」のトリガーを設定

いよいよここからは自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にGoogle スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

Yoomの設定の前に、連携するGoogle スプレッドシートの設定を確認しましょう。
今回は項目を以下のように設定しました。
E列の「フォルダID」はBoxで作成したフォルダの情報を追加するため、空欄でOKです！

Yoomに戻り、詳細の設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「スプレッドシートID」「シートID」→先ほど設定したGoogle スプレッドシートの情報を、それぞれ候補から選択しましょう

以下の内容は設定したGoogle スプレッドシートの内容に合わせて設定を行いましょう。

「テーブルの範囲（始まり）」→A
「テーブルの範囲（終わり）」→H
「一意の値が入った列」→A
※一意の値に関しては、ユニークキーとなる項目であれば設定可能です。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Box「フォルダを作成」、Google スプレッドシート「レコードを更新する」のアクションを設定

次にBoxでフォルダを作成する設定を行いましょう。
「フォルダを作成」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Boxと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定をしていきましょう。
まずフォルダ名を設定します。
今回は、トリガーとなったGoogleスプレッドシートで追加された情報の「取引先名」をフォルダにつけます。
取引先名はフローの起動に応じて値が変動します。
そこで「アウトプット」を使用して値の追加を行います。
アウトプットを使用することで、フロー起動に合わせた値を設定することができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力欄をクリックすると、下にアウトプットの候補が表示されるので、取引先名をクリックし設定します。

次に作成するフォルダを格納する「親フォルダのコンテンツID」を設定しましょう。
Boxで該当のフォルダを開いたときのURLから取得できる数字を入力してください。

すべて設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

作成したフォルダの情報をGoogle スプレッドシートに追加し、情報の更新を行いましょう。
「レコードを更新する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを更新する

設定が完了したら画面をスクロールし、進めましょう。

更新したいGoogle スプレッドシートの設定を行いましょう。
今回更新を行うのは、トリガーとなった「行の追加」が行われたシートなので、同じものを指定しましょう。

「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択し、設定しましょう
「テーブル範囲」→Google スプレッドシートの設定項目に合わせて指定しましょう

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。
まず、更新したいレコードの条件を指定します。
今回はユニークキーをA列の「No」で設定しているので、<span class="mark-yellow">更新したいレコードのNo＝フロー起動のトリガーとなった追加された行のNo</span>と設定します。
以下の画面のようにアウトプットを入力して設定しましょう。

次に更新後のレコードの値を設定します。
「フォルダID」にBoxで作成したフォルダの「コンテンツID」を指定します。
このアクションでGoogle スプレッドシートにフォルダの情報を追加することで、Google スプレッドシートでの情報管理まで自動で行うことができますよ。

入力欄をクリックして、「フォルダを作成」で「作成したフォルダのコンテンツID」を選択し、入力します。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートとBoxの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Boxを使ったその他の自動化例

他にもBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしBoxにアップロードする

はじめに紹介するのは、指定したスケジュールに起動して、自動で取得したCSVファイルをBoxにアップロードするフローです。特定のWebサイトから定期的にデータを取得し、それをレポート作成や分析に活用している方におすすめです。

2.freeeサインで締結した契約書をBoxにアップロードする

次に紹介するのは、freeeサインとの連携スローです。締結した契約書を自動でBoxに格納することで、ファイルの保存効率が上がり、時間と労力を節約できるでしょう。

3.BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知する

最後に紹介するのは、 Boxでファイルがアップロードされた際に、Slackに自動通知するフローです。チームメンバーに新しいファイルの存在スピーディーに知らせることができ、情報共有の円滑化に繋がりそうです。

まとめ

Google スプレッドシートとBoxを連携し、フォルダを自動作成することで、データ管理の一元化や手作業ミスの防止などといったメリットが得られるでしょう。手作業によるフォルダ作成を省くことで、他のコア業務に注力できる環境が整うかもしれません。また、チーム内の情報共有の迅速化によって、プロジェクトの進行が円滑に行えるでしょう。ぜひYoomを活用して、自動化をご自身の業務に取り入れてみませんか？これまで手間に感じていた作業を省いて、生産性向上につながるかもしれませんよ。