Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Capsule CRMにプロジェクトを作成する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとCapsule CRMをマイアプリ連携

Google スプレッドシートとCapsule CRMをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化の設定がスムーズに進められます。
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まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
1.はじめに、Yoomページの左メニューからマイアプリをクリックし、右上の[新規接続]を押します。

2.次に、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
表示された画面で、[Sign in with Google]をクリックします。

3.アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを画面の右側に表示される管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行しますので、認証を完了してください。
これでGoogle スプレッドシートの接続が完了します！

4.Capsule CRMのアプリ連携は、Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、「Capsule CRM」を選択してください。
表示された画面で、Capsule CRMのSiteaddressを入力して、［Continue］ボタンをクリックします。

5.表示された画面で、[Allow]ボタンをクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
Yoomページのマイアプリ画面に移動し、2つのアプリが追加されていることが確認できます。

ステップ2：テンプレートをコピー

1.対象のアプリの新規接続が完了していることを確認したら、下記テンプレートの『このテンプレートを試してみる』アイコンをクリックします。

2.テンプレートがコピーされるので、［OK］ボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

ステップ3：フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定、Capsule CRMでプロジェクトを登録し、Google スプレッドシートにプロジェクトを登録する設定

自動化の起点となるトリガーの設定を行います。Google スプレッドシートに新たな商品情報を登録すると、このフローが自動で起動します。

1.Google スプレッドシートのトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Capsule CRMにプロジェクトを作成する」をクリックしてください。
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2.テンプレート内容が表示されます。
アプリトリガー「行が追加されたら」をクリックします。その後、連携するアカウント情報を入力し、［次へ］ボタンをクリックしてください。

3.次の画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」「シートID」の情報を入力してください。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。※なお、トリガーの起動間隔はプランによって異なるため注意してください。

「スプレッドシートID」と「シートID」の項目は、入力バーをクリックするとアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
候補から必要な情報を引用し、活用してください。

4.情報を入力した後、[テスト]をクリックし、問題がなければ[保存する]をクリックします。
下記画面にある情報は、アウトプットとして取得できます。アウトプット情報は、『この値を他のオペレーションで利用できます』という注釈の通り、この後のステップで引用・活用してください。

5.続いて、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに、Capsule CRMにプロジェクト情報を登録する設定を行います。
2つ目の、アプリと連携する「Create Project」をクリックしましょう。表示された画面で、アカウント情報を入力し、［次へ］ボタンをクリックしてください。

6.次の画面で「Party ID」「Name」などの情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。以下の画像は、4のステップで取得したアウトプット「行が追加されたら」内の【Party ID】の情報を引用した例です。「Name」なども、上記と同様に設定します。
※【Party ID】の部分は、アクションによって変わります。

7.必要な項目に情報を入力後、[テスト]をクリックし、問題がなければ[保存する]をクリックします。
※テストが成功すると、登録したプロジェクトに関するCapsule CRMのProject IDが出力されます。
これで、トリガーの設定とプロジェクト登録は完了です。
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8.最後に、Capsule CRMで発行されたProject IDを、Google スプレッドシートに登録します。
テンプレート内容が表示されている画面で、データベースを操作する「レコードを更新」をクリックします。
表示された画面で、Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。

9.Capsule CRMから取得したProject IDをGoogle スプレッドシートに登録します。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定し、[次へ]をクリックします。
※スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名は、枠をクリックすると表示されるアウトプットの「候補」から設定できます。

10.更新したいレコードの条件を設定します。
左の枠には、一意の値を持つGoogle スプレッドシートの列の項目を設定します。右の枠に、アウトプット「行が追加されたら」の中から対応する項目を選択します。
ここで設定した条件をもとに、Google スプレッドシートに登録されているプロジェクトをYoomが探します。
※今回は、以下画像のように設定しました。

11.次に、更新後のレコードの値を設定します。
※Capsule CRMから取得したProject IDを更新するので、Capsule CRMのアウトプット「Create Project」を使用して設定します。

12.設定が完了したら［テスト］をクリックし、［保存する］ボタンをクリックしてください。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとCapsule CRMの連携動作を確認

以下の画面の[トリガーをON]ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

トリガーをONにすると、以降はGoogle スプレッドシートにプロジェクトが追加されるたびに、Capsule CRMに自動でプロジェクトが登録されます。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のGoogle スプレッドシートやCapsule CRMを使った自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとCapsule CRMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを削除する
タスクが完了した際、Google スプレッドシートの情報を更新すれば、自動でCapsule CRMのタスクを削除できます。この連携を利用すれば、タスクの削除作業の負担を軽減でき、削除漏れを防ぐことが期待できます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを更新する
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携することで、タスク情報を一元管理する仕組みが整います。この連携により、タスク情報の反映が円滑になり、メンバーの業務がスムーズに進行します。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
Google スプレッドシートでの更新作業の完了を自動で通知できます。この連携により、手動での作業完了報告の手間を省き、上司への連絡漏れ防止が期待できます。

まとめ

今回は、Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携させ、プロジェクト情報作成の自動化方法をご紹介しました。
この自動化により、プロジェクトを一元管理でき、ミスの発生を防げます。さらに、担当者の負担が軽減され、業務効率が大幅に向上するでしょう。
Google スプレッドシートとCapsule CRMの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。本記事で紹介した手順に沿って設定するだけで導入できるため、この機会に自動化を取り入れて、プロジェクトの一元管理を実現してみてください！