Google スプレッドシートとCloseを連携してGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、Closeの連絡先を削除する方法

データの正確な管理と効率的な活用方法を探していませんか？特に、顧客情報の整理は業務の基盤を支える重要な要素と言えるでしょう。
このような場合には、Google スプレッドシートとCloseを連携させ、Google スプレッドシートの行が更新された際にCloseの連絡先を自動で削除する仕組みを導入することで、データ管理をシンプルかつ効果的にすることができます。
この仕組みにより、手動作業の手間を削減し、セキュリティリスクを低減するなど、さまざまなメリットが期待できます。
本記事では、Google スプレッドシートとCloseを連携することで得られる具体的な利点を詳しく解説します。

こんな方におすすめ

手動作業を減らし、業務プロセスを自動化したいカスタマーサポート
不要な顧客データを迅速に削除して情報漏洩リスクを抑えたい企業
データ管理を一元化し、ツール間の連携を活用したいチーム

Google スプレッドシートとCloseの連携メリットと具体例

メリット1: データ管理の一元化

Google スプレッドシートとCloseを連携し、データ管理することで業務プロセスを一元化できます。営業チームやサポートチームがGoogle スプレッドシートを共有している場合、誰かが顧客ステータスを変更するだけで、Close側にも反映されるため、ツール間でデータの不整合が発生するリスクを回避できます。

例えば、削除処理を忘れてしまい、他のメンバーが古い情報を元にアクションを取ることで混乱を招くケースがあるかもしれません。このような問題も、自動化することで解消されるでしょう。

メリット2: セキュリティリスクの軽減

個人情報保護の観点からも、不要なデータをタイムリーに削除する仕組みはとても重要です。
Google スプレッドシートとCloseを連携することで、Google スプレッドシートで削除対象とマークされたデータがCloseからタイムリーに消去されるため、データが長期間残存するリスクを回避できます。
例えば、退会後も個人情報が残っている状態では、情報漏洩の危険性が高まる可能性があります。このようなリスクを低減することで、企業全体のセキュリティレベルの向上が期待できます。

メリット3: コスト削減

Google スプレッドシートとCloseを連携することで、スタッフの作業時間を削減できるでしょう。
これにより、限られたリソースを効率よく活用し、業務コストを抑えることが可能です。特に、小規模なチームでは、手動での作業負担が減ることで、限られた人員でも大規模なデータ管理が可能となるでしょう。
例えば、1日に数百件の顧客データを処理する必要がある場合、自動化がなければ数時間を費やすことになります。しかし、連携システムを導入することで、この作業がわずか数分で完了します。時間だけでなく、作業に伴う人件費やミスによる追加コストの発生も防ぎやすくなります。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで行が更新されたら、Closeの連絡先を削除する方法

Google スプレッドシートとCloseを連携させることで、Google スプレッドシートで行を更新すると、自動的にCloseの連絡先を削除できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

Google スプレッドシートとCloseをマイアプリ登録
Google スプレッドシートと連携して更新された際の設定をする
Closeと連携して連絡先を削除する

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：Google スプレッドシートとCloseをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシートをクリックします。
(3)Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、ログインを行ってください。

(4)次にCloseの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からCloseをクリックします。
(5)「Closeの新規登録」画面から、赤枠を確認の上、アカウント名、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogle スプレッドシートとCloseが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Google スプレッドシートと連携して更新された際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「行が更新されたら」をクリックします。

(2)Google スプレッドシートの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「行が更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、スプレッドシートID、シートIDは候補から選択します。

その他の項目は直接入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Closeと連携して連絡先を削除する

(1)次にCloseと連携して連絡先を削除します。
「Delete Contact」をクリックします。

(2)Closeの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Closeと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「Delete Contact」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、Contact IDをアウトプットから選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Closeの連絡先を削除する」フローボットの完成です。

Google スプレッドシート・Closeを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもGoogle スプレッドシートとCloseを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeに連絡先を作成する

Google スプレッドシートの行を追加することで、Closeに自動で連絡先を作成できます。これにより、二重入力の手間を省き、入力ミスを防ぐことが期待できます。このフローはGoogle スプレッドシートの情報をCloseに転記している方におすすめです。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Closeにタスクを作成する

このフローを活用することで、Google スプレッドシートで進捗管理を行いながら、Closeへタスクの作成をシームレスに行えるため、入力作業を減らすことができるでしょう。さらに、コミュニケーションツールを連携することで、Closeに追加されたタスクをタイムリーに共有することも可能です。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Closeのタスクを更新する

このフローは、Google スプレッドシートで行が更新されると、自動でCloseのタスクも更新されます。これにより、Google スプレッドシートとCloseの整合性を保ち、更新遅れによる業務の影響を軽減することが期待できます。

さらに、Google スプレッドシートやCloseを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Google スプレッドシートを使用したフローボットテンプレート一覧

Closeを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Google スプレッドシートとCloseの連携は、データ管理の効率化と正確性を高めるだけでなく、セキュリティリスクの低減やコスト削減の向上にも寄与しそうですね！この仕組みを活用することで、手動作業によるミスを防ぎ、チーム全体の作業負担を軽減することができるでしょう。また、データの一元化により、ツール間の連携を強化し、業務プロセスをスムーズに進めることが期待できます。特に、情報整理が求められる多忙なビジネス環境において、この連携は大きな効果を発揮するでしょう。効率的かつ効果的なデータ管理を実現するために、ぜひ導入を検討してみてください。