Google スプレッドシートとGoogle Driveを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらGoogle Driveのファイル名を変更する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとGoogle Driveをマイアプリ連携する

Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。

2.右上の検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
表示された画面で「Sign in with Google」をクリックします。

3.アカウント選択画面でアカウントを選択し、ログイン後に問題がなければ、表示された画面で、「続行」をクリックします。

4.続いてGoogle Driveをマイアプリ登録します。
Google スプレッドシートの登録と同様に、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にGoogle Driveを入力し、検索結果からGoogle Driveを選択し、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウント選択画面でアカウントを選択し、ログイン後に問題がなければ、表示された画面で、「続行」をクリックします。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後のGoogle Driveのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「行が更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。

4.「スプレッドシートID」と「シートID」は、候補から選択してください。
※入力欄をクリックすると、候補が自動で表示されます。

5.入力が完了したら「テスト」実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

6.次にGoogle Driveの設定を行いましょう。
アプリと連携する「ファイル名を変更する」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行っていきます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。
Google スプレッドシートで設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、入力しましょう。

同じく「ファイル名」も入力しましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとGoogle Driveの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のGoogle スプレッドシートとGoogle Driveを使った自動化例

その他にもYoomにはGoogle スプレッドシートとGoogle Driveを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。このフローを取り入れることによって、手動でフォルダを作成する手間が省け、業務効率の向上が期待できます。自動化によりヒューマンエラーが減少し、正確なデータ管理が実現できるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除する
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除するフローです。このフローを取り入れることによって、Google スプレッドシートの行が更新された際に古いファイルが自動的に削除され、古いファイルが溜まることなく、常に最新のファイルだけを管理できます。重要なファイルを管理しやすくなり、必要な情報をすぐに見つけられるため、生産性向上が期待できます。
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3.Google DriveでファイルがアップロードされたらLINE WORKSに通知する
Google Driveにファイルがアップロードされた際にLINE WORKSへ通知するフローです。このフローを取り入れることによって、メッセージ誤りといった人的なミスの防止に繋がります。また、業務効率の向上を図ることで、他の作業に時間を充てることもできるでしょう。

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まとめ

Google スプレッドシートとGoogle Driveを連携することで、手入力を減らし、精度の高いデータ更新とファイル管理をスムーズに行えるようになります。
また、Google スプレッドシートの更新データをGoogle Driveに自動反映するため、入力ミスや変更漏れを未然に防ぐことができます。これにより、システム間の移動が削減され、スピーディーな作業が可能になるでしょう。
本記事で紹介した方法を活用すれば、手間のかかる作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。
ぜひこの機会に試してみて、日常業務の改善にお役立てください。