Google スプレッドシートとホットプロファイルを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとホットプロファイルをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

5.Google スプレッドシートの用意

ホットプロファイルと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。

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この際に、<span class="mark-yellow">必ず「姓」「会社ID」「リードID」の項目を作成しておきましょう</span>

会社IDは任意の数字を設定してください。

リードIDはGoogle スプレッドシートのデータを用いてホットプロファイルにリードを登録した後に追加されるデータとなります。そのため、現時点では空欄で構いません。

ホットプロファイルとYoomの連携

1.検索する

ホットプロファイルのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

必須項目を入力しましょう。

• アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
• アクセストークンはホットプロファイルのAPIキーを使用します。詳細は画像赤枠をご確認ください。
• ドメインはボックス下部の補足のとおりに入力しましょう。

3.連携完了

必須項目が入力できたら右下の追加を押します。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

ボックス下部の補足に従い、候補から設定しましょう。ボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのデータが一覧表示されるため、ホットプロファイルと連携したいものをクリックして挿入してください。
シートIDも同様に設定しましょう。‍

6.テーブル範囲などの入力

テーブル範囲などを指定します。

今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Hとなります。

他と重複しない列はGの会社IDとしました。

そのため、設定は画像のようになります。

7.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4: ホットプロファイルにリードを登録しGoogle スプレッドシートにリードIDを追加する設定

1.アプリと連携する

ホットプロファイルのアイコンの「リードを登録」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

‍2.必須項目の設定

必須項目の設定を行います。

会社IDのボックス内をクリックしてください。

赤枠の「行が追加されたら」を選択します。

連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中から会社IDに等しいデータをクリックして挿入してください。

挿入できると画像のようになります。

その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。‍

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

‍

続けて、ホットプロファイルにリードを追加した際に作成されるリードIDをGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。‍

1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
下へスクロールしましょう。‍

2.必須項目の設定

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必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、先ほどStreakと連携したGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。

今回はA～Hまで使用しているため、画像のように設定しました。
入力できたら次へを押します。

3.更新したいレコードの条件

更新したいレコードの条件を設定していきます。

左のボックスをプルダウンから、他と重複しないデータとして設定した会社IDを選択します。次に、右のボックスをクリックします。

Google スプレッドシートのアイコンを選択します。

Google スプレッドシートのデータの中から、他のデータと重複しないものとして設定した一意の値を取得します。
今回は一意の値を会社IDとしたため、会社IDを挿入しました。
この設定を行うことで、Google スプレッドシートに設定されている一意の値がホットプロファイルの情報と紐づき、<span class="mark-yellow">ホットプロファイルにリードを追加した際に発行されるリードIDをGoogle スプレッドシートに追加できるようになります。</span>
これにより、新しく作成したリード情報のIDがGoogle スプレッドシートでも確認可能になり、どの行がホットプロファイルのリードに追加されたのか把握しやすくなります。

4.更新後のレコードの値

次に、Google スプレッドシートのリードID列にデータが追加されるように設定を行います。
まずはボックスをクリックしましょう。

ホットプロファイルのアイコンを選択します

ホットプロファイルのデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「リードID」のため、ホットプロファイルのデータからは同じく「リードID」を選びました。‍

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。‍

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。

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今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する

Google スプレッドシートとホットプロファイルを使ったその他の自動化例

他にGoogle スプレッドシートとホットプロファイを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルに名刺情報を登録する

名刺情報を登録することもできます。貴重なデータをしっかり管理・共有し、いつでも素早く確認しやすくなるはずです。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの会社情報を更新する

会社情報の更新を自動的に反映させるテンプレートです。更新漏れの防止が見込めるため、最新の会社情報を活用可能になります。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの商談を更新する

大事な商談の情報も自動的に更新しましょう。商談がどのような状態なのか共有しやすくなる可能性があります。

まとめ

複数のツールを活用して様々なデータを駆使することで、分析・共有・編集などが容易に行える可能性が高まる一方、転記・管理といった手間が発生しやすくなると言えます。
特に今回のようなリード情報の転記はルーティンワークになりやすいため、時間と手間のかかる作業と言えるのではないでしょうか。そのような時に自動化を導入して手間を削減すれば、効率が向上し、作業しやすい環境が整うかもしれません。
Yoomはプログラミング不要のため、どなたでも簡単に自動化の導入が可能です。ぜひこの機会にご活用ください。