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営業やマーケティングに特化したホットプロファイルと、様々なデータの管理や編集が共同で容易に行えるGoogle スプレッドシートの2つを活用しているのであれば、アプリ連携がおすすめです。
中でも、Google スプレッドシートのデータを手動でホットプロファイルに転記している場合、アプリ連携をすることで作業を自動化することができます。
手入力の削減ができれば、時間が節約でき、業務効率が向上するかもしれません。この機会に自動化をとりいれて、業務改善を図ってみませんか？
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する方法
まず、Google スプレッドシートに新しく追加された行のデータをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して取得します。
そして、ホットプロファイルのAPIを用いてこのデータを受け取り、リードとして登録することが可能です。
さらにリードを登録した際に発行されるリードIDをGoogle スプレッドシートのAPIで受け取り、Google スプレッドシートに自動格納されます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／ホットプロファイル
[Yoomとは]
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
ステップ1：Google スプレッドシートとホットプロファイルをマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートとYoomの連携
上のナビで解説されている通りです。
5.Google スプレッドシートの用意
ホットプロファイルと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
この際に、必ず「姓」「会社ID」「リードID」の項目を作成しておきましょう
会社IDは任意の数字を設定してください。
リードIDはGoogle スプレッドシートのデータを用いてホットプロファイルにリードを登録した後に追加されるデータとなります。そのため、現時点では空欄で構いません。
ホットプロファイルとYoomの連携
1.検索する
ホットプロファイルのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
必須項目を入力しましょう。
3.連携完了
必須項目が入力できたら右下の追加を押します。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、以下のように表示されます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
次に、「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
「スプレッドシートID」と「シートID」は、注釈を参考にしてURLから引用するか、欄をクリックし表示される候補から該当シートを選択してください。
6.テーブル範囲などの入力
テーブル範囲などを指定します。
今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Hとなります。
他と重複しない列はGの会社IDとしました。
そのため、設定は画像のようになります。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。取得した値にスプレッドシートのデータが表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4: ホットプロファイルにリードを登録しGoogle スプレッドシートにリードIDを追加する設定
1.アプリと連携する
ホットプロファイルのアイコンの「リードを登録」をクリックします。
ステップ3と同様、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。
会社IDのボックス内をクリックしてください。
赤枠の「行が追加されたら」を選択します。
連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中から会社IDに等しいデータをクリックして挿入してください。
挿入できると画像のようになります。
その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、ホットプロファイルにリードを追加した際に作成されるリードIDをGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
1.データベースを操作する
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
2.必須項目の設定
必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。
ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、先ほどStreakと連携したGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。
テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
今回はA～Hまで使用しているため、画像のように設定しました。
入力できたら次へを押します。
3.更新したいレコードの条件
更新したいレコードの条件を設定していきます。
左のボックスをプルダウンから、他と重複しないデータとして設定した会社IDを選択します。次に、右のボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのアイコンを選択します。
Google スプレッドシートのデータの中から、他のデータと重複しないものとして設定した一意の値を取得します。
今回は一意の値を会社IDとしたため、会社IDを挿入しました。
この設定を行うことで、Google スプレッドシートに設定されている一意の値がホットプロファイルの情報と紐づき、ホットプロファイルにリードを追加した際に発行されるリードIDをGoogle スプレッドシートに追加できるようになります。
これにより、新しく作成したリード情報のIDがGoogle スプレッドシートでも確認可能になり、どの行がホットプロファイルのリードに追加されたのか把握しやすくなります。
4.更新後のレコードの値
次に、Google スプレッドシートのリードID列にデータが追加されるように設定を行います。
まずはボックスをクリックしましょう。
ホットプロファイルのアイコンを選択します。
ホットプロファイルのデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「リードID」のため、ホットプロファイルのデータからは同じく「リードID」を選びました。
4.テストの実行
データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でフローボットの設定は完了です。
Google スプレッドシートやホットプロファイルを活用したその他の自動化テンプレート
Google スプレッドシートやホットプロファイルを活用すれば、日々の入力作業や取引先・顧客管理などの手間を減らすことができます。気になるテンプレートがあれば、ぜひお試しください。
Google スプレッドシートを使ったその他の便利な自動化例
Google スプレッドシートで行が追加・更新されたことをトリガーに他ツールの情報を更新したり、逆に他ツールの情報をGoogle スプレッドシートに記録したりできます。Google スプレッドシートの雛形を使って書類を発行することも可能です。
ホットプロファイルを使ったその他の便利な自動化例
ホットプロファイルで作成されたタスクやリードを他ツールに登録したり、メールの文面や文字起こしした内容などをもとにホットプロファイルで報告管理やリードを登録したりできます。
こんな方におすすめ
Google スプレッドシートとホットプロファイルの連携メリットと具体例
メリット1: 時間の節約になる
今回のアプリ連携をすると、Google スプレッドシートに行を追加したら、ホットプロファイルにリード情報として自動登録されます。そのため、作業時間の節約となる可能性があるでしょう。
例えば、獲得したリードをGoogle スプレッドシートに追加し、さらにそのデータをホットプロファイルに追加していた場合、同じ作業の繰り返しとなってしまいます。
そこで今回のアプリ連携を取り入れると、入力作業はGoogle スプレッドシートのみに行えば良くなり、作業時間が短縮するため、結果として時間の節約になるはずです。
メリット2: エラーを抑えられる
Google スプレッドシートの行を追加すると、そのデータがホットプロファイルに自動転記されるため、タイピングミスによるヒューマンエラーが発生しにくくなるかもしれません。
例えば、Google スプレッドシートのデータをしっかり見た上で間違いがないと確認しても、手動での転記時に打ち間違いなどが起こり、誤ったデータを追加してしまう可能性は否めません。加えて、ホットプロファイルへの追加作業そのものを忘れてしまうことも考えられます。
しかしアプリ連携をして自動化をすることで、Google スプレッドシートのデータがそのままホットプロファイルのリードに追加されるため、このような心配を回避できる可能性が高まるでしょう。
メリット3: 情報共有が強化する
今回のアプリ連携により、Google スプレッドシートを活用するチームと、ホットプロファイルを活用するチームでの情報共有が円滑になる可能性があります。
例えば、Google スプレッドシートをマーケティングチームが活用し、ホットプロファイルを営業チームが活用している場合、マーケティングチームが広告などから獲得したリードが素早くホットプロファイルへ追加されるため、営業部はいち早く次のアクションを起こしやすくなるはずです。
スピードが重要な現場においては、このようなメリットは見逃せないポイントと言えるのではないでしょうか。
まとめ
複数のツールを活用して様々なデータを駆使することで、分析・共有・編集などが容易に行える可能性が高まる一方、転記・管理といった手間が発生しやすくなると言えます。
特に今回のようなリード情報の転記はルーティンワークになりやすいため、時間と手間のかかる作業と言えるのではないでしょうか。そのような時に自動化を導入して手間を削減すれば、効率が向上し、作業しやすい環境が整うかもしれません。
Yoomはプログラミング不要のため、どなたでも簡単に自動化の導入が可能です。ぜひこの機会にご活用ください。
Q：行の「更新」をトリガーにすることも可能ですか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で、Google スプレッドシートのトリガーアクションを「行が更新されたら」に変更してください。
Q：ホットプロファイルのカスタム項目も連携できますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で、ホットプロファイルのアクションを「リードのカスタム項目を更新」に変更してください。
Q：ホットプロファイルからの逆連携はできますか？
A：
可能です。以下のテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
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