営業やマーケティングに特化したホットプロファイルと、様々なデータの管理や編集が共同で容易に行えるGoogle スプレッドシートの2つを活用しているのであれば、アプリ連携がおすすめです。
中でも、Google スプレッドシートのデータを手動でホットプロファイルに転記している場合、アプリ連携をすることで作業を自動化することができます。
手入力の削減ができれば、時間が節約でき、業務効率が向上するかもしれません。この機会に自動化をとりいれて、業務改善を図ってみませんか？
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する方法
まず、Google スプレッドシートに新しく追加された行のデータをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して取得します。
そして、ホットプロファイルのAPIを用いてこのデータを受け取り、リードとして登録することが可能です。
さらにリードを登録した際に発行されるリードIDをGoogle スプレッドシートのAPIで受け取り、Google スプレッドシートに自動格納されます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／ホットプロファイル
[Yoomとは]
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- Google スプレッドシートとホットプロファイルをマイアプリ連携
- Google スプレッドシートを起動する設定
- ホットプロファイルにリードを登録しGoogle スプレッドシートにリードIDを追加する設定
- トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとホットプロファイルの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
ステップ1：Google スプレッドシートとホットプロファイルをマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートとYoomの連携
上のナビで解説されている通りです。
5.Google スプレッドシートの用意
ホットプロファイルと連携させるGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
この際に、必ず「姓」「会社ID」「リードID」の項目を作成しておきましょう
会社IDは任意の数字を設定してください。
リードIDはGoogle スプレッドシートのデータを用いてホットプロファイルにリードを登録した後に追加されるデータとなります。そのため、現時点では空欄で構いません。
ホットプロファイルとYoomの連携
1.検索する
ホットプロファイルのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
必須項目を入力しましょう。
- アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
- アクセストークンはホットプロファイルのAPIキーを使用します。詳細は画像赤枠をご確認ください。
- ドメインはボックス下部の補足のとおりに入力しましょう。
3.連携完了
必須項目が入力できたら右下の追加を押します。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、以下のように表示されます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートの起動設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Google スプレッドシートのアイコンの「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
「スプレッドシートID」と「シートID」は、注釈を参考にしてURLから引用するか、欄をクリックし表示される候補から該当シートを選択してください。
6.テーブル範囲などの入力
テーブル範囲などを指定します。
今回は用意したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲は、A～Hとなります。
他と重複しない列はGの会社IDとしました。
そのため、設定は画像のようになります。
7.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4: ホットプロファイルにリードを登録しGoogle スプレッドシートにリードIDを追加する設定
1.アプリと連携する
ホットプロファイルのアイコンの「リードを登録」をクリックします。
2.必須項目の設定
必須項目の設定を行います。
会社IDのボックス内をクリックしてください。
赤枠の「行が追加されたら」を選択します。
連携したGoogle スプレッドシートに登録済みのデータが一覧表示されます。
その中から会社IDに等しいデータをクリックして挿入してください。
挿入できると画像のようになります。
その他にも登録したいデータがある場合は同じように挿入しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
続けて、ホットプロファイルにリードを追加した際に作成されるリードIDをGoogle スプレッドシートに追加する設定を行います。
1.データベースを操作する
Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを更新する」をクリックします。
2.必須項目の設定
必須項目を入力していきます。スプレッドシートIDのボックスをクリックしてください。
ボックス内をクリックすると、画像のように作成済みのシートが一覧表示されるので、先ほどStreakと連携したGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。
テーブル範囲に関しては用意したGoogle スプレッドシートに依存するため、Google スプレッドシートの内容に沿って入力していきましょう。
今回はA～Hまで使用しているため、画像のように設定しました。
入力できたら次へを押します。
3.更新したいレコードの条件
更新したいレコードの条件を設定していきます。
左のボックスをプルダウンから、他と重複しないデータとして設定した会社IDを選択します。次に、右のボックスをクリックします。
Google スプレッドシートのアイコンを選択します。
Google スプレッドシートのデータの中から、他のデータと重複しないものとして設定した一意の値を取得します。
今回は一意の値を会社IDとしたため、会社IDを挿入しました。
この設定を行うことで、Google スプレッドシートに設定されている一意の値がホットプロファイルの情報と紐づき、ホットプロファイルにリードを追加した際に発行されるリードIDをGoogle スプレッドシートに追加できるようになります。
これにより、新しく作成したリード情報のIDがGoogle スプレッドシートでも確認可能になり、どの行がホットプロファイルのリードに追加されたのか把握しやすくなります。
4.更新後のレコードの値
次に、Google スプレッドシートのリードID列にデータが追加されるように設定を行います。
まずはボックスをクリックしましょう。
ホットプロファイルのアイコンを選択します。
ホットプロファイルのデータが一覧表示されます。
ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像の場合、ボックスの項目名が「リードID」のため、ホットプロファイルのデータからは同じく「リードID」を選びました。
4.テストの実行
データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でフローボットの設定は完了です。
Google スプレッドシートやホットプロファイルを活用したその他の自動化テンプレート
Google スプレッドシートやホットプロファイルを活用すれば、日々の入力作業や取引先・顧客管理などの手間を減らすことができます。気になるテンプレートがあれば、ぜひお試しください。
Google スプレッドシートを使ったその他の便利な自動化例
Google スプレッドシートで行が追加・更新されたことをトリガーに他ツールの情報を更新したり、逆に他ツールの情報をGoogle スプレッドシートに記録したりできます。Google スプレッドシートの雛形を使って書類を発行することも可能です。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Asanaのタスクも更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
試してみる
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計に取引先情報も更新するフローです。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・取引先企業に提出する帳票類作成の詳細情報を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・見積書の雛形を作成し、業務に活用している方
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Stripeでサブスクリプションが申し込まれたらGoogle スプレッドシートに情報を格納する
試してみる
Stripeでサブスクリプションが申し込まれたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートに連携する
試してみる
マネーフォワードクラウド経費で経費が申請されたらGoogleスプレッドシートに申請内容を連携するフローボットです。
kintoneステータスが更新されたら見積書を発行して送付
試してみる
kintoneステータスが更新されたらサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形を利用して見積書を発行し承認後にGmailで送付します。
領収書をOCRで読み取り、スプレッドシートへ記載する
試してみる
入力フォームにアップロードした領収書画像をOCRで読み取り、指定のスプレッドシートへ記載するフローボットです。
毎日Google Adsから前日のレポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載する
試してみる
毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、Google スプレッドシートに自動的に記載するフローボットです。
ホットプロファイルを使ったその他の便利な自動化例
ホットプロファイルで作成されたタスクやリードを他ツールに登録したり、メールの文面や文字起こしした内容などをもとにホットプロファイルで報告管理やリードを登録したりできます。
STORES予約で予約が登録されたらホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
■概要
STORES予約で予約が登録されたらホットプロファイルにリードを登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・STORES予約からホットプロファイルへの顧客情報の転記に時間を取られており、業務効率化を図りたい方
・予約直後のフォローアップを重視し、顧客との関係構築を強化したい方
・予約者データの入力ミスを減らし、より正確な顧客管理を実現したい方
・リードの取りこぼしを防ぎたい営業チームのリーダー
・複数の事業を展開しており、予約情報の迅速な共有が必要な企業の方
■注意事項
・STORES予約、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・STORES予約から取得した名前データは、姓と名に分かれていないため、ホットプロファイルの姓の欄に一括して反映する形になります。
ただし、AIオペレーションの抽出機能を利用することで、名前を姓と名に分割できる場合があります。
Sansanで名刺情報が更新されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
■概要
「Sansanで名刺情報が更新されたら、ホットプロファイルにリードを登録する」ワークフローは、Sansanに取り込んだ名刺データを検知し、自動でホットプロファイルにリード作成します。
二重入力や登録漏れをなくし、営業フォローへの橋渡しをスムーズにサポート！
■このテンプレートをおすすめする方
・日々大量の名刺をSansanで一元管理している営業担当の方
・ホットプロファイルにリードを手動で登録しているマーケティング担当の方
・Sansanとホットプロファイル間の登録漏れやタイムラグが気になるチームリーダーの方
・名刺登録からフォロー業務までをシンプルにまとめたい経営者の方
・IT運用をスマートに自動化したい情報システム担当者の方
■注意事項
・Sansan、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
Zoho CRMでリードが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
■概要
Zoho CRMとホットプロファイルを併用しており、リード情報の二重入力に手間を感じていませんか？手作業でのデータ転記は、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとホットプロファイルの連携をスムーズに自動化できます。Zoho CRMに新しいリードが作成されると、自動でホットプロファイルに情報が登録されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとホットプロファイル間のリード情報の連携を手作業で行っている方
・手作業による二重入力やデータ転記ミスをなくし、業務効率を改善したい方
・営業やマーケティング活動におけるデータ管理を自動化し、生産性を高めたい方
■注意事項
・Zoho CRM、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにもコンタクトを作成するフローです。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとSalesforceを併用し、リード情報の手入力に課題を感じている方
・ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceへも迅速にリードを作成し、営業連携をスムーズにしたい方
・SFA/CRM間のデータ連携を自動化して、リード管理業務そのものを効率化したいと考えている方
■注意事項
・ホットプロファイル、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される
試してみる
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するか担当者に確認後にホットプロファイルに登録する
試してみる
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルのリードに登録するフローです。
まとめ
複数のツールを活用して様々なデータを駆使することで、分析・共有・編集などが容易に行える可能性が高まる一方、転記・管理といった手間が発生しやすくなると言えます。
特に今回のようなリード情報の転記はルーティンワークになりやすいため、時間と手間のかかる作業と言えるのではないでしょうか。そのような時に自動化を導入して手間を削減すれば、効率が向上し、作業しやすい環境が整うかもしれません。
Yoomはプログラミング不要のため、どなたでも簡単に自動化の導入が可能です。ぜひこの機会にご活用ください。
よくあるご質問
Q：行の「更新」をトリガーにすることも可能ですか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で、Google スプレッドシートのトリガーアクションを「行が更新されたら」に変更してください。
Q：ホットプロファイルのカスタム項目も連携できますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で、ホットプロファイルのアクションを「リードのカスタム項目を更新」に変更してください。
Q：ホットプロファイルからの逆連携はできますか？
A：
可能です。以下のテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
・顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルの報告管理が作成されたら、上長へ自動メール通知し内容をGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで営業報告が作成されるたびに、手動で上長に連絡したり、管理用のシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、ホットプロファイルで報告管理が作成されたことをトリガーに、指定した宛先へのメール通知とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行います。報告業務に関する一連のプロセスを効率化し、重要な情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルでの報告業務を効率化したいと考えている営業担当者やマネージャーの方
・ホットプロファイルからの報告を、関係者へ漏れなく自動で通知する仕組みを構築したい方
・報告内容をGoogle スプレッドシートで管理しており、手作業での転記をなくしたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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