【ノーコードで簡単】Googleスプレッドシートの情報を使って、kickflowのユーザー作成を自動化してみた

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みますよ。
まずは、使用しているGoogleスプレッドシートとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続と選択します。
Googleスプレッドシートと検索してください。
メールアドレス・パスワードを入力してログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

続いてkickflowと連携していきます。
先ほどと同じく、kickflowと検索します。
以下の画面が出たら、項目を設定していきます。

• アカウント名
• アクセストークン

アクセストークンは、下記の新規作成ボタンから設定すると取得できます。

マイアプリに先ほどのアプリが表示されたら連携完了です。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
タイトルと説明を確認してください。
必要だったら、テンプレートの名前など変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は以下の3ステップです。
一緒に設定していきましょう!

用意するもの

以下のような情報の記載された、テスト用のスプレッドシート(F列は最後に使用するので、空欄にしてください。)

ではアプリトリガーを設定していきましょう。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように、変更可能です。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
必須項目の設定に入ります。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
• スプレッドシートID・シートID

• テーブル範囲の始まり:任意で設定します。今回はAとします。
• テーブル範囲の終わり:今回はFとします。
• 一意の値が入った列:こちらも任意で設定します。今回はAとします。
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！

テスト→テスト成功し、アウトプット欄にスプレッドシートの内容が反映されているのを確認して保存します。
続いて「ユーザーを作成（招待）」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みます。
必須項目などを設定していきましょう。
次に進むと以下の項目が出てくるので、アウトプットから選択していきましょう。
入力欄の上でクリックすると出てきます。

スクロールして設定していきます。

こちらもテストしましょう。
「招待したユーザーのユーザーID」がアウトプットとして取得できたのを確認したら、保存します。(後ほど使用します)

続いて「レコードを更新する」をクリック。
データベースの連携を設定します。

• スプレッドシートID
• スプレッドシートのタブ名
• テーブル範囲

• 更新したいレコードの条件:今回は検索条件にNo.を設定しました。

• 更新後のレコードの値:先ほど取得した{{招待したユーザーのユーザーID}}をスプレッドシートに反映させるため、画像の通りに設定します。

こちらもテスト→テスト成功したら保存しましょう。
kickflowはユーザー招待なので、アウトプットから選択したメールアドレスにメールが送信されています。
Googleスプレッドシート側を見てみましょう。

無事にIDが反映されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓

その他Googleスプレッドシートとkickflowを使った自動化の例

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらkickflowに汎用マスタアイテムを作成するフローです。
スプレッドシートの行が追加されたら自動でkickflowの汎用マスタアイテムを作成してくれるので、手入力でかかっていた時間を節約できます。

2.kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加するフローです。
kickflowトリガーになりますが、このフローはkickflowで承認された情報をスプレッドシートに自動で蓄積してくれます。
転記していた時間を分析作業などに充てられるようになります。

まとめ

今回は「Googleスプレッドシートで行が追加されたらkickflowにユーザー情報を作成する」フローボットをご紹介しました。
新入社員の増える時期など、新規ユーザーを効率的に作成していくことが求められます。
そんな時にこのフローを使えば、スプレッドシートに情報を入力するだけで、アプリにアクセスすることなく、kickflowへの招待が自動で完了します。
特に、Yoomを使うことでノーコードで簡単に連携が実現できるため、エンジニアでない方でも業務効率化にチャレンジできますよ。
Yoomでは他にも様々なアプリのフローボットをご用意してます。

一覧はこちら→フローボットテンプレート｜Yoom