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頻繁に社員が入社する企業にとって、複数のシステムに従業員情報を登録する作業は、手間と時間が多くかかるでしょう。
そこで今回は、Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を連携し、Google スプレッドシートに従業員情報が登録された際に、マネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する自動化をご紹介します。
これにより、登録の手間が省けるだけでなく、ヒューマンエラーを防止できます。
さらに、スピーディーにマネーフォワード クラウド経費に従業員が登録されるため、入社後の経費申請もスムーズに行えるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、マネーフォワード クラウド経費に従業員を登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートの行追加をAPIを介して受け取り、マネーフォワード クラウド経費のAPIを通じて従業員を登録することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
従業員情報をGoogle スプレッドシートで管理し、マネーフォワード クラウド経費へ手作業で登録していませんか？この転記作業は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されるだけで、マネーフォワード クラウド経費への登録が自動で完了し、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費をYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索機能を活用してGoogle スプレッドシートを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインします。
続いて、マネーフォワード クラウド経費のマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、マネーフォワード クラウド経費を一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、枠内の設定を行います。
マネーフォワード クラウド経費のマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費がマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
従業員情報をGoogle スプレッドシートで管理し、マネーフォワード クラウド経費へ手作業で登録していませんか？この転記作業は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されるだけで、マネーフォワード クラウド経費への登録が自動で完了し、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初に、Google スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用に従業員情報を登録しましょう。
Yoom画面に戻って、以下の設定方法をご覧ください。
スクロールし、以下の設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、マネーフォワード クラウド経費の設定を行うため、「従業員を追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「事業所ID」を候補から選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
該当するIDを選択してください。
次に、「メールアドレス」と「メンバー名」を設定しましょう。
「行が追加されたら」のアウトプットを活用し、設定を行います。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
次に、「データベースの連携」を設定します。
候補から選択するか、説明の通りに設定してください。
以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。
次に、「更新後のレコードの値」を設定します。
マネーフォワード クラウド経費から取得したメンバーIDを更新するので、マネーフォワード クラウド経費のアウトプットから「メンバーID」を選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
従業員情報をGoogle スプレッドシートで管理し、マネーフォワード クラウド経費へ手作業で登録していませんか？この転記作業は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されるだけで、マネーフォワード クラウド経費への登録が自動で完了し、手作業による登録業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもGoogle スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を自動削除するフローです。
Google スプレッドシートのデータが更新されると、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を自動削除できるため、更新処理がスムーズになります。
従業員退職後に従業員情報を削除する手間を省きたい方におすすめです。
■概要
従業員の退職や異動に伴う情報更新は、複数のツールで対応が必要なため手間がかかります。特に、管理用のGoogle スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費の両方を手作業で更新している場合、情報の削除漏れや遅延といったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を自動で削除できるため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたら、自動的にGoogle スプレッドシートに連携するフローです。
経費申請をトリガーにGoogle スプレッドシートに申請内容を登録できるため、データを転記する手間が省けます。
申請内容をGoogle スプレッドシートで管理したい方におすすめです。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたらGoogle スプレッドシートの指定のシートに申請内容を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で経費申請内容を管理する場合などに便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
3.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたら、Google スプレッドシートに情報を自動連携するフローです。
経費承認後にGoogle スプレッドシートに承認データが記録されるため、承認データのみを記録したい方におすすめです。
手作業での登録が不要になるため、承認データを正確に登録できます。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたら、Google スプレッドシートの指定のシートに申請情報を連携するフローボットです。
Google スプレッドシート上で立替経費などを管理する場合に便利なフローボットです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、マネーフォワード クラウド経費それぞれとYoomを連携してください。
・Google スプレッドシートで経費申請情報を管理するテーブル（表）を作成してご利用ください。
・マネーフォワード クラウド経費で申請が承認されてから5~15分後にGoogle スプレッドシートにも情報が連携されます。
マネーフォワード クラウド経費への従業員登録を手作業で行うのは、担当者の負担が大きくなるでしょう。
特に新入社員が多く入社する時期では、1人ずつマネーフォワード クラウド経費に入力する必要があり、作業時間も増加します。
この作業を自動化すれば、担当者の負担を大幅に削減できるかもしれません。
たとえば、Google スプレッドシートに従業員情報を登録し、マネーフォワード クラウド経費に自動登録すれば、登録は1度だけで済みます。
そのため、新入社員がGoogle スプレッドシートに直接従業員情報を登録すれば、担当者が入力する必要がなくなり、便利です。
新入社員が入社した後に、マネーフォワード クラウド経費への従業員登録が遅れていると、経費申請に影響を及ぼす可能性があります。
しかし、従業員登録を自動化していれば、入社前にGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録するだけでマネーフォワード クラウド経費に登録されるため、申請が遅れる心配がなくなるでしょう。
たとえば、営業担当の新入社員が入社後すぐに交通費の申請を行う場合でも、自動化を導入すれば登録が完了しているので、スムーズに対応できるはずです。
これにより、入社後すぐに業務を開始しても、問題なく経費の申請ができる環境が整うでしょう。
手動で従業員情報をマネーフォワード クラウド経費に登録する場合、従業員番号やメールアドレスを間違って登録してしまうリスクがあります。
たとえば、従業員の名前が間違っていると、経費申請の際に修正が求められ、業務負担が増加します。
しかし、従業員登録を自動化しておけば、Google スプレッドシートに登録したデータが正確にマネーフォワード クラウド経費に反映されるので、登録ミスを防げるでしょう。
これにより、正確な従業員データを基に経費申請が行えるため、業務の効率化が期待できます。
Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を連携すれば、従業員登録を自動化でき、担当者の負担を軽減できます。
これにより、Google スプレッドシートに従業員情報を登録するだけで済むので、同じデータを入力する必要がなくなります。
さらに、入社前に従業員情報を登録することで、入社後の経費申請がスムーズに行えるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、人的ミスを防ぎつつ、正確に従業員登録が可能です。
Yoomを活用した自動化は設定が簡単なので、この機会に試してみてください。
