Google スプレッドシートで行が追加されたら、マネーフォワード クラウド経費に従業員を自動登録する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費をマイアプリ登録

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費をYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になるでしょう。

まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

検索機能を活用してGoogle スプレッドシートを検索するか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、Google スプレッドシートにログインします。

続いて、マネーフォワード クラウド経費のマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、マネーフォワード クラウド経費を一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、枠内の設定を行います。
マネーフォワード クラウド経費のマイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費がマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初に、Google スプレッドシートの設定を行うため、「行が追加されたら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定とその後に続くマネーフォワード クラウド経費のオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

Google スプレッドシートの画面に移動し、テスト用に従業員情報を登録しましょう。

Yoom画面に戻って、以下の設定方法をご覧ください。

スクロールし、以下の設定を行いましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択もしくは説明の通りに設定
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はF
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定します。
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列を設定しましょう。
  値が重複した場合正しく動かないので、注意してください。
  今回はNoの列のA列を指定しました。
  どの列を指定するかは任意です。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、マネーフォワード クラウド経費の設定を行うため、「従業員を追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可能
• 「マネーフォワード クラウド経費と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→従業員を追加
  

以下の画面が表示されるので、「事業所ID」を候補から選択しましょう。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
該当するIDを選択してください。

次に、「メールアドレス」と「メンバー名」を設定しましょう。
「行が追加されたら」のアウトプットを活用し、設定を行います。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

次に、「データベースの連携」を設定します。
候補から選択するか、説明の通りに設定してください。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。

次に、「更新後のレコードの値」を設定します。
マネーフォワード クラウド経費から取得したメンバーIDを更新するので、マネーフォワード クラウド経費のアウトプットから「メンバーID」を選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費の連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のGoogle スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を自動削除するフローです。
Google スプレッドシートのデータが更新されると、マネーフォワード クラウド経費の従業員情報を自動削除できるため、更新処理がスムーズになります。
従業員退職後に従業員情報を削除する手間を省きたい方におすすめです。

2.マネーフォワード クラウド経費で経費が申請されたら、自動的にGoogle スプレッドシートに連携するフローです。
経費申請をトリガーにGoogle スプレッドシートに申請内容を登録できるため、データを転記する手間が省けます。
申請内容をGoogle スプレッドシートで管理したい方におすすめです。

3.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたら、Google スプレッドシートに情報を自動連携するフローです。
経費承認後にGoogle スプレッドシートに承認データが記録されるため、承認データのみを記録したい方におすすめです。
手作業での登録が不要になるため、承認データを正確に登録できます。

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費の連携メリットと具体例

メリット1:手動で従業員を登録する手間が省ける

マネーフォワード クラウド経費への従業員登録を手作業で行うのは、担当者の負担が大きくなるでしょう。
特に新入社員が多く入社する時期では、1人ずつマネーフォワード クラウド経費に入力する必要があり、作業時間も増加します。
この作業を自動化すれば、担当者の負担を大幅に削減できるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに従業員情報を登録し、マネーフォワード クラウド経費に自動登録すれば、登録は1度だけで済みます。</span>
そのため、新入社員がGoogle スプレッドシートに直接従業員情報を登録すれば、担当者が入力する必要がなくなり、便利です。

メリット2:入社後の業務がスムーズに進められる

新入社員が入社した後に、マネーフォワード クラウド経費への従業員登録が遅れていると、経費申請に影響を及ぼす可能性があります。
しかし、従業員登録を自動化していれば、入社前にGoogle スプレッドシートに従業員情報を登録するだけでマネーフォワード クラウド経費に登録されるため、申請が遅れる心配がなくなるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">営業担当の新入社員が入社後すぐに交通費の申請を行う場合でも、自動化を導入すれば登録が完了しているので、スムーズに対応できるはずです。</span>
これにより、入社後すぐに業務を開始しても、問題なく経費の申請ができる環境が整うでしょう。

メリット3:従業員登録のミスを防ぐ

手動で従業員情報をマネーフォワード クラウド経費に登録する場合、従業員番号やメールアドレスを間違って登録してしまうリスクがあります。
たとえば、従業員の名前が間違っていると、経費申請の際に修正が求められ、業務負担が増加します。
しかし、<span class="mark-yellow">従業員登録を自動化しておけば、Google スプレッドシートに登録したデータが正確にマネーフォワード クラウド経費に反映されるので、登録ミスを防げるでしょう。</span>
これにより、正確な従業員データを基に経費申請が行えるため、業務の効率化が期待できます。

まとめ

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド経費を連携すれば、従業員登録を自動化でき、担当者の負担を軽減できます。
これにより、Google スプレッドシートに従業員情報を登録するだけで済むので、同じデータを入力する必要がなくなります。
さらに、入社前に従業員情報を登録することで、入社後の経費申請がスムーズに行えるでしょう。

今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、人的ミスを防ぎつつ、正確に従業員登録が可能です。
Yoomを活用した自動化は設定が簡単なので、この機会に試してみてください。