2024/09/17
アプリ同士の連携方法

GoogleスプレッドシートとNotion連携!行が追加でされたら自動でページを作成する方法

r.suzuki

目次

デジタルツールの進化に伴い、業務の効率化やチーム内での情報共有がますます重要になっています。
特に、日常的に利用されるアプリの連携は、データ管理やチーム間のコラボレーションをよりスムーズにし、業務全体の生産性向上に大きく貢献します。
そこで今回は、GoogleスプレッドシートとNotionを連携することで、データ管理の効率化をさらに高める方法を解説します。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を紹介します。ぜひ参考にしてください!

Google スプレッドシートとNotionを連携するメリット

メリット1: データの一元管理が可能

Google スプレッドシートとNotionを連携すると、データの一元管理が可能になります。
例えば、Googleスプレッドシートで詳細な情報を記録しており、全体へ概要を共有するためにNotionを利用している場合、Googleスプレッドシートへの情報追加だけでNotionにもデータを追加することができます。
そのため、情報展開がスムーズになり、情報のムラも減らすことが期待できます。

メリット2: 手動作業の削減

連携によって、Google スプレッドシートで行が追加された際に自動でNotionにページが追加されるため、手動でのデータ入力作業の削減が見込めます。
たとえば、営業チームが新しいリードをGoogleスプレッドシートに追加すると、自動でNotionにも追加されるためデータ入力の手間が省け、より重要な業務に集中できます。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとNotionの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウントをお持ちの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログイン後、使用するアプリを登録します。
1) 「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2) 登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。

3) 登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用すると自動でNotionにページを作成できるため、手作業を削減でき、手動による人的ミスのリスクの軽減も期待できます。
そのためよりスムーズで正確な情報共有が見込めます。

ステップ3:Google スプレッドシートとNotionの連携設定


0)
このフローはGoogle スプレッドシートの情報をNotionに追加するため、事前にGoogle スプレッドシートの情報に対応するNotionのデータベースを作成する必要があります。
必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。

1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックし、マイプロジェクトへコピーをします。


2) 以下のような表示が出てきます。


指示に従って、右に「!」がついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集します。
タイトルや詳細はクリックすることで変更が可能になります。
使いやすいように変更してください。

3) 「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。

4) トリガーアクションで「行が追加されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。



5)「トリガーの起動間隔」を選択し、必須項目を入力します。
スプレッドシートIDやシートIDはアプリ登録がされているので、候補から選択することが可能です。
すべての入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。

6) フローに戻り、「アプリと連携する ページを作成」のアイコンをクリックします。


7) アクションは「ページを作成」を選択して、「次へ」をクリックします。

8) 各項目を入力します。

データベースIDは事前に作成したデータベースを選択してください。
先に連携したGoogle スプレッドシートのアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて候補から引用して入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。


9)
フローに戻り、「データベースを操作する レコードを更新する」のアイコンをクリックします。

10) アクションは「レコードを更新する」を選択して、必須項目を入力します。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

11) 更新したいレコードの条件は「等しい」を選択し、更新後のレコードの値を入力します。先に連携したNotionのアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて候補から引用して入力してください。


入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。

12) これで【Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する】というフローが完成です。

ステップ4: テストと確認

13) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしてください。
フローボットを起動させて、一度、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

その他Google スプレッドシートとNotionを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートとNotionを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。

以下の2つは似たようなフローですが、最後のNotionへのアクションが異なります。
先に紹介したテンプレートではページの作成を行いましたが、Notionのプロパティを更新するテンプレートやテキストを追加するテンプレートもあります。

1. Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新するフロー
Google スプレッドシートに情報が追加されたら、自動でNotionのページプロパティも更新することで、手入力を省き、作業にかかっていた時間を短縮します。

2. Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionのページにテキストを追加するフロー
Googleスプレッドシートに情報が追加されたら、自動でNotionのページにテキストを追加することで、手入力を省き、作業にかかる時間を短縮します。

またGoogle スプレッドシートに格納後、Google Chatに通知するフローもあります。

3.Notionのデータベースに情報が追加されたら、Googleスプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知するフロー
新しく追加された情報を自動的にGoogleスプレッドシートのデータベースへ格納し、Google Chatに通知するので、情報管理の抜けや漏れの防止が期待できます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションで登録と更新のルートを分けてGoogle Chatに通知する複雑なフローも作成できます。

まとめ

GoogleスプレッドシートとNotionを連携すると、行が更新されると自動でNotionにページを作成できるようになります。
これまでの手作業が削減でき、データ管理の効率化が期待できるだけでなく、手動による人的ミスの軽減も見込めます。
また、Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携設定が可能です。
ぜひ、この記事を参考にして、アプリの連携に挑戦してみてください!

この記事を書いた人
r.suzuki
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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