Google スプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新する方法

【事前準備】マイアプリ登録

まずはYoomとそれぞれのアプリを連携させていきましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

Google スプレッドシートと、Salesforceそれぞれのログイン情報を入力します。

SalesforceをYoomにマイアプリ登録するには、Salesforce側でも設定が必要です。
詳細は以下のリンクを確認してください。

Salesforceのマイアプリ登録方法

正しく登録が済んだら、一覧にアプリ名が並ぶので確認しましょう。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみ利用できるアプリです。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

これで準備は完了です。
さっそく、詳細設定を進めていきましょう！

Google スプレッドシートの設定

まずは、1つ目のフローです。
「行が更新されたら」をクリックしてGoogle スプレッドシートの設定を進めていきます。

最初のページでは、事前準備で連携したアカウント情報が反映されていることを確認しましょう。
タイトルやトリガーアクションの変更は必要ありません！

確認をして「次へ」をクリックします。

続いて、Google スプレッドシートの詳細設定です。
このページでは、「どのシートのどの範囲をどれくらいの時間間隔で起動する(フローを動かす)のか」という設定をします。
該当のシートIDを間違えの内容に入力、または候補から選択しましょう！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なるので、ご注意ください。

全ての入力が終わったら「テスト」をクリックし、エラーがでないことを確認します。
万が一エラーが出た場合には、下記リンクを参照しながら修正を行なってください。

エラー原因と対処方法について
エラー時の対応方法について

全てのエラーが解消したら「保存する」ボタンを押してGoogle スプレッドシートの設定は完了です。

Salesforceの設定

続いて、Salesforceの設定です。
「リードオブジェクトのレコード更新」をクリックしてください。

最初のページではGoogle スプレッドシートと同様、マイアプリ登録をしたアカウント情報が反映されています。
確認をしてそのまま「次へ」をクリックしましょう。

次のページでは、Salesforceで更新するレコード情報の詳細を入力していきます。
更新するレコード情報は、複数指定できます。

それぞれの更新対象項目に対して、適切な値をアウトプットから選択してください。
マイドメインURLまで入力ができたら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認します。
エラーに関しては、下のヘルプページを参考にしてみてください。

Salesforeceのエラーヘルプページ

エラーが解消できたら「保存する」をクリックして全ての設定は完了です！

最後に「トリガーをON」にすると、フローが動き始めます。
これでGoogle スプレッドシートの行が更新されたら、情報がSalesforceに自動で反映されるようになりました！

Google スプレッドシートやSalesforceを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle スプレッドシートやSalesforceのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Google スプレッドシートとSalesforceを連携した自動化例

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加することもできます。
また、Salesforceにリード情報や商談情報が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する連携も可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Google スプレッドシートで行が追加されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

メールで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceのリード情報ページから定型メールを送信する

Salesforceのリード情報ページからGmailやOutlookで定型メールを自動送信します。

フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りSalesforceの取引先責任者として登録する

Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として自動で登録します。

Salesforceでレコードの登録や更新があったらカレンダーに追加する

Salesforceでレコードの登録や更新があったらGoogleカレンダーやOutlookのカレンダーに予定を自動で登録します。

Google スプレッドシートとSalesforceを連携するメリット

Google スプレッドシートとSalesforceを連携すると、データが管理しやすくなるだけでなく、どこにいても情報にアクセスできるため柔軟な働き方も可能になります。

 メリット1. データの一元管理で作業効率アップ

リードを管理するチームリーダーにとって、情報が分散しているとすべてを把握するのが大変ですよね。Google スプレッドシートとSalesforceの連携を使えば、リード情報が一元管理され、どこからでも同じ情報にアクセスできるようになります。

たとえば、営業担当がGoogle スプレッドシートに入力した情報が自動的にSalesforceにも反映されるため、どちらのアプリでも常に最新の情報が反映されるようになります。さらに、手動でのデータ更新がなくなるためミスが少なくなるでしょう。ミスが少なく最新の情報にいつでもアクセスできることは、<span class="mark-yellow">チームリーダーにとっては常に最新の情報をもとに判断を下すことができるという</span>メリットになるのではないか。

メリット2: データの可視化と共有の簡便化

Google スプレッドシートとSalesforceを連携することで、データが見やすくわかりやすくなります。

‍例えば、Salesforceの情報をGoogle スプレッドシートに連携すれば案件の進捗や成功率をグラフで視覚的に表現することができ、スムーズに情報が更新されるダッシュボードを作成することも可能です。これにより、チームリーダーやメンバーは数字だけのわかりにくく複雑なデータも、視覚的に直感で理解しやすくなり、迅速に意思決定を行えるようになるはずです。

また、Google スプレッドシートを他チームと共有することで、情報を即座に共有できるため、チームの垣根を越えた連携がよりスムーズになり、結果として会社全体の利益につながると言えるのではないでしょうか？

まとめ

Google スプレッドシートとSalesforceの連携により、リード管理を効率化できることがわかっていただけたでしょうか？この連携によって、データの一元管理が可能になりリード情報の分散を防ぎ、最新のデータを確認できるようになります。さらに、手動での更新作業が不要になり、入力ミスを減少にもつながります。

Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくても2ステップのフロー設定により、Google スプレッドシートとSalesforceの連携が可能です。リード情報が自動的に更新されることで、チーム全体の業務効率が向上します。Yoomを使って、手間のかかる作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を作りましょう。