Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する方法

Google スプレッドシートとSalesforceの連携フローの作り方

それでは、実際にGoogle スプレッドシートとSalesforceの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

今回は、テンプレートを使ったGoogle スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する業務フローの作成手順をご紹介します。

なお、こちらで紹介する手順では、Google スプレッドシートの情報をもとにSalesforceのリードオブジェクトのレコードを作成し、作成されたSalesforceのレコードIDをGoogle スプレッドシートに追記する流れとなっています。

はじめる前に

1.リード情報を管理するGoogle スプレッドシートのファイルに、SalesforceのレコードIDを入力する列を作成しておいてください。下図は一例です。

2.Yoomにログインしてください。

ステップ1:Google スプレッドシートとSalesforceをマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1.左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしましょう。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシート、Salesforceをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考：Salesforceのマイアプリ登録方法

‍ステップ2:Google スプレッドシートの行が追加されたら起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。

2.フローボットの「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックしてください。

3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックしましょう。

4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動間隔：任意の時間を選択してください。
　スプレッドシートID～更新を検知したい列までの各項目：対象とするファイルのIDや範囲を選択・入力してください。
　※下図は入力例です。　

5.テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
　※Salesforceのリード作成時に参照したい追加のアウトプット情報があれば、こちらを参考にしてください。

ステップ3:Salesforceのリードオブジェクトのレコードを作成するアクションを設定

1.フローボットの「アプリと連携する リードオブジェクトのレコードを作成」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックしてください。

3.API接続設定をします。
　設定したい項目に任意の値を入力してください。
　※名、会社名、リード所有者ID、マイドメインURLは必須となっています。
　※ステップ2で取得したアウトプット情報の参照が可能です。
　※下図は入力項目の一部であり、入力されたアウトプットは参照例です。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4:Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションを設定

1.フローボットの「データベースを操作する レコードを更新する」を選択してください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。

3.「次へ」をクリックします。

4.データベース操作の詳細設定をします。
　1)更新したいレコードの条件：更新対象とするレコードを特定する条件を設定します。
　2)更新後のレコードの値：SalesforceのレコードIDを入力する列に、ステップ3で取得したアウトプットを参照するようにしてください。
　※下図は入力例です。

5.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローの完成です。

Google スプレッドシートやSalesforceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやSalesforceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートとSalesforceのその他の自動化例

Salesforceで商談が受注になったら、Google スプレッドシートに情報を追加したり、Salesforceの商談情報から帳票を作成することもできます。
また、行が更新されたらSalesforceのレコードも更新することも可能です。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートに行が追加されたら取引先を登録する

自動化により、手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるでしょう。

Google スプレッドシートで行が追加・更新されたら、メールで通知する

Yoomのメール機能を連携することにより、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーの防止が可能になるかもしれません。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、顧客情報を更新する

Google スプレッドシートの顧客情報のデータが更新されると異なるツールの顧客情報も更新できるので、顧客情報の整合性を保つことが可能です。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたら追加する

自動的にデータが追加されるので、手動の転記作業自体をなくせるかもしれません。

Salesforceの商談情報が登録されたら通知する

登録された商談情報を自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくせる可能性があります。

Google スプレッドシートとSalesforceを連携するメリット

メリット1: リード情報の一元管理が可能になる

Google スプレッドシートとSalesforceの連携により、マーケティングと営業の担当者間でリード情報を一元管理できるようになるでしょう。

Google スプレッドシートに入力されたリード情報が自動的にSalesforceに同期されることで、手作業で転記を行う場合よりもデータの入力ミスの減少や正確性向上が期待できます。
例えば、マーケティング担当者が収集したリード情報をスプレッドシートに入力するだけで、営業担当者はSalesforce上ですぐに情報を確認し、迅速にアプローチを開始できるようになるかもしれません。
自動化により、リード情報登録もれや重複登録のリスクも低減させることも可能です。

メリット2: リード情報の登録にかかる作業時間を短縮できる

Google スプレッドシートに追加されたリード情報をSalesforceに自動で登録できることで、情報の確認と転記にかかっていた作業時間が不要となります。
特に、展示会やセミナーなどで大量のリード情報を扱う場合、この自動化は有効といえるでしょう。
空いた時間でマーケティングや販売の計画検討、顧客対応、商談などに充てることも可能ですね。

まとめ

Google スプレッドシートとSalesforceの連携により、リード情報の登録を自動化できます。
リード情報の一元管理と登録作業時間の短縮により、営業やマーケティングの担当者の業務効率化が期待できるでしょう！

Yoomを使えば、ノーコードでの簡単な連携と自動化設定が可能です。
転記作業にかかっていた時間をマーケティングや営業の活動に充てることで、生産性の向上につながる可能性が高まる可能性があります！
ぜひ、Yoomを活用してこの連携と自動化を試してみてくださいね。