Google スプレッドシートとSmartsheetを連携して、Google スプレッドシートで行を追加したらSmartsheetに行を反映する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとSmartsheetをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
‍連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

今回テスト用に作成したシートは、以下のものです。

作成ができたら、Google スプレッドシートの連携に移ります。
Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をして「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻ります。

Smartsheetのマイアプリ連携

まずは、Smartsheetにログインしてください。

ログインをするとプライバシーポリシーなどの同意画面が出てくるので「続行」をクリックします。

最後にアクセスの許可を求められるので「許可」をクリックして、マイアプリ連携完了です。

マイアプリ連携が完了すると、一覧に追加されます。

確認ができたら、フローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「行が追加されたら」です。
指定したシートで行が追加されたら、フローが動くように設定します。

1ページ目は、設定したGoogle スプレッドシートのアカウント情報が反映されています。

タイトルをわかりやすいものに修正し、アカウント情報の確認をしたら次に進んでください。
次にトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択でき、設定した時間ごとにGoogle スプレッドシートでの行追加の有無を確認します。

なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

• スプレッドシートID：使用するGoogle スプレッドシート名を候補から選択
• シートID：使用するタブ名を候補から選択
• 一意の値が入った列：同列内で値が重複しない列を指定(A=No)

必須項目の入力ができたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットにGoogle スプレッドシートの値が反映されます。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、アプリトリガーの設定は完了です。

ステップ3：Smartsheetで行を追加する設定

続いての設定は「行を追加」です。
Google スプレッドシートから取得した情報を、Smartsheetに反映させましょう。

1ページ目は、Google スプレッドシートと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行ってください。

次に、情報を反映させるための詳細設定を行います。

シートIDとカラムIDは候補から選択します。値の部分に合致するアウトプットを選択していきましょう。
すべてのせる情報を入力したら「テスト」をクリックして、Smartsheetに情報が反映されるか確認します。

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テストが成功して、情報が反映されると同時にYoomで「行ID」のアウトプットが取得できました。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、Smartsheetの設定は完了です。

ステップ4：レコード更新の設定

最後の設定は「レコードを更新する」です。
この設定は行を更新するフローの設定時に使用します。

1ページ目はこれまで同様に、タイトルの修正とアカウント情報の行ってください。
そのまま下にスクロールして、データベースの連携を行いましょう。

これまでに使用したシートと同じものを連携させるので、入力をしたら次に進んでください。
次に、Google スプレッドシートの更新条件を設定します。

①の条件に合致する行の「行ID」を更新するように設定します。
入力ができたら「テスト」をクリックしてください。

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テストが成功し、指定したシートに行IDが追加されました。
最後に「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

トリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでGoogle スプレッドシートの行が追加されたら、Smartsheetでも自動で行が追加されるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシート・Smartsheetを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートで行が更新・削除されたら、Smartsheetの行も自動で反映
Google スプレッドシートで行が更新された際にはSmartsheetの対応する行を更新し、行が削除された場合には自動でSmartsheetからも削除されるフローです。この自動化により、データの一貫性を維持しながら手動操作の手間を削減できます。さらに、不要なデータが残らないため、業務の効率化や最新情報に基づいた管理が期待されます。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにフォルダを作成する
Google スプレッドシートに行が追加されると、Smartsheet上に対応するフォルダを自動作成するフローです。これにより、新しいタスクやプロジェクトに必要なフォルダを素早く用意でき、管理業務の効率化が期待されます。プロジェクトのスムーズな立ち上げに役立つ点も見込まれます。

まとめ

Google スプレッドシートとSmartsheetを連携すれば、データ管理の手間を減らし業務効率化が期待できます。Yoomを使えば、プログラミングの知識なしで簡単に自動化を実現可能です。

データの追加がSmartsheetに自動反映されるため、ヒューマンエラーが減り、正確な管理が可能になります。Yoomは直感的な操作で、誰でもすぐに使えるため、効率的な業務運営に役立ちます。今すぐ無料登録して、手軽に連携と自動化を始めてみませんか？

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