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複数のデータベースアプリの併用により各アプリの機能を用いた加工が可能になることや、保存先を分散してバックアップを取れることなど、複数の利点が得られます。転記作業に手間をかけずにデータベース間で情報を同期できたら便利だと思いませんか？
本記事では、Google スプレッドシートに追加された情報をCanbus.に自動で同期する方法をお伝えします。2つのアプリを連携してデータを自動で反映させましょう。Yoomを使えば、ノーコードで連携の設定を行えます。
連携により、データの手動での転記が不要になります。例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートに入力した顧客情報が自動的にCanbus.に反映されます。入力ミスや情報の重複、抜け漏れなどのヒューマンエラーの発生リスクが減少し、チームメンバーが一貫性のある情報を基に業務を行えます。
データの同期が速やかに行われるため、最新の情報を基に業務を進められます。例えば、プロジェクト管理において、チームメンバーがGoogle スプレッドシートに進捗状況を入力すると、すぐにCanbus.に反映され、チーム全員が最新の状況を把握できます。これによって迅速な意思決定が可能となり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
[Yoomとは]
それでは、Google スプレッドシートとCanbus.の連携設定と業務フローの自動化を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. Google スプレッドシートと、その情報を同期するCanbus.のデータベースをそれぞれ準備しておいてください。
※下図は、例として使用するGoogle スプレッドシートの顧客情報リストです。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートとCanbus.をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：行が追加されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
欄下部の注記を参考にして、各項目の入力・選択を行ってください。
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：レコードの追加」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
・「アプリID」～「作成者」までの各項目：入力または選択をしてください。
・「項目」の「フィールドID」：Canbus.の該当IDを入力してください。
・「項目」の「値」：フィールドIDに対応する値のアウトプットを参照してください。
※下図は入力例です。
※「+項目を追加」を押すと、同期する項目を増やせます。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※Canbus.のレコード追加時に取得したIDをGoogle スプレッドシートに追記します。
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを更新する」を選択します。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
1)更新したいレコードの条件：更新対象とするレコードを特定する条件を設定してください。
2)更新後のレコードの値：ステップ3で取得したCanbus.のレコードIDのアウトプットを、対応する列に設定してください。
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する」フローの完成です。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートからCanbus.への情報の同期は、新たな行に情報が追加された場合だけでなく既存行の情報更新時にも行えます。データ修正や内容変更が速やかに共有されるため、古い情報に基づいて業務を進めてしまうリスクが抑えられます。
2. Google スプレッドシートをCRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)と連携すれば、取引先やリードのデータベースから各システムへの情報登録を自動で行えます。手作業の転記が不要になり、営業やマーケティング担当者は空いた時間を計画立案、資料作成、調査などに充てられます。
3. Google スプレッドシートに情報が追加された際にkickflowの汎用マスタアイテムを作成するフローです。顧客、仕入先、商品などの情報を、ワークフローで使用するマスタ情報として自動登録できます。
Google スプレッドシートとCanbus.の連携により、データ管理の効率化と情報共有の迅速化が期待できます。Yoomを使った情報の自動同期を試してみてください。ヒューマンエラーの発生リスクを抑えて、スムーズに業務を進めることができます。
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