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複数のデータベースアプリの併用により各アプリの機能を用いた加工が可能になることや、保存先を分散してバックアップを取れることなど、複数の利点が得られます。転記作業に手間をかけずにデータベース間で情報を同期できたら便利だと思いませんか？
本記事では、Google スプレッドシートに追加された情報をCanbus.に自動で同期する方法をお伝えします。2つのアプリを連携してデータを自動で反映させましょう。Yoomを使えば、ノーコードで連携の設定を行えます。
連携により、データの手動での転記が不要になります。例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートに入力した顧客情報が自動的にCanbus.に反映されます。入力ミスや情報の重複、抜け漏れなどのヒューマンエラーの発生リスクが減少し、チームメンバーが一貫性のある情報を基に業務を行えます。
データの同期が速やかに行われるため、最新の情報を基に業務を進められます。例えば、プロジェクト管理において、チームメンバーがGoogle スプレッドシートに進捗状況を入力すると、すぐにCanbus.に反映され、チーム全員が最新の状況を把握できます。これによって迅速な意思決定が可能となり、プロジェクトの進行がスムーズになります。
[Yoomとは]
それでは、Google スプレッドシートとCanbus.の連携設定と業務フローの自動化を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. Google スプレッドシートと、その情報を同期するCanbus.のデータベースをそれぞれ準備しておいてください。
※下図は、例として使用するGoogle スプレッドシートの顧客情報リストです。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報管理を行う統括部門の方
・常に最新の情報を追加し、情報の精度を上げたいプロジェクトチームの責任者
2.Canbus.で業務管理を行う方
・社内の従業員情報を登録し、勤怠管理を行う人事部門の担当者
・営業の案件ごとに登録し、管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは一時情報を集約するために有効的なツールです。
集められた情報を精査し、プロジェクトに必要な情報をCanbus.に追加して管理を行うことでより案件の精度を上げることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報を毎回Canbus.へ手動で再度入力するのは、業務の質を低下させる可能性があります。
情報の登録の手間を省きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドーシートへの登録内容から、必要な部分を引用してCanbus.へ自動で登録することができるため、手入力の手間を省き、業務を効率化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Canbus.のそれぞれとYoomを連携してください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートとCanbus.をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：行が追加されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
欄下部の注記を参考にして、各項目の入力・選択を行ってください。
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：レコードの追加」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
・「アプリID」～「作成者」までの各項目：入力または選択をしてください。
・「項目」の「フィールドID」：Canbus.の該当IDを入力してください。
・「項目」の「値」：フィールドIDに対応する値のアウトプットを参照してください。
※下図は入力例です。
※「+項目を追加」を押すと、同期する項目を増やせます。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
※Canbus.のレコード追加時に取得したIDをGoogle スプレッドシートに追記します。
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを更新する」を選択します。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
1)更新したいレコードの条件：更新対象とするレコードを特定する条件を設定してください。
2)更新後のレコードの値：ステップ3で取得したCanbus.のレコードIDのアウトプットを、対応する列に設定してください。
※下図は入力例です。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する」フローの完成です。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Google スプレッドシートからCanbus.への情報の同期は、新たな行に情報が追加された場合だけでなく既存行の情報更新時にも行えます。データ修正や内容変更が速やかに共有されるため、古い情報に基づいて業務を進めてしまうリスクが抑えられます。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらCanbus.のレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報共有に活用しているアシスタント職の方
・チーム内のタスクのチェックしているチームリーダー
2.Canbus.で業務管理を行う方
・従業員情報を登録し、社内の勤怠管理を行う人事部の担当者
・案件ごとに登録し、管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報を集約し、チーム共有するために有効的なツールです。
さらにプロジェクトに必要な情報をCanbus.に追加して管理を行うことで、より案件の精度を上げることができます。
しかし、Google スプレッドシートで編集が行われる度に手動でCanbus.へ再度入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
情報共有を素早く行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドーシートの情報が編集されたら、修正内容を引用しCanbus.へ自動で登録することができるため、手入力の手間を省き、業務を効率化します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Canbus.のそれぞれとYoomを連携してください。
2. Google スプレッドシートをCRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)と連携すれば、取引先やリードのデータベースから各システムへの情報登録を自動で行えます。手作業の転記が不要になり、営業やマーケティング担当者は空いた時間を計画立案、資料作成、調査などに充てられます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報管理を行う営業アシスタント
・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー
2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは追加情報を即座に反映させるため、チームへの情報共有をスムーズに行うことができます。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報追加をトリガーに、引用された情報を基にMazricaに取引先を作成するため、手入力によるミスを防ぎ、情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、すぐにMazricaへの登録も完了するため、作業にかかっていた時間も短縮します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。
3. Google スプレッドシートに情報が追加された際にkickflowの汎用マスタアイテムを作成するフローです。顧客、仕入先、商品などの情報を、ワークフローで使用するマスタ情報として自動登録できます。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらkickflowに汎用マスタアイテムを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・業務管理を共有シートで行う事務職の方
・同じシートを同時に編集し、効率化したいチームの責任者
2.kickflowを業務に活用している企業
・承認依頼の処理を自動化している総務部門の担当者
・プロジェクトのタスクを可視化している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは同時に複数人での編集作業ができるため、チーム内の情報の一元管理として活用できます。
さらにkickflowを使用することでタスクを可視化し、滞ることなく業務を進行することができます。
しかしGoogleスプレッドシートに追加された情報を都度手入力することは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
自動化できる作業は手作業で行いたくないと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動でkickflowの汎用マスタアイテムを追加し、手入力の手間を省きます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートとCanbus.の連携により、データ管理の効率化と情報共有の迅速化が期待できます。Yoomを使った情報の自動同期を試してみてください。ヒューマンエラーの発生リスクを抑えて、スムーズに業務を進めることができます。
