Google スプレッドシートとCanbus.を連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する方法

複数のデータベースアプリの併用により各アプリの機能を用いた加工が可能になることや、保存先を分散してバックアップを取れることなど、複数の利点が得られます。転記作業に手間をかけずにデータベース間で情報を同期できたら便利だと思いませんか？

本記事では、Google スプレッドシートに追加された情報をCanbus.に自動で同期する方法をお伝えします。2つのアプリを連携してデータを自動で反映させましょう。Yoomを使えば、ノーコードで連携の設定を行えます。

Google スプレッドシートとCanbus.を連携するメリット

1. データ管理の効率化

連携により、データの手動での転記が不要になります。例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートに入力した顧客情報が自動的にCanbus.に反映されます。入力ミスや情報の重複、抜け漏れなどのヒューマンエラーの発生リスクが減少し、チームメンバーが一貫性のある情報を基に業務を行えます。

2. 情報共有の迅速化

データの同期が速やかに行われるため、最新の情報を基に業務を進められます。例えば、プロジェクト管理において、チームメンバーがGoogle スプレッドシートに進捗状況を入力すると、すぐにCanbus.に反映され、チーム全員が最新の状況を把握できます。これによって迅速な意思決定が可能となり、プロジェクトの進行がスムーズになります。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとCanbus.の連携フローの作り方

それでは、Google スプレッドシートとCanbus.の連携設定と業務フローの自動化を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

1. Google スプレッドシートと、その情報を同期するCanbus.のデータベースをそれぞれ準備しておいてください。
　※下図は、例として使用するGoogle スプレッドシートの顧客情報リストです。

2. Yoomにログインしてください。

3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・チーム内の情報管理を行う統括部門の方

・常に最新の情報を追加し、情報の精度を上げたいプロジェクトチームの責任者

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2.Canbus.で業務管理を行う方

・社内の従業員情報を登録し、勤怠管理を行う人事部門の担当者

・営業の案件ごとに登録し、管理を行う営業アシスタント

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは一時情報を集約するために有効的なツールです。
集められた情報を精査し、プロジェクトに必要な情報をCanbus.に追加して管理を行うことでより案件の精度を上げることができます。
しかし、Google スプレッドシートへの情報を毎回Canbus.へ手動で再度入力するのは、業務の質を低下させる可能性があります。

情報の登録の手間を省きたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドーシートへの登録内容から、必要な部分を引用してCanbus.へ自動で登録することができるため、手入力の手間を省き、業務を効率化します。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、Canbus.のそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1: Google スプレッドシートとCanbus.のマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートとCanbus.をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

ステップ2: Google スプレッドシートの行が追加されたら起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：行が追加されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　欄下部の注記を参考にして、各項目の入力・選択を行ってください。
　※下図は入力例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Canbus.のレコードを追加するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：レコードの追加」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　・「アプリID」～「作成者」までの各項目：入力または選択をしてください。
　・「項目」の「フィールドID」：Canbus.の該当IDを入力してください。
　・「項目」の「値」：フィールドIDに対応する値のアウトプットを参照してください。
　※下図は入力例です。
　※「+項目を追加」を押すと、同期する項目を増やせます。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションの設定

※Canbus.のレコード追加時に取得したIDをGoogle スプレッドシートに追記します。

1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを更新する」を選択します。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　1)更新したいレコードの条件：更新対象とするレコードを特定する条件を設定してください。
　2)更新後のレコードの値：ステップ3で取得したCanbus.のレコードIDのアウトプットを、対応する列に設定してください。
　※下図は入力例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Google スプレッドシートで行が追加されたらCanbus.にレコードを追加する」フローの完成です。

その他のGoogle スプレッドシートを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートからCanbus.への情報の同期は、新たな行に情報が追加された場合だけでなく既存行の情報更新時にも行えます。データ修正や内容変更が速やかに共有されるため、古い情報に基づいて業務を進めてしまうリスクが抑えられます。

Google スプレッドシートで行が更新されたらCanbus.のレコードも更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらCanbus.のレコードも更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・情報共有に活用しているアシスタント職の方

・チーム内のタスクのチェックしているチームリーダー

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2.Canbus.で業務管理を行う方

・従業員情報を登録し、社内の勤怠管理を行う人事部の担当者

・案件ごとに登録し、管理を行う営業アシスタント

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは情報を集約し、チーム共有するために有効的なツールです。
さらにプロジェクトに必要な情報をCanbus.に追加して管理を行うことで、より案件の精度を上げることができます。
しかし、Google スプレッドシートで編集が行われる度に手動でCanbus.へ再度入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。

情報共有を素早く行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドーシートの情報が編集されたら、修正内容を引用しCanbus.へ自動で登録することができるため、手入力の手間を省き、業務を効率化します。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、Canbus.のそれぞれとYoomを連携してください。

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2. Google スプレッドシートをCRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)と連携すれば、取引先やリードのデータベースから各システムへの情報登録を自動で行えます。手作業の転記が不要になり、営業やマーケティング担当者は空いた時間を計画立案、資料作成、調査などに充てられます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が追加されたらMazricaで取引先を作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・情報管理を行う営業アシスタント

・顧客からの情報をいち早く反映させたいフィールドワーカー

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2.Mazricaを活用した営業活動を行っている方

・案件ごとに状況把握をしている営業担当

・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは追加情報を即座に反映させるため、チームへの情報共有をスムーズに行うことができます。
しかし、追加された情報を再度Mazricaに手動入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。

手作業によるヒューマンエラーを防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報追加をトリガーに、引用された情報を基にMazricaに取引先を作成するため、手入力によるミスを防ぎ、情報の精度を保ちます。
またGoogle スプレッドシートの行の追加後、すぐにMazricaへの登録も完了するため、作業にかかっていた時間も短縮します。
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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、MazricaのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストを、一件ずつSalesforceに手作業で入力する業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業でのデータ移行は時間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSalesforceにレコードが作成されるため、データ連携に関わる業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで管理している情報をSalesforceへ手動で入力している方
• Salesforceへのデータ入力ミスや連携漏れを防ぎたいと考えている営業やマーケティング担当者の方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、手作業による定型業務の工数を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をきっかけに、Salesforceへ自動でレコードが作成されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
• 手作業による転記が減ることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のシートを指定します
3. 続いて、オペレーションでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Salesforceへの連携が完了したことを示すステータスなどを書き込みます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいスプレッドシートおよびシートを任意で設定してください
• Salesforceへのレコード作成オペレーションでは、Google スプレッドシートのどの列の情報をSalesforceのどの項目に連携するかを任意で設定できます

■注意事項

• Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます

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3. Google スプレッドシートに情報が追加された際にkickflowの汎用マスタアイテムを作成するフローです。顧客、仕入先、商品などの情報を、ワークフローで使用するマスタ情報として自動登録できます。

Google スプレッドシートで行が追加されたらkickflowに汎用マスタアイテムを作成する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているマスタデータを、都度kickflowへ手作業で登録する作業に手間を感じていませんか。二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでkickflowの汎用マスタアイテムが自動で作成されるため、こうしたデータ連携の手間を省き、正確なマスタ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとkickflowを併用し、マスタデータの二重入力に課題を感じている方
• 手作業によるデータ登録でのミスや漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
• マスタデータの登録作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけでkickflowにアイテムが自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ登録の時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとkickflowをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでkickflowの「汎用マスタアイテムを作成(カスタムフィールドあり)」を設定し、スプレッドシートから取得した情報を連携します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を設定し、kickflowへの登録が完了したことを示すステータスなどを書き込みます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名などを設定してください
• kickflowのオペレーション設定では、トリガーで取得したスプレッドシートの各列の値を引用し、汎用マスタの任意のフィールドに自由に設定してください

■注意事項

• Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google スプレッドシートとCanbus.の連携により、データ管理の効率化と情報共有の迅速化が期待できます。Yoomを使った情報の自動同期を試してみてください。ヒューマンエラーの発生リスクを抑えて、スムーズに業務を進めることができます。