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見積書の作成にあたって、データの手動転記や最新情報の共有に時間を取られていませんか？
データを手動で管理する場合、人的ミスが発生するリスクが高く、大量の注文が発生すると他の業務に着手できなくなる可能性があります。
そこで本記事では、Google スプレッドシートで行が更新されると自動的にXeroの見積が更新される仕組みを紹介します。
これにより、従来手作業で行っていた業務を自動化でき、業務効率化やヒューマンエラー削減が期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
Google スプレッドシートに入力された情報が自動でXeroに反映される仕組みを構築することで、手動でのデータ転記作業が不要になり、データの一元管理が実現します。
これにより、データ管理業務の効率が向上すると予想されます。また、アプリ連携により、複数の担当者が各ツールで同時に見積情報を確認でき、情報共有のスピードが向上が期待できます。
結果として、見積作成から顧客への提示までの工程を簡略化し、社内全体の作業負担を軽減します。
さらに時間を短縮できた分、優先度の高い業務にリソースを集中させることも可能になると考えられます。
データの手動転記は、人的ミスが発生しやすいプロセスのひとつです。
そこでGoogle スプレッドシートとXeroを連携することで、このような人的ミスの防止に役立ちます。
具体的には、Google スプレッドシートに記載されたデータが自動的にXeroに同期されるため、金額や数量の誤入力といった問題が、発生しにくくなると考えられます。
さらに、入力ミスを防ぐだけでなく、データの確認作業も簡略化されるため、業務全体の精度向上が期待できます。
特に、金額情報の正確性が担保されることで、顧客や取引先に信頼性の高いサービスを提供できます。
Google スプレッドシートを更新するだけでXeroの見積情報が自動更新されるため、素早く正確なデータを確認することが可能になります。
これにより、スピーディーな意思決定が求められる場面で、効果的にサポートを行うことが可能です。
営業チームが修正した見積内容を経理部門がすぐに確認できることで、情報の伝達や確認に要する時間を短縮し、素早く次のプロセスへ進める体制を整えることができます。
また、データの自動更新は顧客との交渉や契約締結の際にも有用で、常に最新情報をもとにした顧客対応が可能になると予想されます。
結果として、情報共有における時間的なロスを最小限に抑え、チーム全体の業務スピード向上に寄与します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの見積を自動更新する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、
Xeroが提供するAPIを用いて、Google スプレッドシートで更新されたデータをXeroで自動反映させることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
はじめにGoogle スプレッドシートとXeroをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
サインイン操作を行い、アクセスを許可することで、Google スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
次に、Xeroを検索してください。
Xeroにログインしてアクセスを許可すると、Xeroのマイアプリ連携が完了します。
次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。
次に、Google スプレッドシートのトリガーを設定します。
「行が更新されたら」をクリックしてください。
次に、「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
Google スプレッドシートのAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、は、候補から選択するか、スプレッドシートのURLから引用してください。
「テーブルの範囲」〜「更新を検知したい列」は、該当シートを確認しながら任意で編集してください。
設定後に「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示された情報を確認し「保存する」をクリックしてください。
次に、Xeroのアクションを設定します。
「Update Quote」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「Tenant ID」は、欄をクリックし表示された候補から該当のTenant IDを選択してください。
「QuoteID」は、同じく欄をクリックし表示されたGoogle スプレッドシートの候補からQuote IDを選択してください。
LineItemDetailsを設定します。
こちらも各項目をクリックすると候補が表示されるため、該当項目を選択してください。
設定後に「テスト」をクリックし、Xeroの見積が更新されたか確認しましょう。
確認が完了したら、「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの見積が自動更新されます。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
BカートとGoogle スプレッドシートの連携で商品登録を自動化できます。Google スプレッドシートで商品データが追加されると、入力データがすぐにBカートへ反映されるため、商品管理が効率化します。
GMOサインはGoogle スプレッドシートと連携することで契約書管理を効率化します。スプレッドシートのステータス更新に合わせて契約書が自動送付されるため、契約手続きのスピードと正確性向上が期待できます。
AirtableとGoogle スプレッドシートを連携することで、シート内のデータ変更を自動的に反映できます。これにより、データ管理の一貫性が保たれ、効率的な運用が可能になります。
Google スプレッドシートとXeroを連携することで、データ管理の効率化や、ヒューマンエラーの削減が実現します。
データ管理が自動化されることで、これまで必要だった手動転記が不要になり、素早い情報共有が可能になります。その結果、業務プロセス全体のスピードアップが期待できます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に自動化による業務効率化を体験してください。
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