ECサイト運営や経理業務では、データの正確性やタイムリーな情報更新は、事業の信頼性と効率性を支える重要な要素です。
しかし、複数のツールを使用して商品データを管理している場合、転記作業に時間がかかりミスが発生することもあると思います。
そこで、Google スプレッドシートとXeroを連携し、Google スプレッドシートでデータが更新されたら自動的にXeroのアイテムデータも更新される方法をご紹介します。
この自動化により、業務効率が飛躍的に向上することが期待できます。
アプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
Google スプレッドシートとXeroを連携させることで、Google スプレッドシート上での更新が自動的にXeroに反映されるため、手動入力の手間が削減されます。
特に、商品情報や価格設定が頻繁に更新されるアイテムでも、Xeroでの更新作業が不要になるため、入力ミスと負担を低減し、作業時間を節約できます。
例えば、在庫管理担当者がGoogle スプレッドシートで価格や商品紹介文を更新すれば、そのデータが即座にXeroの商品データに反映されます。
この結果、経理部門は正確な情報をもとにスムーズに作業を進められると期待されます。
Google スプレッドシートとXeroを連携させることで、アプリ間でのデータ不一致のリスクを低減し、データの一貫性を確保できます。
従来、Google スプレッドシートでの変更をXeroに手動で反映させる場合、人的ミスや更新忘れが起こる可能性がありました。
しかし、この自動化により、Google スプレッドシートでの更新が素早くXeroに反映されるため、常に最新かつ正確なデータが共有されます。
例えば、マーケティングチームがセール価格をスプレッドシートで設定すると、その価格がすぐにXeroのアイテムデータに反映されます。
これにより、顧客に提示する価格や請求額の整合性も向上し、信用の損失を防ぐことが期待できます。
在庫管理スタッフがGoogleスプレッドシートで商品データの更新を行い、マーケティング部門やカスタマーサポートチームがXeroを活用する場合、このアプリ連携により業務の透明性が向上し、チーム間の連携がさらに強化されることが期待できます。
例えば、在庫管理スタッフがGoogle スプレッドシートに商品情報を最新の状態で更新すると、そのデータがすぐにXeroへ反映されます。
これにより、経理部門は最新のデータを基に迅速かつ正確に請求書を発行できるため、業務プロセス全体の効率化と精度向上が図れます。
この連携は、異なる部門間でのスムーズな情報共有を可能にし、無駄な確認作業や手戻りを減らす効果が予想されます。
さらに、スプレッドシート上の変更履歴を確認することで、どの部門がどのタイミングでデータを更新したのかを把握でき、業務フローのトラブルシューティングが効率化されます。
それではここからノーコードツールYoomを使い、Google スプレッドシートで行が更新された際にXeroのアイテムデータを自動更新する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、
Xeroの提供するAPIを用いて、Google スプレッドシートで更新されたデータをXeroのアイテムに反映することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
まずはGoogle スプレッドシートとXeroをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
サインインしてアクセスを許可すると、Google スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
次に、Xeroを検索してください。
Xeroにログインしてアクセスを許可すると、マイアプリ連携が完了します。
次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインしている状態で、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。
まず、Google スプレッドシートのトリガー設定を行います。
「行が更新されたら」をクリックしてください。
次に、「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
Google スプレッドシートのAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、候補から選択するか、スプレッドシートのURLを参考に引用してください。
「テーブルの範囲」〜「更新を検知したい列」は、該当シートを確認しながら任意で編集してください。
今回は画像のようなシートを設定しました。
設定後に「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示された情報を確認し「保存する」をクリックしてください。
Xeroのアクションを設定します。
「Create or Update Items」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「Tenant ID」は、欄をクリックし表示された候補からTenant IDを選択します。
「Purchase Order Number」は、欄をクリックし表示された候補からGoogle スプレッドシートの情報を選択します。
「Date」や「Contact ID」等も、Google スプレッドシートの情報を設定することが可能です。
設定後に「テスト」をクリックし、Xeroのアイテムデータが更新されたか確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Google スプレッドシートで行が更新されると、Xeroのアイテムデータが自動更新されます。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
このアプリ連携により、Google スプレッドシートで行が更新されると、Bカートの商品情報も自動で更新されます。これにより、在庫や価格情報の更新作業が効率化され、データを素早く反映させることができます。
freee請求書とGoogle スプレッドシートと連携することで、Google スプレッドシートのデータを元に請求書を自動生成できます。これにより、請求書作成に伴う手入力の手間を省きつつ、請求業務の精度とスピード向上が期待できます。
Google スプレッドシートでのデータ更新がトリガーとなり、Gmailで自動的にメールを送信できます。これにより、通知や確認依頼などの工程を省き、素早い情報共有がサポートされます。
Google スプレッドシートとXeroの連携により、データ管理の手間を省き、業務効率を向上させることができました。
自動化によって手入力によるミスも減り、正確なデータに基づいて意思決定をサポートします。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に自動化による業務効率化を、ぜひ体験してください。
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