Google スプレッドシートとXeroを連携して、Google スプレッドシートで追加された連絡先をXeroに自動反映する方法

Google スプレッドシートで追加された連絡先をXeroに自動反映する方法

Google スプレッドシートに新しい行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Xeroの提供するAPIを用いてGoogle スプレッドシートで登録されたレコードデータを連絡先として追加することで実現が可能です。
さらに、Google スプレッドシートにXeroで登録されたレコード情報を更新することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

• Google スプレッドシートとXeroをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くGoogle スプレッドシートとXeroのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとXeroの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Google スプレッドシートとXeroをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず最初に、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押しましょう。

次に検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

以下の画面で連携するアカウントを選択します。

表示された内容を確認して、「次へ」をクリックしましょう。

最後に、連携アカウントと内容を確認し、「続行」をクリックしたら完了です。

続いて、Xeroのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほど同様に、検索窓にXeroと入力し、表示された候補から「Xero」を選択します。
以下の画面が表示されたら、IDとパスワードを入力し、「Log in」をクリックしましょう。

Yoomへのアクセスを求められたら、内容を確認し、「Allow access」をクリックしましょう。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとXeroが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシート「行が追加されたら」のトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

Yoomの設定の前に、使用するGoogle スプレッドシートの確認を行いましょう。
今回は以下のように項目を設定しました！
G列の「Contact ID」はXeroに登録した後、値を入れるので空欄で大丈夫です。

Yoomの設定に戻りましょう。
「行が追加されたら」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

API接続設定を行います。
まず、設定方法を確認しましょう。
次に、「トリガーの起動間隔」を設定します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「スプレッドシートID」と「シートID」は候補から選択しましょう。
URLからも設定可能です。

「テーブルの範囲（始まり）」と「テーブルの範囲（終わり）」はそれぞれ設定したGoogle スプレッドシートに合わせて設定を行いましょう。
「一位の値が入った列」は登録の際のNoを入れると仮定して、A列としています。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Xero「Create or Update Contacts」、Google スプレッドシート「レコードを更新する」のアクションを設定

次にXeroで連絡先の登録を行いましょう。
「Create or Update Contacts」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Xeroと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→Create or Update Contacts

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行います。
まず、「Tenant ID」を候補から選択し、入力します。

次に登録する連絡先を設定します。
それぞれの項目は、フローが起動するごとに値が変動します。
そこで、アウトプットを使用することで値を動的に対応できるようになります。
入力欄をクリックすると、下にアウトプットの候補が出現するので、「行が追加されたら」の項目の中からそれぞれ合うものを選択し、設定しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

元のGoogle スプレッドシートにXeroで登録したレコードのID（Contact Id）を追加します。
IDを追加しておくことで、追加した行がどのIDで登録したか確認が可能になります。
また、他のフローを起動させる際にも、IDをもとにデータを取得でますよ。
「レコードを更新する」をクリックし、下記の設定を行いましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを更新する

設定が完了したら、画面をスクロールして進めましょう。

連携するデータベースを指定します。
トリガーアクションで使用したGoogle スプレッドシートを指定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」を実行します。

画面が変わったら、詳細の設定を行いましょう。
まず、更新したいレコードの条件を指定します。
今回更新したいのは、トリガーとなった新規で追加された行なので、<span class="mark-yellow">「No」＝「追加された行のNo」</span>を条件とします。
以下のように「No」のアウトプットを設定しましょう。

次にレコードの更新の内容を設定します。
Google スプレッドシートを設定する際に項目だけ作成していた「Contact Id」の欄に先ほど登録したXeroのIDを追加します。
以下のようにアウトプットを追加しましょう。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ4：Google スプレッドシートとXeroの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Google スプレッドシート・Xeroを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとXeroを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの連絡先を更新する

はじめに紹介するのは、連絡先の更新を行うフローです。今回紹介した「追加」のフローと同時に使用することができますよ。メールアドレスなど、重要な項目の更新を感知させることで、更新漏れやヒューマンエラーを防止できるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに見積書を作成する

次に紹介するのは、見積書の作成を自動で行うフローです。Google スプレッドシートで一元管理した内容を自動で反映し、見積書を作成することで作成にかかる手間を大幅に削減できるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの見積を更新する

最後に紹介するのは、見積もりの内容を更新するフローです。見積もりの段階では、内容の変更は頻繁に起こる可能性ありますが、都度、自動更新することができれば業務進行を円滑にすることができそうですね。

まとめ

Google スプレッドシートとXeroの連携により、データ入力の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることが期待できます。手動入力によるヒューマンエラーの防止や、データ更新のスピードアップは、ビジネスにおける信頼性や顧客満足度の向上に寄与します。さらに、これまで手作業を行なってきた担当者は、自動化の導入により登録作業ではなくコア業務に注力できる環境を手に入れることができるかもしれません。
ぜひYoomを活用した自動化をご自身の業務に取り入れ、生産性向上を目指してみませんか？どれだけ効果が得られるか、実際に試してみてくださいね。