経理業務では、データの誤入力や情報漏れなどの人的ミスは、重大な問題を引き起こす可能性があります。
しかし、大量のデータを扱っていると、人的ミスは避けられない課題であると言えるでしょう。
特に、Google スプレッドシートで情報を管理し、Xeroで財務処理を行っている場合、ツール間での手動転記作業に時間と労力を要するため、人的ミスが発生する可能性があります。
そこで本記事では、Google スプレッドシートとXeroを連携し、Google スプレッドシートの行が更新されると自動的にXeroの注文書も更新される方法をご紹介します。
これにより、業務プロセスの自動化が実現し、人的ミスを軽減すると同時に、作業効率の向上が期待できます。
このアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。本記事を参考に、ぜひ導入をお試しください。
Google スプレッドシートとXeroを連携することで、手作業によるデータ転記や二重入力の必要がなくなり、業務の効率化が期待できます。
たとえば、営業チームがGoogle スプレッドシートに注文内容を入力すると、その情報が素早くXeroに反映され、注文書が更新される仕組みを構築できます。
このような自動化により、手作業に費やす時間が削減できるため、顧客対応や営業戦略の強化など優先度の高い業務にリソースを割くことができ、より生産性のある業務環境を構築しやすくなると予想されます。
データが自動で反映することで、手作業によるミスや情報の重複を防ぎ、データの正確性を向上させます。
たとえば、ECサイト運営者がGoogle スプレッドシートで注文内容を更新した場合、それがXero上でもすぐに反映されるため、正確性を保ちながら、請求書や財務データの管理をスムーズに行えます。
さらに、この仕組みにより部門間の情報共有が円滑になり、経理や営業担当者が異なるデータを参照してしまう混乱を避けられます。
さらに、顧客とのやり取りにおいても正確な情報を基に対応できるため、信頼性の向上にも寄与します。
このように、データの整合性を保つことで、組織全体の業務プロセス最適化が促進されます。
注文データがGoogle スプレッドシートからXeroに自動で同期されることで、在庫の状況を最新状態で管理することができ、素早い意思決定がサポートされます。
たとえば、Google スプレッドシートに新規注文が追加されるたびに在庫数がXero上で更新されるため、担当者が手作業で在庫データを確認・更新する必要がありません。
これにより、在庫切れや過剰在庫といった問題を未然に防ぎ、必要なタイミングで補充や調整をしやすくなると予想されます。
たとえば、小売業ではタイムリーな在庫情報を基に適切な発注計画を立てることができ、欠品による売上機会の損失を防ぐと同時に、過剰在庫によるコストの増加も抑制できるでしょう。
結果として、在庫管理プロセス全体の効率化に寄与します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google スプレッドシートで行が更新されたら、自動的にXeroの注文書も更新する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Xeroの提供するAPIを用いて、Google スプレッドシートのデータに合わせ自動的にXeroの注文書も更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
はじめにGoogle スプレッドシートとXeroをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索して、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
サインインし、アクセスを許可するとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了します。
続いて、Xeroを検索してください。
Xeroにログイン後、アクセス許可をすることでXeroのマイアプリ連携が完了します。
次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインしている状態で、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。
Google スプレッドシートのトリガーを設定します。
「行が更新されたら」をクリックしてください。
次に、「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せずに「次へ」をクリックしてください。
Google スプレッドシートのAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、欄をクリックして表示された候補から選択するか、注釈を参考にしながらスプレッドシートのURLから引用してください。
「テーブルの範囲」〜「更新を検知したい列」は、該当シートを確認しながら任意で編集してください。
今回は画像のようなシートを設定しました。
設定後に「テスト」をクリックしましょう。
アウトプットに表示された情報を確認し「保存する」をクリックしてください。
次に、Xeroのアクションを設定します。
「Update Purchase Order」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
「Tenant ID」は、欄をクリックし表示された候補からTenant IDを選択します。
「Purchase Order Number」も、欄をクリックし表示された候補からGoogle スプレッドシートの情報を選択します。
「Date」や「Contact ID」等も、Google スプレッドシートの情報を設定することが可能です。
LineItemDetailsを設定します。
こちらも各項目をクリックすると候補が表示されるため、該当項目を選択してください。
設定後に「テスト」をクリックし、Xeroの注文書が更新されたか確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの注文書が自動更新されます。
他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
マネーフォワード Adminaの支出額を自動でGoogle スプレッドシートに記録することで、経理業務の効率化と正確な支出管理が実現します。
自動化によって手入力が不要になるため、データの整合性を保ちつつ、集計作業を最適化できます。
kintoneのデータを基にGoogle スプレッドシートの見積書雛形を使用して見積書を作成し、Gmailでメールを送付するまでの操作を自動化することで、業務のスピードアップをサポートします。
手動での文書作成やメール送信の手間を省き、業務効率を向上させる環境を整えます。
承認済みの申請データがGoogle スプレッドシートに自動で反映され、経費精算の記録や集計がスムーズに行えます。
これにより、効率的で正確なデータ管理が実現し、業務プロセスがスムーズになります。
Google スプレッドシートとXeroを連携することで、手動作業を削減し、データの正確性を向上させるなど、多くのメリットを得られます。
従来の業務プロセスを自動化することで、時間と労力を節約し、より重要な業務に集中できる環境を整えやすくなります。
Yoomのアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入できます。ぜひこの機会に、自動化による業務効率化を体験してください。
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