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ビジネスの現場では、データ管理と見積書作成の効率化が求められています。そこで本記事では、Google スプレッドシートとXeroを連携し、スプレッドシートに行を追加するだけでXeroで見積書を自動作成する方法をご紹介します。この自動化により業務効率の向上と、時間の節約を実現できます。ノーコードで行える業務効率化ですので、ぜひ最後までご覧ください。
Google スプレッドシートとXeroを連携することで、手動で行っていたデータ入力や見積書作成を自動化できます。例えば、営業担当者がスプレッドシートに新しい行を追加すると、自動的にXeroで見積書が生成されます。これにより、従来の手作業によるデータ転記の時間が大幅に削減され、より重要な業務に時間を割くことができます。特にリソースが限られた中小企業にとっては、この時間節約が大きなメリットとなります。
手動入力はどうしてもミスが起きがちですが、連携によってそのリスクを低減できます。スプレッドシートのデータが直接Xeroに反映されるため、入力ミスや記録漏れが減少します。例えば、経理担当者は正確なデータに基づいて業務を進めることができ、財務管理の信頼性が向上します。これは、正確性が求められる業務プロセスに携わる管理職や現場担当者にとって大きなメリットです。
顧客対応のスピードはビジネス成功の鍵です。連携によって見積書作成が迅速化し、顧客への提案がスムーズになります。例えば、営業チームが新たな見積依頼を受けた際、スプレッドシートに情報を入力するだけで、即座にXeroから見積書を送付できます。これにより、競合他社よりも迅速に対応でき、顧客満足度の向上や商談成立の可能性が高まります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに見積書を作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Google スプレッドシートのデータベースにレコードが登録されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、
Xeroの提供するAPIを用いてXeroの指定のチャンネルにGoogle スプレッドシートで登録された情報をもとに見積書を作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。
・Google スプレッドシートとXeroをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定と、その後に続くXeroのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとXeroの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
今回使用するGoogle スプレッドシートとXeroをマイアプリに登録しましょう。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、今後の操作がスムーズに行えます。
まずGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。
GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。
今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。
連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。
続いてXeroのマイアプリ登録を行います。
画面右側の「＋新規接続」をクリックし、検索窓にXeroを入力します。
表示された候補をクリックし、アカウント連携を行います。
Xeroのログイン画面が表示されるので、今回連携するアカウントでログインを行います。
ログインが完了すると、マイアプリにXeroが表示されます。
以上で今回使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
フローボットの操作を行います。
まずGoogle スプレッドシートで行が更新されたことを検知するための設定を行いましょう。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるため、今回連携するGoogleのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックします。
今回行の追加を検知するスプレッドシートの情報を入力する画面が表示されます。
「※必須」の項目を注釈にあるようにスプレッドシートの情報を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
続いてXeroの設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、今回連携するXeroのアカウントで間違いないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定が表示されます。
入力項目をクリックするとアウトプットが表示されます。
入力したい項目をクリックすることで、今回連携したアプリの内容を入力することが可能です。
アウトプットを利用しながら入力を進めましょう。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
最後に見積書が作成されたら、スプレッドシートを更新するための設定を行います。
以下の赤枠内の箇所をクリックしましょう。
今回更新するスプレッドシートの情報を入力しましょう。
データベース操作の詳細設定の画面が表示されます。
この設定画面もアウトプットを利用して入力を進めることが可能です。
見積書作成後、スプレッドシートの情報を書き換えるため、任意の値を入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
①Googleスプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信する
Googleスプレッドシートで行が追加されたらGmailでメールを送信するフローです。このフローを活用することで、Gmailを主要な連絡手段としている場合、スピーディーにGoogleスプレッドシートへ追加した内容をメンバーと共有することが可能です。商品の発注や在庫状況を管理している倉庫管理の責任者の方や、プロジェクトの進捗状況を管理しているプロジェクトマネージャーの方におすすめのフローです。
②問合せフォームの内容をGoogleスプレッドシートに記載する
問合せフォームの内容をGoogleスプレッドシートに記載するフローです。このフローを活用することで、問い合わせフォームから送信された内容をスプレッドシートに記載し、返信メールを自動的に送信します。問い合わせフォームの内容をリアルタイムで確認したい方、スマートフォンやパソコンなど複数の媒体で確認したい方におすすめのフローです。
③kintoneでステータスが更新されたらXeroに取引先を登録する
kintoneでステータスが更新されたらXeroに取引先を登録するフローです。このフローを活用することで、kintoneで取引先のレコードにおけるステータスが更新されると自動でXeroに取引先を登録することができ、手動作業を効率化します。kintoneにログインしてのステータス確認や手動における入力作業を省くことができるため、業務負担を軽減することが可能です。取引先情報の追加を日常的に行っている営業担当者、請求業務を担当している経理部門の方におすすめのフローです。
本記事では、Google スプレッドシートとXeroを連携して、スプレッドシートに行を追加するだけでXeroで見積書を自動生成する方法をご紹介しました。この連携により、業務効率の向上やデータ精度の向上が期待できます。見積書作成のスピードアップは顧客満足度にも直結しますので、ぜひこの自動化を活用してビジネスの成長に繋げてください。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
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