・
CRMやSFAでのタスク管理は、それらを利用する営業担当者にとっては顧客情報や商談情報と紐づけられるため、有用といえるでしょう。
しかし、アプリを使用していないチームメンバーへの共有や、プロジェクト責任者の一括確認が難しくなる恐れがあります。
そのデメリットを回避するため、ツールで作成したタスクをデータベースにも登録して管理している企業も企業も多いかもしれません。
このタスク登録を手間に感じていませんか？
本記事では、Zoho CRMで新しいタスクを作成した際に、Google スプレッドシートにその情報を自動で同期する方法を紹介します。
連携によって転記の手間やミスを減らし、素早い情報共有プロセスを実現させましょう。
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！
気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
登録を自動化する便利なテンプレート
更新を自動化する便利なテンプレート
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携してできること
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間の情報伝達を自動化できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性を向上させ、チームの連携を強化することができるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。
Zoho CRMでリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
Zoho CRMへのリード登録をきっかけに、Google スプレッドシートへ自動で情報を追加するフローです。
手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度の向上に繋がります。
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
それでは、さっそくZoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
はじめる前に
タスク情報を同期するGoogle スプレッドシートのファイルを準備しておいてください。
ステップ1: Zoho CRMとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Zoho CRMのマイアプリ連携
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoho CRMを検索してください。
Zoho CRMのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「ドメインURL」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
クリック後、Zoho CRMのログインページに遷移します。
Yoomと連携するアカウントでサインインします。
Yoomによるアクセスを求められる画面に移行するので、内容を確認して［承認する］をクリックしてください。
これで、Zoho CRMの接続が完了しました。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3: Zoho CRMでタスクが作成された時に起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：タスクが作成されたら(Webhook)」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしてください。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
注釈に沿ってZohoドメイン、チャネルIDを入力してください。
※チャネルID：下図の赤枠部分が、Zoho CRMの管理画面を開いた際のURLに含まれるチャネルIDの参照位置です。
5. 「テスト」をクリックしましょう。
6. 下記のように表示されて、テストが成功したら「次へ」をクリックします。
7. 下記の画面に移行するため、Zoho CRMでタスクを作成した後、「テスト」をクリックします。
今回は以下のようなタスク情報を登録してみました。
8. テストに成功すると登録した値を取得できます。
取得した値に問題がなければ、『保存する』を押してください。
取得した値はこの後のステップで引用・活用できます。
つまり、Google スプレッドシートへ情報を登録する時、ここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです！
ステップ4: Zoho CRMからタスク情報を取得するアクションの設定
1. フローボットの「アプリと連携する：タスクを取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックしましょう。
3. API接続設定を行います。Zohoドメイン、タスクIDを入力していきましょう。
※タスクID欄は、ステップ2で取得した値を使用して入力してください。
取得した値を引用することで、タスク情報を登録する毎に、Google スプレッドシート側で最新の情報を受け取ることができるようになります。
4. 「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
5. 「アウトプット」欄(取得した値)に表示されている項目以外にGoogle スプレッドシートに同期したい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
※参考：「取得する値」を追加する方法
※下図は詳細情報を取得する場合の追加例です。
※下図は、詳細情報を取得した後で、「Description」から「詳細情報」に項目名を変更する例です。
アウトプット(取得した値)の一覧から対象項目の横にあるマークをクリックし、項目名を変更して保存してください。
6. 「保存する」をクリックします。
ステップ5: Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションの設定
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択しましょう。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
3.下にスクロールして、『データベースの連携』の項目を埋めていきましょう。
今回は以下のような、従業員情報を管理するシートを事前に作成しています。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
タブ名・テーブル範囲も注釈に沿って入力して、「次へ」を押しましょう。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
追加するレコードの値の各欄に、取得した値を引用してそれぞれ入力してください。
5.「テスト」をクリックします。
以下のように表示されると、テスト成功です！
Google スプレッドシートの指定した範囲に情報が反映されました。
6. 反映内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ6:トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
今回使用したフローボットテンプレート
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
Google スプレッドシートのデータをZoho CRMに連携したい場合
先ほどは、Zoho CRMからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからZoho CRMへのデータ連携を実施したい場合もあるでしょう。
Yoomにはこうした逆方向の自動化を手軽に実現できるテンプレートも用意されているので、ぜひ活用してみてくださいね！
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新する
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoho CRMの取引先情報も更新するフローです。
内容を引用して登録することができるため、情報の精度を保ちます。
Zoho CRMやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもZoho CRMやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Zoho CRMを活用した自動化例
Zoho CRMの自動化を活用することで、見込み客や取引先の登録・更新後の通知や他システム連携を効率化できます。
例えば、作成や更新情報をSlack・Chatwork・LINE WORKSに通知したり、承認後にGmailでメール送信したり、予定登録をトリガーにリード情報を自動追加することも可能です。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートの自動化を活用することで、各種データの集約や通知、他システムへの連携を効率化できます。
例えば、広告レポートや経費申請、フォーム回答、サブスク情報を自動で追加したり、行追加をトリガーにSlack通知やSalesforce・Stripe・ジョーシスへの情報登録を行うことが可能です。
YouTube動画一覧の定期取得も自動化でき、営業やバックオフィスの作業負荷を軽減できます。
まとめ
Zoho CRMとGoogle スプレッドシートを連携し、タスク情報を自動で同期する方法を紹介しました。
連携によって、手動入力の手間が減り、予期しない転記ミスを防ぐことにもつながりそうですね。
素早い情報共有により、タスク担当者だけでなく責任者を含むチーム全体の業務効率化が期待できます。
ぜひ、Yoomを使って、この連携を活用してみてください。
Q：特定の条件を満たすタスクだけ同期できますか？
A：
はい、可能です！
「タスクを取得」アクションの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の条件を満たすタスクだけを自動化できるようになります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：スプレッドシート側の変更をZoho CRMに反映させる双方向同期は可能ですか？
A：
可能です。
前述の「Google スプレッドシートのデータを Zoho CRM に連携したい場合」でもご紹介したとおり、Google スプレッドシート → Zoho CRM へのデータ連携も問題なく行えます。
フローボットを一から手作業で作成することもできますが、Yoom では すぐに使えるテンプレート もご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下ぺージをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知や対処法は？
A：
連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.png)
.avif)
.png)
.avif)
