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事前準備
まずは、Yoomとそれぞれのアプリをマイアプリ登録でアカウント連携させます。
Yoomにログインしたら、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリ名で検索したら、GoogleスプレッドシートとZoho CRＭそれぞれログインに必要な情報を入力していきます。
マイアプリ登録ができたら、一覧にアプリ名が表示されるようになりますので確認しましょう。
これで準備は完了です。次からはフローの設定に進んでいきます。
アプリトリガーの設定
まず1番目のフロー「行が追加されたら」をクリックしてください。
最初の画面では、事前準備で設定したアカウント情報が反映されています。
タイトルと、トリガーアクションの変更は不要なのでアカウント情報に問題が帰れば「次へ」をクリックしましょう。
次に、トリガー起動間隔と情報を読み取る対象になるスプレッドシートの範囲指定の設定をします。
トリガーの起動間隔は「Googleスプレッドシートの行が更新されたかどうかを何分おきに確認するか？」というものなので、業務に合わせて設定してください。
必須項目をすべて入力したら「テスト」をクリックしてエラーが出ないかどうかを確認します。
エラーが出た場合は、下記リンクを参照してすべて解消し「再テスト」をクリックします。
エラーが出なければ「保存する」で次へ進んでください。
Zoho CRMの設定
続いて、2番目のフロー「取引先を作成」をクリックしましょう。
1番目同様に最初のページでは連携したアカウント情報が反映されているので、確認をして「次へ」をクリックします。
次のページでは、Zoho CRMに登録する取引先情報を入力していきます。
取引先名とZohoドメインのみ必須項目ですが、そのほか20以上の項目を設定できます。
必要な情報をすべて入力したら「テスト」をしてエラーの有無とアウトプットが正しく出力されているか確認してください。
アウトプットの情報を追加・修正したい場合は以下のリンクを参考にしてください。
確認ができたら「保存する」をクリックしてZoho CRMの設定は完了です。
更新するGoogleスプレッドシートの設定
最後のフロー「レコードを更新する」をクリックしましょう。
今までと同様に、連携しているアカウント情報が反映されていますが、その下に連携するGoogleスプレッドシートの情報を入力していきます。
テーブル範囲は、必要であれば設定してください。
必要な情報の入力ができたら「次へ」をクリックして進みます。
次の画面では、レコードを更新するための条件と値の設定をします。
条件は複数設定できるので必要なものを入力しましょう。
なお、Googleスプレッドシートの特性上「空である」検索条件では検索が失敗してしまうので設定内容にしてください。
対応方法については、下記リンクを参照してください。
Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法について
すべての必要項目を入力し「テスト」をクリックしてエラーの有無を確認します。
問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です！
最後にトリガーをONにすれば、フローが動き始めます。
これでGoogleスプレッドシートで顧客情報が更新されたらZoho CRMに反映されるようになりました。
その他GoogleスプレッドシートとZoho CRMを使った自動化例
ほかにもGoogleスプレッドシートとZoho CRMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.今回紹介したフローは追加でしたが、Googleスプレッドシートが更新されたらZoho CRMの情報も自動で更新するフローもあります。2つの連携を併用すれば、取引先の情報管理もばっちりですね。
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