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顧客や案件の情報管理を担当している皆さん、日々の業務で「この仕事もっと楽にならないかな…」と思ったこと、ありませんか？例えば、いくつものシステムで顧客情報を管理していて、情報の更新が手間だと感じることがあるかもしれません。
そんなお悩みを解消する方法があります！Yoomを使ってGoogleスプレッドシートとZoho CRMを連携することで、情報管理が簡単になる上に、情報の整合性が保たれ、作業ミスの減少も期待できます。また、時間の節約にもつながるので業務上のストレス軽減にもなるかもしれません！アプリ連携で、もっと楽に、もっと効率的に仕事を進めていきませんか？
GoogleスプレッドシートとZoho CRMを連携すると、顧客や案件データが一元化され管理しやすくなるだけでなく、管理のための時間と労力の節約にもつながります。
GoogleスプレッドシートとZoho CRMを連携すると、すべての顧客データをひとつのプラットフォームでまとめて管理できるので、情報のばらつきを防げます。顧客管理担当者として、いくつものシステムで情報を管理するのは本当に大変ですよね。どこにどのデータがあるのかを探すだけでも時間がかかるし、大事な情報を見落としてしまうこともあります。
でも、スプレッドシートとZoho CRMをつなげることで、そんな悩みも解消できます。たとえば、新しい顧客情報をスプレッドシートに追加すると、Zoho CRMにも自動で反映されるので、同じ情報を何度も入力する手間がなくなります。<span class="mark-yellow">これで、データの整合性が保たれ、業務全体の見通しが良くなるので、もっとスムーズに管理ができるようになりますよ。</span>
GoogleスプレッドシートとZoho CRMの連携を使えば、面倒な手作業が自動化されて、データ入力や更新にかかる時間と労力を大幅に節約できます。毎日の業務で、顧客情報を手入力したり、何度も更新したりするのに時間を取られていませんか？複数人で管理していると、さらにお互いの確認作業が必要になることもあるでしょう。
こういった作業はどうしても単調になりがちで、うっかりミスにつながってしまった経験がある人も多いはずです。でも、アプリを連携することで作業の手間が省けるので、時間と労力の節約につながります。さらに、ミスも減るので、ストレスなく情報を管理できるのもメリットといえるのではないでしょうか？
[Yoomとは]
では実際に、YoomでGoogleスプレッドシートとZoho CRMを連携させてみましょう。
今回のフローは「Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成する」というもので、3ステップで完了します。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてさっそく設定に進みましょう。
まずは、Yoomとそれぞれのアプリをマイアプリ登録でアカウント連携させます。
Yoomにログインしたら、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリ名で検索したら、GoogleスプレッドシートとZoho CRＭそれぞれログインに必要な情報を入力していきます。
マイアプリ登録ができたら、一覧にアプリ名が表示されるようになりますので確認しましょう。
これで準備は完了です。次からはフローの設定に進んでいきます。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まず1番目のフロー「行が追加されたら」をクリックしてください。
最初の画面では、事前準備で設定したアカウント情報が反映されています。
タイトルと、トリガーアクションの変更は不要なのでアカウント情報に問題が帰れば「次へ」をクリックしましょう。
次に、トリガー起動間隔と情報を読み取る対象になるスプレッドシートの範囲指定の設定をします。
トリガーの起動間隔は「Googleスプレッドシートの行が更新されたかどうかを何分おきに確認するか？」というものなので、業務に合わせて設定してください。
必須項目をすべて入力したら「テスト」をクリックしてエラーが出ないかどうかを確認します。
エラーが出た場合は、下記リンクを参照してすべて解消し「再テスト」をクリックします。
エラーが出なければ「保存する」で次へ進んでください。
続いて、2番目のフロー「取引先を作成」をクリックしましょう。
1番目同様に最初のページでは連携したアカウント情報が反映されているので、確認をして「次へ」をクリックします。
次のページでは、Zoho CRMに登録する取引先情報を入力していきます。
取引先名とZohoドメインのみ必須項目ですが、そのほか20以上の項目を設定できます。
必要な情報をすべて入力したら「テスト」をしてエラーの有無とアウトプットが正しく出力されているか確認してください。
アウトプットの情報を追加・修正したい場合は以下のリンクを参考にしてください。
確認ができたら「保存する」をクリックしてZoho CRMの設定は完了です。
最後のフロー「レコードを更新する」をクリックしましょう。
今までと同様に、連携しているアカウント情報が反映されていますが、その下に連携するGoogleスプレッドシートの情報を入力していきます。
テーブル範囲は、必要であれば設定してください。
必要な情報の入力ができたら「次へ」をクリックして進みます。
次の画面では、レコードを更新するための条件と値の設定をします。
条件は複数設定できるので必要なものを入力しましょう。
なお、Googleスプレッドシートの特性上「空である」検索条件では検索が失敗してしまうので設定内容にしてください。
対応方法については、下記リンクを参照してください。
Googleスプレッドシートのレコード取得における注意点と対応方法について
すべての必要項目を入力し「テスト」をクリックしてエラーの有無を確認します。
問題がなければ「保存する」ですべての設定は完了です！
最後にトリガーをONにすれば、フローが動き始めます。
これでGoogleスプレッドシートで顧客情報が更新されたらZoho CRMに反映されるようになりました。
ほかにもGoogleスプレッドシートとZoho CRMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.今回紹介したフローは追加でしたが、Googleスプレッドシートが更新されたらZoho CRMの情報も自動で更新するフローもあります。2つの連携を併用すれば、取引先の情報管理もばっちりですね。
2.Zoho CRMで見込み客が作成されたら、SlackやLINE WORKSに通知させることもできます。通知を受け取ることで顧客管理がしやすくなり素早いアプローチにつながりそうですね。
GoogleスプレッドシートとZoho CRMの連携は、顧客や案件管理をする人にとって有益であることが分かってもらえたでしょうか？この連携を活用することで、顧客や案件の情報を一元管理できるようになり、情報のばらつきを防いでくれます。また、情報入力のための手作業の負担が軽減されるため、時間と労力の節約が期待できます。さらに、データの整合性が保たれることで、作業ミスも減少し、より正確な情報管理が期待できます。
Yoomを使えば、ノーコードでGoogleスプレッドシートとZoho CRMを連携させて、あなたの業務を自動できます。ぜひ、この記事で紹介した方法を試してみて、業務の効率を上げ、より良い結果を出すための一歩を踏み出しましょう。
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