Google スプレッドシートとNotionを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する方法

複数のデータベースを併用する際、転記作業にかかる時間をもったいないと感じてはいないでしょうか。毎日更新する場合や1件あたりの情報量が多い場合は特に、コピー&ペーストを行うだけでも、多くの時間や労力がかかってしまいます。

本記事では、Google スプレッドシートとNotionを連携し、更新を自動で同期する方法をお伝えします。Google スプレッドシートの情報更新が行われた際に、指定したNotionのデータベースのプロパティを自動で更新できるため、必要な情報を速やかに共有できます。Yoomを使って連携と自動化を試してみてください。

Google スプレッドシートとNotionを連携するメリット

1. データの一貫性と正確性の向上

Google スプレッドシートとNotionのデータが自動で同期されるため、手動更新による入力ミスや抜け漏れの発生リスクを抑えられます。また、チームメンバーなどの関係者間で、最新かつ一貫性のあるデータを速やかに共有し利用できます。

例えば、プロジェクトの進捗状況をGoogle スプレッドシートで管理している場合、そのデータをNotionのプロジェクトページに自動で反映できます。これにより、全員が最新の情報を基に作業を進められます。また、更新されたデータに気になる点があれば、Notionのコメント機能で指摘し、その質疑応答の履歴を残すこともできます。

2. 作業効率の向上

反復的な更新作業を自動化することで、作業時間の大幅な短縮が期待できます。手動でのデータ更新作業が不要になれば、他の重要な業務に集中できます。

例えば、営業担当者が毎日の売上データをGoogle スプレッドシートに入力するだけで、その情報がNotionのダッシュボードに自動で反映されます。転記を行っていた時間を商談や提案資料の作成などに充てることができます。また、責任者はNotionのダッシュボード上で全体の売上状況を速やかに把握し、追加や変更の指示を出したり、報告を求めたりすることができます。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとNotionの連携フローの作り方

それでは、Google スプレッドシートとNotionの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

1. Google スプレッドシートと、その更新情報を同期するNotionのデータベースをそれぞれ準備しておいてください。

　※下図は一例です。

2. Yoomにログインしてください。

3. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: Google スプレッドシートとNotionのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートとNotionをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2: Google スプレッドシートの行が更新されたら起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：行が更新されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　欄下の注記を参考に、各項目の入力・選択を行ってください。
　※下図は入力例です。　

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Notionのページプロパティを更新するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：ページプロパティを更新する」をクリックします。

2. データベースの連携設定を行います。
　・タイトル：任意の名称に変更できます。
　・データベースの連携「データベースID」：欄下部の注記を参考に、対象のIDを入力してください。
　※参考：Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　1)更新したいレコードの条件：更新対象とするレコードを特定する条件を設定してください。
　2)更新後のレコードの値：Notionに同期したい内容を設定してください。
　※ステップ2で取得したアウトプットの参照が可能です。
　※下図は一例です。

4. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する」フローの完成です。

その他のGoogle スプレッドシートとNotionを使った自動化の例

他にもGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートに情報が追加された際、Notionで新規ページを作成するフローです。プロジェクトや顧客などのリストをGoogle スプレッドシートで管理している場合、自動作成されたNotionのページにおいて、案件や顧客などの詳細情報を取りまとめることができます。

2. Google スプレッドシートに情報が追加された際、Notionのページにテキストを追加するフローです。データベース以外のNotionのページにもGoogle スプレッドシートの情報を同期できます。

3. Google スプレッドシートの情報更新時に、kintoneのレコードを自動更新するフローです。更新データを速やかに反映し、2つのデータベース間で情報の一貫性を保つことができます。

まとめ

Google スプレッドシートとNotionを連携することで、データ更新時の同期を自動化できます。これにより、データの一貫性と正確性の向上や作業効率の改善が見込まれます。手動でのデータ更新をやめ、空いた時間で他の重要な業務に集中しましょう。Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても安心です。ぜひ、紹介した方法をお試しください。