Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する方法

複数のデータベースを併用する際、転記作業にかかる時間をもったいないと感じてはいないでしょうか。毎日更新する場合や1件あたりの情報量が多い場合は特に、コピー&ペーストを行うだけでも、多くの時間や労力がかかってしまいます。

本記事では、Google スプレッドシートとNotionを連携し、更新を自動で同期する方法をお伝えします。Google スプレッドシートの情報更新が行われた際に、指定したNotionのデータベースのプロパティを自動で更新できるため、必要な情報を速やかに共有できます。Yoomを使って連携と自動化を試してみてください。

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとNotionをそれぞれ活用している方
Notionへの転記作業に手間を感じている方
Notionをデータベースとしても活用したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

‍Google スプレッドシートとNotionの連携フローの作り方

それでは、Google スプレッドシートとNotionの連携、そして業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

Google スプレッドシートと、その更新情報を同期するNotionのデータベースをそれぞれ準備しておいてください。

　※下図は一例です。

ステップ1: Google スプレッドシートとNotionのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。

1. Yoomにログインし、左メニューの「マイアプリ」を選択→画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Google スプレッドシートとNotionをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

3. 次に、マイプロジェクトにテンプレートコピーしてフローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

ステップ2: Google スプレッドシートの行が更新されたら起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：行が更新されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　欄下部の注記を参考に、各項目の入力・選択を行ってください。
　※下図は入力例です。　

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: Notionのページプロパティを更新するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：ページプロパティを更新する」をクリックします。

2. データベースの連携設定を行います。
　・タイトル：任意の名称に変更できます。
　・データベースの連携「データベースID」：欄下部の注記を参考に、対象のIDを入力してください。
　※参考：Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　1)更新したいレコードの条件：更新対象とするレコードを特定する条件を設定してください。
　2)更新後のレコードの値：Notionに同期したい内容を設定してください。
　※ステップ2で取得したアウトプットの参照が可能です。
　※下図は一例です。

5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する」フローの完成です。

Google スプレッドシートとNotionのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもGoogle スプレッドシートやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Google スプレッドシートを活用した自動化例

1. Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

フォルダの生成タイミングが一貫して正確になるため、データ整理の効率化が期待できます。これにより、必要なファイルを迅速に見つけ出すことができるようになり、業務のスピード向上にも寄与するでしょう。

2. Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

Googleスプレッドシートのデータ更新ごとに通知が欲しい、と考える方におすすめです。Googleスプレッドシートで情報更新されたら、更新内容を基に自動でSlackへ通知を送付するため、手入力によるミスを防ぎます。また更新後スピーディーに通知を行えるため、チーム内への情報共有がスムーズになるでしょう。

3. Google スプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する

Google スプレッドシートの情報更新時に、kintoneのレコードを自動更新するフローです。更新データを速やかに反映し、2つのデータベース間で情報の一貫性を保つことができます。

Notionを活用した自動化例

1. Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Notionにデータを追加するだけでなく、Notionのデータを他ツールに同期させることも可能です。どのツールを基幹として使うかによって、フローを使い分けると更に便利になりますね。

2. Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知する

Notionの内容をチャットツールに通知させることもできます。議事録がチャットツールに届くと、会議の内容をチェックしやすくなります。

3. Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する

ウェビナーの参加者情報を迅速にまとめられるため、情報の整理にかかる時間が節約されます。また、参加者リストがスピーディーにNotionに反映されるため、次のアクションに素早く移行できますね。

Google スプレッドシートとNotionを連携するメリット

1. データの一貫性と正確性の向上

Google スプレッドシートとNotionのデータが自動で同期されるため、手動更新による入力ミスや抜け漏れの発生リスクを抑えられます。また、チームメンバーなどの関係者間で、最新かつ一貫性のあるデータを速やかに共有し利用するのにも役立つでしょう。

例えば、プロジェクトの進捗状況をGoogle スプレッドシートで管理している場合、そのデータをNotionのプロジェクトページに自動で反映できます。これにより、全員が最新の情報を基にして作業を進めやすくなります。また、更新されたデータに気になる点があれば、Notionのコメント機能で指摘し、その質疑応答の履歴を残すことも可能です。

2. 作業効率の向上

反復的な更新作業を自動化することで、作業時間の大幅な短縮が期待できます。手動でのデータ更新作業が不要になれば、他の重要な業務に集中できます。

例えば、営業担当者が毎日の売上データをGoogle スプレッドシートに入力するだけで、その情報がNotionのダッシュボードに自動で反映されます。転記を行っていた時間を商談や提案資料の作成などに充てられるようになるでしょう。また、責任者はNotionのダッシュボード上で全体の売上状況を速やかに把握し、追加や変更の指示を出したり、報告を求めたりすることができます。

まとめ

Google スプレッドシートとNotionを連携することで、データ更新時の同期を自動化できます。これによりデータの一貫性、正確性の向上や作業効率の改善が見込まれます。手動でのデータ更新をやめ、空いた時間で他の重要な業務に集中しましょう。Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても安心です。ぜひ、紹介した方法をお試しください。