Google Workspaceで従業員が登録されたら、Microsoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する方法

従業員毎に専用フォルダを作成する場合、手動での作業は担当者の大きな負担になることがあります。
負担が大きくなると、ミスが生じやすくなります。
また、人員が不足する場合、フォルダ作成が遅れる可能性もあります。
Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携すれば、従業員が登録された際に、自動的に専用フォルダを作成できるため、担当者の負担を軽減し、フォルダ作成時のミスを防止できます。
また、ツールの運用コスト削減も期待できます。
本記事では、ノーコードでGoogle WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携する方法を紹介するので、参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを業務に活用している方
Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携してフォルダ作成を自動化し、管理業務の効率化やコスト削減を図りたい方
Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携してエラーを削減したい方

Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携するメリットと具体例

メリット1: フォルダ作成作業の削減による業務効率化

従業員ごとのフォルダをMicrosoft SharePointに手動で作成する場合、新入社員が多くなると担当者の負担が大きいです。
Google Workspaceと連携し、従業員の登録に合わせて自動で専用フォルダが作成されれば、担当者の負担軽減と業務効率化が期待できます。
例えば、新入社員を多数採用する企業では、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointの連携を導入することで、担当者の業務効率化が図れるでしょう。
その結果、オンボーディングの準備がスムーズになり、新入社員は業務を円滑に開始できるでしょう。

メリット2: フォルダ作成時のエラー防止

手動でフォルダを作成する作業は、作成漏れや重複、フォルダ名の入力ミスが発生するリスクがあります。
Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携すれば、従業員登録時に専用フォルダが自動作成され、ヒューマンエラーを防止し、正確なフォルダ管理が可能になるでしょう。
例えば、従業員の専用フォルダを複数のスタッフで作成する場合、コミュニケーションの欠如が原因となりフォルダの作成漏れが発生することがあります。
連携により専用フォルダが自動で作成されれば、こうした人為的ミスを防止できます。

メリット3: 余計な確認作業を削減し運用コスト削減

手動でフォルダを作成する場合、タイムラグが発生することが課題の1つです。
Google Workspaceをはじめ、社内で運用するツールに従業員情報を登録しても、フォルダの作成が遅れれば、余計な確認作業が発生してしまい従業員はスムーズに業務を開始できません。
従業員情報をGoogle Workspaceに登録する際に、自動的にMicrosoft SharePointでフォルダが作成されると、確認作業が不要になり、運用コストの削減が期待できます。
例えば、IT部門に新しい従業員が入社した際、フォルダが作成されていないと、社員や上司間、またはIT部門と人事部門間で確認作業が必要になります。
こうした余計な確認作業がなくなることで、ツールの運用コスト削減につながるでしょう。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する方法

この方法は、Google Workspaceに従業員が登録されたことをGoogle WorkspaceのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointが提供するAPIを用いてフォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogle Workspaceのトリガー設定、その後に続くMicrosoft SharePointの設定
トリガーボタンをONにして、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

まずGoogle WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Google Workspaceの場合＞

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認して「次へ」をクリックします。

・「すべて選択」にチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

＜Microsoft SharePointの場合＞

・アカウントを選択し、下記画面でサインインすると、マイアプリに登録が完了します。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

3.Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると完了です。

ステップ2：トリガーとなるGoogle Workspaceの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローはGoogle Workspaceに従業員が登録されると、トリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガーユーザーが登録されたら」をクリックします。

3.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.Google Workspaceに従業員を登録し、テストを行います。
成功したら、保存します。
※このテストではGoogle Workspaceとの連携を確認します。

5.続く画面で再度テストを行い、成功したら保存します。
※このテストでは、従業員のメールアドレスとユーザーIDが取得されます。

ステップ3：Google Workspaceで従業員情報を取得する設定

1.「アプリと連携するユーザーを検索」をクリックします。

2.Google Workspaceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.検索項目とキーワードが、デフォルトで下記のように設定されています。
確認してテストを行います。
※キーワードが空欄の場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザーが登録されたら」から選択できます。

4.テストが成功すると、Google Workspaceに登録した従業員情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ、保存します。

ステップ4：Microsoft SharePointの設定

最後に、Microsoft SharePointにフォルダを作成する設定を行います。

1.「アプリと連携するフォルダを作成」をクリックします。

2.Microsoft SharePointと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Microsoft SharePointにフォルダを作成するために各項目を設定し、テストを行います。
※サイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※親フォルダ名、フォルダ名は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ユーザーを検索」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより従業員毎に変わる内容を動的に反映できます。

4.テストが成功すると、Microsoft SharePointにフォルダが作成されます。
問題がなければ、保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogle Workspaceに従業員が登録されるたび、Microsoft SharePointに自動で専用フォルダが作成されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Microsoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

Salesforceに取引先を登録するたび、自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成できます。
この連携により、手動でフォルダを作成するプロセスが削減でき、担当者の業務効率化が期待できます。

2.クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする

クラウドサインで締結が完了後、合意締結証明書をMicrosoft SharePointに自動保存できます。
この連携により、書類の保管プロセスが効率化され、管理負担が軽減するでしょう。

3.指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkで新規グループを作成し通知する

指定のスケジュールになったらMicrosoft SharePointにフォルダを作成し、Chatworkに通知する業務を自動化できます。
この連携により、定例会議のフォルダ作成が自動化され、担当者の負担が軽減し、メンバーも円滑にファイルを保存できるでしょう。

まとめ

本記事では、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointを連携して、従業員の登録に合わせて自動で専用フォルダを作成する方法を紹介しました。
この自動化により手動作業を削減し、人為的エラーを防止することで、担当者の負担が軽減するでしょう。
また、フォルダ作成時のタイムラグを防止できるため、余計な確認作業がなくなり、運用コストの削減も期待できます。
Google WorkspaceとMicrosoft SharePointの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入可能です。
この機会に自動化を取り入れてみませんか。