Google Workspaceで従業員が登録されたらMicrosoft SharePointに従業員毎のフォルダを作成する

■概要

新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。

このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。

これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとMicrosoft SharePointで入社手続きを行っている人事・総務担当の方
• 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当の方
• 従業員の入社関連業務を効率化し、組織全体の生産性向上を目指しているマネジメント層の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへの従業員登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新しい従業員が登録された際にフローが自動で起動するようになります。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、より詳細なユーザー情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報（氏名など）をフォルダ名として指定し、個人用のフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのトリガー設定では、連携するアカウント情報を任意で設定してください。
• Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索対象となる項目やキーワードを任意で設定することが可能です。
• Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトID、ドライブID、親フォルダ名などを任意で指定できます。
• 作成するフォルダ名は、Google Workspaceから取得した「氏名」や「社員番号」などの情報を組み合わせて、命名規則に沿った形で自由に設定できます。

■注意事項

• Google WorkspaceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。