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ホットプロファイルとZoho CRMに手動でリード情報を登録する場合、同じリード情報を繰り返し入力する手間がかかります。
リード情報を管理する担当者であれば、こうした手入力の工程を自動化したいと考えることがあるのではないでしょうか。
特にスピードが重視される業界では、手動の工程を自動化し、本当に重要な業務に時間を割くことが成功に繋がります。
そこでこの記事では、ホットプロファイルとZoho CRMを連携し、リード登録を効率化する方法を紹介します。
プログラミング不要で簡単に導入できるため、参考にしてみてください。
新しいリード情報を、ホットプロファイルとZoho CRMに手動登録する作業は、決して効率的とは言えません。
自動化により、1度入力したリード情報を自動で他のツールにも反映すれば、手入力の時間を削減でき、業務の効率化を図れます。
例えば、キャンペーンにより一時的にリード獲得数が増加した場合、担当者はリード情報の入力だけで手一杯になってしまうこともあります。
しかし、2つのツールを連携させれば、よりスピーディーに顧客情報を登録できるでしょう。
結果として、担当者は顧客とのやり取りに多くの時間を使えそうです。
ホットプロファイルに登録したリード情報をZoho CRMに手動で反映させる場合、タイムラグが生じる可能性があります。
こうした反映の遅れは、リードのナーチャリングに悪影響を及ぼす可能性があります。
しかし、自動化によりリード情報がZoho CRMにもスムーズに反映されれば、迅速な顧客対応につながります。
例えば、ホットプロファイルにリード情報を入力した段階で緊急の対応が生じても、自動的にZoho CRMにも反映されることで担当者は、スムーズにリードのナーチャリングができそうです。
手動で入力する場合、こうした状況で生じたタイムラグが成約率に影響することもあります。
このように、ツール同士の連携によりリード情報がスムーズに反映されれば、迅速な顧客対応にもつながるかもしれません。
複数のツールで同じ情報を管理する場合、どれが最新情報かわからなくなってしまうリスクがあります。
しかし、リード情報がホットプロファイルからZoho CRMに自動的に同期されることで、複数のシステム間で情報の一貫性が保たれ、ミスの防止につながるでしょう。
例えば、ホットプロファイルとZoho CRMにリード情報が登録されている場合、アサイン担当者によって、どちらのツールを確認するか分かれることもあります。
こうした場合でも、ツールの連携により情報の一貫性が保たれていれば、どちらのツールでも最新情報を確認できます。
その結果、確認漏れや情報の更新漏れといったミスの防止が期待できます。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「ホットプロファイルでリードが作成されたら、Zoho CRMにもリードを作成する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで導入できるので、ぜひ試してみてください。
■概要
ホットプロファイルとZoho CRMを併用しているものの、リード情報を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルとZoho CRMの連携を自動化でき、リードが作成されたタイミングでZoho CRMにも自動で見込み客が作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomを使ってホットプロファイルとZoho CRMを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。
・ホットプロファイルとZoho CRMをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・トリガーアクションとなるホットプロファイルの設定
・Zoho CRMにリード情報を登録する設定
はじめに、ホットプロファイルとZoho CRMをYoomに連携させるために、マイアプリ登録をします。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、「ホットプロファイル」「Zoho CRM」とそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜ホットプロファイルの場合＞
上記画面で説明に沿って各項目を入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリの登録が完了します。
＜Zoho CRMの場合＞
上記画面で該当するドメインURLを入力し、「追加」をクリックするとZoho CRMのログインページに遷移します。
Yoomと連携するアカウントでサインインします。
Yoomによるアクセスを求められるため、「承認する」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。
次に、ホットプロファイルとZoho CRMを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記テンプレートのページを開きます。
■概要
ホットプロファイルとZoho CRMを併用しているものの、リード情報を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルとZoho CRMの連携を自動化でき、リードが作成されたタイミングでZoho CRMにも自動で見込み客が作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.「このテンプレートを試す」をクリックします。
次に自動化の起点となるホットプロファイルの設定をします。
ホットプロファイルにリード情報が登録された際、このフローが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックし、「【コピー】ホットプロファイルでリードが作成されたら、Zoho CRMにもリードを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー リードが作成されたら」をクリックします。
3.ホットプロファイルと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.「トリガーの起動間隔」を設定して、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※ここで選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションが行われたかを確認し、アクションが実行された場合にフローボットが起動します。すぐにリード情報を反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットにホットプロファイルから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、ホットプロファイルから取得したリード情報をZoho CRMに登録する設定をします。
1.「アプリと連携する 見込み客を作成」をクリックします。
2.Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.各項目を設定します。
顧客ごとに変わる値（姓、名、会社名など）は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「リードが作成されたら」から選択すると、ホットプロファイルから取得した情報が動的に反映されます。
4.上記で必要な項目を設定したらテストを行い、成功したら保存します。
5.トリガーをONにすることで、以降はホットプロファイルにリードが登録されると、自動的にZoho CRMにも情報が反映されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを参考にしてください。
■概要
ホットプロファイルとZoho CRMを併用しているものの、リード情報を手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルとZoho CRMの連携を自動化でき、リードが作成されたタイミングでZoho CRMにも自動で見込み客が作成されるため、データ入力の手間を省き、迅速な営業活動をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
リード情報の管理をMicrosoft Dynamics365 Salesでも行う場合、この自動化は強力なサポートになります。
ホットプロファイルに登録することで、Zoho CRMとMicrosoft Dynamics365 Salesの両方に情報を反映できるため、大幅な業務効率の向上となるでしょう。
■概要
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Dynamics 365 Salesとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でMicrosoft Dynamics 365 Salesに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
2.顧客情報を一元管理したい方
・顧客情報を一元管理して情報の整合性を保ちマーケティング活動や営業活動を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客管理を軸として営業に関する情報を集約することで生産性の向上に有益なツールです。
しかし、ホットプロファイルで作成されたリード情報をMicrosoft Dynamics 365 Salesにも手作業で登録するのは手間がかかり、情報の透明性を低下させる可能性があります。
情報の正確性を高く保ちたいと考える方に[ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携する]フローはおすすめです。
手入力によるヒューマンエラーを防ぐことができMicrosoft Dynamics365 Salesへ登録される情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
顧客管理をHubSpotでも行う場合、Yoomではホットプロファイルにリード情報が登録されると、コンタクトを自動で作成できます。
この自動化により、ホットプロファイルを管理する営業部門とHubSpotを運用するマーケティング部門の連携がスムーズになるでしょう。
■概要
ホットプロファイルでリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者
・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方
2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でHubSpotに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールですがHubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、同じ情報を重複して入力するのは手間と時間がかかってしまい、転記ミスや入力忘れの懸念もあります。
このフローを使用することで、手入力による転記が不要になりヒューマンエラーの軽減ができ、より効果的な営業活動やマーケティング活動を行うことが可能になります。
■注意事項
・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
期限付タスクがGoogleカレンダーに自動で登録されれば登録漏れによるヒューマンエラーを防止できます。
この設定により、タスクの期限管理の負担が軽減されるでしょう。
■概要
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを業務に活用している企業
・チーム全体の営業活動を可視化し、情報の共有を行う方
・顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.Googleカレンダーで予定管理している企業
・タスクの期限をチーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報を管理しタスクに関連づけることで、スムーズな業務進行を行うことができます。
しかし追加されたタスクに期限がある場合、毎回予定を手動で登録することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、期限付きかどうかを判断し、Googleカレンダーに予定を自動で追加することができます。
自動で期限を登録することで共有する情報の正確性を高く保ち、登録漏防ぎ、確実なタスク処理を行うことができます。
また手作業を自動化して作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで業務効率化につながります。
■注意事項
・ホットプロファイル、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルとZoho CRMの連携によりリード登録業務が効率化されます。
それに付随して、リード情報がZoho CRMにスムーズに反映されることで迅速な顧客対応が可能となるでしょう。
さらにツール間で情報の一貫性が保持されることで、確認漏れなどのミスの防止につながるかもしれません。
紹介した自動化はノーコードで導入できるため、この機会にホットプロファイルとZoho CRMの効率化を図り、ビジネスの成長を加速させましょう。
